Créer un rapport à partir de données de plusieurs feuilles

Les rapports vous permettent de compiler les informations de plusieurs feuilles et d'afficher uniquement les éléments correspondant aux critères que vous spécifiez. Un rapport vous permet par exemple de visualiser uniquement les tâches qui vous sont attribuées, indiquées comme très prioritaires et non terminées, même si elles proviennent de différentes feuilles.

Tout comme une feuille, un rapport peut être envoyé, partagé et publié. Il est également possible de modifier et de trier les données d'un rapport. Remarque : un rapport diffère d'une feuille en ceci qu'il ne stocke pas d'information. C'est pourquoi les rapports ne sont pas pris en compte dans le nombre maximal de feuilles associées à votre compte.

Pour améliorer la flexibilité des rapports partagés, vous pouvez indiquer Utilisateur actuel en tant que critère des lignes devant être affichées dans le rapport. L'Utilisateur actuel désigne la personne visualisant la feuille, en fonction de l'adresse e-mail indiquée lors de la connexion à Smartsheet. Le critère Utilisateur actuel peut par exemple être utilisé pour créer un rapport unique dans lequel tous les membres de votre équipe pourront visualiser les tâches qui leur sont attribuées.

Dans cet article :

Utilisateurs pouvant créer un rapport 

Afin de créer un rapport, vous devez être un utilisateur qui dispose d'une licence pour un forfait qui possède cette fonction. Pour voir la liste des forfaits incluant les rapports, consultez notre page Tarifs. Vous ne savez pas de quel forfait vous disposez ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Générer un rapport

Étape 1 : Créer le conteneur de rapport

Un rapport est créé dans le Générateur de rapports. Voici comment commencer :

  1. Cliquez sur l'icône Menu (en haut à gauche de la fenêtre Smartsheet), puis sur Centre de solutions.
  2. Cliquez sur Créer dans le panneau de gauche, puis sélectionnez la vignette Rapport.
  3. Saisissez un nom pour votre rapport et cliquez sur OK.
    

Votre nouveau rapport est créé dans le dossier Feuilles.



  4. Faites un clic-droit sur le rapport et sélectionnez Ouvrir pour afficher le formulaire Générateur de rapports.


Étape 2 : Sélection des critères à inclure dans le rapport

Générez votre rapport à l'aide des critères disponibles dans le Générateur de rapports.

Générateur de rapports

Où ?

Cliquez sur le bouton Où ? pour sélectionner les feuilles et espaces de travail à inclure dans le rapport. Les feuilles que vous avez créées ou auxquelles vous avez accès apparaissent dans cette liste.

Gardez à l'esprit ce qui suit :

  • Vous devez sélectionner au moins une feuille, un dossier ou espace de travail depuis la liste Où ? avant d'accéder aux autres options (Qui ?, Quoi ? et Quand ?) du Générateur de rapports.
  • Les feuilles ajoutées à un dossier que vous avez sélectionné plus tôt ne seront pas incluses dans votre rapport. Pour inclure les feuilles ajoutées récemment, supprimez le dossier depuis la liste Quand ? avant de le rajouter à nouveau.

Qui ?

Cliquez sur le bouton Qui ? pour sélectionner les personnes que vous souhaitez inclure dans le rapport (p. ex. : Attribué à Steve). Cliquez sur le nom de la colonne listant les personnes que vous souhaitez inclure dans le rapport. Les colonnes de type Liste de contacts peuvent être sélectionnées ici. Lors de la 2e étape, sélectionnez le nom des personnes dont vous souhaitez visualiser les tâches. (Pour obtenir plus d'informations à propos des types de colonnes, consultez notre article Types de colonnes).



Astuce : vous pouvez créer des rapports plus polyvalents en sélectionnant Utilisateur actuel en tant que critère dans Qui ?. Par exemple, si vous souhaitez partager le rapport de telle façon que toute personne y accédant pourra visualiser les tâches lui étant attribuées, sélectionnez la colonne Attribué à puis Utilisateur actuel.

Utilisateur actuel dans le Générateur de rapports

Quoi ?

Sélectionnez des critères de rapport sur lesquels se baseront les résultats (par exemple, la valeur du champ Pourcentage d'avancement est 1).

Quand ?

Sélectionnez une date ou une plage de dates à afficher (par exemple, les lignes dont l'échéance est au cours des 7 prochains jours). Seules les colonnes Type de date sont disponibles dans cette liste.

Étape 3 : Choisir les informations qui apparaitront dans le rapport

Cliquez sur Colonnes dans le formulaire Générateur de rapports pour choisir les colonnes qui apparaitront dans le rapport. Pour organiser les colonnes, faites-les glisser vers divers emplacements sur la feuille. Par défaut, les colonnes que vous utilisez en tant que critères de votre rapport sont automatiquement ajoutées au rapport, avec la Colonne principale et le Nom de la feuille. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces colonnes par défaut et en ajouter d'autres en cliquant sur les noms de colonnes.

Étape 1 : Créer et visualiser le rapport

Cliquez sur Enregistrer pour générer le rapport.

À noter : la première exécution d'un rapport est généralement plus longue que les exécutions suivantes.

Fermez le Générateur de rapports pour afficher le rapport.

Le rapport affiche 500 lignes par page. Si plus de 500 lignes répondent aux critères du rapport, utilisez les boutons Précédent et Suivant en bas du rapport pour passer d'une page à l'autre.

