A pasta de origem do blueprint contém modelos para planilhas, relatórios e painéis que são criados sempre que você adiciona um projeto. Os modelos ajudam a padronizar os processos de negócios seguidos por todos os projetos, mantendo a consistência na execução e nos relatórios.
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Os modelos são as bases essenciais de um blueprint. A pasta de origem do blueprint deve incluir pelo menos um modelo.
Os blueprints também podem incluir várias planilhas, relatórios e painéis. Use vínculos de células, fórmulas entre planilhas e hiperlinks para compartilhar informações e criar um conjunto integrado de modelos.
Dar um nome à pasta de origem e aos modelos do blueprint
- Nomeie a pasta de origem do blueprint com o nome do processo de negócios que você deseja acompanhar (alguns exemplos incluem: Instalação, Projeto de TI, Abertura de loja, Conta de cliente). Quando você cria as pastas do projeto a partir do blueprint, elas herdam o nome da pasta e têm os mesmos prefixos ou sufixos específicos do projeto.
Os campos de dados do perfil não devem corresponder ao nome dos modelos. Se o nome do modelo ou o nome da pasta de origem do blueprint mudar, certifique-se de atualizá-lo no gerador de blueprints.
- Nomeie modelos individuais com base em sua função (alguns exemplos incluem: Tarefas, Orçamento, Painel, Relatório de Marcos).
Ao criar o projeto, você pode adicionar prefixos ou sufixos para identificá-los melhor.
Esta é a aparência da pasta de origem do blueprint que contém os modelos:
Esta é a aparência da pasta do projeto com planilhas específicas do projeto:
Tenha em mente as seguintes dicas:
- Coloque a pasta de origem do blueprint na área de trabalho do administrador. Limite o acesso à pasta para que apenas os líderes do programa possam fazer alterações.
- Os modelos podem ser opcionais. Ao criar um blueprint, você pode especificar quais modelos são opcionais ou obrigatórios.
- O Control Center permite até 90 modelos.
- A planilha de configuração inclui todas as informações do blueprint e existe para que o Control Center possa consultar as informações. Você não deve editar, adicionar informações nem remover nada diretamente da planilha de configuração, a menos que receba instruções diretas para fazer isso enquanto soluciona quaisquer problemas com seu blueprint.
Armazene a planilha de configuração na área de trabalho do administrador, e não na pasta de origem do blueprint.
Anatomia de um modelo de planilha
Um modelo de planilha contém a estrutura seguida sempre que você usa o blueprint.
Seção Resumo (dados do perfil)
O campo Dados do perfil é preenchido a partir da planilha de entrada e aparece na parte superior das planilhas de modelo sob uma linha pai chamada Resumo. A seção Resumo deve seguir as regras para dados de perfil.
Você pode formatar as linhas de dados de resumo para destacar os dados do perfil. Para fazer isso, defina a formatação nos modelos antes de criar projetos.
É possível criar valores de espaços reservados para dados de perfil de entrada usando o formato
Salve os modelos de blueprint como planilhas, não como modelos do Smartsheet.
Links rápidos
Os links opcionais fornecem aos usuários um método rápido de alternar entre itens no projeto.
Tarefas
A seção de tarefas é onde seu trabalho acontece. As planilhas são flexíveis. Crie quantas linhas ou colunas forem necessárias (dentro dos limites do Smartsheet).
Os processos de negócios aparecem após a seção de dados do perfil. Seu processo pode ser uma lista de tarefas com um cronograma, um rastreador de problemas ou um orçamento. As tarefas reais dependem de suas necessidades e da meta final desejada.
Você pode usar os dados do perfil para personalizar a tarefa e nomear células com o nome da empresa ou acompanhar itens de orçamento na seção de processo de negócios da planilha.
Modelos de relatórios
Os relatórios fornecem uma exibição de dados única e focada de uma ou mais planilhas. Ao criar um modelo de relatório, você garante que os mesmos critérios sejam usados para cada instância de um relatório criado a partir desse blueprint em escala.
Por exemplo, você pode criar um modelo de relatório para exibir todas as tarefas atribuídas a alguém em todas as planilhas geradas a partir do blueprint.
Modelos de painel
Os painéis fornecem uma visão geral de um projeto e são um resumo que apresenta as principais seções às partes interessadas. Um painel também pode funcionar como a página inicial do seu projeto, exibindo informações importantes em um só lugar e fornecendo links para planilhas e relatórios essenciais.
O modelo de painel extrai informações das planilhas na pasta de origem do blueprint. Use dados de espaços reservados nos modelos para ajudar no design e no layout.
Todas as alterações feitas no modelo de painel na pasta de origem do blueprint aparecem em todos os projetos existentes. As atualizações feitas com o recurso de atualizações globais não alteram os painéis existentes.
Quando você provisiona um projeto que contém um painel com um widget de atalho ou um widget de conteúdo web que inclui um URL de formulário, o URL do formulário é atualizado para o novo projeto se a planilha subjacente fizer parte do modelo de blueprint.
No entanto, se a planilha subjacente do formulário não fizer parte do modelo de blueprint, o URL do formulário permanecerá o mesmo.
Atualize o gerador de blueprints se você adicionar, remover ou renomear modelos de painel na pasta de origem do blueprint.
Tenha em mente as seguintes dicas:
- Use apenas widgets de título, rich text e imagem quando souber que eles são idênticos em todos os projetos (por exemplo, use-os para instruções ou desenhos).
- Use um widget de métrica para fazer referência a células de dados de perfil em planilhas de modelo. (Se você não usar um widget de métrica, precisará atualizar manualmente os widgets depois de criar o projeto).
Adicionar, remover ou alterar modelos
Quando um projeto muda, pode ser necessário adicionar um novo modelo ou atualizar os existentes.
Adicionar um novo modelo
- No Smartsheet, abra o painel da área de trabalho ou selecioneInício > Todas as áreas de trabalho para navegar até a pasta de origem do blueprint.
- Abra a área de trabalho, selecioneAdicionar e crie uma planilha, um relatório ou um painel. Estruture como você desejar.
- No Control Center, atualize o gerador de blueprints.
Fazer alterações em um modelo existente
Para alterar um modelo de todos os projetos subsequentes:
- No Smartsheet, abra o painel da área de trabalho ou selecioneInício > Todas as áreas de trabalho para navegar até a pasta de origem do blueprint.
- Abra o item a ser editado.
- Adicione as alterações e salve o item.
Para alterar um modelo de todos os projetos existentes usando as atualizações globais:
- No Control Center, abra o programa a ser atualizado e selecione Gerenciar programa.
- Selecione Atualizações globais > Nova atualização no canto superior direito da janela do Control Center.
Tenha em mente as seguintes dicas:
- Ao adicionar ou remover modelos, atualize o gerador de blueprints para que os novos projetos reflitam suas alterações.
- Ao adicionar novos modelos ao portfólio, adicione-os como Opcional — Selecionado nas Configurações do modelo de origem e, em seguida, adicione-os manualmente a cada projeto provisionado existente. Em seguida, crie os modelos necessários para todos os novos projetos daqui para frente. Se você precisar provisionar novos projetos antes de adicionar os modelos a todos os projetos existentes, precisará selecionar manualmente esse novo modelo durante o provisionamento.
- Não altere o nome de projetos já provisionados para o nome do novo modelo. Se você fizer isso, as atualizações globais não conseguirão encontrar os projetos.
- Adicionar um novo modelo de planilha de projeto não remove o modelo anterior dos projetos já provisionados. Não use o mesmo nome para os dois modelos.
- Atualize a pasta se não estiver vendo as alterações.