Approvazioni Resource Management

Attivare il flusso di lavoro di approvazione

Gli Amministratori delle risorse possono impostare le approvazioni per le voci temporali e di spesa per la loro organizzazione. 

1. Imposta chi approva i tempi e/o le spese nelle impostazioni del profilo della persona. 

2. Apri Impostazioni account, quindi vai alla sezione Flusso di lavoro delle approvazioni.

Qui puoi:

• Abilitare il flusso di lavoro di approvazione per tempo e spese

• Bloccare le voci dopo l'approvazione

  Devi attivare questa impostazione per garantire che gli utenti non possano aggiungere ulteriori tempi o spese per le voci approvate. Se questa impostazione non è abilitata, gli utenti non possono modificare i tempi o le spese approvati, ma possono aggiungere tempo o spese aggiuntivi alle voci approvate.

• Consenti ai proprietari dei progetti di approvare tempi e spese per i progetti di loro proprietà.
  • Include automaticamente i proprietari dei progetti come approvatori per le persone assegnate ai loro progetti
  • I proprietari del progetto possono vedere e approvare solo il tempo o le spese per i loro progetti
• Imposta notifiche via e-mail per l’approvazione di tempi e spese
  • Invia una notifica e-mail agli approvatori quando vengono inviati tempi o spese
  • Invia una notifica e note al mittente quando tempo o spese vengono approvati o respinti

Questa impostazione è separata dalle notifiche di attività.

• Consenti all’approvatore di sbloccare le voci di tempo e di spesa inviate
  • Quando è disattivato, solo gli Amministratori risorse possono sbloccare il tempo

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Approvazioni basate sul progetto

Quando l'impostazione Proprietari del progetto Può approvare per i loro progetti è abilitata, i proprietari del progetto possono approvare solo le voci di tempo e di spesa registrate per i loro progetti. 

I manager di team, reparto o altri manager possono essere comunque approvatori nel profilo di una persona, in modo da agire come manager ausiliari e approvare i tempi di congedo. Gli approvatori esistenti rimangono in vigore quando i proprietari del progetto possono approvare il tempo per i loro progetti viene attivato.

In che modo l'audit delle approvazioni ha sostenuto le ore e gli importi

L'attivazione delle approvazioni per le voci temporali aggiunge ore approvate solo in Impostazioni account > Ore e importi sostenuti. 

Quando monitori solo le ore approvate, Resource Management limita i calcoli delle ore del progetto solo al tempo approvato e applica ai report un filtro predefinito sullo stato dell'approvazione. Solo le ore approvate appaiono come sostenute per impostazione predefinita. 

La modifica del filtro sullo stato di approvazione consente di filtrare i report in base alle ore non approvate.

Come le approvazioni incidono sulle spese sostenute

L'attivazione delle approvazioni per le spese aggiunge solo spese approvate in Impostazioni account > Spese sostenute. 

Quando monitori solo le spese approvate, Resource Management limita le spese di progetto sostenute alle sole spese approvate.

Approvazione in blocco di tempo e spese passati

1. Apri Impostazioni account.
   1. Se lavori in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu kebab nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
   2. Se lavori in Resource Management autonomo, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione Flusso di lavoro di approvazione e seleziona Approva in blocco.
3. Seleziona Salva e continua.
4. Nella pagina dell'approvazione in blocco, seleziona le opzioni che desideri utilizzare. Puoi approvare tutte le voci temporali, di spesa o entrambe fino a una data a tua scelta. Puoi anche impostare il blocco di tutte le voci di tempo o di spesa approvate, impedendo agli utenti di aggiungere ulteriori spese o voci di tempo. 
5. Seleziona Approva tutto.

Ricontrolla le tue selezioni. Non puoi annullare l'approvazione in blocco.

Qualsiasi utente con licenza attivo nel tuo account Resource Management può inviare il tempo per l'approvazione. Gli Amministratori delle risorse possono anche inviare tempo per conto di altri, ma solo se sono utenti con licenza (il tempo non può essere tracciato o inviato per le risorse gestite).

1. Nella pagina Il mio lavoro, seleziona la scheda Tempo e spese.
2. Nel tracciamento del tempo, inserire le modifiche in base alle necessità e quindi selezionare Conferma. 
3. Nella parte inferiore del foglio attività, selezionare Invia per approvazione.

