La Calendar App di Smartsheet è un componente aggiuntivo premium che ti permette di creare calendari flessibili, personalizzabili e condivisibili utilizzando i dati di Smartsheet.
USM Content
Con Calendar App puoi effettuare quanto segue:
- Codificare con i colori per categoria primaria e secondaria
- Esportare facilmente il calendario per inviarlo per e-mail o stamparlo
- Sincronizzare con i dati del progetto esistenti
Accedere a Calendar App di Smartsheet
Sul foglio da cui desideri creare un calendario, in visualizzazione tabella,
- Seleziona Altri strumenti.
- Seleziona Calendar App.
Oppure, in visualizzazione griglia,
- Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona Menu di avvio.
- Seleziona Calendar App.
In alternativa, visita questo URL: calendar.smartsheet.com.
Una volta eseguito l’accesso, arrivi alla pagina Elenco calendari. I calendari che sono stati creati o che sono stati condivisi con te vengono visualizzati in questa pagina. Per aprire un calendario, selezionane il nome.
Per restringere la ricerca, usa l’elenco Filtro o inserisci il nome del calendario nella barra Cerca.
Crea un calendario base
Gli Amministratori possono creare calendari con la procedura guidata Crea nuovo.
Per avviare la procedura guidata, seleziona + Aggiungi nuovo.
Passaggio 1 - Seleziona il foglio
- Seleziona il foglio o il report che contiene i dati di Smartsheet che desideri visualizzare.
- Il tuo foglio o report selezionato deve includere almeno una colonna di date.
- Seleziona Avanti.
Qualsiasi Amministratore sul foglio o report sottostante è automaticamente un Amministratore sul calendario. Utilizza il foglio o il report sottostante per gestire le autorizzazioni.
Passaggio 2 - Scegli una visualizzazione
Per scegliere la visualizzazione predefinita per il tuo calendario seleziona una delle seguenti opzioni:
- Mensile
- Giornaliero
- Settimanale
- Multi-mese
- Trimestrale
- Giorno-Mese
Dopo aver creato il calendario, puoi passare da una visualizzazione all'altra in qualsiasi momento.
Passaggio 3 - Mappa le colonne
Mappa le colonne dal tuo foglio ai campi corrispondenti sul calendario.
- Nella sezione Colonne Smartsheet, seleziona le colonne che contengono i dati che desideri visualizzare nel calendario. I campi contrassegnati da un asterisco rosso sono campi obbligatori.
Se utilizzi un report come sorgente del calendario, usa nomi di colonna coerenti sui tuoi fogli per assicurarti che il calendario sia pulito e facile da leggere.
- (Facoltativo) Nella sezione Raggruppamento dati, seleziona le colonne (fino a due) che desideri utilizzare per classificare le tue attività in raccolte orizzontali. Questi gruppi appaiono sul lato sinistro del calendario e sono alla base della codifica a colori nel tuo calendario.
Dopo aver scelto le colonne in Raggruppamento dati, puoi assegnare un colore specifico a ciascun valore di colonna nella sezione Ordine elenco categorie personalizzato.
- Se sei pronto per visualizzare il calendario, seleziona Aggiungi.
- Se desideri perfezionare il calendario con funzioni avanzate, seleziona Avanzate.
Perfeziona il calendario con funzioni avanzate
Effettua ulteriori azioni una volta ottenuto un calendario di base funzionante. Ad esempio, puoi:
- Aggiungere ulteriori colonne
- Ordinare le attività
- Modificare la visualizzazione di data e ora e formattare le attività del calendario
- Modificare il logo che appare con il calendario
- Mostrare o nascondere i fine settimana
Quando selezioni il pulsante Avanzate, vengono visualizzate le schede seguenti:
- Additional Columns (Colonne aggiuntive)
- Time & Design (Ora e design)
- More Options (Altre opzioni)
- Confirm (Conferma)
Per procedere, seleziona Avanti.
Passaggio 4 - Aggiungi altre colonne al calendario
- Per aggiungere più informazioni al tuo calendario, usa le sezioni seguenti:
- Additional Columns (Colonne aggiuntive): seleziona colonne aggiuntive da visualizzare dal foglio o dal report di origine.
