À propos de Data Shuttle

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez disposer d’autorisations de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur vis-à-vis de la feuille cible et votre administrateur système Smartsheet doit avoir activé les autorisations de l’application Premium Data Shuttle dans le centre d’administration. Pour contacter votre représentant commercial et en savoir plus, rendez-vous sur le Data Shuttle Marketplace.

Data Shuttle by Smartsheet vous permet de charger ou de décharger vos données entre Smartsheet et vos ERP, CRM et bases de données. Cela vous permet de centraliser automatiquement et en toute transparence vos données dans une source de référence unique, ce qui vous permet de prendre des décisions en toute confiance et en temps réel.

Commencer

Lorsque votre organisation fait ses premiers pas, gardez ces recommandations à l’esprit pour exploiter pleinement les avantages de Data Shuttle :

• Les administrateurs système sont chargés d’accorder aux utilisateurs l’accès à Data Shuttle. En tant qu’administrateur système, vous devez vérifier les autorisations des utilisateurs afin de vous assurer que les utilisateurs sous licence ou les membres disposent du niveau d’accès approprié.
  • Individuel
  • En masse
• Partagez le contenu d’apprentissage et les identifiants Data Shuttle avec les utilisateurs pertinents de votre organisation.
• Familiarisez-vous avec les commandes de gestion de Data Shuttle.
• Inscrivez-vous au programme Mobilizer pour accéder à des ressources exclusives.

Accéder à Data Shuttle

Il existe plusieurs façons d’accéder à Data Shuttle à partir de l’application Smartsheet :

• Via le menu Connexions dans la barre de navigation supérieure en mode Grille. 
• Via le bouton Intégrations de données dans la barre de navigation supérieure en mode Table.

Vous pouvez également vous connecter à l’aide du bouton ci-dessous.

Se connecter à Data Shuttle

Flux de travail Data Shuttle

Data Shuttle fonctionne à l’aide de flux de travail. Les deux types de flux de travail possibles sont le chargement et le déchargement de données. Le chargement de données vous permet de configurer un flux de travail qui intègre automatiquement des fichiers de feuilles de calcul dans votre Smartsheet, où vous pouvez les filtrer et les transformer. Le déchargement des données crée un flux de travail qui enregistre automatiquement la copie d’une feuille qu’une autre application peut importer dans votre processus.

Les flux de travail vous aident à :

• définir la provenance et la destination des données ;  
• appliquer des filtres à ces données ; 
• mettre les données en correspondance à leur emplacement de destination ; 
• créer de manière facultative un planning pour que le flux de travail s’exécute de façon automatisée. 

Lorsque vous créez vos flux de travail, veillez à disposer d’un point de terminaison clairement défini. Évitez les flux de travail circulaires, qui s’exécutent en boucle infinie et peuvent endommager vos données.

Étapes de base des flux de travail

1. Vérifiez la compatibilité des données et les autorisations. 
2. Connectez-vous à Data Shuttle à l’adresse datashuttle.smartsheet.com.
3. Sur la barre de navigation de gauche, sélectionnez le + pour créer un nouveau flux de travail. 

4. Sélectionnez le type de flux de travail que vous voulez créer : chargement ou déchargement.

   Vous ne pouvez pas charger ou décharger des rapports, des WorkApps, des tableaux de bord, des pièces jointes ou des images contenues dans des cellules.

5. Suivez les instructions données sur les écrans du flux de travail pour procéder aux actions suivantes :
   • identifier votre source ; 
   • définir une cible ;
   • appliquer des filtres ; 
   • mettre en correspondance des colonnes ; 
   • partager votre flux de travail.

6. Facultatif : définissez un planning pour que votre flux de travail s’exécute de façon automatisée.

   Data Shuttle utilise l’heure UTC et ne respecte pas les paramètres de fuseau horaire que vous avez configurés dans l’application Smartsheet.

7. Publiez votre flux de travail pour l’enregistrer. Revenez à votre tableau de bord afin de vérifier, modifier ou archiver le flux de travail.

Compatibilité des données

L’ensemble de vos lecteurs sont activés par défaut si vous possédez un compte Smartsheet Commercial. 

Si vous possédez un compte Smartsheet pour le secteur public, ceux-ci sont désactivés. Avec les comptes Smartsheet pour le secteur public, vous pouvez sélectionner les drives auxquels vous souhaitez que Data Shuttle puisse accéder, mais vous devez contacter l’assistance pour demander cette capacité.

Flux de travail de chargement

Les flux de travail de chargement récupèrent les données d’une pièce jointe et peuvent ajouter, mettre à jour ou supprimer des lignes sur une feuille en fonction d’un identifiant unique. La pièce jointe doit être un fichier CSV ou XLSX. Les flux de travail de chargement peuvent également récupérer les données d’un fichier lié dans un lecteur de stockage tiers.

Vous pouvez créer un flux de travail de chargement sur Data Shuttle pour :

• importer le nombre d’heures réellement travaillées à partir d’un outil externe de suivi du temps ;
• importer les dépenses réelles à partir d’un système de comptabilité externe ;
• mettre à jour le pipeline commercial des livraisons à partir d’un outil CRM autre que SFDC (Salesforce) ;
• fusionner les données issues d’un système externe dans une feuille de prise en charge afin d’alimenter le provisionnement de Control Center ;
• importer des données dans Smartsheet à partir d’outils de création de formulaires personnalisés ;

Flux de travail de déchargement

Vous pouvez utiliser Data Shuttle pour décharger des données en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet ou à une source cloud externe, telle que OneDrive, SharePoint, Google Drive ou Box.

Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle pour :

• rendre les informations Smartsheet clés visibles pour les utilisateurs n’utilisant pas Smartsheet ;
• exporter des données complexes en une structure simple pour les intégrations de bases de données ;
• mettre à disposition des feuilles hebdomadaires dans un système de stockage sur le cloud, à envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail ;
• envoyer des données de feuilles modifiées et filtrées en tant que pièce jointe à une autre feuille pour la création de solutions complexes ;
• exporter, archiver et vérifier les données en conservant les versions exportées comme sauvegardes.

Dans le cadre des forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible.

Informations Data Shuttle

Les administrateurs système peuvent accéder à Centre d’administration > Informations sur le forfait pour consulter les informations de Data Shuttle. Ces données comprennent le nombre total de flux de travail créés, les lignes mises à jour, les exécutions, les utilisateurs actifs, les erreurs, les éléments archivés, etc. En savoir plus sur les informations sur le forfait.