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Domande frequenti su Smartsheet Control Center
Chi può usarlo?
Piani:
- Smartsheet
- Smartsheet Advance Package
Questo articolo è destinato a tutti coloro che hanno recentemente iniziato a lavorare con un programma in Smartsheet Control Center (SCC), il suo obiettivo consiste nell’aiutare coloro con incarico di Responsabile principale e Responsabili che gestiscono o eseguire aggiornamenti nei programmi Control Center esistenti.
Il Responsabile principale è il Responsabile e il proprietario degli asset Smartsheet che compongono il programma. Per essere un Responsabile, devi essere un utente con licenza di un account Smartsheet.
Login e accesso in Control Center
Come consento a una parte interessata nella mia organizzazione di accedere a un progetto con provisioning da Smartsheet Control Center?
Quando è stato eseguito il provisioning del progetto da Smartsheet Control Center, potrai utilizzare i processi standard di condivisione Smartsheet per assicurarti che le parti interessate abbiano accesso. A seconda del livello di accesso che desideri attribuire agli individui o ai gruppi, è possibile scegliere di condividere il workspace di un intero progetto o un singolo elemento Smartsheet, un report di riepilogo o un foglio rollup, ad esempio.
Ecco alcune risorse con le linee guida e le best practice sulla condivisione in Smartsheet:
Modifica di progetti Control Center esistenti
Come posso aggiornare un modello che verrà utilizzato in progetti che sono forniti dal Control Center?
Per apportare una modifica che si applica ai progetti a cui è stato appena eseguito il provisioning, puoi procedere direttamente da Smartsheet.
- Individua l’elemento da modificare (foglio, report o pannello di controllo). L’elemento sarà memorizzato nella cartella che contiene gli elementi utilizzati per il tipo di progetto nel workspace Amministratore, si tratta dello stesso workspace che ospita il file Config di SCC.
- Clicca su un elemento per aprirlo.Apporta la modifica e salva l’elemento.
La modifica sarà applicata a progetti futuri con provisioning al di fuori di Control Center.
Come si aggiunge un nuovo modello da utilizzare per progetti con provisioning da Control Center?
Potrai utilizzare il generatore di configurazione in Control Center per includere o escludere i modelli da un tipo di progetto. Pertanto, devi essere responsabile PMO per aggiungere o rimuovere i modelli da un progetto.
Potrai gestire questa attività in due luoghi: Inizierai in Smartsheet dove creerai il modello e lo aggiungerai alla cartella del progetto di Control Center, rendendola in questo modo accessibile al Generatore di configurazioni in Control Center; poi, dal Control Center, potrai aprire il Generatore di configurazioni, aggiungere il modello per il tipo di progetto e gestire il modo in cui viene visualizzato nel Generatore di configurazioni.
Parte 1: Da Smartsheet
- Individuare il workspace Amministratore per la configurazione di Control Center, saprai di saprai trovarti al posto giusto se vedi la cartella del file di configurazione SCC del workspace.
- Apri la cartella per il tipo di progetto per il quale desideri aggiungere un nuovo modello (ad esempio, nell’immagine sopra, per aggiungere un nuovo modello al tipo di progetto Audit e conformità, puoi iniziare dalla cartella Audit e conformità)
- Crea l’elemento (foglio, report o pannello di controllo) che desideri includere nel report.
Parte 2: Dal Generatore di configurazioni in Control Center
- Accedi a Control Center, clicca sul menu.
- Seleziona il nome del programma a sinistra e quindi clicca su Gestisci programma (accanto alla casella di ricerca progetti).
- Clicca sul Blueprint da aggiornare.
- Clicca su Avanti nella parte inferiore del generatore di progetti fino ad avanzare nella pagina Impostazioni modello.
Se hai aggiunto o aggiornato modelli (come specificato nella Parte 1 di cui sopra), riceverai un messaggio indicante che il Generatore di configurazioni ha rilevato il nuovo modello. Ti verrà chiesto di confermare se desideri aggiungerlo alla configurazione di Control Center.
