フォームを作成して共有することで、あらゆる種類の情報 (例: アンケートの回答、購入の問い合わせ、製品注文) を収集して、シート内に整理して保存することができます。フォームを作成すると、ほかのユーザーと共有できます。フォームのデータが送信されるたびに、その内容が新しい行としてシートの一番上または一番下に追加されます。
注: 既存の行を編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します (詳細は、「更新リクエスト」をご覧ください)。
本記事の内容:
- 新しいフォームの作成
- フォームの配布
- フォームの管理や配布を行うその他の方法
- フォームのフィールドやその他のアイテムの編集または削除
- フォームへの要素の追加
- フォームの表示と送信オプションの管理
- フォーム URL へのクエリ ストリングの付与
必要な権限
フォームへのリンクを作成、修正、設定、または生成するには、以下が必要です。
- そのシートの所有者、または管理者権限でのシートの共有
- Smartsheet ライセンスの所有
注: 30 日間の無料お試し期間中も、フォームを作成、プレビュー、およびテストすることは可能ですが、公開 URL や組み込みコードを生成することはできません。これらのオプションは、ライセンス ユーザーのみ利用可能です。
フォームにアクセスできるユーザーなら誰でも、フォームを使ってシートに情報を送ることができます。
新しいフォームの作成
- フォームを添付するシートを開きます。
- Smartsheet 上部のメニュー バーの [フォーム] > [フォームの作成] をクリックします。
フォーム エディターでは、一番上にフォームのタイトルが、その下にフォームの全フィールドが表示されます。既定では、フォームのタイトルにはシート名が、各フィールドにはシートの列名が表示されます。
- 左から要素をクリックすると、右にプロパティが表示され、編集できるようになります。
- フォームの設定が完了したら、[保存してプレビュー] をクリックして変更を保存します。
- フォームのプレビュー後、フォームのブラウザーのウィンドウを閉じます。
- [フォーム エディター] の右上の [x] をクリックしてウィンドウを閉じると、[フォーム] ウィンドウに戻ります。
[フォーム] ウィンドウには、作成したフォームの名前と URL (URL はライセンス ユーザーが所有するフォームでのみ利用可能) が表示されます。
フォームの配布
フォームが作成できたら、次は他の人たちがそのフォームにアクセスできるようにします。
リンクまたは電子メール
共有できる URL (ほかのユーザーがフォームにアクセスする際に使用) を取得するには
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- フォームウィンドウにて、以下のいずれかを実行します。
- URL をコピーして、他のプログラムや電子メールに貼り付ける。
-または- - URL の右横にある [封筒] アイコンを使って、URL を電子メールで送信する。
- URL をコピーして、他のプログラムや電子メールに貼り付ける。
注: Smartsheet には、フォーム URL をカスタマイズしたり、短縮化したりする機能はありません。
埋め込みコード
埋め込みコードを作成し、それを使って HTML を使った Web ページにフォームを埋め込むには
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- [その他] の隣の矢印をクリックし、[埋め込みコードの取得] をクリックします。
フォームの管理や配布を行うその他の方法
基本的なフォームの設定が完了したら、さらにそれをカスタマイズすることができます。以下のオプション一覧表を参考にしてください。
| オプション | オプションの使用目的 |
| 新しいフォームの作成 (ボタン) | シートに新しいフォームを関連付けます。 シートに対し複数のフォームを作成してさまざまな情報を収集したり、人によって異なるフォーマットを表示したりすることができます。 |
| プレビュー | フォームをプレビュー表示します。 注: プレビュー モードから送信した内容は、新しい行としてシートに表示されます。 |
| 編集 | フォームを開き、フォーム エディターで編集します。 |
| その他 > 埋め込みコードの取得 | (ライセンス ユーザーのみ利用可能) 埋め込みコードを取得して、フォームを Web サイトに埋め込みます。 |
| その他 > 複製 | 新しい URL にて、フォームの完全な複製を作成します。 |
| その他 > プロパティ | フォームのステータス、エントリ数、最初のエントリのタイムスタンプ、最後のエントリのタイムスタンプ、フォーム作成者のメール アドレス、フォームの作成日時を確認します。 |
| その他 > 非アクティブ化 | URL を無効化します (その URL にアクセスするとエラー メッセージが表示されます)。ただし、URL とフォームは保存されるので、後で使用することができます。 |
| その他 > 削除 | フォームとそこに関連付けられた URL を Smartsheet から削除します。 URL は復元できません。フォームを削除する際はご注意ください。 |
