Resource Management の割り当てを Smartsheet と同期する

Resource Management で割り当てを直接変更すると、Smartsheet の関連するシート行が自動的に更新されます。 Smartsheet で行われた特定の変更は、Resource Management にも自動的に同期されます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Smartsheet
  • Enterprise
  • Business
  • Resource Management

権限:

リソース管理者、ポートフォリオ編集者、ユーザー スケジューラーは Resource Management で割り当てを更新できます。所有者、管理者、およびシート編集者は、Smartsheet で割り当てを更新できます。 

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

この記事は、Resource Management と Smartsheet のアカウントを持つユーザーにのみ適用されます。 

今すぐスタート

組織の Resource Management パネルとアカウントレベルの接続が設定されていることを確認します。

Resource Management で割り当てを更新する 

割り当ての変更を Resource Management で直接行い、それらの変更を接続されたシートに自動的に適用できます。Resource Management で行った作業アイテムの説明、担当者、日付、フェーズ、割り当てに対する変更を Smartsheet に同期できます。これらの変更は自動的に行われるため、追加のステップや確認は必要ありません。

Resource Management で編集権限を持つユーザーであれば誰でも、これらの変更を行うことができます。Resource Management ユーザーなら、接続されたシートへのアクセスは必要ありません。変更は、Resource Management 同期サービスによる変更として、シートのアクティビティ ログに表示されます。

特定の状況では、同期ができない場合もあります。詳細については、後掲の表をご覧ください。

Smartsheet で割り当てを更新する

変更を加え、シートを保存します。更新内容を確認するには、ブラウザーを最新の情報に更新する必要があります。 

割り当ての同期の仕組み

Resource Management パネルにアクセスするには、ユーザーはシートを所有する Smartsheet プランの有料メンバーである必要があります。 

割り当ての同期は、Resource Management パネルを通じて Resource Management に接続されているシートにのみ適用されます。Resource Management で変更された割り当ては処理され、許可されている場合は接続されたシートに適用されます。 

ワークフローの例を次に示します。 

  1. Smartsheet でプロジェクト シートを作成します。
  2. Resource Management パネルを使用して、プロジェクト シートを Resource Management の新しいリソース計画に接続します。
  3. プロジェクト シートにプレースホルダーの割り当てを作成します。
  4. シートを保存します。プレースホルダーの割り当てが、Resource Management に同期されます。
  5. Resource Management で、プレースホルダーから特定のチーム メンバーに作業を再割り当てします。シートでは、担当者フィールドが割り当てられたチーム メンバーに自動的に更新されます。

変更履歴を確認する場合は、アクティビティ ログを使用します。 

関連プロジェクトのフェーズ

フェーズは Smartsheet でのみ追加、削除、または編集できます。最初の割り当て開始日がフェーズの開始日であり、最後の割り当て終了日がフェーズの終了日です。フェーズの追加と編集について、詳細をご覧ください。

Resource Management では、割り当てとリソースの追加、時間の追跡、フェーズ予算の作成、フェーズへの請求レートの追加、フェーズに関するレポートの作成を行えます。 

シートで変更が許可されていない場合 (親行の割り当ての日付の編集など) には、変更は適用されません。その場合、Resource Management の新しい割り当ての日付と一致するように、シートで子行の日付を更新する必要があります。

この表は、Smartsheet や Resource Management で実行されたアクションがどのように同期されるかをまとめたものです。

 

Smartsheet でのアクションResource Management でのアクション

行に新しいフェーズ値を追加する*

新しいフェーズが作成される (アクションは Smartsheet でのみ実行可)

複数の行に結び付けられたフェーズを削除する*

フェーズは RM で削除される* フェーズに時間エントリがある場合は、履歴レポートの目的で RM に残る (アクションは Smartsheet でのみ実行可)

フェーズ名を編集する*

フェーズ名が更新される (アクションは Smartsheet でのみ実行可)

既存のフェーズ値があるプロジェクトに新しい行を追加する*

既存のフェーズに割り当てが作成される (アクションは Smartsheet でのみ実行可)

