Esportare un foglio o un report

Nell'app Smartsheet, puoi esportare qualsiasi foglio o report nei seguenti formati:

• Microsoft Excel
• PDF
• Immagine (PNG) (solo diagramma di Gantt)
• Google Sheets
• Microsoft Project (diagramma di Gantt Solo come XML)

Per migliorare l'automazione delle esportazioni di dati, abbiamo introdotto due punti di ingresso all'interno dei tuoi fogli:

• Nella barra di navigazione in alto, seleziona File > Esporta - Avrai cinque opzioni per esportare i tuoi dati e quattro per automatizzarne l'esportazione.
• Inoltre, nella barra di navigazione in alto, puoi selezionare il menu Connessione e scegliere Crea flusso di lavoro o Gestisci flussi di lavoro per gestire l'automazione delle esportazioni direttamente da Data Shuttle.

Dopo aver esportato un foglio o un report, il browser lo salva sul tuo computer. Memorizza il file esportato in una cartella in base alle impostazioni del browser. 

L'esportazione non include tutto. I raggruppamenti e le righe di riepilogo sono esclusi e gli allegati vengono eliminati. Per includere gli allegati, crea un backup del foglio.

Per individuare rapidamente il file esportato, apri la cartella Download sul tuo browser. Usa i tasti di scelta rapida Ctrl+J su Windows o Command+Option+L su macOS.

Utilizza Invia come allegato per generare esportazioni ricorrenti

Per inviare a te stesso o ad altri una versione PDF o Excel del tuo foglio o report via e-mail periodicamente, consulta i seguenti articoli della guida:

• Inviare interi fogli o report tramite e-mail come allegato in formato PDF o Excel (.xls).

• Inviare un report come allegato e-mail

Esporta in Microsoft Excel

Per esportare qualsiasi foglio o report da Smartsheet per l’utilizzo in Microsoft Excel, seleziona File > Esporta > Esporta in Excel.

I dati esportati potrebbero non apparire in Excel esattamente come appaiono in Smartsheet. Ecco un elenco delle differenze chiave.

• Diagrammi di Gantt:  Excel non supporta un formato di diagramma di Gantt. L’esportazione di un diagramma di Gantt in Excel esporterà solo l'elenco delle attività su cui si basa.
• Formule:  a causa delle differenze tra la sintassi delle formule di Excel e Smartsheet, le formule non sono mantenute.
  Per ovviare a questo, rimuovi il segno uguale (=) all'inizio delle formule per memorizzarle come testi e quindi salva il foglio. Dopo aver aperto il file Excel, puoi aggiungere nuovamente il segno uguale (=) e modificare la sintassi per far funzionare la formula in Excel.
• Commenti e riepiloghi dei fogli: vengono visualizzati su schede separate nella cartella di lavoro esportata.
• Report: sono limitati a 20.000 righe. Se il tuo report ha più di 20.000 righe, puoi creare più report che generano meno righe ed esportare ogni report come foglio separato di Excel. Per saperne di più sulla creazione di report.
  Se al tuo report viene applicato un ordinamento, possono essere esportate meno di 20.000 righe.
• Tipi di colonne: Excel non supporta le colonne Elenco a discesa, Elenco di contatti, Casella di spunta e Simboli (Harvey Ball, ecc.). Quando esporti fogli che utilizzano questi tipi di colonne, vengono esportati solo i valori di testo. I valori nei tipi di colonna booleani (ad esempio Casella di spunta, ecc.) vengono esportati come Veri o Falsi, in base allo stato dell’elemento nella cella.

Esporta come immagine (formato PNG)

Per esportare qualsiasi foglio o report che includa un diagramma di Gantt in formato PNG, attieniti alla seguente procedura:

1. Apri il foglio che desideri esportare. 
2. Nella barra degli strumenti, passa il foglio o il report alla Visualizzazione Gantt. 
3. Seleziona File > Esporta > Esporta Gantt come immagine (PNG).
4. Nella sezione Selezione del modulo Esporta Gantt come immagine (PNG), scegli di esportare l'intero foglio o le righe selezionate.
   • Se l'opzione Righe selezionate non è disponibile, chiudi il modulo Esporta Gantt come immagine (PNG), seleziona le righe da stampare e quindi riapri il modulo.
5. Seleziona le colonne da includere nell'immagine nella sezione Opzioni. 
   • Per impostazione predefinita, solo la Colonna principale è inclusa, ma puoi selezionare il nome della Colonna principale o il pulsante Modifica, per includere colonne aggiuntive.