Le persone possono inviare le ore in qualsiasi momento, ma è bene seguire un programma che funzioni per la tua organizzazione (giornaliero, settimanale, bisettimanale, ecc.).

Aggiungi una risorsa come Team Member al tuo progetto prima di dover approvare il tempo. Una risorsa che non è un Team Member può inviare tempo rispetto a un progetto, ma il Project Owner non può vederlo

Scheda Approvazioni per i membri del team

Tutti gli utenti hanno una visualizzazione del proprio tempo e delle proprie spese nella scheda Approvazioni. Puoi rivedere tutti i tuoi tempi e spese approvati, in sospeso e rifiutati dalla scheda Approvazioni del tuo profilo personale.

Esamina il tempo inviato

• Nella scheda Approvazioni, seleziona Il mio tempo. 

La barra laterale sinistra presenta dei filtri che puoi applicare al tuo tempo e/o alle tue spese: 

• Periodo di tempo: usa un intervallo di date preimpostato o personalizzato. 
• Tipo: alterna tempo e spese (se la tua organizzazione approva entrambi). 
• Stato di approvazione: mostra lo stato di approvazione approvato, rifiutato o in sospeso.

Tempo di ripresentazione

Puoi inviare di nuovo un foglio attività in qualsiasi momento prima che venga approvato. 

• Modifica la voce temporale che desideri regolare, quindi seleziona Reinvia per approvazione.

1. Nella pagina Il mio lavoro, seleziona Tempo e spese, quindi seleziona Spese.

2. Seleziona Aggiungi una spesa. 
3. Inserisci i dettagli per ogni spesa e seleziona Aggiungi.
4. Dopo aver aggiunto tutte le spese, seleziona Invia per l'approvazione.

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Esaminare le spese inviate

1. Seleziona Approvazioni. 
2. Nella barra laterale sinistra, seleziona I miei tempi e le mie spese. 
3. Utilizza i filtri per trovare le spese:
   • Periodo di tempo: usa un intervallo di date preimpostato o personalizzato. 
   • Tipo: alterna tempo e spese (se la tua organizzazione tiene traccia di entrambi). 
   • Stato di approvazione: mostra lo stato di approvazione approvato, rifiutato o in sospeso.

Inviare di nuovo le spese

È possibile modificare e inviare nuovamente una nota spese prima che venga approvata. Dopo aver modificato la voce di tempo, seleziona Invia per l'approvazione.

Filtri di approvazione nei report

Utilizza i filtri basati sull'approvazione per visualizzare le voci temporali in base allo stato di approvazione o all'approvatore associato. Ad esempio, utilizza un report di tempo e costi raggruppato per membro del team e filtrato in base allo stato di approvazione per visualizzare le ore non inviate per ogni membro del team all'interno dell'organizzazione.

• Approvato da: i nomi degli amministratori delle risorse o dei project manager che approvano il tempo appariranno i in questo filtro, in modo da poter filtrare il tempo che le persone specifiche hanno approvato.
• Stato dell'approvazione: puoi filtrare le voci temporali che appaiono nel tuo report filtrando per l tempo approvato, in sospeso o non inviato.

Puoi anche raggruppare i dati del report per stato di approvazione e per approvatore.

1. In Impostazioni account, scorri in basso fino a Flusso di lavoro approvazione quindi clicca su Approva in blocco. 
2. Seleziona Salva e continua. 
3. Seleziona le voci che desideri approvare, le ore, le spese o entrambe. 
4. Seleziona la data alla quale desideri bloccare e approvare in blocco tutte le ore o le spese. 
5. Ricontrolla le tue voci; non puoi annullare l'approvazione in blocco. Quando sei sicuro che le impostazioni sono giuste, clicca su Approva in blocco. Questo blocca tutte le voci; il tuo team non sarà in grado di apportare ulteriori modifiche.

Attenzione: l'approvazione in blocco non può essere annullata. 

Sblocca il tempo o le spese inviate

Assicurati di aver attivato le approvazioni. Se non attivi le approvazioni per le voci temporali, non visualizzerai la scheda Approvazioni nella pagina del tuo profilo.