Astuce : si votre rapport comprend des colonnes de date, vous pouvez voir les données en question en mode Diagramme de Gantt et mode Agenda. Pour passer d'un mode à l'autre, utilisez les boutons Mode Diagramme de Gantt et Mode Agenda dans la barre d'outils de gauche.

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Modifier un rapport existant

À partir d'un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en cliquant sur le bouton Générateur de rapports visible en haut.

Pour ajouter ou supprimer des colonnes du rapport, faites un clic-droit sur l'en-tête et sélectionnez Ajouter une colonne ou Supprimer une colonne.

Quelques conseils à garder à l'esprit lors de la modification des rapports :

  • Le formatage (couleur de la police de la cellule, couleur d'arrière-plan, texte en gras, etc.) utilisé dans un rapport dépend de celui de la feuille d'origine.

  • Les hiérarchies de lignes ne s'affichent pas dans les rapports.

  • Les cellules contenant des formules ne peuvent pas être modifiées à partir d'un rapport.

  • Si les interdépendances sont activées dans une feuille :
     
    • Les dates de fin des lignes de cette feuille ne sont pas modifiables depuis un rapport car elles sont calculées automatiquement en fonction des paramètres d'interdépendance. Vous pouvez en revanche modifier la date de début et la durée dans la ligne pour recalculer automatiquement la date de fin.
    • La date de début d'une tâche dépendant d'un prédécesseur ne pourra être modifiée depuis un rapport. Vous pouvez en revanche modifier la date de début ou la durée du prédécesseur pour recalculer automatiquement les dates associées aux tâches interdépendantes.

       
    Pour plus d'informations, consultez l'article suivant dans notre centre d'assistance : Activer les Interdépendances et utiliser les Prédécesseurs.


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Travailler avec les critères de rapports - Astuces

À partir d'un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en cliquant sur le bouton Générateur de rapports visible en haut.

Cliquez sur une valeur existante pour la modifier.

Pour supprimer le critère d'un rapport, passez le curseur de votre souris dessus et cliquez sur le bouton supprimer (x) visible à sa droite.

Supprimer un critère

Utiliser plusieurs critères :

Pour ajouter plusieurs critères à une section, cliquez à nouveau sur Qui, Quoi ou Quand. Par exemple, vous pouvez choisir des critères tels que Priorité élevée et le Statut En cours pour la section Quoi.

Utiliser les opérateurs And (et) et Or (ou) dans les sections à critères multiples

Par défaut, vous voyez apparaître un opérateur And (et) dans une section si vous avez plusieurs critères : cela signifie qu'une ligne devra remplir tous les critères pour apparaître dans le rapport. Cliquez sur un opérateur And (Et) pour qu’il se transforme en Or (Ou). Dans ce cas, si une ligne remplit l'un des critères, elle apparaîtra dans le rapport. Les opérateurs And (et) et Or (ou) ne peuvent pas être utilisés au sein de la même section.

Utiliser les opérateurs And (et) et Or (ou) dans plusieurs sections

Par défaut, les opérateurs And (et) apparaissent entre les sections Qui, Quoi et Quand du générateur de rapports. Vous pouvez cliquer sur un opérateur And (Et) pour qu’il se transforme en Or (Ou), mais vous ne pouvez pas mélanger les opérateurs And (Et) et Or (ou) entre les sections.

Créer une condition « Is Not » (Non égal à)

Si vous souhaitez exclure certaines informations d'un rapport, cochez la case Exclure les éléments sélectionnés. Par exemple, si vous souhaitez afficher les lignes pour lesquelles la colonne adresse n'est pas vide, sélectionnez la condition vide et cochez la case Exclure les éléments sélectionnés.


Résoudre les problèmes en lien avec les rapports

Le champ Qui affiche un chiffre erroné entre parenthèses

Le chiffre entre parenthèses apparaissant à côté du nom des contacts indique le nombre d'apparitions de ce contact dans les colonnes Liste de contacts pour les feuilles sélectionnées. Si ce chiffre ne correspond pas au nombre de lignes générées par le rapport, cela peut signifier que le nom du contact a été saisi manuellement dans les cellules des feuilles et non sélectionné dans la liste de contacts Smartsheet.

Pour corriger cela, ouvrez les feuilles source et passez le curseur de la souris sur le nom des membres de l'équipe de chaque cellule. Si un message « Ajouter les coordonnées du contact » apparaît, cliquez sur le lien et ajoutez une adresse e-mail au nom du contact. Lors de la prochaine exécution du rapport, le nombre de lignes entre parenthèses doit être correct.

Un rapport partagé est vide lorsque vous l'affichez

Un rapport est vide ou semble contenir moins d'informations si une autre personne avec laquelle ses feuilles sous-jacentes n'ont pas été partagées le consulte. Les rapports interdisent l'accès aux feuilles qui n'ont pas encore été partagées avec quelqu'un (veuillez vous reporter à Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord afin d'obtenir de plus amples informations).

Vous pouvez publier un rapport en lecture seule si les personnes n'ont pas besoin de modifier ses données. Lorsqu'il est publié, il n'est pas nécessaire que les feuilles sous-jacentes soient partagées afin que les données s'affichent (reportez-vous à Publier un rapport).

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