Smartsheet Control Center: Apporta Aggiornamenti globali ai tuoi progetti

Come parte di Smartsheet Control Center, Aggiornamenti globali consente agli utenti Business di aggiornare facilmente i modelli di progetto e di applicare automaticamente a cascata le modifiche ai progetti nuovi ed esistenti. Aggiornamenti globali consente ai team di migliorare continuamente i processi e di preservare la coerenza nell’esecuzione del lavoro intatta per tutto il portafoglio.

Aggiornamenti globali ha come obiettivo fornire agli amministratori della soluzione un meccanismo per preservare la coerenza tra i progetti nuovi ed esistenti. Sono disponibili quattro tipi di aggiornamenti globali:

  • Aggiungi nuova colonna
  • Modifica colonna esistente
  • Aggiungi nuovi metadati
  • Trova/Sostituisci

I progetti creati al di fuori di Control Center (o prima di configurare Control Center) dovranno essere migrati ai progetti Control Center prima che sia possibile utilizzare Aggiornamenti globali su questi.

In questo articolo:

Nozioni di base su Aggiornamenti globali

Utilizzo delle opzioni di Aggiornamenti globali

Requisiti di accesso per Aggiornamenti globali

Devi essere un Responsabile di progetto in Smartsheet Control Center per effettuare gli aggiornamenti globali.Per ulteriori informazioni su come concedere l’accesso di Responsabile, consulta Accesso a Smartsheet Control Center.


Nozioni di base su Aggiornamenti globali

Cenni preliminari e specifica dell’aggiornamento

  1. Accedi a Smartsheet Control Center visitando l’indirizzo https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
  2. Clicca sul menu e sul nome del programma che desideri aggiornare.
    Menu SCC
  3. Clicca su Gestisci programma (è accanto alla casella di ricerca programmi).
  4. Seleziona Aggiornamenti globali e clicca su Nuovo aggiornamento.
  5. Sulla pagina Aggiornamenti globali clicca su Crea nuovo aggiornamento.
  6. Dalle opzioni di aggiornamento disponibili, seleziona il tipo di aggiornamento da apportare (quando selezioni una miniatura, il segno più per l’opzione diventa un segno di spunta).

    Opzioni di Aggiornamenti globali
  7. Clicca su Avanti per cominciare a specificare i dettagli dell’aggiornamento. Gli elementi specificati dipendono dal tipo di azioni che desideri apportare.

    Per ottenere assistenza su come configurare ciascuno dei tipi di aggiornamento, consulta Aggiungi nuova colonna, Modifica colonna esistente o Aggiungi nuovi metadati riportati di seguito. Continua a specificare le modifiche e clicca su Avanti per avanzare all’interno della procedura guidata.
     
  8. Dopo aver fornito le informazioni richieste, raggiungerai una pagina che include il pulsante Crea e test nella parte inferiore della pagina. Clicca su Crea e test per continuare.

Verifica e convalida delle modifiche

Dopo aver fatto clic su Crea e test, potrai testare e convalidare l’aggiornamento proposto rispetto ai progetti e ai fogli attivi (questo test è una parte necessaria del processo). Tale operazione avverrà con una copia temporanea di un progetto per assicurare che non applichi eventuali modifiche fino a quando non sei certo che le modifiche abbiano l’impatto che desideri.

  1. Sulla pagina di aggiornamento test, seleziona un progetto e quindi e clicca su Applica test nella parte inferiore della schermata.

    Pulsante Applica test

    Quando il test è pronta, la colonna Stato sulla pagina Aggiornamento test cambierà da Nuovo a Riuscito. Sono create copie temporanee dei fogli interessati dagli aggiornamenti e l’aggiornamento viene applicato a tali fogli da rivedere.

    SUGGERIMENTO: Puoi passare il mouse sul messaggio Riuscito per visualizzare un riepilogo dell’aggiornamento.

