Aplica-se a

Bridge by Smartsheet

Agendar o salvamento diário da planilha

Salve sua planilha diariamente e atualize a função TODAY (HOJE), sem precisar abrir ou editar a planilha.

Who can use this?

Plans:

  • Bridge by Smartsheet

A função TODAY (HOJE) no Smartsheet exibe a data de hoje com fórmulas. No entanto, para que a função TODAY (HOJE) reconheça a data atual, você deve atualizar e salvar a planilha. Se a planilha não tiver atividades diárias suficientes para que a função TODAY (HOJE) seja atualizada, esse fluxo de trabalho de trabalho do Bridge poderá fazer isso automaticamente para você todos os dias.

Quando esse fluxo de trabalho é executado, ele captura o status atual da coluna Save Sheet (Salvar planilha). Em seguida, para gerar uma alteração na planilha e forçá-la a salvar, ele seleciona ou limpa a caixa. Depois que essas alterações são aplicadas e salvas, o fluxo de trabalho atualiza a fórmula TODAY (HOJE).

O que você precisa para começar

  • Uma planilha:
    • O ID da planilha
    • Uma coluna de caixa de seleção chamada Save Sheet
    • O ID da linha referente a uma linha que sempre ficará na planilha
  • Bridge:
    • Integração do Smartsheet
    • Acionador de cronograma do Bridge
    • Módulos de fluxo de trabalho do Bridge:
      • Smartsheet - Get Row (Obter linha)
      • Smartsheet - Update Row (Atualizar linha)
      • Conditional Junctions - Match Junction (Junções condicionais - Junção de correspondência)
      • States (Estados)

Introdução

Para criar este fluxo de trabalho no Bridge, autentique a integração do Smartsheet para sua área de trabalho do Bridge. Consulte as etapas sobre como configurar a integração do Smartsheet para o Bridge

Ao criar o fluxo de trabalho, mantenha a planilha e o fluxo de trabalho do Bridge abertos em duas guias separadas. Isso facilitará a navegação no processo de criação.

1. Criar um campo oculto

  1. Na planilha que você deseja salvar diariamente, adicione uma coluna e nomeie-a como Save Sheet. 
  2. Faça com que seja um tipo de coluna de caixa de seleção. 
  3. Marque a caixa na linha selecionada.
  4. Oculte a coluna Save Sheet (Salvar planilha).
  5. Salve a planilha.

Você só usará uma linha na coluna para seus fluxos de trabalho. Portanto, escolha uma linha que faça sentido para o seu processo e que você saiba que não será excluída. Isso não interferirá em nenhuma outra coluna na mesma linha.

2. Construir o modelo de fluxo de trabalho básico

Antes de mais nada, extraia todos os módulos necessários para o fluxo de trabalho. 

  1. Crie um fluxo de trabalho no Bridge
  2. No gerador de fluxo de trabalho, use o painel para adicionar módulos nesta ordem:
    1. Integrations (Integrações) > Smartsheet: Get Row (Obter linha)
    2. New Junction (Nova junção): nomeie como Check Box Value (Valor da caixa de seleção). Nomeie um estado como Clear Box (Limpar caixa) e o outro como Select Box (Selecionar caixa).
    3. Integrations (Integrações) > Smartsheet: Update Row (Atualizar linha). Você precisa de dois desses módulos, um sob cada caminho Junction (Junção).
  3. Salve o fluxo de trabalho.

Isto é o que você deverá ver no fluxo de trabalho quando terminar:

Brandfolder Image
Adding Match Junction

3. Configurar os módulos do fluxo de trabalho

Etapa 1: configurar o módulo Get Row (Obter linha)

Você precisa inserir valores manualmente no módulo Get Row (Obter linha). Em seguida, preencha os módulos restantes e use referências de dados de tempo de execução (Run Log) dos resultados Get Row (Obter linha).

  1. No campo Sheet (Planilha), insira o ID da planilha
  2. No campo Row ID (ID da linha), insira o ID da linha
  3. Salve o fluxo de trabalho. 
  4. Abra Run Log (Registro de execução), no painel direito.
  5. Para executar o fluxo de trabalho, selecione Play (Reproduzir) Ícone de reprodução.

O que o módulo Get Row (Obter linha) faz nesse fluxo de trabalho?

O módulo Get Row (Obter linha) extrai os dados da linha e os transfere para o Run Log (Registro de execução) do fluxo de trabalho.  No Run Log (Registro de execução), você pode fazer referência a dados nos próximos estágios do fluxo de trabalho.

Etapa 2: configurar o módulo Junction Match (Junção de correspondência)

  1. Abra o Run Log (Registro de execução)
  2. Para ver a execução de teste criada quando você selecionou o botão Play (Reproduzir), atualize o Run Log (Registro de execução).

    A entrada do Run Log (Registro de execução) exibirá Stopped (Interrompido). Isso é esperado porque você ainda não concluiu a configuração.

