Creare un record in ServiceNow da una riga Smartsheet

È possibile creare un modulo di assunzione in Smartsheet per acquisire i problemi con un livello di gravità suggerito e un modello Bridge per convertire automaticamente eventuali righe di gravità elevata in record in ServiceNow. 

Cosa ti serve

L'integrazione ServiceNow e l'integrazione Smartsheet devono essere autenticate. 

 Sono inoltre necessarie le autorizzazioni seguenti per creare il flusso di lavoro:

• Smartsheet: almeno un permesso Editor sul foglio.
• ServiceNow: autorizzazione ad aggiungere record alla tabella a cui sono destinati.

Configura il foglio

Crea un nuovo foglio con le colonne seguenti o aggiungile al tuo foglio esistente: 

• ID foglio: per trovarlo all’interno del foglio, seleziona File > Proprietà
• Una colonna a discesa (a selezione singola): inserisci Gravità come nome della colonna e aggiungi le seguenti opzioni per l’elenco: 
  • Bassa 
  • Media 
  • Alta 
• Una colonna Testo/Numero: inserisci ID record ServiceNow come nome della colonna 

A seconda di come è configurata la tabella ServiceNow, le colonne del foglio devono allinearsi ai campi nei record. Nell’esempio riportato di seguito, nel flusso di lavoro vengono utilizzate le colonne Richiesta, Gravità e Dettagli.

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Distribuisci il modello

1. Accedi al tuo account Bridge. 
2. Nel Centro soluzioni, seleziona il modello Converti richieste con gravità alta in record ServiceNow.
3. Assegna un nome al tuo flusso di lavoro. 
4. Per aggiungere il flusso di lavoro all’elenco dei flussi di lavoro, seleziona Deploy. 
5. Seleziona il workspace in cui eseguire la distribuzione. Il nuovo flusso di lavoro diventa disponibile nell’elenco dei flussi di lavoro di questo workspace. 
6. Per aprire il flusso di lavoro appena creato, selezionare il nome.

Imposta i campi record

Hai bisogno di: 

• Il nome della tabella in ServiceNow in cui vuoi aggiungere i record
• I nomi dei campi che vuoi popolare da Smartsheet nel tuo record ServiceNow

Per spostare i dati dalla riga Smartsheet al nuovo record ServiceNow, devi mappare i campi.

Alcune mappature sono precompilate: devi solo modificare i valori dei campi Key in modo che corrispondano ai campi del tuo record. 

Nella foto qui sotto, puoi vedere i campi Key e Valore. Sostituisci i valori dei campi Key in modo che corrispondano ai campi disponibili nel tuo record ServiceNow (ciò dipende dalla tua configurazione ServiceNow). 

1. Nel flusso di lavoro, seleziona il modulo ServiceNow: Create Record. 
2. Aggiungi il nome della tabella ServiceNow nel campo Nome tabella.
3. Espandi la sezione Columns. 
4. Nel campo Key #1, sostituisci il valore con il nome del campo del record ServiceNow in cui desideri che vengano visualizzati i dati della colonna Dettagli. 
5. Nel campo Key #2, sostituisci il valore con il nome del campo del record ServiceNow in cui desideri che vengano visualizzati i dati della colonna Richiesta. 
6. Per inserire il valore della colonna Severity, nel campo Key #3 sostituisci il valore con il nome del campo appropriato.

Se si desidera avere più dati nel record, aggiungere il nome del campo del record nel campo Chiave seguente. Quindi includi il riferimento ai dati nel campo Valore. 

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Imposta il trigger

Il trigger impostato esegue il nuovo flusso di lavoro ogni volta che il valore nella colonna Severity cambia. 

1. Selezionare la scheda Trigger una volta autenticati ed espandere la sezione Triggers.
2. Seleziona Aggiungi ai trigger. 
3. Nel campo Nome trigger, aggiungi un nome univoco per il trigger.

4. Nel campo ID foglio, inserisci l'ID univoco del foglio. 

   Per trovarlo all’interno del foglio, seleziona File > Proprietà.

5. Nel campo Tipo di evento, seleziona il trigger When Column Values Are Changed (Quando i valori delle colonne vengono modificati). 
6. Nel campo Column Name or ID, inserisci Severity. 
7. Nell’elenco Flusso di lavoro, selezionare il nuovo flusso di lavoro. 

Suddivisione del flusso di lavoro

• Smartsheet: Get Row (Ottieni riga): quando il flusso di lavoro rileva la modifica del valore in Severity (Gravità) nel tuo foglio Smartsheet, il modulo Get Row (Ottieni riga) acquisisce i dati da quella riga. 
• Colonna Junction: Check Severity: Verifica il valore nella colonna Severity, che confronta un valore statico con un riferimento di dati. In questo caso, viene confrontato Alto con il valore della cella nella colonna Gravità del modulo Get Row. Se il valore nel riferimento ai dati corrisponde al valore statico, il flusso di lavoro segue il percorso per creare un record ServiceNow. Qualsiasi altro valore porta al percorso opposto, che interrompe il flusso di lavoro. 
• ServiceNow: Create Record: crea un record in una tabella ServiceNow specifica. È necessario il nome della tabella per indicare dove creare il record. I campi Key e Valore di questo modulo estraggono i riferimenti dal modulo Get Row (Ottieni riga) e inseriscono i valori delle colonne Dettagli, Richiesta e Severity (Gravità) nei campi del record ServiceNow. Devi rinominare i valori di Key in questo modulo in modo che corrispondano al punto in cui vuoi che i dati appaiano nel record ServiceNow. 
• Smartsheet: Update Row (Aggiorna riga): utilizza il numero nel riferimento ai dati del record creato. Quindi, inserisce il valore nel campo ID record di ServiceNow nel foglio Smartsheet. Una volta che questo valore appare nel foglio, il flusso di lavoro è stato eseguito correttamente e dispone dell’ID per localizzare il record in ServiceNow.

Personalizza il modello

Di seguito sono riportati alcuni modi per personalizzare questo modello: 

• Utilizza una colonna con casella di spunta e fai in modo che il modulo Update Row selezioni la casella se la riga è stata convertita in un record ServiceNow 
• Se c’è un team specifico che lavora solo in ServiceNow, converti tutte le righe assegnate a quel team in un record ServiceNow