- Clicca su Sì per rendere il modello disponibile per il tipo di progetto.
- Utilizza le opzioni in Impostazioni modello di regolare il modo in cui il modello viene visualizzato nel progetto. Ad esempio, da questa pagina è possibile configurare il modello per rendere la sua inclusione in un progetto di cui è in corso il provisioning opzionale.
- Clicca su Avanti per arrivare alla fine del Generatore di configurazione e quindi clicca su Aggiorna.
Una volta ricevuta la conferma, saprai che il modello (o l’aggiornamento del modello) è stato incluso con il tipo di progetto. Al successivo provisioning di un progetto di questo tipo, il nuovo modello sarà incluso come specificato.
| Best Practice: Poiché uno dei vantaggi del Control Center consiste nel fatto che i fogli creati in esso vengono automaticamente collegati uno all’altro, ti consigliamo di evitare di effettuare le modifiche dirette ai seguenti: Celle collegate a o da altre origini e dati di riepilogo. Non modificare direttamente i dati di riepilogo; Invece, individua le celle che contengono i dati di cui è in corso il riepilogo. Ad esempio, se le informazioni di riepilogo sono raccolte attraverso l’uso di una formula come =SUM(CHILDREN()), per apportare la modifica, dovrai modificare il valore di riepilogo modificando i dati sommati in righe figlie. Per ulteriori informazioni , consulta questi articoli nel Centro assistenza: Collegamento celle e Creazione e modifica di formule in Smartsheet. |
Come aggiungo o modifico le informazioni sul progetto (metadati del progetto) per un progetto?
I metadati in Smartsheet Control Center sono le informazioni sul profilo per il progetto. In Smartsheet, potrai vedere i metadati rappresentati nella sezione Riepilogo di ciascun piano di progetto. I metadati agevolano i flussi di lavoro di immissione del progetto e ti consentono di monitorare e riepilogare i dati da progetti e report in provisioning.
Se il tuo obiettivo consiste nell’aggiungere o aggiornare i metadati da questo punto in avanti, ad esempio se desideri includere un campo Regione in modo che sia possibile eseguire i report sui progetti per regione nel rollup o se desideri aggiornare un campo Regione esistente con un ulteriore valore dovrai procedere mediante il generatore di configurazioni.
Ecco come aggiornare o aggiungere metadati al progetto nel Generatore di configurazioni.
- Accedi a Control Center e clicca su menu .
- Seleziona il nome del programma per cui desideri modificare i metadati e clicca su Gestisci programma.
- Clicca sul Blueprint da aggiornare.
- Seleziona la miniatura per il tipo di progetto a cui desideri aggiungere o aggiornare i metadati e clicca su Avanti.
- Clicca su Avanti per spostarti all’interno del Generatore di configurazioni, fino a quando non raggiungi la pagina Metadati progetto.
- Sulla pagina Metadati progetto, modifica gli attributi dei metadati esistenti oppure scorri fino alla parte inferiore della finestra e clicca su Aggiungi campo per aggiungere nuovi metadati.
- Clicca su Avanti fino a quando non visualizzi il pulsante Aggiorna.
- Clicca su Aggiorna per accettare le modifiche per i metadati.
Quando aggiungi nuovi metadati, saranno disponibili per l’associazione con i modelli di progetto e possono essere inclusi nell’ambito del progetto di immissione e dei processi di provisioning.
Come elimino un progetto?
Quando cominci a utilizzare Control Center, puoi eseguire il provisioning di un progetto e quindi decidi di apportare alcune modifiche che richiedono di riconfigurare il progetto. Se commetti un errore che scopri dopo aver eseguito il provisioning di un progetto e desideri ricominciare, ecco cosa puoi fare per eliminare il progetto con provisioning:
- Da Smartsheet: Elimina la cartella di progetto per il progetto con provisioning dal workspace del progetto. Se utilizzi un foglio di immissione, è inoltre possibile cancellare il valore della colonna indicante il progetto di cui è stato eseguito il provisioning.