  3. Localize as referências de dados necessárias. 
    • Expanda a linha Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha)
    • Expanda a linha: linha Object (Objeto)
    • Expanda as células: linha Object (Objeto)
    • Localize a entrada da coluna Save Sheet (Salvar planilha) na lista de colunas da planilha. Em seguida, expanda a entrada. 
  4. No lado direito da entrada do valor, selecione Ícone de Mais opções.
  5. Selecione Copy data reference (Copiar referência de dados).  
  6. Abra o módulo Junction: Match (Junção: corresponder)
  7. No campo First Value (Primeiro valor), cole a referência que você copiou.
  8. No campo Second Value (Segundo valor), digite True (Verdadeiro).
  9. Salve o fluxo de trabalho. 

Isto é o que você deve ver no módulo Junction Match (Junção de correspondência) quando terminar:

Brandfolder Image
Setting up Junction Match Module

O que os módulos Junction Match (Junção de correspondência) fazem neste fluxo de trabalho?

O módulo Junction Match (Junção de correspondência) analisa os dados da coluna Save Sheet (Salvar planilha) dos resultados do módulo Get Row (Obter linha) para determinar se a caixa da coluna Save Sheet (Salvar planilha) está marcada ou não. Se a caixa estiver marcada, o módulo Junction Match (Junção de correspondência) seguirá o caminho Clear Box (Limpar caixa). Se a caixa estiver desmarcada, o módulo Junction Match (Junção de correspondência) seguirá o caminho Select Box (Selecionar caixa).

Etapa 3: configurar os módulos Update Row (Atualizar linha)

  1. Obtenha o valor de sheetId do módulo Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha).
    1. Abra novamente o Run Log (Registro de execução).
    2. Localize o valor de sheetId dos dados de Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha).
    3. Copie a referência de dados.
    4. Abra o módulo Update Row (Atualizar linha).
  2. Obtenha o valor de id do módulo Update Row (Atualizar linha).
    1. Retorne ao Run Log (Registro de execução).
    2. Localize o campo id.
    3. Copie a referência de dados. 
    4. Abra o módulo Update Row (Atualizar linha).
    5. No campo Row ID (ID da linha), cole a referência.
  3. No caminho Uncheck Box (Caixa desmarcada) do módulo Update Row (Atualizar linha), siga estas etapas: 
    1. Expanda Cells (Células)
    2. No campo Key #1 (1ª linha), digite o nome da coluna Save Sheet (Salvar planilha)
    3. No campo Value #1 (1º valor), digite False (Falso).

      Em uma coluna de caixa de seleção, False (Falso) desmarca a caixa.

  4. No caminho Check Box (Marcar caixa) do módulo Update Row (Atualizar linha), siga estas etapas:
    1. Expanda Cells (Células)
    2. No campo Key #1 (1ª linha), digite o nome da coluna Save Sheet (Salvar planilha)
    3. No campo Value #1 (1º valor), digite True (Verdadeiro).

      Em uma coluna de caixa de seleção, True (Verdadeiro) marca a caixa.

  5. Salve o fluxo de trabalho.

Isto é o que você deverá ver nos módulos Update Row (Atualizar linha) quando terminar:

Brandfolder Image
Setting Update Row modules

O que os módulos Update Row (Atualizar linha) fazem nesse fluxo de trabalho?

Os módulos Update Row (Atualizar linha) marcam ou desmarcam a caixa na coluna Save Sheet (Salvar planilha) para forçar uma alteração na célula e salvar a planilha.

Etapa 4: testar o fluxo de trabalho

Para garantir que o fluxo de trabalho esteja em execução e realize as ações certas, teste ambas as condições. Antes de começar, verifique se a coluna Save Sheet (Salvar planilha) na linha da planilha está marcada.  

  1. Abra o Run Log (Registro de execução).  
  2. Selecione Play (Reproduzir)Botão Play (Reproduzir)
  3. Volte para a planilha.
  4. Aguarde até que a caixa de seleção seja desmarcada na sua linha. 
  5. Assim que a caixa de seleção for desmarcada com sucesso, retorne ao Bridge. 
  6. Reproduza o fluxo de trabalho novamente. 
  7. Para ver a caixa ser selecionada novamente, retorne à planilha. 

Os dois fluxos de trabalho concluíram as ações com sucesso. É hora de configurar o acionador para executar o fluxo de trabalho diariamente. 

Se o fluxo de trabalho não estiver sendo executado conforme o esperado, siga todas as etapas de configuração novamente. Certifique-se de que todos os campos e referências de dados apareçam conforme as instruções.

4. Configurar o acionador do fluxo de trabalho 

  1. No gerador de fluxo de trabalho, selecione o módulo Trigger (Acionador)
  2. Expanda o painel Schedules (Cronogramas)
  3. Escolha Add a new schedule (Adicionar um novo cronograma).
  4. Escolha uma hora para executar o fluxo de trabalho todos os dias.

    Todos os horários estão em UTC. Ajuste conforme as necessidades do processo.

  5. Escolha uma data de início no futuro para o fluxo de trabalho. 
  6. Na lista Frequency (Frequência), escolha Daily (Diariamente)
  7. Salve o acionador. 
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