Você pode baixar um registro de auditoria detalhado de todas as alterações relacionadas às aprovações de tempo e despesas.
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Sua organização pode precisar auditar registros de aprovação para demonstrar um processo de aprovação compatível.
Ao contrário dos relatórios, que representam apenas o estado de aprovação atual de cada entrada de tempo, o registro de auditoria de aprovações captura todos os eventos de alteração (envio, rejeição, aprovação etc.) e os comentários associados de rejeição ou aprovação, datas e usuários que fizeram as alterações. O registro é útil para apoiar processos relacionados à conformidade.
No início de cada mês, o gerenciamento de recursos gera um arquivo CSV contendo um registro de auditoria referente ao mês anterior. Os registros dos meses anteriores podem ser baixados a qualquer momento.
Os registros de auditoria do mês atual não podem ser gerados enquanto não chegar o mês seguinte.
Baixe registros de auditoria de aprovação
- Abra Configurações da conta.
- Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
- Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Configurações > Configurações da conta.
- Nas configurações da conta, role a tela para baixo até o fluxo de trabalho de aprovação e selecione Acessar registros de auditoria.
- Na nova janela, escolha o mês e o ano para as entradas de tempo e despesa que você deseja auditar.
- O registro de auditoria será processado e, uma vez disponível, um link de download será exibido na lista de solicitações recentes. Um link para o arquivo também será enviado ao e-mail do solicitante.
- Selecione Baixar para acessar o arquivo do registro de auditoria.
O período se aplica às datas dos registros de entrada de tempo, não às datas em que foram enviados ou aprovados. Como o tempo e as despesas podem ser aprovados ou rejeitados muito mais tarde do que o mês em que as entradas foram enviadas, após o download do registro, os arquivos do registro de auditoria de um determinado mês podem ser diferentes porque as entradas foram aprovadas depois que o registro foi baixado. Ao realizar uma auditoria, é recomendável solicitar e baixar novos registros de auditoria para capturar as alterações mais atualizadas.
Entenda os registros de auditoria de aprovação
Os registros de auditoria de aprovação contêm registros de entrada de tempo e/ou despesas (dependendo de quais estão sendo monitorados), além do histórico de alterações do status de aprovação dessas entradas. Isso significa que o mesmo registro de entrada de tempo ou despesas provavelmente terá várias linhas no registro de auditoria: uma para cada vez que o status de aprovação dessa entrada for alterado.
Por exemplo, se um usuário enviar uma entrada de tempo para aprovação que é então rejeitada, modificada, reenviada e depois aprovada, haverá uma linha para cada uma dessas alterações de estado de aprovação (mudando de pendente para rejeitada, depois para pendente e, por fim, para aprovada).
O registro de auditoria contém várias colunas que descrevem as várias propriedades da entrada de tempo ou despesas, bem como os usuários que fizeram alterações no registro. Confira abaixo uma descrição do que cada uma das colunas do registro de auditoria representa.
| Column | Descrição |
|---|---|
| ação | Mostra se o registro foi criado ou atualizado |
| approvable_id | O identificador exclusivo da entrada específica de tempo ou despesa |
| approvable_date | A data da entrada do tempo ou da despesa |
| approval_id | O identificador exclusivo do registro de aprovação |
| approved_at | A hora e a data em que o registro foi aprovado |
| approved_by_email | O e-mail do usuário que aprovou a entrada |
| approved_by_id | O ID do usuário que aprovou a entrada |
| approved_by_name | O nome do usuário que aprovou a entrada |
| client_name | O cliente do projeto da entrada de tempo ou despesa |
| comentário | As observações de rejeição ou aprovação fornecidas pelo aprovador (se houver) |
| created_at | A hora e a data em que a entrada foi originalmente criada |
| current_user_email | O e-mail do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual |
| current_user_id | O ID do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual |
| current_user_name | O nome do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual no registro de auditoria |
| expense_item_amount | O valor da despesa |
| expense_item_category | A categoria (se houver) registrada com a entrada de despesa |
| expense_item_notes | Observações apresentadas com a despesa (se houver) |
| organization_id | O ID da organização atual |
| phase_name | A fase (se houver) da entrada de tempo ou despesa |
| project_name | O nome do projeto da entrada de tempo ou despesa |
| status | O status de aprovação no momento em questão |
| submitted_at | A hora e a data em que a entrada foi enviada para aprovação |
| submitted_by_email | O e-mail do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa) |
| submitted_by_id | O ID do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa) |
| submitted_by_name | O nome do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa) |
| time_entry_category | A categoria (se houver) registrada com a entrada de tempo |
| time_entry_difference | A diferença positiva ou negativa entre o tempo inserido e o tempo agendado |
| time_entry_incurred_hours | O valor do tempo inserido |
| time_entry_notes | Observações apresentadas com a entrada de tempo (se houver) |
| time_entry_scheduled_hours | As horas agendadas associadas à entrada de tempo (se houver) |
| updated_at | Data e hora em que a entrada foi atualizada |
| approvable_user_id | O ID do usuário associado à entrada de tempo ou despesa |
| approvable_user_name | O nome do usuário associado à entrada de tempo ou despesa |
| approvable_user_email | O e-mail do usuário associado à entrada de tempo ou despesa |
| approvable_user_employee_number | O número do funcionário associado à entrada de tempo ou despesa |
| approvable_user_discipline | A área do usuário associado à entrada de tempo ou despesa |
| approvable_user_role | A função do usuário associado à entrada de tempo ou despesa |
| assignable_id | O ID do projeto da entrada de tempo ou despesa |
| parent_id | O ID do projeto, se a atribuição foi para uma fase |