Smartsheet での業務量の追跡

シート内で業務量の追跡機能を有効にすると、プロジェクトの業務に割り当てられたリソースの空き状況が計算されます。ベスト プラクティスとして、プロジェクト マネージャーが個人の空き状況を正確に把握できるように、取り組んでいるすべての業務で業務量の追跡を有効化することをお勧めします。通常、プロジェクト シートには開始日、終了日、期間、完了割合 (%)、先行タスクの列が含まれます。 

業務量の追跡機能を有効にして利用するには、有償ライセンスを有するメンバー (旧モデルの場合はライセンスありの Smartsheet ユーザー) である必要があります。追跡できるのは、プランに登録されているユーザーの業務量に限られます。 ユーザーの権限によって、次のことが可能です。

• 管理者以上の権限を持つユーザーは、業務量の追跡機能を有効化できます。
• 編集者以上の権限を持つユーザーは、業務量ヒートマップの表示 (グリッド ビュー) と業務量スケジュールの編集を行えます。
• 閲覧者以上の権限を持つユーザーは、業務量ヒートマップと業務量スケジュールを閲覧できます。

 Resource Management アカウントをお持ちの場合、業務量の追跡機能を使用するには Smartsheet 認証を有効化する必要があります。

Resource Management プランに登録していて、業務量の追跡機能を使用している場合、管理者やプラン全体のアクセス権を持つその他のユーザーは Resource Management 内でプロジェクト データを閲覧できます。 

業務量の追跡に必要な初期設定

テーブル ビューから

業務量の追跡は、ツールバーの [業務量]  か、ツールバーの右端にある [シート設定の編集]   から設定できます。どちらの場合も同じ結果が得られますが、操作にわずかな違いがあります。

業務量の設定パネル

1. ツールバーから [業務量]  を選択します。すると [業務量の設定] パネルが開きます。

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2. マッピングする列を選択します。列の説明については、下の「プロジェクト列」セクションをご覧ください。
3. [適用] を選択します。

設定パネルから業務量の追跡を行うには

1. ツールバーから [シート設定の編集]  を選択します。すると [設定] パネルが開きます。
2. [開始日] 列と [終了日] 列を選択します。すると [業務量] のトグルを動かせるようになります。

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3. マッピングする列を選択します。列の説明については、下の「プロジェクト列」セクションをご覧ください。

複数の Resource Management インスタンスがある場合は、シートの接続先となるインスタンスを選択するオプションが表示されます。

4. [適用] を選択します。

グリッド ビューから業務量の追跡を行うには

1. Resource Management パネル  を開きます。
2. マッピングする列を選択します。列の説明については、下の「プロジェクト列」セクションをご覧ください。
3. [業務量の追跡] を選択します。

プロジェクト列

上記のどちらの設定方法を選択した場合でも、以下のプロジェクト列を作成または選択する必要があります。

• [開始日] と [終了日] は必須の列です。日付タイプの列にしてください。 
• [割り当て済みリソース] は必須の列です。連絡先列にしてください。
• [割り当て %] は任意の列です。文字列/数値タイプの列にしてください。この列は、個人 (またはプレースホルダー) の時間のうち、プロジェクトに割り当てることができる割合を示します。[割り当て %] 列の範囲は 0% ～ 100% で、開始日、終了日、割り当て先が入力されている行では既定で 100% に設定されますが、必要に応じてシートまたは業務量スケジュールで更新できます。割り当て量を削除すると、そのタスクは業務量ヒートマップにもスケジュールにも表示されなくなります。

既定の割り当て % は、親行や、列の数式が設定されている [割り当て %] 列の行には適用されません。

• [フェーズ] は任意です。ドロップダウン (単一選択) タイプの列にしてください。設定中（または後）に [プロジェクト設定] にて追加できます。詳細は、「Smartsheet と Resource Management 間でのプロジェクト フェーズの統合」をご覧ください。

業務量スケジュール

プロジェクトの業務量の追跡機能をオンにすると、業務量スケジュールを使用して割り当て超過の状況を詳細に確認できます。

業務量スケジュールを表示するには

• テーブル ビューからの場合: ツールバーで [業務量] を選択します。
• グリッド ビューからの場合: 業務量ヒートマップを展開して全画面の業務量スケジュールを表示します。

ここでは、他のどのプロジェクトが割り当て超過の原因となっているかが分かるため、プロジェクトの割り当てを修正して問題を解決する、あるいは他のプロジェクト所有者に協力を求めてプロジェクトの割り当てを変更してもらう、といった対処が可能になります。編集できるのは、開いているシートに関連する業務量スケジュールの割り当てのみです。 各リソース名の横にある展開/折りたたみボタンを使用すると、リソース割り当てのヒートマップを確認できます。

グリッド ビューをご利用の場合、割り当ての変更を業務量スケジュールに反映させるにはシートを保存する必要があります。テーブル ビューでは、これは自動的に行われます。どちらのビューでも、業務量スケジュールの変更は自動的にシートに同期されます。 