1. Apri la tua pagina My Work.
2. Vai ad Approvazioni > Visualizzazione Approvazione. 
3. Nell'elenco Stato approvazione, selezionare Approvato. 
4. Facoltativo: nell'elenco dei periodi di tempo, seleziona la timeline del report temporale che desideri sbloccare:
   • quest'anno
   • questo trimestre
   • questo mese
   • questa settimana
   • ultimo trimestre
   • mese scorso
   • settimana scorsa
   • ultimi 30 giorni
   • intervallo di date personalizzato: scegli le date di inizio e fine per visualizzare una timeline specifica
5. Nell'elenco Persone selezionare una o più persone. Dopo aver selezionato una persona, viene visualizzato il relativo tempo nella visualizzazione Approvatore.
6. Vai al report sull'ora che desideri sbloccare e seleziona Sblocca.

Ora, la voce che hai sbloccato è contrassegnata come Approvazione in sospeso. Una volta terminata la modifica della voce, verrà visualizzato il pulsante Reinvia per approvazione.

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Consentire a un approvatore di sbloccare il tempo e le spese inviate

Se sei un Amministratore e desideri consentire a un approvatore di sbloccare i report temporali e delle spese, segui questi passaggi:

1. Apri Impostazioni account.
   1. Se stai lavorando in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu a tre linee nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
   2. Se stai lavorando in Resource Management in autonomia, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
2. Nella sezione Flusso di lavoro approvazione, seleziona Consenti all'approvatore di sbloccare tempo e spese.

Attivare il flusso di lavoro di approvazione

Gli Amministratori delle risorse possono impostare le approvazioni per le voci temporali e di spesa per la loro organizzazione. In Impostazioni account, vai alla sezione Approvals Workflow (Flusso di lavoro Approvazioni).

• Se stai lavorando in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu a tre linee nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
• Se stai lavorando in Resource Management in autonomia, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.

Qui puoi:

• Abilitare il flusso di lavoro di approvazione per tempo e spese

• Bloccare le voci al momento dell'approvazione

  È necessario abilitare questa impostazione per garantire che gli utenti non possano aggiungere altro tempo o spese dopo l’approvazione delle voci. Se non abiliti questa impostazione, gli utenti non possono modificare il tempo o le spese approvate, ma possono aggiungere tempo o spese aggiuntive alle voci approvate.

• Consenti ai proprietari dei progetti di approvare tempi e spese per i progetti di loro proprietà.
• Imposta notifiche via e-mail per l’approvazione di tempi e spese
• Consenti all’approvatore di sbloccare le voci di tempo e di spesa inviate

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Visualizzazione approvatore

Imposta chi approva i tempi e le spese nelle impostazioni del profilo della persona.

Per passare alla visualizzazione approvatore:

1. Seleziona Il mio lavoro (la pagina del tuo profilo).
2. Seleziona la scheda Approvazioni.
3. Nel pannello di sinistra, seleziona Vista approvatore.

Se sei un approvatore, questa è la tua visualizzazione predefinita. Gli Editor di progetto dispongono di questa visualizzazione per impostazione predefinita quando i proprietari del progetto sono approvatori. 

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Approvazioni come proprietario del progetto

Puoi configurare Resource Management in modo che i proprietari del progetto possano rivedere e approvare i tempi e le spese per i progetti di cui sono proprietari. Se sei il proprietario di un progetto, vedrai i fogli presenze relativi al tempo per i tuoi progetti, ma non il tempo inserito per i progetti di proprietà di altri.

Puoi filtrare i fogli presenza visualizzati in base alle seguenti categorie:

• Intervallo di tempo: visualizza i fogli presenze relativi all'anno corrente, al trimestre corrente, al mese corrente, alla settimana corrente, all'anno scorso, ecc. 
• Stato dell'approvazione: visualizza i fogli presenze in base allo stato attuale di approvazione.
  • Respinto: fogli presenze non approvati
  • Approvato: fogli presenze approvati
  • Approvazione in attesa: fogli presenze che gli utenti hanno inviato per l'approvazione
  • Non inviato: fogli presenze a cui gli utenti hanno accesso ma il cui valore non è stato modificato o la cui pianificazione non è stata accettata
  • [nessuno]: fogli presenze di utenti che non hanno ancora intrapreso azioni sulla pianificazione che gli hai assegnato
• Approvatore: visualizza i fogli presenze assegnati a te o ad altri approvatori
• Proprietario del progetto: filtra i fogli presenze in base ai proprietari del progetto
• Persone: visualizza i fogli presenze di utenti specifici
• Progetto: visualizza i fogli presenze associati a un progetto specifico
• Cliente: visualizza i fogli presenze di utenti assegnati a un cliente specifico
• Disciplina: visualizza i fogli presenze in base alla natura del lavoro degli utenti (ad esempio: risorse umane, IT)
• Ruolo: filtra i fogli presenze in base al ruolo degli utenti (ad esempio: manager, copywriter)
• Tag persone: filtra i fogli presenze in base ai tag delle persone degli utenti
• Nome fase: visualizza i fogli presenze associati a una fase del progetto specifica 
• Tag progetto: filtra i fogli presenze in base alla categoria del progetto
• Tipo di congedo: filtra i fogli presenze in base ai tipi di congedi degli utenti
• Competenze: filtra i fogli presenze i base alle competenze delle persone

