As atribuições modificadas diretamente no Resource Management atualizam automaticamente as linhas associadas no Smartsheet. Algumas alterações feitas no Smartsheet são sincronizadas automaticamente com o Resource Management.
Este artigo só é válido para usuários que têm uma conta do Resource Management e do Smartsheet.
Introdução
Lembre-se de configurar o painel do Resource Management e a conexão em nível de conta para sua organização.
Atualizar as atribuições no Resource Management
Você pode fazer alterações de atribuição diretamente no Resource Management e aplicá-las automaticamente à planilha conectada. As alterações feitas na descrição, no destinatário da atribuição, nas datas, nas fases e na alocação do item de trabalho no Resource Management podem ser sincronizadas com o Smartsheet. Essas alterações são automáticas, sem a necessidade de etapas extras ou confirmação.
Qualquer pessoa com privilégios de edição no Resource Management pode fazer essas alterações. Os usuários do Resource Management não precisam de acesso à planilha conectada. As alterações aparecem no registro de atividade da planilha como modificadas pelo serviço de sincronização do Resource Management.
Em alguns casos, a sincronização não está disponível. Consulte as tabelas abaixo para ver os detalhes.
Atualizar atribuições no Smartsheet
Faça suas alterações e, em seguida, salve a planilha. Talvez seja necessário atualizar seu navegador para ver as atualizações.
Como a sincronização de atribuições funciona
Os usuários devem ser membros pagantes do plano do Smartsheet que tem a planilha para acessar o painel do Resource Management.
A sincronização de atribuições só está disponível para planilhas conectadas ao Resource Management pelo painel. As atribuições alteradas no Resource Management são processadas e aplicadas (quando há permissão) à planilha conectada.
Veja um exemplo de fluxo de trabalho:
- Crie uma planilha de projeto no Smartsheet.
- Use o painel doResource Management para conectá-lo a um plano de recursos no Resource Management.
- Crie atribuições de recurso temporário na planilha do projeto.
- Salve a planilha. As atribuições de recurso temporário são sincronizadas com o Resource Management.
- No Resource Management, reatribua o trabalho dos recursos temporários para membros específicos da equipe. Na planilha, os campos do destinatário da atribuição são atualizados automaticamente com os membros atribuídos da equipe.
Quer ver o histórico de alterações? Use o registro de atividade.
Fases em projetos conectados
Só é possível adicionar, excluir ou editar fases no Smartsheet. A data de início da primeira atribuição é o início da fase, e a data de término da última atribuição é o término da fase. Saiba mais sobre como adicionar e editar fases.
No Resource Management, você pode adicionar atribuições e recursos, acompanhar o tempo, criar orçamentos de fase, adicionar taxas de cobrança a uma fase e gerar relatórios sobre a fase.
A alteração não será aplicada se a planilha não a permitir, por exemplo, editar as datas em uma atribuição de linha pai. Neste exemplo, as datas das linhas filho devem ser atualizadas na planilha para corresponder às novas datas de atribuição no Resource Management.
O gráfico resume o modo como as alterações feitas no Smartsheet ou no Resource Management são sincronizadas.
