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Vous pouvez envoyer les informations rassemblées dans un rapport sous forme de pièce jointe à un e-mail. Vous pouvez effectuer cette opération une seule fois ou demander à ce que le rapport soit envoyé automatiquement de façon régulière.
Vous pouvez également mettre un rapport à la disposition d’autres personnes en le partageant ou en le publiant.
Les informations de feuille envoyées sous forme d’e-mails peuvent prendre jusqu’à 45 minutes pour arriver. Contactez l’Assistance si l’opération prend plus de temps que prévu.
Envoyer un rapport en tant que pièce jointe
Si vous envoyez un rapport en pièce jointe, les destinataires pourront le voir au format PDF ou Excel sans devoir se connecter à Smartsheet.
- Lorsque le rapport est ouvert, sélectionnez Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe pour afficher la fenêtre Envoyer en tant que pièce jointe.
- Dans le champ À, saisissez les adresses e-mail des destinataires en les séparant par une virgule.
- Modifiez l’Objet et le Message si vous souhaitez modifier leurs valeurs par défaut et les personnaliser.
- Sélectionnez le type de pièce jointe dans le champ Joindre en tant que : PDF ou Excel.
Si vous choisissez l’option PDF, sélectionnez le lien options pour accéder au menu Configuration PDF et affiner les propriétés de la pièce jointe.
- Sélectionnez Envoyer.
Une fois envoyées, les adresses e-mail des destinataires sont déplacées du champ À vers la section Envoyé à du formulaire.
Configurer la récurrence
Vous pouvez programmer l’envoi automatique et régulier de votre rapport.
Lorsque vous effectuez cette opération, le rapport s’exécute avant d’être envoyé, afin de toujours contenir les informations les plus récentes.
Pour envoyer un rapport sous forme de pièce jointe selon une fréquence définie :
- Sélectionnez Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe
- Dans la fenêtre Envoyer en tant que pièce jointe, à côté de Livraison, sélectionnez le lien Programmer.
- Dans le formulaire Options d’envoi, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et spécifiez les autres options de récurrence.
- Sélectionnez OK.
Une fois que vous les avez configurées, les récurrences apparaissent sur le panneau droit du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe. Pour modifier ou supprimer une récurrence, sélectionnez la flèche à côté de la description de la récurrence.