    Messaggio Riuscito
  2. Clicca su Apri fogli di test per esaminare la copia dei fogli che mostrano gli effetti degli aggiornamenti. Accertati che gli aggiornamenti funzionino come previsto. Per apportare modifiche, clicca su Chiudi per chiudere il foglio di test Quindi, elimina l’aggiornamento globale che richiede la modifica e ricomincia.

    SUGGERIMENTO: Se desideri testare l’aggiornamento su altri progetti prima di confermare, fai clic su Chiudi per tornare alla pagina di riepilogo dell’aggiornamento. Da lì, clicca su Aggiornamento test e seleziona un altro progetto da sottoporre a test. Puoi eseguire questa operazione quante volte desideri fino a quando non sei sicuro delle modifiche.
     
  3. Una volta confermato che gli aggiornamenti abbiano funzionato come previsto, chiudi il foglio di test e tornare alla pagina di aggiornamento test.
  4. Clicca su Conferma per confermare e passare alla pagina di riepilogo aggiornamento.

Conferma i risultati e applica l’aggiornamento

In questa ultima fase della procedura di aggiornamento, avrai una ultima opportunità per rivedere e confermare le modifiche proposte e potrai scegliere dove desideri applicare gli aggiornamenti.

  1. Rivedi la pagina di riepilogo aggiornamento per verificare che gli aggiornamenti siano quelli previsti.

    I contenuti della pagina dipendono dalla natura degli aggiornamenti che hai apportato.
     
  2. In Aggiornamenti globali > pagina di riepilogo aggiornamento clicca su Applica aggiornamento.
  3. Sulla pagina Applica aggiornamento, seleziona o deseleziona le opzioni disponibili controllare l’ambito delle modifiche, ad esempio, deseleziona alcuni progetti per escluderli dall’aggiornamento.

    Le opzioni variano in base al tipo di aggiornamento che esegui. Nella tabella alla fine di questa sezione sono riportate le scelte.
     
  4. Clicca su Applica. Quando ricevi un avviso che indica che le modifiche sono permanenti, clicca su per completare l’aggiornamento.

Ecco fatto! In pochi passaggi hai aggiornato i progetti nel portafoglio rendendoli ora ancora più attuali e utili, secondo le tue specifiche.

Dove applicare gli aggiornamenti

Utilizza la tabella riportata di seguito quando decidi dove applicare gli aggiornamenti.

Tipo di aggiornamento Elementi controllabili
Colonna nuova o aggiornata Aggiornamenti del modello di base, per assicurare che la modifica sia inclusa nei nuovi progetti, accertati che Applica aggiornamento sia selezionato per il modello del progetto di base.

Progetti inclusi, per escludere un progetto dall’aggiornamento, deseleziona la casella accanto al nome del progetto.
Metadati
Aggiornamenti del modello di base, per assicurare che la modifica sia inclusa nei nuovi progetti, accertati che Applica aggiornamento sia selezionato per il modello del progetto di base.

I metadati nei metadati del foglio di configurazione di Control Center saranno aggiunti come un campo dati che può essere sfruttato quando si creano nuovi progetti , puoi utilizzarli per la richiesta di informazioni da parte degli utenti durante il provisioning dei progetti.

I metadati nei collegamenti della cella del foglio di Reporting saranno creati quando l’aggiornamento viene applicato ai progetti.

Progetti inclusi, per escludere un progetto dall’aggiornamento, deseleziona la casella accanto al nome del progetto.
 


Utilizzo delle opzioni di Aggiornamenti globali

Con l’avanzamento del progetto, puoi renderti conto di aver bisogno di informazioni supplementari per il funzionamento corretto del progetto. Ad esempio, potresti decidere di aggiungere una colonna dei simboli A rischio, per consentire agli utenti di contrassegnare le attività.

Aggiornamenti globali SCC ti consente di risolvere questo problema per tutti i progetti nel tuo portafoglio, compresi i progetti già configurati.

Icona A rischio

Se si includono anche le nuove informazioni della colonna per proiettare i metadati, riuscirai a effettuare i calcoli rispetto a questa. Ad esempio, aggiungendo la colonna e i metadati al progetto, dovresti essere in grado di calcolare e riportare il numero totale delle attività a rischio.