- Da Control Center:Il proprietario PMO per il progetto può rimuovere il progetto di Control Center cliccando sul pulsante con i puntini di sospensione > icona Elimina piano a destra del titolo del progetto.
- Se il progetto è incluso in un foglio rollup di riepilogo, rimuovi la riga per il progetto da questo.
Esegui Aggiornamenti globali
Qual è la funzione Aggiornamenti globali?
La funzione Aggiornamenti globali in Smartsheet Control Center (SCC) ti consente di aggiornare i modelli di progetto o metadati e applicare a cascata automaticamente le modifiche ai progetti già esistenti, consente al responsabile PMO o al PMO di configurare i necessari cambiamenti, testare e verificare gli aggiornamenti e quindi applicare gli aggiornamenti ai progetti già esistenti. Queste modifiche possono essere apportate a progetti specifici o a un intero portafoglio di progetti.
Come accedo alla funzione Aggiornamento globale?
Devi essere indicato come Responsabile PMO o PMO in nella configurazione SCC per effettuare gli aggiornamenti globali. Un Responsabile PMO esistente può esaminare e aggiornare questo elenco di utenti tramite il generatore SCC. Per ulteriori informazioni , consulta la domanda su Consentire l’accesso a PMO.
Quali tipi di aggiornamenti globali posso eseguire?
Aggiornamenti globali ha come obiettivo fornire agli amministratori della soluzione un meccanismo per preservare la coerenza tra i progetti nuovi ed esistenti. Per la versione iniziale, sono disponibili tre tipi di aggiornamenti globali:
- Aggiungi nuova colonna
- Modifica colonna esistente
- Aggiungi nuovi metadati
- Trova/Sostituisci
Per ulteriori informazioni su queste opzioni, consulta Smartsheet Control Center: Apporta Aggiornamenti globali ai tuoi progetti.
Devo aggiornare tutti i miei progetti?
No. Durante la fase Applica aggiornamento, puoi scegliere i progetti a cui applicare l’aggiornamento. Al termine, l’aggiornamento mostrerà lo stato di "Parzialmente applicato" per indicare che non è stato applicato a ogni progetto.
Se un aggiornamento è "Parzialmente applicato", quando è considerato "Applicato"?
L’aggiornamento globale è completamente applicato quando tutti i progetti dell’elenco Applica aggiornamento sono stati aggiornati correttamente. L’elenco Applica aggiornamento è costituito da progetti che esistono nel momento in cui l’aggiornamento globale è stato testato e convalidato.
Posso apportare modifiche ai progetti non creati tramite Control Center?
No.La funzione Aggiornamenti globali supporta solo i progetti creati attraverso Control Center.
Tutte le modifiche apportare ai modelli del progetto base saranno applicate automaticamente a tutti i progetti esistenti?
No, le modifiche apportate direttamente al progetto base saranno applicate solo ai nuovi progetti creati. Al fine di aggiornare i progetti esistenti è necessario utilizzare la funzione aggiornamento globale.
Che cos’è Trova/Sostituisci e come viene utilizzato?
Trova/Sostituisci consente di aggiornare i valori e le formule nelle celle di tutti i fogli e modelli dei progetti esistenti Modelli. Puoi utilizzare le opzioni avanzate per controllare le celle che sono aggiornate. Per informazioni dettagliate su come utilizzare Trova/Sostituisci aggiornamenti globali e le sue funzionalità, vedere Aggiornamenti globali Control Center: Trova/sostituisci.
Funzionalità e strumenti aggiuntivi
Come visualizzo i registri in Control Center?
Passa il cursore sui puntini di sospensione che appaiono a sinistra dell'elemento Control Center e seleziona Mostra registri.
Nella pagina di destinazione di Control Center per un programma, trova il nome del progetto e seleziona l'opzione Mostra registri.
