校正の共同作業は、レビュー担当者がシートへのアクセス権を持っているかどうか、および、レビュー担当者からの承認決定を必要とするかどうかによって異なります。
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レビューと承認をリクエストする
有効なメール アドレスを持つ人であれば誰にでも校正レビューを依頼できます。組織や団体外部のユーザーやメンバーでも構いません。
フィードバックをリクエストするには
- レビュー対象の校正が添付されている行で、[校正]
を選択します。 - 校正に共同作業者を追加するには、
を選択します。 - 表示された [レビュー担当者の招待] ダイアログに、校正レビューの依頼先の名前またはメール アドレスを入力します。連絡先の列を選択し、その列のすべての連絡先にレビュー リクエストを送信することもできます。
- 任意: [件名] および [メッセージ] ボックスで、既定の文章を変更することもできます。
- [送信] を選択します。
フィードバックの依頼先ユーザーは、外部のレビュー ページへの直接リンクが貼られたレビュー リクエストを受信します。受信者がそのリクエストを選択すると、Smartsheet 外部のレビュー ページにジャンプします。
ロックされた行にある校正については、レビューをリクエストすることができません。
承認を得ずにフィードバックを収集する
シートへのアクセス権を持つユーザーから非公式のフィードバックを収集したい場合は、校正のコメントで @メンション機能を使って通知することができます。そのユーザーは、レビュー リクエストを受信していない限り、承認したり変更を要求したりすることはできません。
シートを共有されていない人に@メンションした場合は、シートを共有して適切な権限を付与するよう促されます。シートを共有すると、そのコメントにアクセスできるようになります。
所有者、管理者、および編集者 (共有可) の権限を持つユーザーのみがシートを共有できます。共有権限レベルの詳細情報。
複数のバージョンの校正を取り扱う
校正中のファイルに変更を加えたら、変更後のバージョンをアップロードして、校正を最新の状態に保つことができます。どのユーザーも校正をレビューしてフィードバックを提供できますが、レビュー用に校正を追加できるのは所有者、管理者、編集者のみです。
別バージョンの校正をアップロードする
ファイルのサイズの制限は、ユーザー タイプによって異なります。アップロードする校正のサイズの上限が不明な場合は、詳細については、コンピューター上のファイルをシートに添付する方法をご覧ください。
- 校正ビューの左上で、[バージョン] > [新しいバージョン] を選択します。
- 校正するファイルを探してアップロードするには、[アップロード] を選択します。ファイルの場所がわかっている場合は、[ここにファイルをドロップ] ボックスにドラッグします。
バージョン インジケーターに、複数の校正バージョンがあることが表示されるようになります。以前のバージョンはすべてロックされます。
校正バージョン機能を使う際には、以下の点に注意してください。
- ロックされたバージョンを表示することはできますが、注釈やコメントを入れることはできません
- 管理者権限を持つユーザーとしてシートを共有されているユーザーは、以前のバージョンのコメントを削除できます
- シートへのアクセス権を持つユーザーであれば誰でも、校正の保存場所にある以前の校正バージョンにアクセスできます
- 以前のバージョンに対する外部からのリクエストやアクセスはすべて Smartsheet によってキャンセルされます
- リクエストへの回答はそのリクエストが行われたバージョンに付随し、コメントや保留中の回答、承認/却下の結果もそこに含まれます
別バージョンの校正を削除する
- 削除したい校正が添付されている行で、[校正]
を選択します。 [アクション]
>最新バージョンを削除します。
削除されたバージョンや校正は復元できません。
最新バージョンを削除することにより、以下の状態になりますのでご注意ください。
- ファイルが削除されます
- そのバージョンのすべてのコメントが削除されます
- 未処理のレビュー リクエストはすべてキャンセルされます
- 以前のバージョンが有効なバージョンとなり、レビュー可能になります
校正を完了する
校正に完了のマークを付けて、シートや外部レビュー ページで読み取り専用にすることができます。
校正を完了としてマークするには
- 校正が添付されている行で、[校正]
。 [レビュー完了]トグルを選択します。
校正を完了に設定するには、シートの所有者、管理者、または編集者である必要があります。
校正が完了すると、以下の状態になります。
- 新しいバージョンのアップロード、コメントの追加や編集ができなくなります。コメントのレビューや、各バージョンのファイルのダウンロードは引き続き可能です。
- コメントを削除できるのは、所有者と管理者のみです。
所有者、管理者、編集者は、校正を不完全に戻すことができます。
これを行うと、校正へのコメントの入力や新しいバージョンのアップロードが再び可能になります。
レビュー リクエストをキャンセルする
レビュー リクエストを送信した後にそれをキャンセルしたい場合は、以下の手順に従ってください。
- 校正が添付されている行で、[校正]
を選択します。 - [アクション]
> [レビューのキャンセル] を選択します。
レビュー リクエストをキャンセルすると、承認を依頼できなくなります。ただし、受信者は引き続き校正にアクセスできます。