Aggiungere una nuova colonna: Scegli l’origine

Quando utilizzi il tipo di aggiornamento Aggiungi nuova colonna, potrai scegliere uno dei due modi per rendere l’aggiornamento globale. Con entrambi i metodi, tutti i progetti nel portafoglio SCC che utilizzano il modello potranno trarre vantaggio dall’aggiornamento.

Ecco le scelte:

  • Crea una nuova colonna questa opzione consente di creare una colonna completamente nuova proprio da Aggiornamenti globali.
     
  • Utilizza una colonna esistente dal modello utilizza questa opzione se hai già aggiunto una nuova colonna per al modello di base. In questo modo puoi sfruttare la colonna appena e utilizzare aggiornamenti globali per applicarla a progetti già implementati; oppure, utilizza il metodo che desideri per utilizzare una proprietà colonna come valuta o di cifre decimali non disponibili nelle opzioni Creare nuova colonna in Aggiornamenti globali.

    Utilizza colonna esistente
     
Opzione 1: Crea la nuova colonna in Aggiornamenti globali

Se decidi di partire da zero e costruire la nuova colonna in Aggiornamenti globali, è necessario specificare le proprietà della colonna:

  • Titolo colonna
  • Tipo di colonna

Puoi inoltre specificare uno degli elementi seguenti:

  • Opzioni quali simboli o valori di elenco a discesa
  • Posizione colonna (nota che non è possibile aggiungere una colonna tra la colonna principale e colonna immediatamente a destra di questa; tale limitazione della posizione è applicata perché questo è il luogo in cui i le coppie di nome e valore metadati sono memorizzati).
  • Stato della colonna: puoi scegliere di creare una colonna bloccata o nascosta.
  • Stili della colonna: carattere, dimensioni, colore di sfondo, e via dicendo

NOTA: Se non riesci a vedere le opzioni che stai cercando, clicca su Avanzate(sopra il pulsante Suggerimenti) per visualizzare ulteriori opzioni.

Opzione 2: Utilizzare una colonna da un modello base

Se hai aggiunto manualmente la nuova colonna al modello di base in Smartsheet dopo il provisioning di un certo numero di progetti, puoi utilizzare la funzione Aggiungi nuova colonna per applicare la nuova colonna ai progetti già predisposti nel portafoglio SCC che utilizzano il modello. Potresti anche preferire utilizzare questo metodo se desideri applicare la formattazione di colonna che non è disponibile in Control Center).

NOTE:

  • La formattazione applicata in modo esplicito alla colonna sarà applicata ai progetti esistenti, tuttavia la formattazione derivante da regole di formattazione condizionale non sarà copiata sui progetti.
  • Se desideri che la colonna sia bloccata o nascosta, dovrai specificare loStato colonna per l’aggiornamento globale.

Per informazioni su come aggiungere manualmente una colonna a un modello di base, consulta le Domande frequenti Smartsheet Control Center.

Includi i dati nella colonna

Per includere i dati della colonna con la nuova colonna, devi specificare se si tratta di un valore predefinito fisso o una formula. Questi dati saranno aggiunti a ogni riga visualizzata dopo la sezione Riepilogo del modello.

È necessario specificare i valori predefiniti nella colonna predefinito valore di cella scatola come mostrato nell’immagine qui sotto.

Control Center Aggiungi valore esistente colonna

 

NOTA: Sei limitato a un valore o formula predefiniti, ovvero non è possibile specificare più valori predefiniti.

