Você pode habilitar aprovações para tempo, despesas ou ambos.
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Ativar o fluxo de trabalho de aprovações
Administradores de recursos podem configurar aprovações de entradas de tempo e despesas para suas organizações.
Defina quem aprova o tempo e/ou as despesas nas configurações de perfil da pessoa.
Abra Account Settings (Configurações da conta) e, então, navegue até a seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações).
Aqui você pode:
- Habilitar o fluxo de trabalho de aprovação para tempo e despesas
Bloquear entradas após aprovação
Você precisa ter essa configuração ativada para garantir que os usuários não possam adicionar tempo ou despesas adicionais para entradas aprovadas. Sem essa configuração habilitada, os usuários não podem editar nenhum tempo ou despesas aprovados, mas podem adicionar tempo ou despesas adicionais às entradas aprovadas.
- Permita que os proprietários do projeto aprovem o tempo e as despesas para os projetos que possuem.
- Inclui automaticamente os proprietários do projeto como aprovadores para as pessoas atribuídas aos seus projetos.
- Os proprietários do projeto só podem ver e aprovar o tempo ou as despesas de próprios projetos.
- Configurar notificações por e-mail para aprovações de tempo e despesas
- Envia uma notificação por e-mail aos aprovadores quando o tempo ou as despesas são enviados.
- Envia uma notificação e observações ao emissor quando houver aprovação ou rejeição de tempo ou despesas.
Esta configuração é separada das notificações de atividades.
- Permitir que o aprovador desbloqueie todas as entradas de tempo e despesas enviadas
- Quando desativado, apenas os administradores de recursos podem desbloquear o tempo.
Aprovações baseadas em projetos
Quando a configuração de proprietários do projeto Can approve for their projects (Pode aprovar para seus projetos) estiver habilitada, os proprietários do projeto só poderão aprovar as entradas de tempo e despesas registradas para seus projetos.
A equipe, o departamento ou outros gerentes ainda podem ser aprovadores no perfil de uma pessoa para serem substitutos dos gerentes e aprovarem o tempo de licença médica. Os aprovadores existentes permanecem em vigor quando a opção Project owners can approve time (Proprietários do projeto podem aprovar o tempo) para seus projetos estiver ativada.
Como as aprovações auditam horas e valores incorridos
Ativar aprovações para entradas de tempo adiciona a horas aprovadas apenas a Account Settings > Incurred Hours and Amounts (Configurações da conta > Horas e valores incorridos).
Quando você acompanha somente as horas aprovadas, o Resource Management limita os cálculos de horas do projeto apenas ao tempo aprovado e aplica um filtro de status de aprovação padrão aos relatórios. Apenas as horas aprovadas aparecem como incorridas por padrão.
Alterar o filtro de status de aprovação permite filtrar relatórios sobre horas não aprovadas.
Como as aprovações afetam as despesas incorridas
Ativar aprovações para despesas adiciona despesas aprovadas apenas a Account Settings > Incurred Expenses (Configurações da conta > Despesas incorridas).
Quando você acompanha apenas despesas aprovadas, o Resource Management limita as despesas de projeto incorridas apenas às despesas aprovadas.
Aprovação em massa de tempo e despesas anteriores
- Abra Account Settings (Configurações da conta).
- Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
- Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Settings > Account Settings (Configurações > Configurações da conta).
- Navegue para baixo até a seção Approval Workflow (Fluxo de trabalho de aprovação) e selecione Bulk Approve (Aprovação em massa).
- Selecione Save and Continue (Salvar e continuar).
- Na página de aprovação em massa, selecione as opções que deseja usar. Você pode aprovar todas as entradas de tempo, entradas de despesas ou as duas, inclusive uma data de sua escolha. Você também pode definir o bloqueio de todas as entradas de tempo ou despesas aprovadas, o que impede que os usuários adicionem entradas de despesas ou tempo adicionais.
- Selecione Approve all (Aprovar tudo).
Confira atentamente suas seleções. Não é possível desfazer a aprovação em massa.