Smartsheet Jira コネクタのベスト プラクティスとトラブルシューティング

Smartsheet Salesforce コネクタを使用してワークフローを作成または編集するには、次の条件を満たす必要があります。

• マッピングしたシートにおいて編集者以上の権限があること
• Salesforce にログインでき、ワークフローを作成するレコードにアクセスできること
• システム管理者が Salesforce コネクタの設定で [Restrict Users (ユーザーを制限)] をアクティブにした場合、Smartsheet で Salesforce ユーザーの役割を保持する必要もあります。
• Smartsheet Salesforce コネクタはプランで使用できるプレミアム アプリケーションであり、Salesforce 環境への初期接続が既に確立されている必要があります。

Smartsheet Salesforce コネクタは、プレミアム サービスとして提供されています。プランと価格に関する詳細は、弊社のセールス チームまでご連絡ください。

ご利用のプランで Smartsheet Salesforce コネクタを購入している場合は、ログインして Smartsheet と Salesforce 間のワークフローの作成を開始します。

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この記事では、デジタル ワークフローの最適化に関する包括的なガイドを説明します。ベスト プラクティスに焦点を当てて、シームレスなプロセスを実現し、潜在的な課題に対するソリューションのトラブルシューティングを行います。

同期エラーを特定し修正する

ワークフローのエラーを特定し解決するために以下のリソースを使用できます。

• 実行履歴: このページでは、ワークフローで発生した同期エラーの件数やエラーメッセージ、また問題の詳細を見ることができます。 
• エラー レポート: 問題が発生すると、ワークフロー所有者および問題の原因となったフィールドやワークフロー行を編集したユーザーに電子メールが送信されます。
• 同期エラー列: 同期エラーが発生している行のメッセージを表示するには、Smartsheet でこの列を確認します。

実行履歴

ワークフローを作成すると、Run History (実行履歴) ページで同期履歴や発生したエラーの情報を見ることができます。ワークフローの実行日のタイムスタンプを選択することで、実行履歴にアクセスできます。 

実行履歴には、次のような複数の実行タイプがあります。

• Smartsheetと同期：これは、Salesforce から変更をキャプチャしてSmartsheetに同期させるワークフロー実行を表します。
• Salesforce と同期：これは、 Smartsheetでの変更が Salesforce に同期されるワークフロー実行に関連しています。
• Filtered Row Finder (フィルターされた行の検索): ワークフローは、ワークフロー構成に基づいて除外する必要のある課題に加えられた変更に対して実行されます。これは 2 時間ごとに実行されるバックグラウンド アクティビティです。フィルターで除外された課題は、シートの [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 階層に追加されます。より深く理解するために、コネクタによってフィルターから除外 — 非同期。

フィルターされた行の検索は、自動化されたワークフロータイプに対してのみ動作し、設定でフィルターが指定されていなくても機能します。

ベスト プラクティス

保存と更新を頻繁に行う

ユーザーが両方のシステムで作業する際の同期エラーを最小限に抑えるには、変更を保存し、更新を行う際にシートを最新の情報に更新します。保存と更新を頻繁に行うことにより、変更が反映されて他の作業者も確認できるようになります。 

エラーを回避するために列をロックする

Smartsheet内で必要なレコード ID フィールドのデータを変更しないようにしてください。この列のデータの正確性と整合性を維持するには、シートの所有者または管理者権限を持つ別のユーザーが列および行のロック/ロック解除（レコード ID 列など） 

単一選択のドロップダウン列を設定する

複数選択のドロップダウン リストがあるシートと Salesforce を同期している場合、データにエラーが生じることがあります。マッピングを設定する際、複数選択の列があれば単一選択のものに設定してください。

変更を表示する

を使用できます。履歴の表示セルに加えられた変更を追跡するためのSmartsheetの機能。Smartsheetと Salesforce との間でデータが同期されているシートの場合、変更はワークフローを設定した個人に反映されます。これは、特にシートで予期しない変更が発生した場合に、特定のユーザーのワークフローを特定するために役立ちます。

想定外の空白列がある場合にシート許可を確認する

ワークフローでマッピングしたシートで列が空白の場合、その列はロックされている可能性があります。シート所有者 (もしくは他の管理者) にシートの管理者許可を付与してもらってください。

「Lookup By (Lookup (参照) 基準)」フィールドをマッピングして Smartsheet の関連オブジェクト フィールドを簡単に編集する

Smartsheetで読み取り専用フィールドを編集するには、 Lookup by…関連オブジェクト フィールドのバージョン。この方法は、Salesforce レコード所有者をSmartsheetから直接更新するなどのタスクに特に便利で、手動でコピーして貼り付ける必要がなくなります。ユーザー ID 。たとえば、「Owner ID (Lookup by User Full Name) (オーナー ID (ユーザーのフル ネームで Lookup)) 」フィールドをマッピングして「User (ユーザー)」オブジェクトにある「Full Name (フル ネーム)」と同期するようにできます。「ユーザー」オブジェクトは、たとえば「アカウント」「ビジネス機会」といった他のオブジェクトとたいてい関連付けられているため、

特定の行のデータのみを Smartsheet から Salesforce または Service Cloud にプッシュする

Salesforce のレコードの更新などの列をシートに追加して、Salesforce にデータを返す特定の行をより高度に制御できるようにすることを検討してください。次に、Smartsheet Salesforce コネクタ ワークフロー内で、 Smartsheet Salesforce コネクタSalesforce コネクタワークフローにシート フィルター を設定し、 「 Salesforce のレコードを更新」がチェックされている行のみと同期ワークフローようにします。