Smartsheet システム管理者は、自分のワークフローに加えて、チームのすべてのユーザーが作成したワークフローを確認できます。ただし、ワークフローを編集できるのはワークフローの所有者だけです。
USM Content
Smartsheet Salesforce コネクタを使用してワークフローを作成または編集するには、次の条件を満たす必要があります。
- マッピングしたシートにおいて編集者以上の権限がある。
- Salesforce にログインし、ワークフローを構築するために必要なレコードにアクセスできる必要があります。
- システム管理者が Salesforce コネクターの「ユーザー制限」設定を有効にする場合は、Smartsheet の Salesforce ユーザーロールも持っている必要があります。
- Smartsheet Salesforce Connectorはプランで利用できるプレミアムアプリケーションである必要があり、Salesforce環境への初期接続をすでに確立している必要があります。
- Salesforce Connector にアクセスできず、エラーメッセージで Smartsheet システム管理者に連絡するように指示された場合は、権限の付与が必要な場合があります。システム管理者に連絡する方法をご覧ください。
Smartsheet Salesforce コネクタは、プレミアム サービスとして提供されています。価格情報については、営業チームにお問い合わせください。
ご利用のプランで Smartsheet Salesforce コネクターを購入した場合は、下のボタンを使用して Smartsheet Salesforce コネクターにログインしてください。
今すぐ Smartsheet Salesforce コネクタにログインする
この記事では、シームレスなプロセスを実現するためのベストプラクティスと、潜在的な課題に対するトラブルシューティングソリューションに焦点を当てて、デジタルワークフローを最適化するための包括的なガイドを提供します。
同期エラーを特定し修正する
ワークフローのエラーを特定し解決するために以下のリソースを使用できます。
- 実行履歴:このページにアクセスして、ワークフローの同期エラーの数と、エラーメッセージと問題の詳細を確認できます。
- エラーレポート:問題が発生すると、ワークフローの所有者と、問題の原因となったフィールドまたはワークフロー行を編集したユーザーにメールが届きます。
- エラー列:Smartsheet のこの列をチェックして、同期に問題がある行のメッセージを確認してください。
実行履歴
ワークフローを作成したら、実行履歴ページに移動して同期履歴と発生したエラーを確認できます。実行履歴にアクセスするには、ワークフローの「実行日」でタイムスタンプを選択します。
実行履歴には、次のような複数の実行タイプが表示されます。
- Smartsheet に同期:これは Salesforce から変更を収集し、それを Smartsheet に同期するワークフローの実行を表します。
- Salesforce に同期:これは Smartsheet の変更が Salesforce に同期されるワークフロー実行に関するものです。
- フィルターされた行ファインダー:これには、ワークフローの設定に基づいて除外されるはずの問題に関連する変更のワークフロー実行が含まれます。これは 2 時間ごとに実行されるバックグラウンドアクティビティです。フィルターで除外された問題は、シートの「コネクタでフィルターアウト-同期されていない階層」に分類されます。詳細については、「コネクタでフィルターアウト—未同期」を参照してください。
フィルターされた行ファインダーは、設定でフィルターが指定されていなくても、自動化されたワークフロータイプと機能でのみ機能します。
ベスト プラクティス
保存と更新を頻繁に行う
ユーザーが両方のシステムで作業する際の同期エラーを最小限に抑えるには、変更を保存し、更新を行う際にシートを最新の情報に更新します。他のユーザーが変更を確認できるように、シートデータを頻繁に保存して更新してください。
列をロックしてエラーを防ぐ
Smartsheet 内の必須レコード ID フィールドのデータを変更しないでください。この列のデータの正確性と整合性を維持するには、シートの所有者または管理者権限を持つ別のユーザーが、レコード ID 列などの列と行をロックまたはロック解除する必要があります。
単一選択のドロップダウン列を設定する
Salesforce とシートを複数選択のドロップダウンリストで同期すると、単一選択のドロップダウンリストが最適であるため、データにエラーが表示されることがあります。マッピングを設定する際、複数選択の列があれば単一選択のものに設定してください。
変更を表示する
Smartsheet の履歴表示機能を使用して、セルに加えられた変更を追跡できます。Smartsheet と Salesforce の間でデータが同期されたシートの場合、変更はワークフローを設定した個人に帰属します。これにより、特にシートに予期しない変更が発生した場合に、特定のユーザーのワークフローを特定できます。
想定外の空白列がある場合にシートの権限を確認する
ワークフローでマッピングしたシートの列が空白の場合、その列はロックされている可能性があります。シート所有者 (または別の管理者) に、シートの管理者権限を付与してもらってください。
フィールド別のマップルックアップによる関連オブジェクトフィールドの編集
Smartsheet 内の読み取り専用フィールドを編集するには、関連オブジェクトフィールドの Lookup by... バージョンをマッピングすることを検討してください。この方法は、Salesforce レコード所有者を Smartsheet から直接更新するなどのタスクに特に役立ちます。これにより、ユーザー ID を手動でコピーして貼り付ける必要がなくなります。たとえば、[所有者 ID] (ユーザーフルネームによる検索) フィールドをリンクして、ユーザーオブジェクトの [フルネーム] フィールドと同期できます。
ユーザーオブジェクトは、取引先や商談などの他のオブジェクトと関連付けられることがよくあります。
特定の行のデータのみを Smartsheet から Salesforce にプッシュする
Salesforce にデータを送り返す特定の行をより細かく制御するには、「Salesforce のレコードを更新」などの列をシートに追加することを検討してください。次に、Smartsheet Salesforce コネクターワークフロー内で、Smartsheet Salesforce コネクターワークフローでシートフィルターを設定して、Salesforce のレコードを更新 (Update Record in Salesforce) がオンになっている行のみを同期するようにします。