Créer et gérer les vues de vos données

Cet outil vous permet d’afficher une sélection de données spécifiques, pour que d’autres personnes puissent les consulter et les modifier.  

Avant de créer des vues dans Dynamic View

1. Assurez-vous que les éléments essentiels de votre Dynamic View sont en place.
2. Créez les feuilles sources et les rapports qui constitueront la base de votre processus et définissez les autorisations des créateurs de vues.

Créer une nouvelle vue

Il existe deux manières différentes de créer des Dynamic Views.

Depuis le lanceur

1. Sélectionnez Dynamic View.

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2. Sélectionnez Créer une vue dans le coin supérieur droit de l’écran.

Si vous sélectionnez le mauvais élément source, créez une autre vue. Vous ne pouvez pas revenir en arrière et sélectionner un autre élément source.

Depuis l’élément source

1. Sélectionnez Dynamic View dans le menu supérieur de votre feuille ou rapport.
2. Sélectionnez Créer une Dynamic View. 

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Configurer votre vue

Saisissez le nom de la vue et définissez ce que les personnes peuvent voir et si elles peuvent ajouter de nouveaux éléments à une feuille source.

Voici quelques éléments à connaître concernant les paramètres de cette étape :

• Afficher la vue selon l’utilisateur actuel : filtrez la vue d’un utilisateur en n’incluant que les tâches qui lui sont assignées via la colonne Liste des contacts. 
• Restreindre la vue par filtre de feuille : les filtres de feuille vous aident à affiner les données qui s’affichent. Sélectionnez un filtre de feuille partagée pour limiter l’affichage selon ce filtre spécifique. 
• Nouvelle soumission d’élément : vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer de nouvelles entrées. Si votre source est un rapport, spécifiez la feuille sous-jacente, et pas uniquement le rapport. 

Si vous recueillez des informations auprès d’un large éventail d’utilisateurs, il peut être utile de créer un formulaire à la place. Un formulaire permet d’avoir des données cohérentes et de s’assurer que chacun utilise correctement sa vue.

Sélectionner les champs à afficher

1. Dans la section Champs disponibles, sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la vue.
2. Pour filtrer les données de champs spécifiques, ajoutez des champs de type liste déroulante ou symbole à partir de vos données sources. 
3. Facultatif : ajoutez des pièces jointes ou des commentaires à l’aide des paramètres suivants :  
   • Pièces jointes
     • Afficher les pièces jointes
     • Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes
   • Commentaires
     • Afficher les commentaires
     • Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires

Les champs que vous sélectionnez à cette étape apparaissent sous forme de colonnes et de lignes dans Dynamic View. Si vous souhaitez afficher ces champs uniquement dans certaines conditions, ne les ajoutez pas dans la section Champs visibles. Au lieu de cela, définissez les conditions ou la logique dans l’onglet Panneau Détails.

Configurer le panneau Détails 

Le panneau Détails vous permet de personnaliser ce qui apparaît pour les utilisateurs après qu’ils ont sélectionné une ligne dans Dynamic View. Vous pouvez utiliser le panneau Détails pour recueillir des informations et fournir des détails. 

1. Dans Champs disponibles, faites glisser les champs dans la section Disposition du panneau Détails.
2. Facultatif : basculez sur la Description du panneau Détails et saisissez les instructions pour vos utilisateurs. Ils verront votre message lorsqu’ils ouvriront la vue détaillée depuis une Dynamic View. 
3. Sélectionnez l’onglet qui doit apparaître lorsque vos utilisateurs ouvrent la Dynamic View : données, pièces jointes ou commentaires. 
4. Sélectionnez le champ que vous souhaitez configurer. 
5. Modifiez les propriétés ou la logique du champ. Les propriétés des champs définissent les champs et la logique vous permet d’appliquer une logique conditionnelle aux champs. 
   • Dans la barre de droite, sélectionnez l’icône Propriétés du champ.
     Lorsque vous sélectionnez un champ dans la section Disposition du panneau Détails, le volet Propriétés du champ s’ouvre.
   • Pour modifier la logique du champ, sélectionnez l’icône Logique des champs dans la barre de droite.

Propriétés du champ

Champ en lecture seule

Il est possible que certains champs ne soient pas modifiables, selon leur type de données ou les informations de la cellule. Un champ est en lecture seule dans Dynamic View s’il remplit les conditions suivantes :

• Il provient d’une colonne système.
• Il provient d’une colonne Date de fin d’un diagramme de Gantt.
• Il s’agit de la colonne de Date de fin dans l’affichage de la plage de dates des paramètres du projet.
• Il provient d’une colonne Prédécesseur d’un diagramme de Gantt.
• La cellule de la feuille source contient une formule.
• La cellule de la feuille source contient un lien de cellule entrant.
• La cellule de la feuille source contient un lien hypertexte.

Logique des champs

Lorsque vous ajoutez une logique de champ, votre vue affiche ou masque des champs. Cette logique dépend des conditions ou modifications appliquées dans l’élément Smartsheet ou dans Dynamic View.

La logique des champs repose sur des listes déroulantes et des colonnes de symboles. Votre feuille source devra comporter une liste déroulante ou une colonne de symboles pour nommer et enregistrer vos règles de logique de champ.

Si votre source est un rapport comportant plusieurs feuilles, les valeurs de la liste déroulante d’une colonne donnée doivent être cohérentes sur toutes les feuilles. S’il manque une valeur dans les propriétés de la colonne d’une feuille, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser cette valeur dans votre logique des champs.

1. Dans le panneau Logique des champs, sélectionnez + Logic (+ Logique). 
2. Attribuez un nom à votre logique des champs. 
3. Dans la section When (Quand), identifiez la colonne et la ou les valeurs qui déclencheront la logique. 
4. Dans la section Action, sélectionnez ce qui se passera lorsque la vue détectera le déclencheur. Vous pouvez : 
   • masquer les champs sélectionnés ;
   • afficher les champs sélectionnés en lecture seule ;
   • afficher les champs sélectionnés comme modifiables ;
   • afficher les champs sélectionnés comme obligatoires.
5. Choisissez le ou les champs qui apparaîtront ou disparaîtront de la vue, puis sélectionnez Save (Enregistrer).

Les autorisations de visibilité définies ici apparaissent dans le panneau Détails. Pour accéder au panneau Détails, sélectionnez une ligne dans la vue.

Il est possible de créer des règles avec des actions conflictuelles. Dynamic View favorise la règle ayant le niveau d’autorisation le plus bas.

Partager votre Dynamic View

Utilisez l’onglet Partage pour définir qui peut voir et modifier la vue. Reportez-vous à l’article Partager votre Dynamic View pour plus de détails.