Creare una Copia di Backup dei tuoi Dati Smartsheet

Applica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Questo Articolo della guida compare nelle seguente tracce di apprendimento.

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

 Il Proprietario del foglio può richiedere un backup. È richiesta una licenza.

Smartsheet opera al 100% nel cloud: i fogli che crei vengono salvati sui server Smartsheet.

Se desideri avere una copia di backup dei tuoi dati, puoi effettuare una delle seguenti operazioni:

  • Richiedi un backup singolo o periodico. Continua a leggere per saperne di più su come richiedere un backup.
    -oppure-
  • Esporta manualmente uno o più fogli o report. Per ulteriori informazioni sull’esportazione, consulta l'articolo Esportazione di fogli e report da Smartsheet.

Dopo aver richiesto il backup, puoi visualizzare e/o scaricare il backup direttamente da Smartsheet.


Panoramica del backup

Ogni quanto puoi eseguire i backup

Puoi eseguire backup di fogli e workspace una sola volta ogni 24 ore. I backup quotidiani devono essere richiesti uno alla volta seguendo la procedura descritta sotto (non possono essere programmati).

Se disponi di un piano multiutente, puoi pianificare dei backup periodici settimanali della tua directory Fogli di primo livello o di qualsiasi workspace di cui sei proprietario o su cui godi dei diritti di Amministratore. (Non sei certo del tipo di account che utilizzi? Consulta Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.)

Cosa contiene un backup

Un backup consiste in una cartella ZIP con il seguente contenuto:

  • Dei file Excel (.xslx) con i dati di ogni foglio di cui hai richiesto di eseguire il backup. Se i tuoi fogli contengono commenti, questi verranno salvati in una tabella Commenti a parte in ogni cartella di lavoro Excel.
     
  • Una cartella contenente eventuali immagini in fila incluse nel tuo foglio. (Per ulteriori informazioni sulle immagini in fila, consulta l'articolo Aggiunta di immagini alla visualizzazione Griglia.)
     
  • Una cartella contenente eventuali allegati caricati sul tuo foglio direttamente da un computer o da un dispositivo mobile (da notare che gli allegati provenienti da fonti online come Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o URL non sono compresi nel backup).

Al momento non è possibile eseguire backup di Report e Pannelli di Controllo Smartsheet . (Puoi esportare i report e salvarne una copia.Per ulteriori informazioni sull’esportazione, consulta l'articolo Esportazione di fogli e report da Smartsheet.)

Suggerimenti per l’utilizzo dei backup

La formattazione non verrà mantenuta del tutto nel file Excel, per cui potresti aver bisogno di riapplicare alcune caratteristiche come l’interruzione di riga automatica (il comando Testo a capo di Excel).

Se il tuo foglio include una gerarchia (con aumento o diminuzione del rientro delle righe per creare delle sotto-attività), le righe verranno raggruppate in modo simile, secondo uno schema a elenco, nel file Excel esportato. Clicca sul + (l'icona “più”) a sinistra dei numeri di riga in Excel per espandere le righe figlie compresse e mostrare le sotto-attività che contengono.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo della gerarchia in Smartsheet, consulta l'articolo Gerarchia: aumentare e ridurre il rientro delle righe.


Richiedi backup

Per richiedere un backup:

  1. Sulla Barra di navigazione di sinistra, fai clic su Naviga.

  2. Con il tasto destro del mouse clicca sul nome di un foglio, cartella o su un workspace e seleziona Richiedi backup.

    Se il workspace non contiene alcun foglio, l'opzione Richiedi backup non è disponibile.
    Report e pannelli di controllo non sono inclusi nel backup.

  3. Nella finestra Richiedi backup, scegli se desideri includere degli allegati o ricevere un'e-mail al momento del completamento.

    Allegati provenienti da fonti online come Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o URL non sono compresi nel backup.

  4. Clicca su OK.

Dopo aver richiesto il backup, puoi scaricare il backup direttamente da Smartsheet.

 


Programma backup periodici settimanali

Se sei un utente con licenza e disponi di un piano multiutente, puoi programmare backup periodici settimanali di tutti i fogli della tua directory Fogli e di qualsiasi workspace di cui sei proprietario o su cui godi dei diritti di Amministratore.

Il contenuto di questi backup viene fornito in un file formato ZIP, con i dati dei singoli fogli memorizzati in formato di cartella di lavoro Excel (i commenti verranno salvati nella tabella Commenti della cartella di lavoro).

Una volta abilitati, questi backup settimanali vengono generati automaticamente da Smartsheet tra il sabato e la domenica di ogni settimana.

Per programmare un backup settimanale:

  1. Sulla Barra di navigazione di sinistra, fai clic su Naviga.

  2. Con il tasto destro del mouse clicca sul nome di un foglio, cartella o su un workspace e seleziona Backup periodico. Viene visualizzato il modulo Programma backup periodico.

    Se il workspace non contiene alcun foglio, l'opzione Programma backup periodico non è disponibile.

  3. Seleziona la casella di spunta Abilita backup periodici. Seleziona le caselle di spunta se desideri includere allegati e ricevere una notifica del backup via mail.
     
  4. Clicca su OK.

Dopo aver richiesto il backup, puoi scaricare il backup direttamente da Smartsheet.

  • In caso di backup di un workspace, l'e-mail verrà inviata solo al proprietario del workspace.
  • Allegati provenienti da fonti online come Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte e URL non sono compresi nel backup.
  • Al momento non è possibile eseguire backup di Report e Pannelli di Controllo.

Interrompere i backup periodici

  1. Sulla Barra di navigazione di sinistra, fai clic su Naviga.
  2. Con il tasto destro del mouse clicca sul nome di un foglio, cartella o su un workspace e seleziona Backup periodico.
  3. Nella sezione Impostazioni backup periodico, togli la spunta alle caselle.

Scarica backup recente

  1. Sulla Barra di navigazione di sinistra, fai clic su Naviga.
  2. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella Fogli o sul nome del workspace sul pannello a sinistra, quindi seleziona Richiedi backup o Programma backup periodico per visualizzare il modulo dei backup.
  3. Clicca su Visualizza backup recenti.
  4. Nella finestra Backup recenti di fogli, seleziona Scarica backup per avviare il download.

I backup sono disponibili per il download fino a quattro settimane dopo la data in cui sono stati eseguiti. Passate quattro settimane, i link ai backup non saranno più disponibili.