Smartsheet での作業量の追跡

作業量の追跡機能は、Smartsheet のビジネス プランやエンタープライズ プランのユーザーが利用できます。ライセンス ユーザー (旧共同作業者モデル) またはメンバー (ユーザー サブスクリプション モデル) である必要があります。作業量の追跡機能を有効にすることができるのは、シートの所有者と管理者です。プラン内のシートの所有者、管理者、編集者は、作業量ヒートマップの閲覧と作業量スケジュールの編集が可能です。シートのコメント者と閲覧者は、作業量ヒートマップと作業量スケジュールの閲覧が可能です。 

RM パネルにログイン ボタンが表示されている場合、作業量の追跡機能を使用するには、Resource Management アカウントで Smartsheet 認証をアクティブ化する必要があります。

Resource Management プランに登録していて、作業量の追跡機能を使用している場合、管理者やプラン全体のアクセス権を持つその他のユーザーは Resource Management 上でプロジェクト データを閲覧できます。 

シート上で作業量の追跡機能を有効にすることができます。これにより、プロジェクトの作業に割り当てられたリソースの空き状況が算出されます。作業量の追跡が行われているシートのすべての割り当てに基づいて、空き状況を算出できます。ベスト プラクティスとして、プロジェクト マネージャーが個人の空き状況を正確に把握できるよう、取り組んでいるすべての作業で作業量を追跡することをお勧めします。各シートには「割り当て %」の列があります。この列は、個人の時間のうち、プロジェクトに割り当て可能な時間の割合を示します。 

チームの作業量を追跡するオプションは、次の場合に表示されます。

• 空白のシートから作成を開始し、2 つの日付タイプの列と 1 つの連絡先タイプの列を追加した場合
• ガント ビュー、プロジェクト シート テンプレート、またはプロジェクト アシスタント テンプレートを使用して作成を開始し、シートを開いた直後
• 2 つの日付タイプの列と 1 つの連絡先タイプの列を含むデータがある既存のシートを開いた場合

作業量の追跡機能がアクティブ化されている各シートに、割り当て % の列があります。この列は、個人の (またはプレースホルダーの) 時間のうち、プロジェクトに割り当て可能な時間の割合を示します。開始日、終了日、割り当て先の各列にデータのある行では、割り当て % の列は既定で 100% に設定されます。必要に応じて、シートまたは作業量スケジュールで割り当てを更新できます。

• 割り当ての範囲は 0% ～ 100% 超まで可能です。
• 親行には既定の割り当て % は適用されませんが、割り当て % を入力できます。
• 割り当て量を削除すると、そのタスクは作業量ヒートマップにもスケジュールにも表示されなくなります。

既定の割り当て % は、割り当て % 列に列の数式が設定されている行には適用されません。 

プロンプトで [試してみる] を選択すると Resource Management パネルが開き、作業量の追跡が開始されます。プロンプトで [閉じる] を選択するとパネルが閉じ、3 日間いずれのシートにも再表示されなくなります。[今後表示しない] チェックボックスをオンにしてから [閉じる] を選択すると、すべてのシートからプロンプトが完全に削除されます。 

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プロジェクト シートは通常、開始日、終了日、期間、% 完了、先行タスクの列があるシートです。ただし、作業量の追跡を設定することに同意した場合、Smartsheet はバックグラウンドで Resource Management を使用し、その他の必要な列を自動的に設定して、シートをプロジェクト シートにします。 

作業量ヒートマップ

Resource Management パネルでプロジェクトの作業量の追跡をオンにすると、パネルに作業量ヒートマップが表示され、割り当て超過が強調表示されます。作業量ヒートマップを使用すると、人員配置の問題を特定できます。赤色のバーは、リソースが割り当て超過で、人員配置の問題を解決するための対応が必要であることを示しています。

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作業量ヒートマップの色

作業量スケジュール

作業量ヒートマップを全画面の作業量スケジュールに展開して、割り当て超過の状況を詳細に確認できます。他のどのプロジェクトが割り当て超過の原因となっているかが分かるため、プロジェクトの割り当てを修正して問題を解決したり、他のプロジェクト所有者に協力を求めてプロジェクトの割り当てを変更してもらうなどの対処が可能になります。編集できるのは、開いているシートに関連する作業量スケジュールの割り当てのみです。各リソース名の横にある展開/折りたたみボタンを使用して、リソースの割り当てのヒートマップを可視化できます。

グリッド ビューにおける割り当ての変更を作業量スケジュールに反映するには、まずシートを保存する必要があります。ただし、作業量スケジュールで割り当てを変更すると、変更内容を保存しなくても自動的にグリッド ビューに同期されます。 

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キャレット (v の形の記号) を使用すると各ユーザーの割り当ての詳細を展開でき、[すべて展開] を使用すると全員の割り当ての詳細を表示できます。 

作業量スケジュール ビューでは、作業量の追跡が有効になっていてそのシートに割り当てられているリソースが他のシートにも割り当てられている場合、すべてのシートの割り当てが統合されます。 

