S’applique à
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les administrateurs Resource Management peuvent activer les approbations.
Audit des approbations
Vous pouvez télécharger un journal d'audit détaillé de toutes les modifications liées aux approbations de temps et de dépenses.
Qui peut l’utiliser ?
Forfaits :
- Resource Management
Autorisations :
Les administrateurs Resource Management peuvent activer les approbations.
Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.
Votre organisation peut avoir besoin d'auditer les enregistrements d'approbation pour prouver la conformité d'un processus d'approbation (conformité à la loi SOX, par exemple).
Contrairement aux rapports, qui représentent uniquement l'état actuel de l'approbation pour chaque saisie, le journal d'audit des approbations capture chaque événement de modification (soumission, refus, approbation, etc.) et les commentaires associés à chaque refus ou approbation, ainsi que les dates et les utilisateurs qui effectuent les modifications. Le journal est utile pour soutenir les processus liés à la conformité, notamment dans le cadre d'un audit SOX.
Au début de chaque mois, Resource Management génère un fichier CSV contenant un journal d'audit pour le mois précédent. Les journaux d'audit des mois précédents peuvent être téléchargés à tout moment.
Les journaux d'audit du mois en cours ne peuvent pas être générés avant le mois suivant.
Télécharger les journaux d'audit des approbations
Accédez à vos journaux d'audit :
- Dans les paramètres du compte, faites défiler jusqu'au flux de travail d'approbation, puis cliquez sur Accéder aux journaux d'audit.
- Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le mois et l'année pour les entrées de temps et de dépenses que vous souhaitez auditer (le mois au cours duquel ces heures et/ou dépenses ont été consignées).
- Le journal d'audit sera traité et, une fois disponible, un lien de téléchargement apparaîtra dans la liste des demandes récentes. Un lien vers le fichier sera également envoyé à l'adresse e-mail du demandeur.
- Sélectionnez Télécharger pour accéder au fichier journal d'audit.
La période s'applique aux dates des enregistrements de temps, et non aux dates auxquelles les entrées ont été soumises ou approuvées. Étant donné que le temps et les dépenses peuvent être approuvés ou rejetés bien plus tard que le mois au cours duquel les entrées ont été soumises, les fichiers journaux d'audit concernant un mois donné peuvent varier du fait que les entrées ont été approuvées après le téléchargement du journal. Lors de la réalisation d'un audit, il est recommandé de demander et télécharger de nouveaux journaux d'audit afin de saisir les modifications les plus à jour.
Comprendre les journaux d'audit d'approbation
Les journaux d'audit d'approbation contiennent les enregistrements des entrées de temps et/ou des dépenses (selon ce qui est suivi) ainsi que l'historique des modifications apportées au statut d'approbation de ces entrées. Cela signifie que le même enregistrement d'entrée de dépense ou de temps comportera probablement plusieurs lignes dans le journal d'audit, une pour chaque modification du statut d'approbation pour cette entrée.
Par exemple, si un utilisateur soumet une entrée de temps pour approbation qui est ensuite refusée, modifiée, soumise à nouveau, puis approuvée, il y aura une ligne pour chacune de ces modifications de l'état d'approbation (passant de En attente à Refusé à En attente et finalement à Approuvé).
Le journal d'audit contient plusieurs colonnes qui décrivent les différentes propriétés de l'entrée de temps ou de dépense, ainsi que les utilisateurs qui modifient l'enregistrement. Vous trouverez ci-dessous une description de ce que représentent chacune des colonnes du journal d'audit.
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