Smartsheet Gov : Rapport sur les données de plusieurs feuilles

Présentation

Les rapports de ligne vous permettent d'agréger les informations de ligne à partir de plusieurs feuilles. Par exemple, si vous souhaitez afficher toutes les tâches qui vous sont affectées, étiquetées comme étant hautement prioritaires et non terminées, et si vous souhaitez afficher ces tâches à partir de plusieurs feuilles, vous pouvez le faire avec un rapport de ligne.

Un rapport peut être envoyé, partagé et publié comme une feuille. Vous pouvez également modifier et trier des données dans un rapport. Notez qu'un rapport est différent d'une feuille car aucune information n'y est stockée. En raison de cette différence, les états ne sont pas pris en compte dans la limite de feuille de votre plan.

Le propriétaire et les administrateurs du rapport peuvent modifier les critères du rapport dans le générateur de rapports.

• Pour modifier les données dans les cellules du rapport, vous devez être partagé avec le rapport et les feuilles sources avec les autorisations Éditeur ou supérieures.
• Pour afficher les données dans les cellules du rapport, vous devez être partagé avec le rapport et les feuilles sources avec des autorisations d'affichage ou supérieures. 

Créer un rapport de lignes

Étape 1 : Créer le conteneur de rapports

Vous allez créer votre rapport dans le Générateur de rapports. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez le Créer une solution (icône plus) dans la barre latérale gauche.
2. Sélectionnez le Rapport mosaïque, puis sélectionnez Rapport de ligne.
3. Entrez un nom pour votre rapport, sélectionnez « Rapport de ligne », puis sélectionnez OK.

Votre nouveau rapport est créé dans le dossier Feuilles.

Étape 2 : Sélectionnez les critères à inclure dans le rapport

Créez votre rapport à l'aide des options de critères disponibles dans le Générateur de rapports.

Où ?

sélectionnez le bouton Où ? pour sélectionner les feuilles et les espaces de travail à inclure dans le rapport. Les feuilles que vous avez créées ou qui vous ont été partagées sont disponibles dans cette liste.

Pour que le rapport inclue automatiquement de nouvelles feuilles, vous pouvez référencer un espace de travail entier. Lorsqu'une nouvelle feuille est ajoutée à l'espace de travail, le rapport la référence automatiquement. Pour en savoir plus sur les espaces de travail, consultez Gestion d'éléments dans un espace de travail.

Gardez à l’esprit ce qui suit :

• Vous devez sélectionner au moins une feuille, un dossier ou un espace de travail dans Où ? avant que les autres options (Qui ?, Quoi ? et Quand ?) ne soient disponibles dans le Générateur de rapports.
• Si vous sélectionnez un dossier, les nouvelles feuilles ajoutées à ce dossier après l’avoir sélectionné ne seront pas incluses dans votre rapport. Supprimer le dossier de Où ? puis rajoutez-le pour inclure les feuilles nouvellement ajoutées.

Qui ?

sélectionnez le Qui ? pour sélectionner les personnes à afficher dans le rapport (par exemple, Affecté à est Steve). sélectionnez le nom de la colonne qui inclut les personnes à inclure dans le rapport. Les colonnes de type Liste de contacts peuvent être sélectionnées ici. Dans l'étape 2 sur 2, sélectionnez les noms des personnes dont vous souhaitez afficher les tâches. (Pour plus d'informations sur les types de colonne, reportez-vous à la section Types de colonnes.)

Pour rendre le rapport plus polyvalent, sélectionnez Utilisateur actuel en tant que critères pour Qui. Par exemple, si vous envisagez de partager le rapport et si vous souhaitez que la personne qui le consulte puisse voir les tâches qui lui sont affectées, sélectionnez le Affecté à colonne, puis sélectionnez Utilisateur actuel.

Quoi ?

Sélectionnez les critères de rapport sur lesquels baser les résultats (par exemple, % achevé est égal à 1—où 1 représente 100%​​ ​​​).

Quand ?

Sélectionnez une date spécifique ou une plage de dates à afficher (par exemple, affichez les lignes dont la date d'échéance se situe dans les 7 prochains jours). Seules les colonnes de type Date peuvent être sélectionnées dans cette liste.

Étape 3 : Choisissez les informations qui apparaîtront dans le rapport

Pour choisir les colonnes de feuille qui apparaissent dans votre rapport, sélectionnez Colonnes dans le formulaire du Générateur de rapports. Pour organiser les colonnes, vous pouvez les faire glisser vers différents emplacements de la feuille. Par défaut, les colonnes que vous utilisez pour les critères de rapport sont automatiquement ajoutées au rapport avec la colonne Principal et une colonne Nom de feuille. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces colonnes par défaut et d'ajouter des colonnes supplémentaires en sélectionnant les noms des colonnes.

Etape 4 : Exécuter le rapport et l'afficher

sélectionner Enregistrer pour générer le rapport.

Notez que l'exécution d'un rapport pour la première fois prend généralement plus de temps que les exécutions suivantes.

Fermez le Générateur de rapports pour afficher le rapport.

Le rapport affiche 500 lignes par page. Si plus de 500 lignes répondent aux critères du rapport, utilisez la Précédent et Suivant au bas de l'état pour vous déplacer entre les pages.

CONSEIL : Si votre état comprend des colonnes de date, vous pouvez afficher les données en mode Gantt et en mode Calendrier. Utilisez le Vue Gantt et mode Agenda dans la barre d'outils de gauche pour basculer entre ces vues.

