Os dados do perfil são preenchidos como um resumo na parte superior de cada planilha do projeto. Você também pode exibi-lo no painel do projeto para obter uma visão geral rápida do projeto. Vincule os dados do perfil ao resumo de blueprint ou aos painéis no nível do portfólio.
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Use os dados do perfil do projeto para fazer o seguinte:
- Definir o projeto com valores como Nome do projeto, Descrição, Proprietário, Orçamento, Data de vencimento
- Criar métricas de monitoramento de status ou KPIs com valores como % Concluído, Data de término da previsão, Integridade do projeto
Como estruturar os dados do perfil do projeto
- Seja específico e consistente ao nomear os elementos de dados do perfil.
- Um elemento de dados de perfil deve aparecer em pelo menos uma planilha no blueprint, mas pode aparecer em várias planilhas.
- Os dados do perfil são organizados em uma linha de nível superior (idealmente, a primeira linha da planilha) com a palavra Resumo na coluna Principal.
- Cada elemento de dados do perfil está em uma linha separada recuada sob a linha Resumo.
- As linhas recuadas em mais de um nível não são reconhecidas como dados de perfil.
- Os nomes dos dados do perfil estão na coluna principal e indicam o tipo de dados.
- O valor dos dados do perfil está na coluna à direita do nome.
Você pode personalizar onde o valor dos dados do perfil aparece. Por padrão, ele aparece na coluna à direita do nome em uma coluna de Texto/Número. No entanto, ao criar o blueprint, na opção Personalizar dados do perfil > Mostrar avançado, você pode selecionar uma coluna de destino específica para o valor.
Colunas adicionais podem conter um dos seguintes itens:
- Dados inseridos diretamente na célula: você pode inserir dados ao criar ou editar um projeto ou quando um colaborador o atualizar depois que você o cria.
- Link da célula de entrada: o valor é extraído de uma célula em outra planilha na pasta do projeto ou da planilha de entrada (se o blueprint estiver configurado para isso).
- Fórmula: uma fórmula usa dados na planilha ou em várias planilhas para calcular o valor.
Evite usar fórmulas de coluna como colunas de dados de perfil.
Você pode personalizar como as colunas aparecem ordenadas na página Personalizar dados do perfil do gerador de blueprints. Selecione e arraste uma linha de coluna para definir sua nova ordem.
Diretrizes e práticas recomendadas de resumo de dados de perfil
Se você está se perguntando se deve incluir um elemento em um resumo de dados de perfil, aqui estão algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo:
- O elemento fornece contexto útil?
Quando os colaboradores estão trabalhando em vários projetos, um nome ou descrição de projeto distinto pode ajudar a diferenciar cada planilha. - O elemento é usado para calcular uma fórmula em outro lugar da planilha?
Por exemplo, você pode monitorar o orçamento restante de um projeto usando o orçamento fornecido na seção Resumo. - O elemento fornece insights de alto nível sobre o estado do projeto?
A integridade do projeto e a data de término prevista podem mostrar seu status rapidamente.
Melhores práticas
- Seja específico e consistente ao nomear os elementos de dados do perfil.
- Bloqueie todas as linhas de dados de perfil que ninguém deve atualizar. Por exemplo, bloqueie vínculos de célula de entrada ou fórmulas.
Somente o proprietário da planilha e as pessoas com permissões de nível de administrador podem bloquear e desbloquear linhas.
- Como os dados do perfil podem aparecer em várias planilhas, alterar uma planilha não garante alterações em outras planilhas. Configure um local onde os colaboradores possam atualizar as informações e fazer com que os dados do perfil façam referência a ele usando uma fórmula ou um link de célula. Por exemplo, use a planilha de entrada como fonte confiável para dados de perfil.
Se você quiser que outras pessoas forneçam informações em uma planilha de entrada, gere e compartilhe um relatório com os usuários em vez de compartilhar as informações diretamente. Dessa forma, os dados são sincronizados de volta à planilha. Se você usar uma fórmula de coluna ou de célula, ela poderá interromper a solução se for um campo de dados de perfil mapeado no Control Center ou usado para a integração do Resource Management. Se a coluna não for usada para dados de perfil, você poderá usar uma fórmula de coluna ou célula.
- Forneça um local fora da seção Resumo para atualizações, como linguagem de status do projeto ou status de integridade do projeto RYG, e use uma fórmula nos dados do perfil para fazer referência a ele.
Gerenciar dados de perfil
Os campos de dados de perfil devem estar presentes nas planilhas de modelo de origem para serem exibidos em um projeto.
Se o valor for preenchido quando o projeto for criado, ele será identificado como dados de perfil de entrada no gerador de blueprints.
Os dados do perfil de entrada são configurados com regras sobre a origem dos dados, inseridos manualmente pelo Criador do Projeto no assistente Criar Projeto ou preenchidos automaticamente com dados ou um link de célula de uma planilha de entrada.
Insira dados temporários nos valores de dados do perfil de entrada, como $100>>, para que você possa identificar erros facilmente.
Atualizar dados do perfil
Para atualizar os dados do perfil de entrada para um único projeto:
- Abra as planilhas de entrada e resumo conectadas ao projeto e atualize a seção Resumo.
- No Control Center, abra o programa que contém o blueprint correspondente.
- Abra o blueprint e navegue até Customize Profile Data para atualizar os campos.
- No Control Center, encontre o projeto que deseja atualizar e selecione o ícone de lápis.
- Selecione Editar informações do projeto na parte inferior da tela.
- Conclua as atualizações e selecione Atualizar.
- Encontre o projeto novamente e selecione o ícone de lápis.
- Selecione Atualizar relatórios na parte inferior da tela e aguarde a atualização do sistema.
Os campos indisponíveis (esmaecidos) precisam ser editados diretamente na planilha de entrada. Editar o nome do projeto altera apenas o valor nos dados do perfil e não altera os nomes das planilhas, relatórios ou painéis associados.
Adicionar campos de dados de perfil
Você pode adicionar campos de dados de perfil a planilhas de modelo de origem, alterar a ordem das linhas e aplicar formatação.
Se os novos campos de dados forem dados do perfil de entrada ou estiverem vinculados a uma planilha de resumo, você também deverá atualizar o blueprint associado.
Quando você adiciona dados de perfil no gerador de blueprints, eles aparecem em suas planilhas no final da seção Resumo. Quando você atualiza o modelo de origem por meio do gerador de blueprints, apenas os novos projetos têm os dados de perfil adicionais e os projetos atuais não mudam.
Para adicionar novos dados de perfil a projetos atuais, não apenas a novos projetos, consulte Atualizações globais: adicionar dados de perfil.