Grâce aux colonnes d’assistance, vous pouvez simplifier les opérations complexes, résoudre des problèmes spécifiques, suivre l’avancement, calculer des dates, automatiser les alertes, etc.
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Les colonnes d’assistance sont des colonnes supplémentaires que vous pouvez ajouter à une feuille pour faciliter certaines opérations, telles que la gestion, l’analyse ou la visualisation des données. Ces valeurs sont souvent alimentées par des formules de colonnes, mais peuvent également inclure des valeurs manuelles.
Elles sont fréquemment masquées lors d’une utilisation régulière ou verrouillées pour éviter toute modification. Les colonnes d’assistance ne nécessitent pas de mises à jour pendant les opérations quotidiennes sur les feuilles.
Avantages
- Simplifiez les filtres et les rapports en identifiant les lignes qui répondent à des critères multiples ou complexes grâce à une case à cocher, ce qui évite d’avoir à définir ces critères à plusieurs reprises.
- Améliorez la lisibilité en simplifiant les formules et en rendant les données plus faciles à comprendre.
- Créez des flux de travail réutilisables et modulaires.
- Améliorez la collaboration en fournissant des informations claires aux équipes grâce à des repères visuels.
- Créez des valeurs de référence uniques pour les recherches de données entre plusieurs feuilles.
Utilisez efficacement les colonnes d’assistance, car elles sont comptabilisées dans le nombre total de colonnes, lignes, cellules et références que vous pouvez utiliser.
Utilisations courantes des colonnes d’assistance
Suivre le statut ou l’avancement
Utilisez des colonnes d’assistance contenant des formules ou des listes déroulantes pour surveiller le statut ou le pourcentage d’achèvement d’une tâche. Par exemple, en utilisant la fonction IF, vous pouvez créer une colonne qui détermine si une tâche est En bonne voie ou En retard en fonction de sa date d’échéance et de son avancement.
Déclencheurs d’automatisation
Les colonnes d’assistance peuvent alimenter l’automatisation. Par exemple, une colonne de type case à cocher peut déclencher une alerte ou une action automatisée lorsqu’elle est cochée.
Cela ne s’applique pas aux formules de feuilles croisées ni aux valeurs liées à des cellules.
Calculs de date
Les colonnes d’assistance aident à calculer les échéances, les retards ou le temps écoulé entre deux événements. Par exemple, vous pouvez avoir une colonne pour afficher le nombre de jours restants avant la date d’échéance.
Indicateurs et alertes
Vous pouvez utiliser des symboles ou des listes déroulantes pour marquer des lignes spécifiques en fonction de certaines conditions. Par exemple, vous pouvez avoir la fonction OR dans une colonne de symboles qui signale les tâches à risque.
Catégorisation des données
Vous pouvez ajouter des colonnes pour regrouper ou filtrer des données, par exemple en attribuant des niveaux de priorité ou en balisant des lignes pour un rapport spécifique. Par exemple, classez des lignes par service à l’aide d’une liste déroulante ou d’une formule.
Récapitulatif et données de synthèse
Utilisez les colonnes auxiliaires pour préparer les données à compiler dans des rapports ou des tableaux de bord. Par exemple, utilisez la fonction COUNT avec une colonne Case à cocher pour marquer des lignes spécifiques à inclure ou à exclure des filtres ou des rapports en fonction du niveau hiérarchique ou en comparant des valeurs.
Données et mise en forme
Vous pouvez extraire ou manipuler du texte d’autres colonnes à des fins d’affichage personnalisé, en utilisant par exemple la fonction JOIN pour associer un nom de tâche et un responsable, ou en joignant toutes les tâches parent d’une ligne pour afficher son ascendance.
Mise en forme conditionnelle
Les colonnes auxiliaires peuvent contenir des valeurs calculées utilisées pour appliquer des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, une colonne avec des valeurs numériques basées sur la priorité et la proximité des dates d’échéance devrait s’afficher en vert, jaune ou rouge.
Une autre utilisation consiste à utiliser les fonctions ISEVEN ou ISODD dans une colonne auxiliaire, en se basant sur un numéro de séquence, pour mettre en forme une ligne sur deux avec un remplissage clair afin de faciliter le suivi des données dans une feuille large.
Conseils pour travailler avec les colonnes auxiliaires
- Utilisez des formules de colonne dans les colonnes auxiliaires pour vous assurer qu’elles sont remplies lorsque de nouvelles lignes sont créées.
- Verrouillez vos colonnes auxiliaires pour éviter les modifications indésirables de la part des collaborateurs.
- Étiquetez les colonnes auxiliaires avec un intitulé descriptif. Incluez Auxiliaire dans l’intitulé pour les identifier auprès des autres utilisateurs, ainsi que dans les rapports et les filtres.
- Masquez les colonnes auxiliaires pour éviter les interférences dans votre feuille et les modifications accidentelles effectuées par d’autres collaborateurs.
Les colonnes auxiliaires masquées restent visibles en mode Carte, dans les versions exportées – lorsque vous enregistrez sous un nouveau nom – et dans les options de liste déroulante des rapports et des filtres de feuille. Pour contourner ce problème, envisagez de les déplacer à la fin d’une feuille, de verrouiller les colonnes et de les étiqueter.