Solicitar aprovações com fluxos de trabalho

Solicitações de aprovação pausam o fluxo de trabalho até que a solicitação seja aprovada ou rejeitada. A cada aprovação ou rejeição, as condições e ações no caminho determinam o que acontecerá a seguir.

Um usuário com permissões em nível de editor só pode criar, editar ou excluir alertas ou lembretes cujo destinatário seja ele mesmo. Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.

Definir o fluxo de trabalho de aprovação

Com a planilha aberta:

1. Na barra de menu, selecione Automation > Create from template... (Automação > Criar a partir de um modelo...).
2. Na seção Update and Approval Requests (Solicitações de atualização e aprovação), selecione Request an approval when specified criteria are met...> Use template (Solicitar uma aprovação quando critérios específicos forem atendidos... > Usar modelo).
3. Insira um nome para o fluxo de trabalho.
4. No bloco acionador, defina os critérios que acionam o fluxo de trabalho.
5. Opcional: crie blocos de condições para filtrar as linhas específicas a serem incluídas na entrega da solicitação de aprovação.
6. No bloco de ação, use a caixa Add a name or email (Adicionar um nome ou e-mail) para selecionar a parte interessada que precisa fornecer a aprovação. 

Se você adicionar apenas um contato, o nome padrão que o Smartsheet criará para o status de aprovação será: NomedoContato approval (Aprovação de NomedoContato) (p. ex., João Silva approval (Aprovação de João Silva)). Se você adicionar mais de um aprovador, o nome padrão será Approval Status (Status de aprovação).

7. Na lista suspensa Save response in (Salvar resposta em), selecione a coluna em que você deseja registrar o status de aprovação.
8. Opcional: selecione Customize message (Personalizar mensagem) para editar o assunto e a mensagem do e-mail.
9. Selecione os botões Add (Adicionar) em If Approved (Se aprovada) e If Declined (Se rejeitada).
10. Defina as ações a serem executadas dependendo da aprovação ou rejeição das partes interessadas.
11. Selecione Salvar.
     

Seu fluxo de trabalho agora tem várias ações conectadas com base no estado de aprovação ou rejeição a partir de uma solicitação de aprovação inicial.

 Opções avançadas

No bloco Request an approval (Solicitar uma aprovação), selecione o menu Mais e, em seguida, Advanced options... (Opções avançadas...). Lá, você pode editar os campos a seguir:

• Quando enviada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação depois de enviar uma solicitação de aprovação.
• Quando aprovada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações aprovadas.
  • Texto do botão: personalize o rótulo do botão de aprovação (p. ex., Aprovar, Finalizada etc.).
• Quando rejeitada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações rejeitadas.
  • Texto do botão: personalize o rótulo do botão de rejeição (p. ex., Recusar, Rejeitar etc.).

Tenha em mente o seguinte

• Use valores de aprovação diferentes ou adicione condições após cada solicitação aprovada ou rejeitada para evitar receber alertas duplicados.
• As ações conectadas ao resultado de uma Solicitação de aprovação são executadas pelo status inserindo Approved (Aprovada) ou Declined (Rejeitada) e não consideram nenhuma das condições definidas antes da solicitação de aprovação. 
• Uma das melhores práticas é bloquear as colunas de status de aprovação na planilha de origem ou evitar compartilhar a planilha com pessoas cuja aprovação é necessária de modo a impedir que alguém altere manualmente a coluna de status.
• Se uma linha estiver bloqueada, ninguém poderá aprovar ou negar uma solicitação de aprovação enviada nessa linha. No entanto, uma coluna de aprovação bloqueada não impede o envio, a aprovação ou a rejeição de uma solicitação de aprovação.
• Você só pode enviar até 5.000 ações de solicitação de aprovação em uma única execução de fluxo de trabalho.

Para evitar a criação de ciclos intermináveis, o Smartsheet não inicia a ação Approval Request (Solicitação de aprovação) quando a célula de acionamento inclui fórmulas entre planilhas ou está vinculada a outras células. Para resolver isso, use automação baseada em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.