ユーザー サブスクリプション モデルのユーザー管理
ユーザー サブスクリプション モデルのユーザーを管理する方法は 2 つあります。定期的にスケジュールされた調整期間中に使用状況を確認して有料アクセスが必要なユーザーを決定する方法と、必要なユーザーに直接有料アクセスを割り当てる方法です。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Pro
- Business
- Enterprise
この記事は、ユーザー サブスクリプション モデルが適用されているプランのみを対象としています。プランで旧共同作業者モデルを使用している場合は、「ユーザー管理」をご覧いただき、プランのユーザー管理方法についてご確認ください。
ユーザー サブスクリプション モデルでは、ユーザーはプランへの支払いを行う前に Smartsheet をお試しいただけます。一時的な暫定アクセスには、以下の 2 つのメリットがあります。
- メンバーは必要に応じて簡単にアセットを共有できます。また、共有先のユーザーは Smartsheet のすべての機能を使用できます。承認プロセスはありません。暫定アクセスは無料で利用できます。
- 一定の間隔* で、実際の使用状況データに基づいて有料アクセスが必要なユーザーを選択します。
*年払いプランの場合は四半期ごとに調整期間があります。月払いプランでは毎月短い調整期間があります。暫定使用、ユーザー サブスクリプション モデル、プランに適用されているモデルの確認方法の詳細については、「ユーザー サブスクリプション モデルの概要」の記事をご覧ください。
調整プロセス
プランの暫定メンバーは、プランのすべての機能を少なくとも 30 日間使用できます。プランの調整期間になると、電子メールで通知が届きます。年払いプランの場合は、3 か月ごとに 30 日間の調整期間を設けています。
調整期間中は、以下のことを行うことができます。
- プランの有料ユーザー数を増やし、プランの残り期間の使用量の超過分をカバーする。また、調整期間の終了時にはこの調整プロセスが自動的に実行されます。
- ユーザーの権限を調整し、プランの制限内に収める。
調整期間中に何もしなかった場合は、プランに追加された有料ユーザーをカバーするために、比例配分された金額が請求されます。
調整手順
各調整期間において、プランに追加される有料ユーザー分の支払いを確定する前に、暫定メンバーとすべてのメンバーの使用状況データを確認できます。メール通知が届いたら、調整の対象となる新しい暫定メンバーがいないかを確認します。対象の暫定メンバーがいる場合は、以下の 3 つの手順に従います。
- 管理センターの [調整の管理] ページに表示される情報と使用状況データを確認します。
- 調整完了までの残りの日数、すべての暫定メンバーがメンバーになる場合に追加する必要がある有料ユーザーの数、関連する費用を確認します。
- ユーザー リストを確認します。フィルターまたはユーザー タイプ レポートを使用して、必要な情報を取得します。
- どのような調整プロセスを取るか決定します。
| ユーザーの役割 | 対応 |
|---|---|
正しく表示されている | 何もする必要はありません。 |
暫定メンバーのユーザーをメンバーにする | 何もする必要はありません。 調整期間の終了時、Smartsheet が自動的にユーザー タイプをメンバーに変更します。 |
暫定メンバーのユーザーをメンバーにしない | ユーザー タイプを変更します。「よくある質問」セクションの「利用可能なユーザー タイプは何ですか？」をご覧ください。 |
メンバーのユーザーをメンバーから外す | ユーザー タイプを変更します。「よくある質問」セクションの「利用可能なユーザー タイプは何ですか？」をご覧ください。 |
- コストと支払い日を確認します。
[調整の管理] ページと調整プロセスについての詳細は、「ユーザー サブスクリプション モデルの概要」をご覧ください。
ユーザー タイプを変更する
暫定メンバーまたはメンバーのユーザー タイプを変更できます。1 人以上のユーザーのユーザー タイプを変更すると、購入するメンバーの数と支払い情報が更新されます。
オプションの詳細については、「よくある質問」セクションの「利用可能なユーザー タイプは何ですか？」をご覧ください。
外部ユーザーをゲストに変更する
ゲストになることができるのは外部のユーザーのみです。
- [Change user type (ユーザー タイプの変更)]、[Guest (ゲスト)] の順に選択します。
- 割り当てる権限レベル (編集者 - 共有可、編集者 - 共有不可、コメント者) を指定し、情報を確認して [Change (変更)] を選択します。
ユーザーをゲストに変更すると、そのユーザーは、より高いレベルの権限を持つグループから削除されます。
ユーザーを閲覧者に変更する
- [Change user type (ユーザー タイプの変更)]、[Viewer (閲覧者)] の順に選択します。
