Sua organização pode precisar auditar registros de aprovação para demonstrar um processo de aprovação compatível (cumprimento da lei Sarbanes-Oxley, por exemplo).
Ao contrário dos relatórios, que representam apenas o estado de aprovação atual de cada entrada de tempo, o registro de auditoria de aprovações captura todos os eventos de alteração (envio, rejeição, aprovação etc.) e os comentários associados de rejeição ou aprovação, datas e usuários que fizeram as alterações. O registro é útil para apoiar processos relacionados à conformidade, como em auditorias da lei Sarbanes-Oxley.
No início de cada mês, o gerenciamento de recursos gera um arquivo CSV contendo um registro de auditoria referente ao mês anterior. Os registros dos meses anteriores podem ser baixados a qualquer momento.
Os registros de auditoria do mês atual não podem ser gerados enquanto não chegar o mês seguinte.
Baixe registros de auditoria de aprovação
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Acesse seus registros de auditoria:
- Nas configurações da conta, role a tela para baixo até o fluxo de trabalho de aprovação e clique em Acessar registros de auditoria.
- Na nova janela, escolha o mês e o ano das entradas de tempo e despesas que deseja auditar (o mês em que essas horas e/ou despesas foram registradas).
- O registro de auditoria será processado e, uma vez disponível, um link de download será exibido na lista de solicitações recentes. Um link para o arquivo também será enviado ao e-mail do solicitante.
- Selecione Baixar para acessar o arquivo do registro de auditoria.
O período se aplica às datas dos registros de entrada de tempo, não às datas em que foram enviados ou aprovados. Como o tempo e as despesas podem ser aprovados ou rejeitados muito mais tarde do que o mês em que as entradas foram enviadas, após o download do registro, os arquivos do registro de auditoria de um determinado mês podem ser diferentes porque as entradas foram aprovadas depois que o registro foi baixado. Ao realizar uma auditoria, é recomendável solicitar e baixar novos registros de auditoria para capturar as alterações mais atualizadas.
Entenda os registros de auditoria de aprovação
Os registros de auditoria de aprovação contêm registros de entrada de tempo e/ou despesas (dependendo de quais estão sendo monitorados), além do histórico de alterações do status de aprovação dessas entradas. Isso significa que o mesmo registro de entrada de tempo ou despesas provavelmente terá várias linhas no registro de auditoria: uma para cada vez que o status de aprovação dessa entrada for alterado.
Por exemplo, se um usuário enviar uma entrada de tempo para aprovação que é então rejeitada, modificada, reenviada e depois aprovada, haverá uma linha para cada uma dessas alterações de estado de aprovação (mudando de pendente para rejeitada, depois para pendente e, por fim, para aprovada).
O registro de auditoria contém várias colunas que descrevem as várias propriedades da entrada de tempo ou despesas, bem como os usuários que fizeram alterações no registro. Confira abaixo uma descrição do que cada uma das colunas do registro de auditoria representa.
Coluna
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Descrição
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Coluna
ação
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Descrição
Mostra se o registro foi criado ou atualizado
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Coluna
approvable_id
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Descrição
O identificador exclusivo da entrada específica de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_date
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Descrição
A data da entrada do tempo ou da despesa
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Coluna
approval_id
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Descrição
O identificador exclusivo do registro de aprovação
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Coluna
approved_at
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Descrição
A hora e a data em que o registro foi aprovado
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Coluna
approved_by_email
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Descrição
O e-mail do usuário que aprovou a entrada
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Coluna
approved_by_id
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Descrição
O ID do usuário que aprovou a entrada
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Coluna
approved_by_name
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Descrição
O nome do usuário que aprovou a entrada
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Coluna
client_name
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Descrição
O cliente do projeto da entrada de tempo ou despesa
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Coluna
comentário
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Descrição
As observações de rejeição ou aprovação fornecidas pelo aprovador (se houver)
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Coluna
created_at
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Descrição
A hora e a data em que a entrada foi originalmente criada
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Coluna
current_user_email
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Descrição
O e-mail do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual
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Coluna
current_user_id
|
Descrição
O ID do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual
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Coluna
current_user_name
|
Descrição
O nome do usuário que realizou a ação que gerou a linha atual no registro de auditoria
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Coluna
expense_item_amount
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Descrição
O valor da despesa
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Coluna
expense_item_category
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Descrição
A categoria (se houver) registrada com a entrada de despesa
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Coluna
expense_item_notes
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Descrição
Observações apresentadas com a despesa (se houver)
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Coluna
organization_id
|
Descrição
O ID da organização atual
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Coluna
phase_name
|
Descrição
A fase (se houver) da entrada de tempo ou despesa
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Coluna
project_name
|
Descrição
O nome do projeto da entrada de tempo ou despesa
|
Coluna
status
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Descrição
O status de aprovação no momento em questão
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Coluna
submitted_at
|
Descrição
A hora e a data em que a entrada foi enviada para aprovação
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Coluna
submitted_by_email
|
Descrição
O e-mail do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa)
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Coluna
submitted_by_id
|
Descrição
O ID do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa)
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Coluna
submitted_by_name
|
Descrição
O nome do usuário que enviou a entrada para aprovação (também pode ser do gerente que enviou o tempo ou despesa em nome de outra pessoa)
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Coluna
time_entry_category
|
Descrição
A categoria (se houver) registrada com a entrada de tempo
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Coluna
time_entry_difference
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Descrição
A diferença positiva ou negativa entre o tempo inserido e o tempo agendado
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Coluna
time_entry_incurred_hours
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Descrição
O valor do tempo inserido
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Coluna
time_entry_notes
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Descrição
Observações apresentadas com a entrada de tempo (se houver)
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Coluna
time_entry_scheduled_hours
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Descrição
As horas agendadas associadas à entrada de tempo (se houver)
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Coluna
updated_at
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Descrição
Data e hora em que a entrada foi atualizada
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Coluna
approvable_user_id
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Descrição
O ID do usuário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_user_name
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Descrição
O nome do usuário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_user_email
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Descrição
O e-mail do usuário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_user_employee_number
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Descrição
O número do funcionário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_user_discipline
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Descrição
A área do usuário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
approvable_user_role
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Descrição
A função do usuário associado à entrada de tempo ou despesa
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Coluna
assignable_id
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Descrição
O ID do projeto da entrada de tempo ou despesa
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Coluna
parent_id
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Descrição
O ID do projeto, se a atribuição foi para uma fase
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