Modifier un rapport existant

À partir d'un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en sélectionnant Générateur de rapports en haut du rapport.

Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le rapport, sélectionnez un en-tête de colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter une colonne ou Supprimer la colonne.

Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous modifiez des rapports :

• La mise en forme (cellule, couleur de police, couleur d'arrière-plan, texte en gras, etc.) qui apparaît dans un rapport est basée sur la mise en forme dans la feuille source.
• Les hiérarchies de lignes ne s'affichent pas dans les rapports.
• Les cellules contenant des formules ne peuvent pas être modifiées à partir d'un rapport.
• Si les dépendances sont activées sur une feuille :
  • Le Dates de fin les lignes for de ces feuilles ne sont pas modifiables à partir d'un rapport, car elles sont calculées automatiquement en fonction des paramètres de dépendance. Vous pouvez en revanche modifier la date de début et la durée dans la ligne pour recalculer automatiquement la date de fin.
  • Le Date de début de toute tâche pilotée par un prédécesseur ne sera pas modifiable à partir d'un rapport. Vous pouvez en revanche modifier la date de début ou la durée du prédécesseur pour recalculer automatiquement les dates associées aux tâches interdépendantes.

Pour plus d'informations, consultez l'article Centre d'aide Activer les dépendances et utiliser les prédécesseurs.

Conseils pour l'utilisation des critères de rapport

Supprimer les critères de rapport

À partir d'un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en sélectionnant Générateur de rapports en haut du rapport.

sélectionnez une valeur existante pour la modifier.

Pour supprimer un critère de rapport, placez la souris dessus et sélectionnez le bouton de suppression (x) qui apparaît à droite du critère.

Utiliser plusieurs critères

Pour ajouter plusieurs critères à une section, sélectionnez Qui, Quoiou Quand encore une fois. Par exemple, dans le Quoi , vous pouvez choisir de définir des critères tels que La priorité est élevée et Le statut est En cours.

Utiliser les opérateurs And et Or dans les sections comportant plusieurs critères

Par défaut, vous verrez un opérateur Et dans une section si vous avez plusieurs critères : cela signifie qu'une ligne doit répondre à tout des critères pour qu'il s'affiche dans le rapport. sélectionnez les opérateurs et pour les remplacer par des opérateurs ou. Dans ce cas, du moment où une ligne remplit l'un des critères, elle apparaîtra dans le rapport. Il n'est pas possible d'avoir un mélange d'opérateurs Et et Ou dans la même section.

Utiliser les opérateurs And et Or dans les sections

Par défaut, les opérateurs Et apparaissent entre les Qui, Quoi, et Quand du Générateur de rapports. Vous pouvez sélectionner n'importe quel opérateur et pour les remplacer tous par des opérateurs Ou, mais vous ne pouvez pas combiner les opérateurs Et et Ou entre les sections.

Créer une condition « Is Not »

Si vous souhaitez exclure des informations d'un rapport, utilisez la Exclure les éléments sélectionnés case. Par exemple, si vous souhaitez afficher des lignes pour lesquelles une colonne d'adresse n'est pas vide, sélectionnez la condition est vide et cochez la case Exclure les éléments sélectionnés case.

Résoudre les problèmes liés aux rapports

Le champ Qui affiche un nombre incorrect entre parenthèses

Les numéros entre parenthèses qui apparaissent en regard des noms des contacts font référence au nombre de fois que le contact apparaît dans les colonnes Liste des contacts dans les feuilles sélectionnées. Si ce nombre ne correspond pas au nombre de lignes générées par le rapport, c'est peut-être parce que le nom du contact a été tapé manuellement dans des cellules dans des feuilles au lieu d'être sélectionné dans la liste de contacts Smartsheet.

Pour corriger ce problème, ouvrez la feuille source et placez la souris sur le nom du membre de l'équipe dans chaque cellule. Si un message « Ajouter les informations de contact » apparaît, sélectionnez le lien et ajoutez une adresse e-mail au nom du contact. Lorsque vous réexécutez le rapport, le nombre entre parenthèses doit afficher le nombre de lignes attendu.

Le rapport partagé apparaît vide

Les rapports sont vierges ou semblent contenir moins d'informations lorsque quelqu'un d'autre les examine et qu'ils ne sont pas partagés avec les feuilles sous-jacentes que le rapport examine. Un rapport ne donne pas accès à des feuilles qui n'ont pas encore été partagées (Pour plus d'informations, voir Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord).

S'ils n'ont pas besoin de modifier les données du rapport, vous pouvez publier le rapport pour l'afficher dans un format en lecture seule. Une fois publiées, les feuilles sous-jacentes n'ont pas besoin d'être partagées pour que les données soient visibles dans la version publiée. Voir Publier un rapport.

Les colonnes des rapports sont vides

Cela peut se produire si les noms des colonnes utilisées dans les sections Qui, Quoi ou Quand du Générateur de rapports ont été modifiés dans la feuille sous-jacente. Vous verrez [Nom de colonne] - (colonne introuvable) si une configuration de colonne dans le Générateur de rapports n'est pas présente dans la feuille.

Pour corriger ce problème, mettez à jour le Générateur de rapports pour pointer sur le nom de colonne mis à jour et supprimez l'ancien nom de colonne.