Les administrateurs système Smartsheet voient les flux de travail que tous les utilisateurs de leur équipe ont créés, en plus des leurs. Toutefois, seul le propriétaire du flux de travail peut modifier un flux de travail.
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Pour créer ou modifier un flux de travail à l’aide du connecteur Salesforce de Smartsheet :
- Vous devez disposer d’une autorisation d’éditeur ou supérieure sur toute feuille mise en correspondance.
- Vous devez savoir vous connecter à Salesforce et avoir accès aux enregistrements nécessaires à la création d’un flux de travail.
- Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle Utilisateur Salesforce dans Smartsheet.
- Le connecteur Salesforce de Smartsheet doit être une application Premium incluse dans le forfait et vous devez avoir déjà établi une connexion initiale à l’environnement Salesforce.
- Si vous ne parvenez pas à accéder au connecteur Salesforce et que le message d’erreur vous invite à contacter votre administrateur système Smartsheet, vous devrez peut-être demander l’octroi de vos autorisations. Découvrez comment contacter votre administrateur système.
Le connecteur Salesforce de Smartsheet est disponible en tant qu’offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale.
Si votre forfait inclut le connecteur Salesforce de Smartsheet, utilisez le bouton ci-dessous pour vous connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet.
Se connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet
Cet article fournit un guide complet pour optimiser les flux de travail numériques, en se concentrant sur les meilleures pratiques pour garantir des processus transparents et des solutions de dépannage pour les défis potentiels.
Trouver et corriger les erreurs de synchronisation
Vous pouvez utiliser les ressources suivantes pour trouver et résoudre les erreurs de flux de travail :
- Run History (Historique d’exécution) : consultez cette page pour afficher le nombre d’erreurs de synchronisation pour un flux de travail donné, ainsi que le message d’erreur et les détails du problème.
- Rapports d’erreur : lorsqu’un problème survient, le propriétaire du flux de travail ainsi que la personne ayant modifié les champs ou la ligne du flux de travail à l’origine du problème reçoivent un e-mail de notification.
- Colonne d’erreur : vérifiez cette colonne dans Smartsheet pour vérifier un message sur les lignes présentant un problème de synchronisation.
Historique d’exécution
Après avoir créé un flux de travail, vous pouvez accéder à la page Run History (Historique d’exécution) pour voir l’historique de synchronisation et les erreurs qui ont pu se produire. Vous pouvez accéder à l’historique d’exécution en sélectionnant l’horodatage dans Run Date (Date d’exécution) pour votre flux de travail.
Dans votre Run History (Historique d’exécution), vous pouvez rencontrer plusieurs types d’exécution :
- Sync to Smartsheet (Synchroniser vers Smartsheet) : représente les exécutions de flux de travail qui collectent les modifications dans Salesforce et les synchronisent avec Smartsheet.
- Sync to Salesforce (Synchronisation Salesforce) : il s’agit de l’exécution du flux de travail dans lequel les modifications Smartsheet sont synchronisées dans Salesforce.
- Filtered Row Finder (Recherche de lignes filtrées) : cela implique des exécutions de flux de travail pour les modifications liées à des problèmes qui doivent être filtrés en fonction de la configuration de votre flux de travail. Il s’agit d’une activité d’arrière-plan qui a lieu toutes les 2 heures. Les problèmes filtrés sont classés dans la hiérarchie Filtered out by Connector - not synced (Filtré par le connecteur - non synchronisé) dans votre feuille. Pour en savoir plus, reportez-vous à Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé).
La recherche de lignes filtrées fonctionne uniquement pour les types et fonctions de flux de travail automatisés, même sans filtres spécifiés dans votre configuration.
Bonnes pratiques
Enregistrer et actualiser régulièrement
Pour minimiser les erreurs de synchronisation lorsque les utilisateurs travaillent sur les deux systèmes, enregistrez les modifications et actualisez vos feuilles au fur et à mesure que vous effectuez des mises à jour. Enregistrez et actualisez fréquemment les données de la feuille pour vous assurer que vos modifications sont visibles par les autres personnes.
Verrouiller les colonnes pour éviter les erreurs
Évitez de modifier les données dans le champ Record ID (ID d’enregistrement) requis dans Smartsheet. Pour maintenir la précision et l’intégrité des données de cette colonne, le propriétaire de la feuille ou un autre utilisateur disposant de droits d’administrateur doit verrouiller ou déverrouiller les colonnes et les lignes, telles que la colonne ID d’enregistrement.
Définir les colonnes déroulantes sur sélection unique
Vous pouvez rencontrer des erreurs lors de la synchronisation entre Salesforce et Sheets avec des listes déroulantes à sélection multiple, car les listes déroulantes à sélection unique fonctionnent mieux. Définissez toutes les colonnes à sélection multiple sur sélection unique lorsque vous configurez vos correspondances.
Afficher les modifications
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Afficher l’historique de Smartsheet pour suivre les modifications apportées à une cellule. Pour les feuilles dont les données sont synchronisées entre Smartsheet et Salesforce, la modification est attribuée à la personne qui a configuré le flux de travail. Cela permet d’identifier le flux de travail d’un utilisateur particulier, principalement si des modifications inattendues se produisent dans votre feuille.
Vérifier les autorisations sur la feuille s’il existe des colonnes vides inattendues
Si une colonne est vide sur une feuille pour laquelle vous avez établi des correspondances dans votre flux de travail, il est possible qu’elle soit verrouillée. Demandez au propriétaire de la feuille (ou à un autre administrateur) de vous accorder des autorisations Administrateur sur la feuille.
Mettre en correspondance les champs Rechercher par pour modifier les champs des objets associés
Pour modifier un champ en lecture seule dans Smartsheet, envisagez de mettre en correspondance la version Rechercher par… d’un champ d’objet associé. Cette méthode est particulièrement utile pour les tâches telles que la mise à jour d’un propriétaire de dossier Salesforce directement depuis Smartsheet, ce qui évite de devoir copier et coller manuellement un ID utilisateur. Par exemple, vous pouvez établir une correspondance entre le champ ID du propriétaire (Rechercher par nom d’utilisateur complet) pour synchroniser le champ Nom complet à partir de l’objet Utilisateur.
Notez que l’objet Utilisateur s’associe souvent à d’autres objets, tels que Compte et Opportunité.
Envoyer des données de Smartsheet vers Salesforce pour des lignes spécifiques uniquement
Envisagez d’ajouter une colonne telle que Mettre à jour l’enregistrement dans Salesforce à votre feuille pour améliorer le contrôle sur les lignes spécifiques qui renvoient des données à Salesforce. Ensuite, dans le flux de travail du connecteur Salesforce de Smartsheet, établissez un filtre de feuille dans le flux de travail du connecteur Salesforce de Smartsheet pour synchroniser uniquement les lignes dont la case Mettre à jour l’enregistrement dans Salesforce est cochée.