Modifica colonna esistente

L’opzione di aggiornamento Modifica colonna esistente consente di apportare modifiche a una colonna che esiste già nei fogli del tuo progetto. Ecco alcune situazioni in cui magari desideri apportare una modifica di questo tipo:

  • Semplificare l’uso di un foglio consiste nell’aggiornare suo colore o cambiare la sua posizione
  • Aggiunta di nuove opzioni a una colonna di un menu a discesa o ridenominazione di un’opzione esistente
  • Modifica di una formula in una colonna per incorporare una colonna appena aggiunta
  • Modifica di un vecchio valore di elenco a discesa per uno nuovo (ad esempio, in caso di modifiche del nome reparto)

Puoi apportare modifiche nelle proprietà della colonna, tra cui:

  • Nome e tipo di colonna
  • Opzioni quali simboli o valori di elenco a discesa
  • Posizione colonna

    nota che non è possibile aggiungere una colonna tra la colonna principale e colonna immediatamente a destra di questa; tale limitazione della posizione è applicata perché questo è il luogo in cui i le coppie di nome e valore metadati sono memorizzati.
     
  • Stato della colonna: scegli di creare una colonna bloccata o nascosta.
  • Stili della colonna: carattere, dimensioni, colore di sfondo, e via dicendo

Alcune colonne e tipi di colonna hanno limitazioni:

  • Colonne di sistema: Non è possibile specificare i dati della colonna per le colonne di sistema (ovvero, le colonne di sistema non possono includere valori o formule)
  • Colonne Elenco dei contatti: Non è possibile utilizzare le formula in una colonna di elenco dei contatti.

Modifica i dati della colonna

Oltre ad aggiungere nuovi dati o modificare i valori della colonna, puoi inoltre utilizzare Aggiornamenti globali per apportare modifiche globali ai dati esistenti nei progetti attivi. Per modificare i dati della colonna esistenti:

  1. Verifica che Modifica dati cella colonna sia selezionata.
     
  2. Seleziona un valore esistente dalla colonna e fornisci un nuovo valore. È possibile mappare i valori di vecchi sui nuovi valori fissi o su valori guidati da formula.

    Finestra con Preleva valore dall’elenco

SUGGERIMENTO: Per convalidare i risultati di una formula e assicurare che abbia l’impatto desiderato, clicca sul pulsante Test di una formula. Facendo clic sul pulsante viene visualizzato un foglio in cui è possibile sviluppare e testare la formula da utilizzare. Quando sei soddisfatto dei risultati della ricerca, puoi copiare e incollare la formula nella casella Nuovo valore di Aggiornamento globale.

Requisiti della formula

Quando specifichi una formula in Aggiornamenti globali, devi utilizzare la notazione @riga per fare riferimento alle celle in altre colonne sulla stessa riga. Se tenti di utilizzare i riferimenti riga relativi, da questi deriveranno risultati non corretti. Ad esempio, invece di utilizzare una formula nella riga 12 del modulo

=[Costo]12 + [Markup]12

utilizza questo:

=[Costo]@riga + [Markup]@riga

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo della convenzione @riga in una formula, vedere Creazione di formule efficienti con @cella e @riga.

Aggiungi nuovi metadati

Utilizza il tipo di aggiornamento Aggiungi nuovi metadati del per aggiungere nuove righe di metadati alla sezione Riepilogo di uno o più modelli di progetto. Ecco alcuni usi per Aggiungi nuovi metadati:

  • Se hai bisogno di calcolare i parametri di un nuovo progetto che non rientrava nella distribuzione originale e aggiungerlo al report di riepilogo. Ad esempio, se dopo la distribuzione, hai aggiunto una colonna per tenere traccia delle attività che sono a rischio, puoi inoltre aggiungere i metadati in modo che sia possibile monitorarli nel portafoglio
  • Acquisizione di informazioni supplementari sul progetto durante la creazione del progetto

Puoi specificare il valore corrispondente sia come testo statico che come valore di una formula. È ad esempio possibile specificare una formula che conteggi tutte le cellule in cui sia stata selezionata la colonna della casella di spunta A rischio:

=COUNTIF([A rischio]:[A rischio], vero)

Utilizza Trova/Sostituisci

L’operazione Trova/Sostituisci più basilare avviene fornendo un valore di ricerca e un valore di sostituzione.

Per impostazione predefinita saranno aggiornate tutte le colonne. Per limitare le colonne che verranno aggiornate, utilizza la casella In queste colonne per selezionare le colonne a cui limitare l’aggiornamento.