フェーズに関連付けられた割り当て日を更新する

関連するフェーズの日付が更新される

シートの担当者の値が更新される

あるユーザーまたはプレースホルダーから別のユーザーまたはプレースホルダーに再割り当てする

割り当てが相当する割合 (%) に換算され (Resource Management で他の割り当てタイプを使用している場合)、シートが更新される

割り当ての値またはタイプが変更される

シートの日付が更新される

日付が変更される

プライマリ フィールドのテキストが更新される

作業アイテムの説明が更新される (追加、変更、または削除)

行内の再割り当てされたユーザーが更新され、その他のフィールドはいずれも影響を受けない。

複数割り当て行を再割り当てする

行の割り当てが更新され、その行に割り当てられたすべてのユーザーに適用される。

複数割り当て行の割り当てを変更する

行の日付が更新され、その行に割り当てられたすべてのユーザーに適用される。

複数割り当て行の日付を変更する

プライマリ フィールドのテキストが更新され、その行に割り当てられたすべてのユーザーに適用される。

複数割り当て行の作業アイテムの説明を更新する

割り当ての詳細を含む新しい行がシートの一番下に追加される。

新しい割り当てを作成する

担当者は行から削除されるが、行と関連する詳細はシートに残る。

割り当てを削除する

分割された割り当ての一方は、シート内の関連する行の終了日が更新される。

分割された割り当てのもう一方は、シートの一番下に新しい行として作成される。

割り当てを分割する

繰り返しの割り当てがシートの一番下に新しい行として作成される。

割り当てを繰り返す

Resource Management で削除された割り当ては、シートの関連する行から担当者が削除される。

重複する割り当てを削除する

シート管理者が編集可能なセル値がシート内で更新される。セルに入力した数式が消去される場合がある。

ロックされた行、列、または数式を含むシートの割り当ての値を編集する

サポートされていないアクション

Resource Management で行った変更が、接続されたシートに表示されないことがあります。理由として、フィールド、プロジェクト階層、または依存関係がロックされていることが挙げられます。

同期の問題が発生した場合のアラートはありません (同期エラーの警告を参照してください)。この表は、Resource Management で変更を行っても関連するシートが更新されない一般的な状況を示しています。

Resource Management で行った変更Smartsheet での同期の問題
親行に割り当てられたユーザーの日付の編集Smartsheet の親行の日付が編集できない。
親行に割り当てられたユーザーの割り当ての編集Smartsheet の親行の割り当てが編集できない
依存行に割り当てられたユーザーの開始日の編集先行タスクを含む行の開始日が編集できない。
Smartsheet に存在しない、または Smartsheet アカウントで管理されていないユーザーへの作業アイテムの再割り当てResource Management ではユーザーのメール アドレスでシートが更新されるものの、このユーザーは Resource Management パネルでは認識されない。
複数割り当ての割り当てをユーザーからプレースホルダーに再割り当てするSmartsheet の行では、特定されたユーザーとプレースホルダーの組み合わせがサポートされていないため、更新は失敗し、シートでは既存のユーザーが割り当てられたままとなる。
シートで列の数式を使用して割り当てを計算する場合の、割り当ての編集列の数式を含むセルが編集できない
Resource Management で割り当てから担当者を削除し、未割り当てとなった作業アイテムを残す 

ユーザーが Smartsheet の行から削除され、該当する作業アイテムの Resource Management と Smartsheet 間の関連付けが削除される。

それ以降の割り当ての変更では、別個の割り当てとして扱われる。

作業アイテムのステータスの変更作業アイテムのステータスは、現在シートのデータと同期されていません。
メモまたはサブタスクの変更メモとサブタスクは、現在シートのデータと同期されていません
割り当ての時間の追跡時間はプロジェクト、フェーズ、カテゴリ単位で追跡できますが、タスクごとの時間の追跡は現在サポートされていません。
カスタム情報の追加パネルを介して同期されるフィールドは、担当者、割り当て、日付とその行のプライマリ フィールドです。 その他のカスタム情報は現時点では含めることができません。