Puoi visualizzare i registri per:
- Progetti
- Aggiornamenti globali
- Archiviazioni
- Automazione dell'approvazione (se abilitata per il tuo programma)
Come posso automatizzare il provisioning del mio progetto?
Un responsabile di Control Center può abilitare l'Automazione dell'approvazione per uno specifico progetto di Control Center. L'automazione di approvazione fornisce progetti quando il valore di "approvazione" (configurato nelle impostazioni di immissione di un progetto di Control Center) è contrassegnato come approvato nel foglio di immissione mentre l'automazione è abilitata.
Nota: le impostazioni del blueprint non possono essere modificate mentre l'automazione è abilitata.
Per abilitare l'automazione dell'approvazione:
- Vai su Gestisci programma e seleziona la scheda Automazioni.
- Seleziona Nuova automazione.
- Seleziona un blueprint, quindi scegli Crea.
Una volta abilitata l'automazione, gli articoli verranno forniti automaticamente quando il valore di approvazione configurato nel blueprint è impostato per le righe nel foglio di assunzione.
NOTA: Questa funzione non è abilitata per i programmi Control Center per impostazione predefinita. Contatta il tuo rappresentante Smartsheet per discutere l'abilitazione all'automazione dell'approvazione di Control Center.
Can I create more than one program?
If you’re on an Advance plan, you have unlimited Control Center programs, so create as many as you would like!
How can I delete a program?
Submit a support request through the customer support portal to delete a program.
Can I copy or duplicate a program the same way I do with blueprints?
This feature is currently not supported, but we encourage you to submit your feedback and all your ideas to improve our product.
How do I transfer a program to a new Program Lead?
Make sure the new owner meets the necessary prerequisites. Then, follow these steps to transfer the program.
Who can create a program? Only System Admins or any paid user?
Any paid user on an Advance plan can create a program.
How do I allow a stakeholder in my organization to access a project provisioned from Smartsheet Control Center?
Once you've provisioned a project with Smartsheet Control Center, use the standard Smartsheet sharing processes to make sure that stakeholders have access.
Depending on the level of access that you grant, you can opt to share an entire project workspace or an individual Smartsheet item—a summary report or rollup sheet, for example.
Here are some resources with guidance and best practices about sharing in Smartsheet:
How do I update a template used in projects provisioned from Control Center?
You can make changes directly from Smartsheet to apply updates to newly provisioned projects.
- Locate the item to update (sheet, report, or dashboard) in the folder that contains the items used for the project type in the Admin workspace—this is the same workspace that hosts the Control Center Config file.
- Open the item, make the change, and save it.
The change appears in future projects provisioned out of Control Center.
How do I add a new template for projects provisioned from Control Center?
Use the blueprint builder in Control Center to include or exclude templates from a project type. You must be a Program Lead to add or remove templates from a project.
You can complete this task in two places:
Option 1: From Smartsheet
- Go to Home > All workspaces to open the workspace panel and locate the Admin workspace for your Control Center configuration.
- Open the folder containing the project where you want to add a new template.
- Create the item (sheet, report, or dashboard) you want to include in the project and save it.
Option 2: From the blueprint builder in Control Center
- Log in to Smartsheet Control Center, and select the Menu icon.
- Select the name of the program on the left and then select Manage Program.
- Select the blueprint to update.
- Navigate through the blueprint builder to the Source Template Settings page.
If you added or updated templates in your source folder, you receive a pop-up message noting that the blueprint builder has detected the new template.
- Select Yes to make the template available to the project type.
- Use the options in the Source Template Settings page to adjust how the template appears in the project.
- Select Next to reach the end of the blueprint builder and then select Update.
Seeing a confirmation signals that the template or template update is now part of the project type. The new template will be part of the project the next time you provision it.
Sheets in Control Center are linked to one another, so avoid changing cells that are linked to or from other sources and summary data.