Personalizza la timeline stampata nell'esportazione delle immagini

Se utilizzi un Intervallo di date personalizzato, l'intervallo dipende dalla scelta di visualizzazione della timeline. Ad esempio, nel modulo Impostazioni di progetto, hai impostato l'intestazione principale della sequenza temporale su Anni. Hai anche scelto il 1° marzo come data di inizio e il 30 giugno come data di fine. Il PDF mostra un anno completo in conseguenza della tua scelta di timeline.

Per affinare la timeline stampata, nella scheda Visualizzazione timeline del modulo Impostazioni di progetto, modifica la scelta dell'intestazione principale in Trimestri o Settimane. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Modificare le impostazioni delle Dipendenze e di Gantt.

Esportare in Google Sheets

Per esportare qualsiasi foglio o report da Smartsheet per l’utilizzo in Google Sheets, seleziona File > Esporta > Esporta in Google Sheets.

In modo simile ai file esportati in Excel, i file esportati in Google Sheets non vengono visualizzati esattamente come in Smartsheet. Ecco un elenco delle differenze chiave:

• Diagrammi di Gantt: Google Sheets non supporta un formato di diagramma di Gantt. L’esportazione di un diagramma di Gantt in Google esporterà solo l'elenco delle attività.
• Tipi di colonna: analogamente a Excel, Google Sheets non supporta le colonne Elenco a discesa, Elenco dei contatti, Casella di spunta e i Simboli (Harvey Ball, ecc.). Quando esporti fogli che utilizzano questi tipi di colonne, vengono esportati solo i valori di testo. I valori nelle colonne booleane (ad esempio Casella di spunta, ecc.) vengono esportati come Veri o Falsi, in base allo stato dell’elemento nella cella.
• Riepiloghi dei fogli: vengono visualizzati su schede separate nella cartella di lavoro esportata
• Formule: la sintassi delle formule di Smartsheet differisce da quella di Google Sheets, pertanto le formule non vengono mantenute. 
  Per ovviare a questo problema, rimuovi il segno uguale (=) all'inizio delle formule per memorizzarle come testi e quindi salva il foglio. Dopo aver aperto il foglio Google, puoi aggiungere nuovamente il segno uguale (=) e modificare la sintassi per far funzionare la formula in Google Sheets.
• Per revocare l'accesso a Smartsheet o modificare l'account Google verso il quale stai esportando, consulta le istruzioni di Google per rimuovere l'accesso a siti o app.

Non riesci a trovare il download? Controlla il tuo Google Drive personale. È qui che Smartsheet colloca le tue esportazioni.

Esporta in Microsoft Project

Qualsiasi foglio che includa un diagramma di Gantt può essere esportato in formato Microsoft Project. Questa opzione non è disponibile per i report.

1. Apri il foglio che desideri esportare.
2. Nella barra degli strumenti, passa il foglio alla Visualizzazione Gantt. 
3. Seleziona File > Esporta > Esporta in MS Project per eseguire il download del foglio in formato XML.
4. Apri Microsoft Project per importare il file XML.

Poiché Smartsheet e Microsoft Project differiscono nella funzionalità, il foglio esportato può essere visualizzato in modo diverso in una delle due applicazioni. In questi casi, puoi voler copiare i dati da un programma e incollarli nell'altro utilizzando le scorciatoie da tastiera Ctrl+C e Ctrl+V (Windows) o Command+C e Command+V (macOS).

Esporta in PDF

Per esportare un foglio o un report in formato PDF, seleziona File > Esporta > Esporta in PDF. 

Quando esporti un foglio o un report in formato PDF, puoi impostarne il layout e scegliere quali colonne includere.

Nella sezione Opzioni del modulo Configurazione PDF, non puoi scegliere quali colonne includere nel file PDF se il tuo foglio o report non è in Visualizzazione Gantt. Per saperne di più sulla stampa di un foglio o di un report da Smartsheet.