- 情報を確認し、[Change (変更)] を選択します。
ユーザーを閲覧者に変更すると、そのユーザーは、より高いレベルの権限を持つグループから削除されます。
ユーザーをアクセス権なしに変更する
- [Change user type (ユーザー タイプの変更)]、[No access (アクセス権なし)] の順に選択します。
- 情報を確認し、[Change (変更)] を選択します。
ユーザー管理
[ユーザー管理] では、いつでも以下の操作ができます。
- ユーザーまたはユーザー グループに有料アクセスを割り当てる
- ユーザーから有料アクセスを削除する (また、別のユーザーに有料アクセスを割り当てられるようにする)
- 残りの契約期間分の追加の有料アクセスを購入する
- ユーザーのプロパティを編集する
- ユーザーを非アクティブ化する
[ユーザー管理] で行った変更が、[調整の管理] ページに表示されないことがあります。
手順と詳細については、「ユーザー管理」をご覧ください。
自動プロビジョニング (UAP)
内部ユーザーが初めてログインする際、UAP により自動的にプランに接続されます。詳細については、「自動ユーザー プロビジョニング」の記事をご覧ください。
よくある質問
[調整の管理] ページと [ユーザー管理] はどのように使い分ければよいですか？
管理センターには、ユーザーを管理するための場所が 2 つあります。実行するアクションによって、どちらを使用するか決まります。
| アクション | [調整の管理] ページまたは [ユーザー管理] | 詳細 |
|---|---|---|
特定のユーザーに有料アクセスを割り当てる | ユーザー管理 | このオプションは、マネージャーから新入社員を追加するよう求められた場合や、チームにフル アクセスが必要な場合に使用します。必要に応じて、組織内の誰とでも共有可能であることをメンバーに周知しておきましょう。アクセス権をリクエストする必要はありません。 |
プランで自動プロビジョニング (UAP) をオンにする | ユーザー管理 | 内部ユーザーが初めてログインする際、UAP により自動的にプランに接続されます。 |
暫定ユーザーをレビューし、調整する | 調整の管理ページ | 調整は、調整期間中のみ実行できます。期間が始まると、メール通知が届きます。 |
暫定ユーザーの数を確認する | 調整の管理ページ | 調整期間まで、暫定ユーザーを管理する必要はありません。必要に応じて情報を利用することは可能です。 |
ユーザーから有料アクセスを削除する | ユーザー管理 (常時) 調整の管理ページ (調整期間中) | メンバーの有料アクセスを削除して、別のユーザーがそのアクセス権を利用できるようにすることができます。 注: 調整期間中のベスト プラクティスは、[調整の管理] ページで有料アクセスを削除することです。 |
ユーザーのプロパティを編集する | ユーザー管理 | ユーザーの名前、役割、代替メール アドレスなどを変更できます。 |
ユーザーを非アクティブ化する | ユーザー管理 | メンバーが離職した場合は、非アクティブ化できます。このアクションは元に戻せません。 |
新しいメンバーが [調整の管理] ページのユーザー リストに表示されないのはなぜですか？
調整期間中の [調整の管理] ページでは、以下の変更のみが反映されます。
- システム管理者が [調整の管理] ページ上で行ったユーザーの変更
- 割り当て可能な有料ユーザーの合計数の変更
[ユーザー管理] ページでユーザーの有料アクセスを削除すると、ユーザー リストには表示されませんが、購入するメンバーの数と関連する費用が変更されます。
調整期間中に [ユーザー管理] でユーザーを管理した場合、変更は調整期間の終了後にユーザー リストに表示されます。
調整のメール通知はどのような内容で、誰に届きますか？
調整期間が始まると、そのプランに関連するすべてのシステム管理者に Smartsheet からのメール通知が届きます。これには以下の情報が含まれます。
- 直近の使用期間中に追加された暫定メンバーの数
- 使用期間の日付範囲
- 暫定メンバーがメンバーになる日付 (費用が発生する場合は、この日付で自動請求されます)
- 暫定メンバーがメンバーになることに関連する費用
プランに新しい暫定メンバーがいない場合、電子メールには日付範囲と、確認する暫定メンバーがないという情報のみが記載されます。
ユーザーをゲストに変更する際に、権限レベルを指定する必要があるのはなぜですか？
ゲスト ユーザーの役割を持つ外部ユーザーは、コメント者または編集者の権限を持つことができます。Smartsheet でのアクセスを適切なレベルに変更するには、権限を定義する必要があります。既定の権限レベルは、「編集者 - 共有可」です。
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.