Instead of modifying summary data directly, find the cells that contain the summarized data. For example, if you use a formula, such as =SUM(CHILDREN()), to gather summary information, you should modify the summary value by changing the data in the child rows to apply a change.
For more information, see Cell links: Consolidate or maintain data consistency and Create and edit formulas in Smartsheet.
How do I add or change project profile data?
Profile data in Smartsheet Control Center is the project profile information. In Smartsheet, the profile data appears in the Summary section of each project plan.
Profile data facilitates project intake workflows, and you can track and summarize data from provisioned projects and reports.
To add or update profile data from this point forward, go to the blueprint builder and follow these steps:
- Log in to Control Center and select the three-line Menu icon.
- Select the program you want to update and select Manage Program.
- Select the blueprint to update.
- Navigate through the blueprint builder to the Profile Data Selection and Customize Profile Data pages.
- On the Profile Data Selection page, select or deselect profile data fields you want included.
- In the Customize Profile Data page, you can modify where the data comes from, if it’s required, add new fields, or add template specific profile data.
- Select Next when you’re ready.
- Navigate through the entire blueprint builder and select Save.
Once you add new profile data, it becomes available for association with the templates in your project, and you can include it in the project intake and provisioning processes.
How do I view logs in Control Center?
- Open the program containing the projects you want to review.
- Hover over the Actions options on the right of the item.
- Select the three-dot menu.
- Select View logs…
You can view logs for:
- Projects
- Global Updates
- Archiving
- Approval Automation (If enabled for your program)
How can I automate my project provisioning?
A Primary Lead can enable Approval Automation for a specific Control Center blueprint. With approval automation, you can provision projects when you mark the Approval value (configured in the blueprint builder's Intake Settings page) in the intake sheet after enabling the automation.
You can’t modify any blueprint settings while the automation is enabled.
To enable Approval Automation:
- Open the program where you want to set the automation.
- Go to Manage Program > Automations.
- Select New Automation.
- Select a blueprint, and then choose Create.
Once you’ve enabled the automation, your items are automatically provisioned when the approval value configured in your blueprint is set for rows on the intake sheet.
This feature is not enabled for Control Center programs by default. Contact your Smartsheet representative to discuss Control Center approval automation enablement.
Can I link Control Center to Resource Management?
Yes. To do so, follow these steps:
- In Control Center, open the program where you want to link Resource Management.
- Select Manage Program.
- Select the Integrations tab.
You can only create the integration if you’re also a Resource Management Admin.
- Select Update.
- Select Allow Control Center.
If you need to change a name or email, or if the organization name appears as not set, you can:
- Open a new browser tab and sign in to your Resource Management account.
Make sure you sign out of any other Resource Management accounts you might have.
- Select Update.
- Select Allow Control Center.
Can I link a template sheet to Resource Management?
Yes, but you can only link one template sheet to Resource Management.
- In Smartsheet, open the template sheet you want your resource plans to link to.
- Open the Resource Management panel.
Then connect the template sheet. You don’t have to connect all your projects, just the sheet.
How can I create a resource plan through Control Center?
You must configure a blueprint to create a resource plan and any associated Smartsheet items.
- In Control Center, select Manage Programs > Blueprints.
- Select + New Blueprint or an existing blueprint.
- Scroll through the builder to Blueprint Components.
- Turn on the Resource Management panel option, and then select Next.
- On the Resource Plan Settings screen, select the columns on the intake sheet to use with Resource Management.
- Optional: To change intake column mappings, select Edit Settings, save your changes, and select Next. Changes made to the mapping affect any blueprints using the intake sheet.
- On the Connection Settings screen, select which sheet appears in the Resource Management panel after you provision the project. Typically, this is your project plan.
Complete the blueprint builder as usual.
Smartsheet Support is asking about my Program ID; where can I find it?
- Open Smartsheet Control Center and open the three-line menu on the left.
- Select the program for which you want to see information.
- Select the i icon next to the name of the program.
- In the Program information panel, you can find the Program ID.