| Ação no Smartsheet | Ação no Resource Management |
|---|---|
Um novo valor de fase é adicionado a uma linha*. | A fase é criada. Só é possível realizar a ação no Smartsheet. |
Uma fase vinculada a várias linhas é excluída*. | A fase é excluída do RM*. Se uma fase tiver entradas de tempo, ela continuará no RM para fins de relatórios históricos. Só é possível realizar a ação no Smartsheet. |
O nome de uma fase é editado*. | O nome da fase é atualizado. Só é possível realizar a ação no Smartsheet. |
Uma nova linha é adicionada a um projeto com um valor de fase existente*. | A atribuição é criada na fase existente. Só é possível realizar a ação no Smartsheet. |
Uma data de atribuição associada a uma fase é atualizada. | A data da fase associada é atualizada. |
O valor do destinatário da atribuição é atualizado na planilha. | A reatribuição é feita de uma pessoa ou de um recurso temporário para outra pessoa ou outro recurso temporário. |
A alocação é convertida no percentual equivalente (se outros tipos de alocação no Resource Management forem usados) e atualizada na planilha. | O valor ou tipo de alocação é alterado. |
As datas são atualizadas na planilha. | As datas são alteradas. |
O texto no campo principal é atualizado. | A descrição do item de trabalho é atualizada (adicionada, alterada ou removida). |
A pessoa reatribuída é atualizada na linha, e todos os outros campos continuam sem alteração. | A reatribuição é feita na linha de multiatribuição. |
A alocação da linha é atualizada e aplicada a todas as pessoas atribuídas a essa linha*. | A alocação na linha de multiatribuição muda. |
As datas da linha são atualizadas e aplicadas a todas as pessoas atribuídas a essa linha*. | A data na linha de multiatribuição muda. |
O texto no campo principal é atualizado e aplicado a todas as pessoas atribuídas a essa linha. | A descrição do item de trabalho na linha de multiatribuição é atualizada. |
Uma nova linha com os detalhes da atribuição é adicionada à parte inferior da planilha. | Uma atribuição é criada. |
O destinatário é removido da linha, mas a linha e os detalhes associados continuam na planilha. | A atribuição é removida. |
A primeira parte da atribuição atualiza a data de término da linha associada na planilha. A segunda parte da atribuição é criada como uma nova linha na parte inferior da planilha. | Uma atribuição é dividida. |
As atribuições extras são criadas como novas linhas na parte inferior da planilha. | Uma atribuição é repetida. |
Todas as atribuições removidas no Resource Management têm os destinatários removidos das linhas associada nas planilhas. | As atribuições sobrepostas são removidas. |
Os valores das células editáveis por um administrador da planilha são atualizados na planilha. As fórmulas inseridas na célula podem ser apagadas. | São editados os valores de uma atribuição em uma planilha com linhas, colunas ou fórmulas bloqueadas. |
Ações não permitidas
Às vezes, uma alteração feita no Resource Management pode não aparecer na planilha conectada. Isso pode ocorrer devido a campos bloqueados, à hierarquia do projeto ou às dependências.
Nenhum alerta é emitido quando ocorre um problema de sincronização. Consulte os avisos de erro de sincronização. O gráfico abaixo mostra situações comuns em que a alteração feita no Resource Management pode não atualizar a planilha associada.
| Alteração feita no Resource Management | Problema de sincronização no Smartsheet |
|---|---|
| Edição das datas para uma pessoa atribuída a uma linha pai. | As datas das linhas pai no Smartsheet não são editáveis. |
| Edição das alocações para uma pessoa atribuída a uma linha pai. | A alocação das linhas pai no Smartsheet não é editável. |
| Edição da data de início para uma pessoa atribuída a uma linha dependente. | As datas de início das linhas com um predecessor não são editáveis. |
| Reatribuição de um item de trabalho para uma pessoa que não existe no Smartsheet ou não é gerenciada pela conta do Smartsheet. | A planilha é atualizada com o endereço de e-mail do usuário no Resource Management, mas o painel do RM não reconhece esse usuário. |
| Reatribuição de uma atribuição multiatribuída de uma pessoa para um recurso temporário. | As linhas no Smartsheet não permitem a combinação de pessoas designadas e recursos temporários. Caso essa combinação seja feita, a atualização falhará, deixando a pessoa existente ainda atribuída na planilha. |
| Edição da alocação para uma atribuição quando a planilha está usando uma fórmula de coluna para calcular a alocação. | As células com uma fórmula de coluna não são editáveis. |
| Remoção de um destinatário da atribuição, mas preservação do item de trabalho não atribuído no Resource Management. | A pessoa é removida da linha do Smartsheet, e a associação entre esse item de trabalho no Resource Management e no Smartsheet é removida. Futuras alterações nas atribuições são tratadas como se fossem atribuições diferentes. |
| Alteração do status do item de trabalho. | O status do item de trabalho não é sincronizado atualmente com os dados da planilha. |
| Alteração de observações ou subtarefas. | Observações ou subtarefas não são sincronizadas atualmente com os dados da planilha. |
| Acompanhamento do tempo para a atribuição. | O tempo pode ser monitorado em relação a projetos, fases e categorias, mas monitorar o tempo em relação a tarefas não é suportado no momento. |
| Inclusão de informações personalizadas. | Os campos sincronizados por meio do painel são os campos principais dessa linha, juntamente com destinatários da atribuição, alocação e datas. No momento, não é possível incluir outras informações personalizadas. |