校正の共同作業をする

適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

所有者および管理者は、シートの校正機能を有効化できます。 所有者管理者編集者は、レビュー用の校正を追加できます。

 

注: (無料ユーザーを含め) どのタイプのユーザーも校正のフィードバックをレビューおよび提供できますが、校正をアップロードしたり、フィードバックをリクエストしたりするにはライセンスが必要です。 Smartsheet のユーザー タイプの詳細は、「複数ユーザー向けプランのアカウント レベルのユーザー タイプ」をご覧ください。

 

校正の共同作業の方法は、レビュー担当者がシートへのアクセス権を持っているかどうか、およびレビュー担当者からの承認を必要とするかどうかによって異なります。

レビューと承認をリクエストする

有効なメール アドレスを持つ人に対しては誰にでも校正レビューを依頼できます (ライセンスなしのユーザーや組織/団体外部の人でも構いません)。

フィードバックをリクエストするには

  1. レビュー対象の校正が添付されている行で、校正アイコン を選択します。
  2. 校正に共同作業者を追加するため、招待アイコンを選択します。
  3. [レビュー担当者を招待] ウィンドウが表示されるので、そこに校正レビューの依頼先の名前またはメール アドレスを入力します。
  4. 任意: [件名] および [メッセージ] ボックスで、既定の文章を変更することもできます。
  5. [送信] を選択します。

フィードバックの依頼先ユーザーは、外部のレビュー ページへの直接リンクが貼られたレビュー リクエストを受信します。 受信者がリクエストを選択すると、Smartsheet 外部のレビュー ページにジャンプします。

ロックされた行にある校正については、レビューをリクエストすることができません。

承認を得ずにフィードバックを収集

シートへのアクセス権を持つユーザーから簡単にフィードバックを収集したい場合は、校正のコメントで @メンション機能を使用します。 レビュー リクエストを送信しない限り、それらのユーザーは承認したり、変更を要求したりすることはできません。


シートを共有されていない人に @メンションした場合は、シートを共有して適切な権限を付与するよう促されます。 シートを共有すると、そのコメントにアクセスできるようになります。

所有者、管理者、および編集者 (共有可) の権限を持つユーザーのみが、シートを共有できます。詳細は、共有権限レベルに関する記事をご覧ください。

校正を複数のバージョンに分ける

校正中のファイルに変更を加えたら、変更後のバージョンをアップロードして、最新の校正が共有されるようにします。

別バージョンの校正をアップロードする

ファイル サイズの上限は、ユーザーのタイプによって異なります。 アップロードする校正のサイズの上限が不明な場合は、 ヘルプ記事「コンピューター上のファイルをシートに添付する」をご覧ください。

  1. 校正ビューの左上で、[バージョン] > [新しいバージョン] を選択します。
  2. 校正したファイルを探してアップロードするには、[アップロード] を選択します。 ファイルの場所がわかっている場合は、[ここにファイルをドロップ] ボックスにドラッグします。

バージョン インジケーターには、複数の校正バージョンがあることが表示されるようになります。 以前のバージョンはすべてロックされます。

バージョン メニュー

校正バージョン機能を使う際には、以下の点に注意してください。

  • ロックされたバージョンを表示することはできますが、注釈やコメントを入れることはできません。
  • 管理者権限を持つライセンス ユーザーとしてシートを共有されているユーザーは、以前のバージョンのコメントを削除できます
  • シートへのアクセス権を持つユーザーであれば誰でも、校正の保存場所にある以前の校正バージョンにアクセスできます
  • 以前のバージョンに対する外部からのリクエストやアクセスはすべて Smartsheet によってキャンセルされます
  • リクエストへの回答はそのリクエストが行われたバージョンに付随し、コメントや保留中の回答、承認/却下の結果もそこに含まれます

別バージョンの校正を削除する

  1. 削除したい校正が添付されている行で、校正アイコンを選択します。
  2. [アクション] アクション アイコン > [最新バージョンの削除] を選択します。
    削除されたバージョンや校正は復元できません。

最新バージョンを削除することにより、以下の状態になりますのでご注意ください。

  • ファイルが削除されます
  • そのバージョンのすべてのコメントが削除されます
  • 未処理のレビュー リクエストはすべてキャンセルされます
  • 以前のバージョンが有効なバージョンとなり、レビュー可能になります

校正を完了する

校正に完了のマークを付けて、シートや外部レビュー ページで読み取り専用にすることができます。

レビュー完了 UI

校正を完了としてマークするには

  1. 校正が添付されている行で、校正アイコンを選択します。
  2. [レビュー完了] トグルを選択します。
    校正を完了に設定するには、ライセンスを持つシート所有者、管理者、または編集者である必要があります。

校正が完了すると、以下の状態になりますのでご注意ください。

  • 新しいバージョンのアップロード、コメントの追加や編集ができなくなります。 コメントのレビューや、各バージョンのファイルのダウンロードは引き続き可能となります。
  • コメントを削除できるのは、所有者と管理者のみです。
  • 所有者、管理者、編集者は、校正を未完了に戻すことができます。
    これを行うと、校正へのコメントの入力や新しいバージョンのアップロードが再び可能になります。

レビュー リクエストをキャンセルする

レビュー リクエストを送信した後にそれをキャンセルしたい場合は、以下の手順に従ってください。

  1. 校正が添付されている行で、校正アイコンを選択します。
  2. [アクション] アクション アイコン > [レビューのキャンセル] を選択します。

レビュー リクエストをキャンセルすると、承認を依頼できなくなります。 しかし、受信者は引き続き校正にアクセスできます。