- Sort Columns (Ordina colonne): ordina le attività in base ai dati della colonna.
- Seleziona Next (Avanti).
Passaggio 5 - Configura il modo in cui vengono visualizzati le date e i periodi di tempo
Utilizza la scheda Time & Design (Ora e design) per configurare la visualizzazione di date e periodi di tempo, nonché lo stile delle attività calendario.
Passaggio 6 - Modifica altri dettagli del calendario
Utilizza la scheda More Options (Altre opzioni) per eseguire le operazioni seguenti:
- Aggiungere un nome del calendario
- Identificare il giorno di inizio della settimana
- Identificare il mese di inizio del trimestre
- Mostrare le attività solo nei giorni feriali, nascondere i fine settimana o mostrare sia i giorni feriali che i fine settimana
- Aprire e trovare il link al modulo web
- Impostare come apparirà il calendario agli utenti e cosa possono fare nel calendario.
Consentire allegati
Seleziona questa opzione se desideri che gli utenti possano allegare file alle attività di Calendar App.
I file allegati ai commenti appaiono con il commento. Gli allegati non saranno visualizzati nella colonna Allegati o in un‘attività di Calendar App.
Consentire commenti
Gli utenti devono disporre di autorizzazioni Editor sul foglio o sul report di origine per poter aggiungere commenti al calendario. Le persone con autorizzazioni di Visualizzatore possono visualizzare i commenti in un calendario.
Seleziona questa opzione in modo che altri possano commentare le attività all'interno di Calendar App. Questa impostazione è abilitata per impostazione predefinita quando crei un nuovo calendario.
Quando aggiungi commenti a un calendario, vengono aggiunti nel foglio o nel report di origine.
Usa la funzionalità @mention nei commenti per dare maggiore visibilità alle voci del calendario.
Consenti nuovi eventi
Consente a chiunque disponga di autorizzazioni di Editor sul foglio di origine di aggiungere attività direttamente al calendario.
Link al modulo web
Se il foglio di origine include un modulo, incolla il link del modulo nel campo Web Form Link (Link al modulo web). Quando aggiungi il link al modulo web al calendario, puoi accedere al modulo da Calendar App.
Per accedere al modulo web da Calendar App:
- Nell‘area in alto a sinistra di Calendar App, seleziona l‘icona a discesa.
- Seleziona Open Web Form (Apri modulo web).
Usa un calendario 454
Per consentire l‘opzione di visualizzazione Calendario 454, seleziona la casella di spunta 454 Calendar (Calendario 454). Puoi anche selezionare Default 454 Calendar (Calendario 454 predefinito) se desideri che questa sia l‘opzione di visualizzazione predefinita.
In un calendario 454, l’anno del calendario è suddiviso in mesi sulla base di un formato a 4 settimane – 5 settimane – 4 settimane. Il layout del calendario allinea i giorni festivi e assicura che venga visualizzato lo stesso numero di sabati e domeniche nei mesi comparabili. (Il formato 454 viene comunemente utilizzato nelle aziende di vendita al dettaglio per confrontare più accuratamente le vendite tra gli anni.)
Passaggio 7 - Verifica le impostazioni configurate
Nella scheda Confirm (Conferma), esamina e verifica le impostazioni che hai modificato. Se è necessario apportare modifiche, seleziona Previous (Precedente) per passare alla pagina appropriata e apportare modifiche. Seleziona Add (Aggiungi) o Update (Aggiorna) quando sei pronto.
Condividi il tuo calendario
Una volta creato il calendario, seleziona la freccia nell'angolo in alto a destra, quindi seleziona Share (Condividi). Qui puoi attivare e disattivare la condivisione, condividere il calendario con utenti o domini specifici, copiare il link di condivisione e pubblicare il calendario.
Se l’opzione di condivisione è attiva, il calendario viene visualizzato nella visualizzazione elenco per tutti gli utenti che sono Amministratori del calendario o aggiunti all’elenco di condivisione del calendario. Se non è attivo, il calendario viene visualizzato solo nella visualizzazione elenco per l'Amministratore.
Tutti gli utenti che visualizzano un calendario vedono il calendario come fa l'Amministratore.