La visualizzazione dell'approvatore raggruppa gli inserimenti di tempo in fogli presenze settimanali. Ogni foglio presenze mostra le ore tracciate per ogni progetto, a persona, ciascuna settimana.

Per ogni progetto, le ore totali confermate e programmate sono mostrate insieme a una differenza calcolata (positiva in caso di superamento di quanto programmato, negativa in caso di mancato raggiungimento di quanto programmato).

Le risorse che inviano il tempo rispetto a un progetto non sono visibili al Proprietario del progetto, a meno che non vengano aggiunte al progetto come membri del team con tempo inviato rispetto al progetto. 

Assicurati di aver aggiunto quella risorsa come membro del team al tuo progetto per approvare il tempo.

I Proprietari del progetto non possono visualizzare il tempo inviato dalle risorse assegnate ad altri progetti a meno che: 

• Abbiano autorizzazioni di Editor di Portafoglio o superiori
• Il proprietario del progetto sia un approvatore delle risorse
• Le risorse facciano parte del progetto come membri del team e abbiano inviato tempo rispetto al progetto. 

Assicurati di aver aggiunto quella risorsa come membro del team al tuo progetto per approvare il tempo.

Visualizzare i dettagli su tempi e spese

Puoi visualizzare ulteriori dettagli nei fogli presenze che vedi nella visualizzazione approvatore. 

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Filtra i fogli presenze o di spesa 

È possibile approvare il tempo per progetti specifici piuttosto che l'intero foglio presenze o di spesa. Per visualizzare le voci temporali per un progetto o di un insieme di progetti specifici e approvarle:

1. Nel riquadro di sinistra, utilizza i filtri del progetto o dei tag di progetto.
   • Dopo aver configurato questi filtri, vedrai solo i fogli presenze per i progetti o le categorie di progetto che hai selezionato. 
2. Nel foglio presenze, seleziona Approva e blocca.

Ciò non influisce sulle voci per i progetti non selezionati nel filtro.

Per approvare tempo o spese

Utilizza le notifiche per avvisare le persone quando le loro voci temporali o di spesa vengono rifiutate o approvate.

Nella parte inferiore del foglio presenze, seleziona Approva e blocca per approvare la voce temporale o di spesa. 

Per garantire che gli utenti non possano aggiungere tempo o spese alle voci approvate, abilita l’impostazione che blocca automaticamente le voci di tempo e spese al momento dell’approvazione. Puoi farlo nella sezione Flusso di lavoro di approvazione in Impostazioni account. 

Per rifiutare il foglio presenze o di spesa

1. Nell'area in basso a sinistra del foglio presenze o di spesa, inserisci una nota nella casella di testo. 
   • Se rifiuti la voce temporale senza inserire una nota, il sistema ti chiederà di inserirla. 
2. Seleziona Rifiuta. 

Dopo aver rifiutato il foglio presenze o di spesa, viene reimpostato su Non inviato. Il mittente deve modificare la voce temporale o di spesa e inviarla di nuovo per l'approvazione. 

Usare le mie visualizzazioni

Crea una visualizzazione salvata o visualizzazioni salvate multiple per scenari diversi. 

Quando crei una visualizzazione salvata, puoi accedervi facilmente andando su La mia visualizzazione.

Per creare una visualizzazione salvata 

1. Vai alla scheda Approvazioni. 
2. Nel pannello di sinistra, seleziona Visualizzazione approvatore. 
3. Nel riquadro di sinistra, regola l'intervallo di tempo desiderato, lo stato di approvazione e altri filtri. 
4. Scorri verso l’alto fino a Le mie visualizzazioni. 
5. Seleziona + Salva vista corrente.