フォームのフィールドやその他のアイテムの編集または削除
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- 修正するフォームで [編集] をクリックします。
フォームから要素を削除するには、削除する要素を選択して [フォームから削除します] (右側の [x]) をクリックします。なお、これを行ってもシートからその列が削除されることはありません。要素は、フィールドの追加セクションからいつでも元に戻すことが可能です。
フィールドをドラッグ アンド ドロップして上下に移動することで、フォーム内でのフィールドの配置を変更できます。これらの変更は、シート内の列の順序には影響しません。
フォーム エディターの右側で各フォーム要素のプロパティを編集すると、左側でフォームに表示される基本レイアウトが更新されます。
一番下のプレビューボタンを押すと、いつでも実際のフォームを見ることができます。
フォームのフィールドに設定できるさまざまなプロパティの概要は以下の通りです。
| 使用するプロパティ | オプションの使用目的 |
| ラベル | フォーム フィールドに列の名前とカスタム ラベルのどちらを使用するかを選択します。 |
| ヘルプ テキスト | フォーム フィールドの下に表示される説明または指示を追加します。 |
| 表示タイプ | 列のタイプがチェックボックス、ドロップダウン リスト、および記号の場合のみ。ここでフォームでの表示方法を指定します。 注: フィールド タイプと値を変更するには、シート内の関連する列を設定する必要があります。つまり、これらのプロパティは、フォーム エディターからは設定できません。これらの設定を変更するには、フォーム エディターを閉じてシートの列のプロパティを編集します。 |
| テキスト ボックスの高さ | 1 行または複数の空白の行として表示されるよう、フォーム フィールドを設定します。 |
| 必須フィールド | フォームを送信するためには、必須フィールドを入力する必要があります。必須フィールドを空白のままにすると、送信者にエラーが表示されます。 |
| 非表示フィールド | 非表示フィールドはフォームに表示されませんが、シート内には表示されます。 フォームの送信者に入力させることなく、シートの列に初期値を表示させたい場合に使用します。たとえば、送信元フィールドがある場合、初期値を「フォーム」として非表示に設定できます。こうすることで、自分および共同作業者がシートに追加した行と、送信者がフォーム経由で送信した行とを区別することができます。 |
| 既定値 | フィールドの既定値を指定する場合に使用します。 |
注: システム列およびロックされている列をフィールドとしてフォームに含めることはできません。ただし、フォーム経由で行が送信された際に日付と時刻を自動追跡するよう、システム列をシートに追加することはできます。
フォームへの要素の追加
- フォーム下部にある [フィールドの追加] をクリックします。
要素は、フォームの一番上にある説明より下の好きな場所に配置できます。要素をフォームの左側へドラッグすると、点線が表示されます。この点線は、要素が挿入される場所を示しています。
- 必要に応じてフォームをカスタマイズできるよう、以下の通りさまざまなオプションが用意されています。
- [ファイルのアップロード] フィールドを追加すると、フォームの送信者はフォームに添付ファイルをアップロードできるようになります (ファイルあたり最大 30MB、フォーム送信ごとに最大 10 ファイル)。
- セクション区切り線の追加セクションでは、ヘッダーおよび水平線を追加して、フォーム フィールドを論理的にセクション分けすることが可能です。
フォームの表示と送信オプションの管理
フォームの表示および送信オプションを管理するには、フォーム エディターでフォームを開き、エディターの下部にある [フォーム オプション] をクリックします。
以下のオプションを選択できます。
| オプション | オプションの使用目的 |
| 確認オプション | フォーム送信後、送信者の画面に表示する内容を管理します。 確認メッセージを表示するか、再度送信できるようにフォームを再読み込みするか、または送信者を別の URL へ誘導 (ブラウザーの同じタブに読み込み) できます。 |
| 確認メールを有効にする | フォームの下部にフォームのエントリのコピーを受け取るのチェックボックスが追加されます。 フォームの送信者がボックスにチェックマークを付け、メール アドレスを入力すると、フォーム送信が承認されたことを示す確認の電子メールを自動で受信できるようになります。電子メールには、送信した実際のデータが表示されます。 |
| 新しいエントリが追加される場所 | フォームから挿入した行を、シートの一番上またはシートの一番下のどちらに表示するかを選択します (特定の親行の下など、ほかの場所に行を挿入する方法はありません)。 |
| スタイル | シートに表示されたブランド設定を継承するのか、まはた背景の色やロゴのないプレーンスタイルにするのかを指定します。 |
