Colonnes dans Smartsheet

Les colonnes d’assistance sont des colonnes supplémentaires que vous pouvez ajouter à une feuille et qui facilitent des opérations spécifiques, telles que la gestion, l’analyse ou la visualisation de données. Celles-ci sont souvent alimentées par des formules de colonne, mais peuvent également inclure des valeurs manuelles.

Ils sont fréquemment masqués lors d’une utilisation régulière ou verrouillés pour éviter toute modification. Les colonnes d’assistance ne nécessitent pas de mises à jour pendant les opérations de feuille quotidiennes.

Avantages

• Simplifiez les filtres et les rapports en identifiant les lignes qui répondent à des critères multiples ou complexes à l’aide d’un XXX, ce qui élimine la nécessité de définir ces critères à plusieurs reprises.
• Améliorer la lisibilité en simplifiant les formules et en rendant les données plus faciles à comprendre.
• Créez des flux de travail réutilisables et modulaires.
• Améliorez la collaboration en fournissant des informations claires aux équipes grâce à des repères visuels.
• Créez des valeurs de référence uniques pour les recherches de données entre feuilles. 

Utilisez efficacement les colonnes d’assistance, car elles sont prises en compte dans vos limites de colonnes totales, de lignes, de cellules et de références.

Utilisations courantes des colonnes d’assistance 

Suivi du statut ou de l’avancement

Utilisez des colonnes d’assistance qui comportent des formules ou des XXX pour surveiller le statut ou le pourcentage d’achèvement d’une tâche. Par exemple, en utilisant la fonction IF, vous pouvez créer une colonne qui détermine si une tâche est sur la bonne voie ou retardée en fonction de sa date d’échéance et de son avancement.

Déclencheurs d’automatisation

Les colonnes d’assistance peuvent stimuler l’automatisation. Par exemple, une colonne de mot de XXX peut déclencher une alerte ou une action automatisée lorsqu’elle est cochée.

Cela ne s’applique pas aux formules de feuilles croisées ou aux valeurs liées à des cellules.

Calculs de date

Les colonnes d’aide permettent de calculer les échéances, les retards ou le temps entre les événements. Par exemple, vous pouvez avoir une colonne pour afficher le nombre de jours restants avant la date d’échéance.

Indicateurs et alertes

Vous pouvez utiliser des symboles ou des listes déroulantes pour signaler des lignes spécifiques en fonction de conditions. Par exemple, vous pouvez avoir la fonction OR dans une colonne de symboles qui signale les tâches à risque.

Catégorisation des données

Vous pouvez ajouter des colonnes pour regrouper ou filtrer les données, par exemple en attribuant des niveaux de priorité ou en balisant des lignes pour un rapport spécifique. Par exemple, catégorisez les lignes par service à l’aide d’une liste déroulante ou d’une formule.

Récapitulatif et données récapitulatives

Utilisez des colonnes d’aide pour préparer des données à synthétiser dans des rapports ou des tableaux de bord. Par exemple, utilisez la fonction COUNT avec une colonne de XXX pour marquer des lignes spécifiques à inclure ou à exclure dans des filtres ou des rapports en fonction du niveau hiérarchique ou en comparant des valeurs.

Données et mise en forme

Vous pouvez extraire ou manipuler du texte d’autres colonnes à des fins d’affichage personnalisé, par exemple en utilisant la fonction JOIN pour associer un nom de tâche et un responsable, ou en joignant toutes les tâches parent pour qu’une ligne affiche son ascendance.

Mise en forme conditionnelle

Les colonnes d’assistance peuvent contenir des valeurs calculées utilisées pour appliquer des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, une colonne avec des valeurs numériques basées sur la priorité et la proximité de la date d’échéance doit s’afficher en vert, jaune ou rouge.

Une autre utilisation consiste à tirer parti d’ISEVEN ou d’ISODD dans une colonne d’aide, en examinant un numéro de séquence, pour mettre en forme une ligne sur deux avec un remplissage clair afin de faciliter le suivi des données sur une large feuille. 

Conseils pour travailler avec les colonnes déroulantes

• Utilisez les formules de colonne dans les colonnes d’assistance pour vous assurer qu’elles sont remplies lors de la création de nouvelles lignes.
• Verrouillez vos colonnes d’assistance pour éviter les modifications indésirables des mots de collaborateur.
• Étiquetez les colonnes d’aide avec un intitulé descriptif. Incluez l’aide dans l’intitulé pour l’identifier auprès d’autres utilisateurs, ainsi que dans les rapports et les filtres.
• Masquez les colonnes d’assistance pour éviter le bruit dans votre feuille et les modifications accidentelles par d’autres collaborateurs.

Les colonnes d’assistance masquées s’affichent toujours en mode Carte, dans les versions exportées, lorsque vous les enregistrez sous un nouveau nom et dans les options déroulantes des rapports et des filtres de feuille. Pour contourner ce problème, envisagez de les déplacer vers l’extrémité d’une feuille, de verrouiller les colonnes et de les étiqueter.