Com o Control Center, você pode reutilizar modelos para criar os mesmos itens (planilhas, relatórios e painéis) para dar início rapidamente a novos projetos.
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Depois de configurar o Control Center, você pode iniciar projetos robustos e organizados. A criação de um novo projeto no aplicativo Control Center cria automaticamente todos os itens necessários do Smartsheet.
Criar um projeto
Ao usar o gerador de projetos, você pode selecionar o que será incluído no seu projeto e o que será incluído por padrão nas suas planilhas, relatórios e painéis. Você também pode acessar todos os itens que criar.
Use os botões Next (Próximo) ou Previous (Anterior) na parte inferior direita para navegar no gerador de projetos.
Provisionamento manual
Para criar um novo projeto:
- Faça login no Control Center ou use o inicializador para acessá-lo.
- Abra o menu no canto superior esquerdo e selecione o programa com o qual deseja trabalhar.
- Selecione + Create project (+ Criar projeto) para abrir o gerador de projetos.
- Selecione o blueprint com o qual deseja trabalhar.
O blueprint determina quais modelos serão incluídos no projeto.
- Confirme seus modelos. Alguns itens podem ser opcionais. Você pode incluí-los ou excluí-los do seu projeto.
- Selecione o projeto que você deseja criar na lista suspensa Project Name (Nome do projeto) na parte superior da tela Profile Data (Dados do perfil).
- Defina permissões de compartilhamento (administradores, editores, visualizadores) para o projeto. Na seção Template Sharing (Compartilhamento de modelos), você pode compartilhar itens individuais com usuários ou grupos e definir o nível de acesso para cada item. Selecione + Add Row (+ Adicionar linha) para conceder acesso a usuários adicionais.
Os líderes principais devem ser proprietários dos grupos com os quais desejam compartilhar.
- Selecione Create (Criar) para construir seu projeto. Quando o projeto estiver pronto, selecione Open in browser (Abrir no navegador) para acessar a área de trabalho do projeto.
Durante o provisionamento, a pasta do projeto pode dizer Creating project [inserir nome] (Criando projeto [inserir nome]), e os itens do modelo começam a aparecer para os dados do perfil a serem vinculados. Depois que o provisionamento for concluído, todos os itens dentro da pasta do projeto e a própria pasta terão o nome apropriado.
Automação de provisionamento automático
Para habilitar o provisionamento automático em um blueprint:
- Faça login no Control Center ou use o inicializador para acessá-lo.
- Abra o menu no canto superior esquerdo e selecione o programa com o qual deseja trabalhar.
- Selecione Manage program (Gerenciar programa).
- Selecione a guia Automations (Automações) e, em seguida, selecione New Automation (Nova automação) no canto superior direito.
- Selecione o blueprint onde você deseja habilitar o provisionamento automatizado e selecione + Create (+ Criar) no canto inferior direito.
- O blueprint agora está configurado para provisionamento automático. A automação está ativada por padrão. Use o botão de opção à esquerda de Creator (Criador) para desativá-la.
Para provisionar seus projetos automaticamente
- No Smartsheet, abra a planilha de entrada que contém os projetos que você deseja provisionar automaticamente e marque-os como Aprovado.
Dicas e truques
- Só é possível usar o provisionamento automatizado em blueprints com planilhas de entrada.
- Você não pode editar um blueprint se tiver habilitado a automação. Para editá-lo, desative a automação, edite o blueprint e, em seguida, ative-o novamente quando terminar.
- Você pode fechar o modal Creating (Criando) se quiser continuar trabalhando enquanto seus projetos são provisionados.
- Para ver o status dos seus projetos, passe o mouse sobre um, selecione o ícone de três pontos Mais à direita e, em seguida, selecione View logs... (Exibir registros...).
- Os projetos que falharem em ser provisionados aparecem no filtro Creation Failed (Falha na criação) e podem ser acessados pelo líder do projeto e pela pessoa que os criou.
- Você deve provisionar novamente (opção Edit > Provision [Editar > Provisionar]) ou excluir projetos com falha.
Pontos importantes
Dados do perfil
Os campos de dados do perfil mostram informações relevantes sobre o projeto.
- Selecione o projeto que deseja criar.
- Selecione uma área de trabalho específica para o projeto.
- Insira dados do perfil específicos.
Compartilhamento
- Se sua equipe já tiver acesso à área de trabalho, você não precisará compartilhar o projeto novamente.
- Os líderes principais e os criadores do projeto são compartilhados por padrão.
- Usuários e grupos adicionais podem aparecer por padrão se estiverem definidos no blueprint.
- Os líderes principais devem ser proprietários dos grupos aos quais desejam conceder permissões de compartilhamento.
Você pode limitar o acesso a modelos específicos. Por exemplo, você pode querer que apenas o planejador financeiro da sua equipe acesse um modelo de orçamento.
Para compartilhar um modelo com membros específicos da equipe, preencha o usuário ou grupo e as permissões e comece a digitar o nome do modelo. O campo é preenchido automaticamente com o nome do modelo opcional.
Para adicionar usuários aos grupos, você deve ter compartilhado anteriormente algum item com esse usuário no Smartsheet. O Control Center também não adiciona esses usuários automaticamente nem envia mensagens de compartilhamento de usuários.
Adicionar novos modelos de planilha
Se quiser adicionar modelos de planilha opcionais ao projeto depois de criá-lo, você deve:
- Passar o cursor do mouse sobre o projeto.
- Selecionar o botão Edit (Editar) (ícone de lápis) que aparece à direita do projeto.
- Selecionar Add New Templates (Adicionar novos modelos).
- Selecionar os novos modelos e seguir o assistente.
Para adicionar um novo modelo de relatório ou painel a projetos existentes, use as atualizações globais:
Ao adicionar novos modelos ao seu portfólio, adicione-os como Opcional - Selecionado e, em seguida, adicione-os manualmente a cada projeto provisionado existente. Em seguida, crie os modelos necessários para todos os novos projetos daqui para frente. Se você precisar provisionar novos projetos antes de adicionar os modelos a todos os projetos existentes, precisará selecionar manualmente esse novo modelo durante o provisionamento.
Atualizar relatórios e editar informações do projeto
- Para ver as informações mais recentes sobre seu projeto, selecione o projeto e, em seguida, selecione o botão Update Reporting (Atualizar relatórios) na parte inferior da tela.
- Se os vínculos das células não estiverem funcionando como esperado, selecione Edit Project Information (Editar informações do projeto) para reconstruir os vínculos das células sem remover ou alterar nenhum dos dados do projeto.