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キャレット (v の形の記号) を使用して各個人の割り当ての詳細を展開するか、[すべて展開] を使用して全員の割り当ての詳細を表示します。 

業務量スケジュール ビューでは、業務量の追跡が有効になっていて、シート上で割り当てられているリソースが他のシート上でも割り当てられている場合、すべてのシートの割り当てが統合されます。 

業務量スケジュールの色

業務量ヒートマップ

プロジェクトの業務量の追跡機能をオンにすると、Resource Management パネルに業務量ヒートマップが表示され、割り当て超過が強調表示されます。 

業務量ヒートマップの表示はグリッド ビューで行う必要があります。

赤色のバーは、リソースが割り当て超過で、人員配置の問題を解決するための対応が必要であることを示しています。

可用性、割り当て超過、割り当てヒートマップは、過去 60 日間までのみ表示されます。

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業務量ヒートマップの色

業務量の追跡機能をオフにする

• テーブル ビューの場合: [シート設定の編集] を開き、[業務量] をオフにします。

• グリッド ビューの場合: Resource Management パネルで、縦の 3 点リーダー メニューを選択し、[業務量の追跡をオフ] を選択します。 

アーカイブ済みのプロジェクトは、業務量スケジュールで非表示になります。 Resource Management アカウントをお持ちの場合はサインインすると、Resource Management スケジュールにアーカイブ済みのプロジェクトが表示されます。 

業務量の追跡機能を使用しているシートを削除する

Resource Management プロジェクトに接続されている Smartsheet のシートを削除すると、Resource Management のプロジェクトは削除されるかアーカイブされます。

• 時間エントリが関連付けられていない場合、プロジェクトは削除されます。
• 時間エントリが関連付けられている場合、プロジェクトはアーカイブされます。

Resource Management でプロジェクトを削除しても、シートには影響しません。 

Resource Management アカウントを切り替える

複数の Resource Management アカウントをお持ちの場合は、必要に応じてプロジェクトを別のアカウントに切り替えることができます。

テーブル ビューの場合:

1. [シート設定の編集] を選択します。
2. [業務量] をオフに切り替えます。
3. [業務量] をオンに切り替えます。「業務量の追跡に必要な初期設定」セクションの手順に従い、尋ねられた場合は新しい組織を選択します。

グリッド ビューの場合:

1. 縦の 3 点リーダー メニュー を選択します。
2. [業務量の追跡をオフ] を選択します。
3. Resource Management パネルで、[業務量の追跡] を選択します。
4. プロジェクトに使用するアカウントを選択します。 

Resource Management でプロジェクトを表示する

この機能は Resource Management アカウントをお持ちのユーザーが対象となります。Resource Management by Smartsheet の購入の詳細については、アカウント チームに連絡するか、サポートにお問い合わせください。

Resource Management ライセンスをお持ちで、シートを共有されているユーザーは、Resource Management でプロジェクトを表示できます。 グリッド ビューで、業務量ヒートマップからプロジェクト名を選択し、Resource Management でそのプロジェクトを開きます。予算、タイムライン、場所などの詳細を確認できます。

Resource Management の権限レベルによって、Resource Management で表示できるプロジェクトの情報の内容が決まります。詳細は「ユーザーの権限レベルで実行および表示できる内容」をご覧ください。 

アップグレードして Resource Management の機能にアクセスする

Smartsheet の Resource Management 機能では、強化・拡張されたプロファイルにより、個人のスキル、役割、分野、部分的な空き状況などを把握できます。この情報により、Resource Management でスキルに基づいて推奨される人員配置を表示して、従業員のスケジュールを中心とした計画を立てることができます。
 
Resource Management では、業務量の追跡を利用しているプロジェクトにユーザーが割り当てられると、ユーザー プロファイル (アンマネージド リソース) が自動的に作成されます。Resource Management は、業務量の追跡をバックグラウンドで支えています。アップグレードして Resource Management の機能にアクセスすることで、このデータが利用可能になります。詳細は、アンマネージド リソースのプロファイルに関する記事をご覧ください。  

Resource Management by Smartsheet をすでに使用している場合、業務量の追跡のデータは自動的に Resource Management インスタンスと同期されます。 

Smartsheet 無料トライアル期間中に業務量の追跡をアクティブ化する

Smartsheet アカウントをお持ちでない方で、業務量の追跡をお試しになりたい場合は、Smartsheet の無料トライアルを開始できます。トライアル期間の開始後に、業務量の追跡をアクティブ化するには、以下の手順に従います。

1. プロファイル アイコンを選択し、[ユーザー管理] を選択します。

   ユーザー管理オプションは、無料トライアル版を開始したユーザーのみが使用できます。 

2. [ユーザーの追加] を選択します。 
3. [アカウント セットアップ] ウィンドウで、アカウント名を入力します。
4. 変更内容を保存します。 
5. Resource Management アイコンが右のレールに表示されます。アイコンを選択して、業務量の追跡を開始します。