Dicas para acompanhar e analisar o tempo e o orçamento

Não monitore mais do que o necessário

O acompanhamento de tempo gera um fardo sobre a pessoa que precisa inseri-lo. É mais eficiente dedicar o menor tempo possível ao monitoramento para atingir as metas da sua organização.

Algumas empresas sequer acompanham o tempo. Elas presumem que o que foi planejado é o que realmente aconteceu. Essas equipes calculam horas e valores incorridos como horas passadas confirmadas e não confirmadas.

Outras organizações precisam de mais informações e registram apenas as horas necessárias para cada projeto. Elas definem o monitoramento do tempo em horas e minutos.

O monitoramento detalhado requer que sua equipe insira notas para cada entrada. Este método permite mais filtragem e análise das horas reportadas.

Permita a boa tomada de decisões

As pessoas que fazem o trabalho são melhores em determinar o momento ideal para isso, desde que as expectativas em torno dos prazos e tempo que deve ser gasto sejam claras.

É melhor fazer atribuições do mais alto nível possível; por exemplo, uma atribuição de uma semana de 20% da alocação de uma pessoa em vez de uma atribuição de um dia de oito horas, por exemplo. Dessa forma, as pessoas têm a capacidade de planejar a semana inteira em torno de expectativas de alto nível.

Analise os segmentos

Os relatórios permitem agrupar horas incorridas e futuras, orçamentos, utilizações e muito mais a partir de diferentes perspectivas. Você pode analisar as horas de um projeto, todas as horas agrupadas por cliente, disciplina, função ou mês, ou muitos outros pontos.

Analisar relatórios ajuda a fazer ajustes estratégicos. Você pode descobrir que algumas pessoas sempre precisam de mais tempo para trabalhar ou determinados clientes sempre ultrapassam o orçamento. Esses detalhes ajudam a ajustar suas estimativas. Por exemplo, aquele cliente que sempre extrapola? Você pode adicionar três semanas extras quando iniciar seu próximo projeto com ele.

Você pode criar modelos de projeto com orçamentos sugeridos para determinadas atividades. Os dados do relatório oferecem insights reais sobre como configurar esses modelos, melhorando seu planejamento básico a cada vez.