アクティビティ ログで変更履歴を追跡

アクティビティ ログでは、シート上で誰が何を行ったか、またはダッシュボードを最後に閲覧したのは誰かを簡単に確認できます。つまり、シートのさまざまな要素の編集や削除の履歴を追跡し、共同作業者がシート上で行っているアクションを把握できます。また、誰がレポートやダッシュボードを閲覧・編集したのかを確認できます。

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注: この機能は、ビジネス プランおよび一部のエンタープライズ プランでご利用いただけます。どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

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アクティビティ ログで追跡されるアクション

アクティビティ ログでは、次のような一般的なアクションが追跡できます。

  • シート、レポート、またはダッシュボードを表示したユーザー
  • シート、レポート、またはダッシュボードを共有または共有解除されたユーザー
  • シートのみ: 変更の種類と詳細 (例: Sally Smart が行 4 を削除した)
  • 変更を行ったユーザー
  • 変更が行われた日付と時刻

注: レポートのセルおよび行のデータの編集は、元のシートのアクティビティ ログにのみ表示され、レポートのアクティビティ ログには表示されません。

アクティビティ ログを表示できるユーザー

アクティビティ ログの表示可否は、共有権限レベルによって異なります。アクティビティの追跡可能期間は、最後にシートを共有された時により異なります。

注: ダッシュボードには、編集者の共有権限レベルはありません。ダッシュボードのアクティビティ ログを表示できるのは、管理者および所有者のみです。

共有権限レベルアクティビティ ログの表示可否アクティビティ ログのエクスポート可否いつからのアクティビティを表示できるか
所有者*アイテムの作成時
管理者 (ライセンスあり)**最後にアイテムを共有された時から表示とエクスポートが可能
管理者 (ライセンスなし)不可不可-
編集者 (ライセンスあり)**不可 最後にアイテムを共有された時から表示が可能(エクスポート不可)
編集者 (ライセンスなし)不可不可-
閲覧者 (ライセンスあり/ライセンスなし)不可不可-

*シートの所有権を移行した場合、新しい所有者はシートの作成時からのすべてのアクティビティ ログを表示できます。

**管理者 (ライセンスあり) または編集者 (ライセンスあり) の共有権限にアップグレードされた場合、シートを最初に共有された時からのアクティビティ ログを表示できます。シートの共有権限の違いについての詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。


アクティビティ ログの表示

共同作業者が行ったさまざまなシート アクションの記録を表示するには、[アクティビティ ログ] を開きます。

アクティビティ ログを表示するには:

  1. メニュー バーの [ファイル] をクリックします。
  2. [アクティビティ ログの表示...] を選択して [アクティビティ ログの表示] ウィンドウを開きます。

[アクティビティ ログの表示] ウィンドウでは、誰がいつ行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したか、といったさまざまなアクションを見ることができます。

確認したい履歴を見つけやすいよう、アクティビティ ログをフィルターすることも可能です。

アクティビティ ログのフィルター

アクティビティ ログでは、確認したい履歴のみが表示されるようにフィルターすることができます。特定の日付範囲のアクション、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。

注: アクティビティ ログを閉じると、自動的にフィルター結果はクリアされます。アクティビティ ログのフィルターは保存することも、シートの共同作業者と共有することもできません。

アクティビティ ログにフィルターを適用するには: 

  1. アクティビティ ログを開き、左上の [フィルター] を選択してフィルター オプションを開きます。
  2. 以下のいずれかを選択します。
    • アクション — アクションの種類 (例: 行の削除)
    • 共同作業者 — アクションを実行したユーザー
    • 日付範囲 — アクションを表示したい日付範囲
  3. [適用] をクリックします。

フィルターをクリアする場合は、[フィルターのクリア] ([適用] ボタンの隣) をクリックします。

注: 一部のアクションでは Smartsheet ユーザー名を追跡できません。たとえば、Smartsheet にログインしていないユーザーが電子メールで送信された行から添付ファイルをダウンロードした場合は、アクティビティの追跡と記録はされますが、ログのユーザー名は [email protected] と表示されます。


アクティビティ ログのエクスポート

アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シート アクティビティの記録を保管しておくことができます。アクティビティ ログをエクスポートするには:

  1. アイテムを開きます。
  2. [ファイル] > [アクティビティ ログの表示] をクリックします。
  3. [アクティビティ ログ] ウィンドウの下の [ダウンロード] ボタンをクリックします。

    Smartsheet に登録しているメール アドレスに、リンク付きの電子メールが送信されます。
     
  4. 電子メールの受信トレイを確認し、電子メールのリンクをクリックしてアクティビティ ログをダウンロードします。

電子メールのリンクをクリックすると、アクティビティ ログが .csv 形式でコンピューターにダウンロードされます。


アクティビティ ログのアクションを理解する

アクティビティ ログのアクションの一部は、全体的な変更を表していますが、その変更の詳細な関連情報は提供しません。以下は、アクション例とその意味です。

「カード ビュー: カードが並べ替えられました」および「カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました」

カード ビュー: カードが並べ替えられました」とは、1 枚または複数のカードを手動でドラッグ アンド ドロップし、レーン間または同じレーンの別の場所に移動させたことを意味します。

カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました」とは、カードがドラッグ アンド ドロップ以外の方法で移動されたことを意味します。たとえば、1 枚のカードを同じレーンや異なるレーンに手動で移動させると、結果的にその他のカードが間接的に高い位置や低い位置に移動します。タスクを別のユーザーに割り当てたり、ドロップダウン リストのオプションを変更するなどして、グリッド ビューとガント ビューで変更を行うと、間接的にカードが並べ替えられます。

 


解説ビデオ

アクティビティ ログに関するデモについては、以下のビデオをご覧ください。

YouTube にアクセスできない場合は、こちらをクリックしてビデオを視聴することもできます。

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