À propos de Data Shuttle

Data Shuttle nécessite que les données soient téléchargées aux formats .csv ou .xlsx depuis des systèmes tels que CRM ou ERP, ou depuis des bases de données, etc. 

Vous pouvez utiliser Data Shuttle pour décharger des données en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet ou à une source cloud externe (OneDrive/SharePoint, Google Drive ou Box).

Une connexion Data Shuttle peut être établie via le menu Connexions sur la barre de navigation supérieure de l’application Smartsheet ou en cliquant sur le bouton Se connecter à Data Shuttle situé en dessous.

Se connecter à Data Shuttle

Data Shuttle pour les chargements

Créez un flux de travail de chargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :

• importer le nombre d’heures réellement travaillées à partir d’un outil externe de suivi du temps ;
• importer les dépenses réelles à partir d’un système de comptabilité externe ;
• mettre à jour le pipeline commercial des livraisons à partir d’un outil CRM autre que SFDC ;
• fusionner les données issues d’un système externe dans une feuille de réception afin d’alimenter le provisionnement de SCC ;
• fusionner en continu les données issues de différents systèmes dans une seule solution Smartsheet, afin que les responsables puissent bénéficier d’une vue d’ensemble centralisée ;
• recouper facilement les données ERP avec le contexte d’exécution des tâches ;
• importer des données dans Smartsheet à partir d’outils de création de formulaires personnalisés ;
• importer les analyses de l’informatique décisionnelle pour définir votre plan d’action

Data Shuttle pour les déchargements

Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :

• rendre les informations Smartsheet clés visibles pour les utilisateurs n’utilisant pas Smartsheet ;
• faire en sorte que les données traitées issues de Smartsheet soient importées dans d’autres outils d’analyse de données, dans des CRM et dans d’autres systèmes de suivi dans l’entreprise ;
• exporter des données complexes en une structure simple pour les importations de bases de données ;
• mettre à disposition des récapitulatifs de feuilles hebdomadaires dans un système de stockage sur le cloud, à envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail ;
• envoyer des données de feuilles modifiées et filtrées en tant que pièce jointe à une autre feuille pour la création de solutions complexes ;  
• exporter des cas d’utilisation clés de suivi de PPM de façon planifiée, à des fins de remédiation et de capture instantanée, par rapport aux budgets des systèmes externes ;
• exporter, archiver et vérifier les données en conservant à long terme les versions exportées de différentes feuilles

Charger des données

Data Shuttle peut charger des données à partir de :

• systèmes qui permettent l’exportation vers des fichiers texte Google Sheets, .xlsx ou .csv  ;
• fichiers stockés sur Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) ou Box
• drives partagés Google, Box et SharePoint

Si vous sélectionnez OneDrive comme emplacement source/cible, vos sites SharePoint apparaîtront dans le panneau de gauche en dessous de vos fichiers OneDrive. 

Lorsque vous créez un flux de travail, veillez à ce que :

• le fichier .csv ou .xlsx soit joint à une feuille dans Smartsheet ; ou que
• le fichier .csv, .xlsx ou Google Sheets se trouve dans le Google Drive d’un compte auquel vous pouvez accéder.
• Lors de l’importation de fichiers à partir de Google Drive vers Data Shuttle, un utilisateur sous licence Smartsheet doit disposer au moins d’un accès Spectateur au(x) document(s) du drive partagé Google.

Décharger des données à partir de Smartsheet

Pour décharger des fichiers de Smartsheet ou d’Excel vers un drive partagé sur Google Drive, un utilisateur sous licence de Smartsheet doit disposer au moins de l’accès Éditeur au fichier dans le drive Google partagé.

Data Shuttle peut décharger des données de Smartsheet vers les emplacements suivants :

• OneDrive/SharePoint, Box et Google Drive, ou bien en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet au format Excel .xlsx ou .csv.
• Drives partagés Google, SharePoint ou Box. Vous devez disposer au moins de l’autorisation Éditeur sur le drive partagé.

Data Shuttle ne prend pas en charge l’extension .xls des fichiers Excel.

Reportez-vous à Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet pour plus d’informations sur la compatibilité des navigateurs.

Comptabilité des données

Si vous possédez un compte Smartsheet Commercial, l’ensemble de vos drives sont activés par défaut.

Si vous possédez un compte Smartsheet Gov, ceux-ci sont désactivés. Avec les comptes Smartsheet Gov, vous pouvez sélectionner les drives auxquels vous souhaitez que Data Shuttle puisse accéder, mais vous devez contacter l’assistance pour demander cette capacité.

Flux de travail Data Shuttle

Pour charger ou décharger des données, vous devez créer des flux de travail.Chaque flux de travail vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• définir la provenance et la destination des données
• appliquer des filtres à ces données ;
• mettre les données en correspondance à leur emplacement de destination ;
• créer de manière facultative un planning pour que le flux de travail s’exécute de façon automatisée. 
  • La planification d’un flux de travail implique que vous puissiez le définir et ne plus vous en occuper, en ayant la garantie que les données de la cible seront actualisées régulièrement. Vous pouvez également exécuter votre flux de travail manuellement à tout moment.

Lorsque vous créez vos flux de travail, veillez à disposer d’un point de terminaison clairement défini. Évitez les flux de travail circulaires ; ils vont s’exécuter sous la forme d’une boucle infinie et générer des problèmes avec vos données.

Étapes de base des flux de travail

1. Vérifiez la compatibilité des données et les autorisations. 
2. Connectez-vous à Data Shuttle à l’adresse datashuttle.smartsheet.com.
3. À gauche de la barre de navigation, sélectionnez + pour créer un nouveau flux de travail. 
4. Sélectionnez le type de flux de travail que vous voulez créer : upload (chargement) ou offload (déchargement).
5. Suivez les instructions données sur les écrans du flux de travail pour procéder aux actions suivantes :
   • identifier votre source ;
   • définir une cible ;
   • appliquer des filtres ;
   • mettre en correspondance des colonnes. 
6. Facultatif : définissez un planning pour que votre flux de travail s’exécute de façon automatisée.
7. Publiez votre flux de travail pour l’enregistrer. Revenez à votre tableau de bord afin de vérifier, modifier ou archiver le flux de travail.

Conseils et bonnes pratiques

• Avec Data Shuttle, les limitations Smartsheet continuent à s’appliquer.
• Si vous devez effectuer un chargement à partir d’une source afin de remplacer plus de 5 000 lignes ou fusionner des données en 20 000 lignes, vous pouvez appliquer des filtres ou établir une correspondance entre une partie des colonnes seulement. Vous pouvez également créer plusieurs flux de travail en utilisant une catégorie de données commune afin de répartir les données entre plusieurs feuilles. Vous pouvez décharger jusqu’à 20 000 lignes. 
• Si vous avez l’habitude de travailler avec des jeux de données volumineux qui dépassent la limite de 20 000 lignes par feuille, il peut être utile de procéder au chargement sur un DataTable.
• Les filtres Data Shuttle sont sensibles à la casse. Si les résultats ne semblent pas corrects, vérifiez la casse.
• Créez des flux de travail efficaces. Si un flux de travail a été créé et configuré pour être exécuté à chaque ajout d’une nouvelle pièce jointe, il s’exécutera indépendamment de la personne qui l’ajoute.