承認機能を使用して、組織の時間と経費を管理します。
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承認ワークフローをアクティブ化する
リソース管理者は、組織の時間と経費のエントリの承認を設定できます。[アカウント設定] で、[承認ワークフロー] セクションに移動します。
- Smartsheet の Resource Management で作業している場合は、右上隅の 3 点リーダー メニューを選択し、次に [アカウント設定] を選択します。
- スタンドアロンの Resource Management で作業している場合は、[設定] > [アカウント設定] を選択します。
このワークフローでは、以下のことが可能です。
- 時間と経費の承認ワークフローを有効にする
承認時にエントリをロックする
エントリの承認後にユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、この設定を有効にする必要があります。この設定を有効にしない場合、ユーザーは承認された時間や経費を編集できませんが、承認されたエントリに時間や経費を追加することはできます。
- プロジェクト所有者が自分の所有するプロジェクトの時間と経費を承認できるようにする
- 時間と経費の承認に関する電子メール通知を設定する
- 提出された時間と経費のエントリについて、承認者によるロック解除を許可する
承認者ビュー
ユーザーのプロファイル設定で、時間と経費を承認するユーザーを設定します。
承認者ビューに移動するには:
- 自分のプロファイルページで、[自分の作業] を選択します。
- [承認] タブを選択します。
- 左パネルで、[承認者ビュー] を選択します。
承認者の場合、これが既定のビューになります。プロジェクト所有者が承認者である場合、プロジェクト編集者には、既定でこのビューが表示されます。
プロジェクト所有者として承認する
Resource Management では、プロジェクト所有者が所有するプロジェクトの時間と経費を確認および承認できるよう設定できます。プロジェクト所有者の場合、自身のプロジェクトに関連する時間のタイムシートは表示されますが、他の人が所有するプロジェクトに対して入力された時間は表示されません。
表示されるタイムシートは、次のカテゴリ別にフィルターを適用することができます。
- 時間枠: 今年、今四半期、今月、今週、昨年などのタイムシートを表示します。
- 承認ステータス: タイムシートを現在の承認ステータス別に表示します。
- 却下済み: 承認しなかったタイムシート
- 承認済み: 承認したタイムシート
- 承認待ち：承認を得るためにユーザーが提出したタイムシート
- 未送信: ユーザーがアクセスしたが、値を編集していない、またはスケジュールを承認していないタイムシート
- [なし]: 割り当てたスケジュールに対してまだアクションを実行していないユーザーのタイムシート
- 承認者: 自分や他の承認者に割り当てられたタイムシートを表示します。
- プロジェクト所有者: プロジェクト所有者別にタイムシートをフィルターします。
- ユーザー：特定のユーザーのタイムシートを表示します。
- プロジェクト：特定のプロジェクトに関連付けられているタイムシートを表示します。
- クライアント: 特定のクライアントに割り当てられたユーザーのタイムシートを表示します。
- 分野: ユーザーの作業の性質 (人事、IT など) 別にタイムシートを表示します。
- 役割: ユーザーの役割 (マネージャー、コピーライターなど) 別にタイムシートをフィルターします。
- ユーザー タグ: ユーザーのユーザー タグ別にタイムシートをフィルターします。
- フェーズ名：特定のプロジェクト フェーズに関連付けられているタイムシートを表示します。
- プロジェクト タグ：プロジェクトのカテゴリ別にタイムシートをフィルターします。
- 不在タイプ: ユーザーの不在タイプ別にタイムシートをフィルターします。
- スキル: タイムシートをユーザーのスキル別にフィルターします。
承認者のビューでは、時間エントリが週間タイムシートにグループ化されます。各タイムシートには、各プロジェクトの 1 人あたり 1 週間ごとの追跡時間が表示されます。
プロジェクトごとに、確定された時間とスケジュールされた時間の合計が、計算された差と共に表示されます (スケジュールしたものより多い場合はプラス、少ない場合はマイナス)。
プロジェクト所有者は、プロジェクトにかかった時間を送信するリソースがチーム メンバーとしてプロジェクトに追加され、そのプロジェクトにかかった時間を送信している場合を除き、そのリソースを閲覧できません。
時間を承認するには、そのリソースをチーム メンバーとしてプロジェクトに追加していることを確認してください。
プロジェクト所有者は次の場合を除き、他のプロジェクトに割り当てられたリソースによって送信された時間を表示できません。
- ポートフォリオ編集者以上の権限を持っている
- プロジェクト所有者がリソース承認者である
- リソースがチーム メンバーとしてプロジェクトに参加し、プロジェクトにかかった時間を送信している
時間を承認するには、そのリソースをチーム メンバーとしてプロジェクトに追加していることを確認してください。
時間と経費の詳細を表示する
詳細は、承認者ビューに表示されるタイムシートで確認できます。
| 目的 | 手順 |
|---|---|
| カテゴリやメモなど、時間の日ごとの内訳を確認します。 | タイム シートで、プロジェクト行を選択します。 |
| カテゴリやメモなど、経費の詳細な内訳を表示します。 | |
| ユーザーのプロファイル ページに移動し、そのユーザーのタイム エントリを表示します。 | ユーザー名を選択します。 |
時間または経費シートのフィルタリング
時間全体や経費シートではなく、特定のプロジェクトの時間を承認できます。特定のプロジェクトまたは一連のプロジェクトの時間エントリを表示し、承認する方法:
- 左パネルで、プロジェクトまたはプロジェクト タグ フィルターを使用します。
- フィルターを設定すると、選択したプロジェクトまたはプロジェクト カテゴリのタイムシートのみが表示されます。
- タイムシートで、[承認してロックする] を選択します。
これは、フィルターで選択しなかったプロジェクトのエントリには影響しません。
時間または経費を承認する方法
通知を使用して、時間や経費のエントリが却下または承認された場合にユーザーにアラートを送信します。
タイムシートの下部にある [承認してロックする] を選択して、時間または経費のエントリを承認します。
承認されたエントリにユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、承認時に時間と経費のエントリを自動的にロックする設定を有効にします。これは、[アカウント設定] の [承認ワークフロー] セクションで行います。
時間または経費シートを却下する方法
- 時間または経費シートの左下の領域で、テキスト ボックスにメモを入力します。
- メモを残さずに時間入力を却下すると、メモを残すように求められます。
- [却下] を選択します。
時間または経費シートを却下すると、未送信にリセットされます。送信者は、時間または経費のエントリを変更し、承認のために再送信する必要があります。
自分のビューを使用する
さまざまなシナリオに合わせて、1 つまたは複数の保存ビューを作成します。
保存ビューを作成すると、[マイ ビュー] から簡単にアクセスできます。
保存ビューを作成する方法
- [承認] タブに移動します。
- 左パネルで、[承認者ビュー] を選択します。
- 左パネルで、必要な時間枠、承認ステータス、その他のフィルターを調整します。
- 上にある [マイ ビュー] までスクロールします。
- [+現在のビューを保存する] を選択します。