Se aggiungi più operazioni Trova/Sostituisci, sarà possibile applicarle tutte allo stesso tempo.

Limitazioni con Trova/Sostituisci

Alcuni tipi di colonna sono non disponibili per Trova/Sostituisci in SSC o sono disponibili, ma con limitazioni. Questi tipi di colonna sono riportati nella tabella seguente.

Tipo di dati cella o colonna Ignorato da Trova/Sostituisci Disponibile con limitazioni Note
Sistema No  -
Colonne indicate nelle impostazioni progetto:
  • Colonna della data d’inizio
  • Colonna della data di fine
  • Colonna predecessore
No -
Elenco dei contatti No Consulta Limitazioni sui dati della colonna Elenco dei contatti
Data No Consulta Limitazioni sui dati della colonna Data
Durata No I dati della colonna Durata sono associati strettamente mediante l’abbinamento della stringa.

Trova/Sostituisci non esegue alcuna conversione della durata.

Ad esempio, se la stringa di ricerca su una colonna Durata è 2d, corrisponde solo a celle che contengono il valore 2d, non corrisponde a una durata di 16h.
Commenti No  
Qualsiasi cella in un collegamento celle in entrata No Nota che li collegamenti celle in uscita possono essere modificati.
Celle con collegamento ipertestuale No -
Celle con immagini No -

Limitazioni sui dati della colonna Elenco dei contatti

Il valore che specifichi nella casella Trova deve essere il nome completo della persona visualizzato nel foglio o l’indirizzo e-mail associato al contatto. In questo modo puoi specificare Joe Smith o joe.smith@mbfcorp.com.

I valori nelle colonne Elenco dei contatti devono essere direttamente confrontati. Ovvero per il valore Trova, è necessario utilizzare uno dei seguenti nella casella Limita a:

è uguale a
non è uguale a
è vuoto
non è vuoto

Per Sostituisci con valore, la casella Limita deve essere impostata su Sostituisci l’intera cella.

Se utilizzi altri valori per i criteri Limita a, le colonne Elenco dei contatti saranno saltate (ma gli altri tipi di colonna saranno elaborati).


Best Practice: Per evitare problemi, utilizza l’indirizzo e-mail per Trova/Sostituisci piuttosto che la versione di testo del Nome contatto (l’indirizzo e-mail può essere adeguatamente ricercato nei Contatti Smartsheet e il nome sarà visualizzato come è stato specificato in tale elenco).

Limitazioni sui dati della colonna Data

Le celle nelle colonne Data potranno solo essere abbinate al valore Trova quando è specificata una delle seguenti limitazioni:

è uguale a
non è uguale a
è vuoto
non è vuoto

Se sono specificate altre limitazioni, le colonne Data saranno saltate. Analogamente la limitazione Sostituisci deve essere Sostituisci intera cella, altrimenti le colonne Data saranno saltate.

Esempio: Trova le celle che contengono "01/30" e sostituisci con "02/01" su tutte le colonne.Ciò NON fa corrispondere una cella in una colonna data che è 01/30/2017 perché la limitazione è utilizzata. Questa operazione sarà eseguita sulle celle nelle colonne Testo/Numero.

Nota che quando si inserisce una data nella casella Trova o Sostituisci e si seleziona una colonna Data (o Data/ora), riceverai un messaggio di avviso che indica il modo in cui la data sarà interpretata (ad esempio, 15 febbraio 2018) e avrai la possibilità di convertire il valore in un formato data universale (AAAA-MM-GG). La conversione a un formato data universale è una buona best practice per le colonne Data corrispondenti: può contribuire a evitare la confusione causata da diversi formati di visualizzazione della data (ad esempio, mm/gg/aa o gg/mm/yy).

Le Date in Smartsheet sono visualizzate in base alle impostazioni personali di ciascun utente. Ovvero la visualizzazione della data è controllato a livello di utente in Impostazioni personali. Per ulteriori informazioni sui formati data, consulta Modifica del formato data e numerico predefinito (tramite l’impostazione della lingua).