| アクセス可能ユーザー | フォームの表示や送信が可能なユーザーが、リンクを持つすべてのユーザーなのか Smartsheet 登録ユーザーのみなのかを指定します。Smartsheet 登録ユーザーのみを選択すると、フォームの URL にアクセスした人は、フォームの表示や送信をする前に (まだログインしていない場合) Smartsheet にログインするよう指示されます。確認メールを有効にするを選択している場合、フォームの送信者がフォームのエントリのコピーを受け取るのチェックボックスをオンにすると、自動的にメール アドレスが入力されます。 |
| 追加セキュリティのためにチャレンジ/レスポンスを有効にする | このオプションをチェックすると、ユーザーはフォームの送信前に CAPTCHA (キャプチャ) 認証を行い、人間であることを証明する必要があります。これによりスパム削減の一環として、フォームの自動送信が防止されます。 |
注: シートに [作成者] のシステム列があり、Smartsheet 登録ユーザーのみがフォームを送信できる場合、列にはフォームを送信したユーザーのメール アドレスが反映されます。リンクを持つすべてユーザーがフォームにアクセスできる場合、[作成者] 列には [email protected] と表示されます (システム列については、「システム列」をご覧ください)。
ヒント: フォームの下部や確認ページに「Powered by Smartsheet (フォーム)」という文字列が表示されないようにするには、[Web フォーム オプション] をクリックした後、右側にある [Web フォームの詳細オプション] をクリックして、該当するチェックボックスをオンにしてください (このオプションはシングル ユーザーのプランでは利用できません。ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください)。
フォーム URL へのクエリ ストリングの付与
URL をクリックしてフォームが開くと、既定値が入っている場合を除き、すべてのフィールドが空白の状態で表示されます。
また、フォームの URL にクエリ ストリングを付与して、特定のデータを既定値としてフィールドに表示させることも可能です。この方法は、同一フォームを使って異なる既定値にて複数の人からデータを収集したい場合に便利です。
たとえば、営業部では顧客との電話の内容をフォームを使って記録しているとします。すべての営業マンが同じフォームを使ってデータを入力することで、すべての顧客との電話内容が 1 カ所にまとめられるため、マネージャーの管理も簡単になります。営業部がフォームに使用する URL は以下のようになります。
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b
またフォームは以下のようになります。
営業スタッフはすべてのフィールドに手動でデータを入力することもできますが、より作業を簡単にするため、クエリ ストリングを使って営業スタッフごとに URL をカスタマイズしてみましょう。
- URL の末尾に、以下のように「?」を入力します。
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?
注: 「&」を追加していた以前のクエリ ストリングも正常に動作しますが、今後は「?」を使って URL に最初のクエリ ストリングを付与する必要があります。
- 必要なフォーム フィールドに入力します。今回は、Rep フィールドに営業スタッフの名前が入るようにします。
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep
注: フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。
- イコール マーク (=) を入力します。
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
- 既定で表示したい名前を入力します。今回は、Sally Smart という営業スタッフの名前を入力します。
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart
ヒント:ユーザーがデータを送信するとそのユーザーに確認メールが送られるよう、フォーム オプションで設定している場合は、クエリ ストリングを活用することで、フォーム上で自動的にこのオプションが選択され、メール アドレスが既定で表示されるようになります。このフィールドにデータを表示させるには、ECA を使用します。例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
表示したい内容 URL に入力する内容 文字空白 %20 = (等号) %3D % (パーセント記号) %25 追加のフォーム フィールド & (アンパサンドと追加の値)
例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]# (数字) %23
- 既定で表示したい名前を入力します。今回は、Sally Smart という営業スタッフの名前を入力します。
- カスタマイズが完了したら、その URL を Sally に送信します。Sally がこの URL を開くと Rep フィールドには Sally の名前が表示されているため、わざわざ名前を入力する手間が省けます。