作業量スケジュールの色

作業量ヒートマップと作業量スケジュールを設定する 

1. シートを開きます。
2. Resource Management パネルの アイコンを選択します Brandfolder Image
3. シートの作業量の追跡機能を有効にします。
4. 作業量ヒートマップを表示してプロジェクト計画の作業に割り当てられているスタッフを確認し、どのスタッフも割り当て超過にならないようにします。

割り当て超過インジケーターは、リソースが取り組んでいる他のプロジェクトで作業量の追跡が有効化されると、表示される可能性が高くなります。他のプロジェクトのマネージャーも、自身のプロジェクトに対して作業量の追跡を有効にする必要があります。これにより、それらのマネージャーが担当しているすべての作業リソースについて可視性が向上します。

5. 作業量ヒートマップを全画面の作業量スケジュールに展開し、他のどのプロジェクトに時間がかかっていて、割り当て超過の原因となっているかを確認します。
6. 作業量スケジュールまたはプロジェクト シートでプロジェクトの割り当てを調整し、割り当て超過を解決します。必要に応じて他のプロジェクト マネージャーと協力し、プロジェクトの割り当てを調整します。
7. 作業量ヒートマップを定期的にレビューして、プロジェクトのライフサイクルを通じてその他の人員配置の問題を特定します。 

プランに登録されているユーザーの作業量のみ追跡できます。

Smartsheet でシートの名前を変更すると、Resource Management 内の接続されているプロジェクトの名前も自動的に更新されます。

作業量の追跡をオフ

Resource Management パネルで、縦の 3 点リーダー メニューを選択し、[作業量の追跡をオフ] を選択します。作業量の追跡データはアーカイブされ、表示されなくなります。 

アーカイブされたプロジェクトは、作業量スケジュールで非表示になります。Resource Management アカウントを持っている場合は、Resource Management アカウントにログインすると、Resource Management スケジュールでアーカイブされたプロジェクトが表示されます。 

作業量追跡機能を使用しているシートを削除する

Resource Management プロジェクトに接続されている Smartsheet のシートを削除すると、Resource Management のプロジェクトは削除されるかアーカイブされます。

• 時間エントリが関連付けられていない場合、プロジェクトは削除されます。
• 時間エントリが関連付けられている場合、プロジェクトはアーカイブされます。

Resource Management でプロジェクトを削除しても、シートには影響しません。 

Resource Management アカウントを切り替える

複数の Resource Management アカウントがある場合は、必要に応じてプロジェクトを別のアカウントに切り替えることができます。 

1. 3 点リーダー メニューを選択します。[作業量の追跡をオフ] を選択します。
2. Resource Management パネルで、[作業量の追跡] を選択します。
3. プロジェクトに使用するアカウントを選択します。 

Resource Management でプロジェクトを表示する

この機能は Resource Management アカウントを持つユーザーが対象となります。アカウントをアップグレードして Resource Management を追加する方法については、以下をご覧ください。

Resource Management ライセンスがあるシートを共有されているユーザーは、Resource Management でプロジェクトを表示できます。作業量ヒートマップでプロジェクトの名前を選択し、Resource Management でそのプロジェクトを開くと、予算、タイムライン、場所などの詳細を確認できます。

Resource Management の権限レベルによって、Resource Management で表示できるプロジェクト関連情報の内容が決まります。ユーザーの権限レベルで実行および表示できる内容の詳細をご確認ください。 

アップグレードして Resource Management 機能にアクセスする

Smartsheet の Resource Management 機能では、プロファイルが強化、拡張されており、個人のスキル、役割、分野、部分的な空き状況などを把握できます。この情報により、Resource Management でスキルに基づいて推奨される人員配置を表示して、従業員のスケジュールを中心とした計画を立てることができます。

Resource Management by Smartsheet の購入方法の詳細については、アカウント チームに連絡するか、サポートにお問い合わせください。

Resource Management では、作業量の追跡機能を使用するプロジェクトにユーザーが割り当てられると、ユーザー プロファイル (アンマネージド リソース) が自動的に作成されます。Resource Management は、作業量の追跡をバックグラウンドで強力に支えています。Resource Management 機能のアップグレードを選択すると、このデータを利用できるようになります。詳細については、アンマネージド リソースのプロファイルに関する記事をご覧ください。  

Resource Management by Smartsheet をすでに使用している場合、作業量の追跡のデータは自動的に Resource Management インスタンスと同期されます。 

Smartsheet 無料トライアル期間中に作業量の追跡をアクティブ化する

Smartsheet アカウントを持っていないが作業量の追跡を試してみたいという場合は、Smartsheet 無料トライアルを開始できます。トライアル開始後に作業量の追跡をアクティブ化するには、次の手順を実行します。

1. プロファイル アイコンを選択し、[ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) または[ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) を選択します。

   ユーザー管理オプションは、無料トライアルを開始したユーザーのみが使用できます。 

2. [ユーザーの追加] を選択します。 
3. [アカウント セットアップ] ウィンドウで、アカウント名を入力します。
4. 変更内容を保存します。 
5. Resource Management アイコンが右のレールに表示されます。アイコンを選択して、作業量の追跡を開始します。  

モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。