Partager un rapport en pièce jointe d'un e-mail

Si vous souhaitez partager des données Smartsheet consignées dans un rapport, vous pouvez l'envoyer en tant que pièce jointe dans un e-mail. Vous pouvez le faire de façon ponctuelle ou de façon périodique et automatique. En faisant cela, le rapport sera systématiquement exécuté avant d'être envoyé de façon à ne contenir que les données les plus récentes.

À noter : vous pouvez également diffuser un rapport en le partageant ou en le publiant. Pour plus de détails sur ces options, consultez la section Articles connexes à la fin de cet article.


Envoyer un rapport en tant que pièce jointe

Si vous envoyez un rapport en pièce jointe, les destinataires pourront le voir au format PDF ou Excel sans devoir s'inscrire à Smartsheet.

  1. Dans la barre d'outils de gauche, cliquez sur Actions – Rapport puis sur Envoyer en tant que pièce jointe pour afficher le formulaire Envoyer en tant que pièce jointe.

  2. Saisissez les adresses e-mail des destinataires en les séparant d'une virgule dans le champ À.

  3. Modifiez l'objet et le message si vous ne souhaitez pas utiliser le modèle par défaut.

  4. Sélectionnez le type de pièce jointe dans le champ Joindre en tant que : PDF ou Excel.

    ASTUCE : si vous choisissez l'option PDF, cliquez sur le lien des options pour accéder au menu Configuration du PDF, puis les options Configuration du PDF. Ces options vous permettent de personnaliser les propriétés de la pièce jointe.

  5. Cliquer sur Envoyer.

Les noms des destinataires seront déplacés du champ À vers la section Envoyer à du formulaire.

Configurer la périodicité

Vous pouvez programmer l'envoi récurrent et automatique de votre rapport. À noter : le rapport sera systématiquement exécuté avant d'être envoyé de façon à ne contenir que les données les plus récentes.

Pour configurer l'envoi périodique d'un rapport en tant que pièce jointe à la fréquence de votre choix :

  1. Suivez les étapes décrites ci-dessus pour accéder au formulaire Envoyer en tant que pièce jointe.
  2. Cliquez sur le lien Programmer dans le formulaire à côté de Livraison.

    Envoyer en tant que pièce jointe - Livraison
     
  3. Dans le formulaire Options de livraison, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la livraison intervienne (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) et indiquez toute option de périodicité.
  4. Cliquez sur OK.

Une fois configurées, les récurrences apparaitront dans le volet droit du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe. Pour modifier ou supprimer une récurrence, cliquez sur la flèche à côté de la description de ladite récurrence.