Bonnes pratiques et dépannage du connecteur Jira de Smartsheet

Pour créer ou modifier un flux de travail à l’aide du connecteur Salesforce de Smartsheet :

• Vous devez disposer des droits Éditeur ou supérieurs sur toute feuille mise en correspondance.
• Vous devez être en mesure de vous connecter à Salesforce et d’avoir accès aux enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer un flux de travail.
• Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur Salesforce dans Smartsheet.
• Le connecteur Salesforce de Smartsheet doit être une application Premium incluse à votre forfait et la connexion initiale à l’environnement Salesforce doit avoir déjà été établie.

Le connecteur Salesforce de Smartsheet est disponible en tant qu’offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre Équipe commerciale.

Si votre forfait inclut le connecteur Salesforce de Smartsheet, connectez-vous pour créer des flux de travail entre Smartsheet et Salesforce.

Se connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet

Cet article fournit un guide complet sur l’optimisation des flux de travail numériques, en se concentrant sur les meilleures pratiques pour assurer des processus transparents et des solutions de dépannage pour les défis potentiels.

Trouver et corriger les erreurs de synchronisation

Vous pouvez utiliser les ressources suivantes pour trouver et résoudre les erreurs de flux de travail :

• Run History (Historique d’exécution) : accédez à cette page pour afficher le nombre d’erreurs de synchronisation pour un flux de travail donné ainsi que le message d’erreur présentant les détails du problème. 
• Error Reports (Rapports d’erreur) : lorsqu’un problème survient, le propriétaire du flux de travail ainsi que la personne ayant modifié le champ ou la ligne du flux de travail responsable du problème reçoivent une notification par e-mail.
• Colonne d’erreur de synchronisation : Vérifiez cette colonne dans Smartsheet pour obtenir un message sur les lignes présentant un problème de synchronisation.

Historique d’exécution

Après la création d’un flux de travail, vous pouvez vous rendre sur la page d’historique d’exécution pour afficher l’historique de synchronisation et les erreurs qui ont pu se produire. Vous pouvez accéder à l’historique d’exécution en sélectionnant l’horodatage de Run Date (Date d’exécution) correspondant à votre flux de travail. 

Dans votre historique d’exécution, vous rencontrerez plusieurs types d’exécution :

• Synchroniser avec Smartsheet: Il s’agit des exécutions de flux de travail qui capturent les modifications de Salesforce et les synchronisent avec Smartsheet.
• Synchroniser avec Salesforce: concerne les exécutions de flux de travail où les modifications de Smartsheet sont synchronisées avec Salesforce.
• Filtered Row Finder (Recherche de lignes filtrées) : le flux de travail s’exécute pour les modifications apportées à tout problème devant être filtré selon la configuration de votre flux de travail. Il s’agit d’une activité de fond qui fonctionne toutes les 2 heures. Les problèmes filtrés seront ajoutés dans la hiérarchie Filtré par le connecteur - non synchronisé de votre feuille. Pour une compréhension plus approfondie, consultez Filtré par le connecteur : non synchronisé.

L’outil de recherche de lignes filtrées fonctionne uniquement pour les flux de travail automatisés et fonctionne même sans les filtres spécifiés dans votre configuration.

Bonnes pratiques

Enregistrer et actualiser régulièrement

Pour minimiser les erreurs de synchronisation lorsque les utilisateurs travaillent sur les deux systèmes, enregistrez les modifications et actualisez vos feuilles au fur et à mesure que vous effectuez des mises à jour. En sauvegardant et en actualisant fréquemment, vous vous assurerez que vos modifications sont visibles par les autres. 

Verrouiller les colonnes pour éviter les erreurs

Évitez de modifier les données du champ ID d’enregistrement requis dans Smartsheet. Pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des données dans cette colonne, le propriétaire de la feuille ou un autre utilisateur doté de droits d’administrateur doit : Verrouiller ou déverrouiller des colonnes et des lignes comme la colonne ID d’enregistrement. 

Définir les colonnes de la liste déroulante sur sélection unique

Vous constaterez peut-être des erreurs dans vos données lorsque vous synchronisez Salesforce et vos feuilles en utilisant des listes déroulantes à sélection multiple. Définissez toutes vos colonnes à sélection multiple sur sélection unique lorsque vous configurez vos correspondances.

Afficher les modifications

Vous pouvez utiliser la Afficher l’historique dans Smartsheet pour suivre les modifications apportées à une cellule. Pour les feuilles dont les données sont synchronisées entre Smartsheet et Salesforce, la modification sera attribuée à la personne qui a configuré le flux de travail. Cela permet d’identifier le flux de travail d’un utilisateur particulier, en particulier si des modifications imprévues surviennent dans votre feuille.

Vérifier les autorisations sur la feuille s’il existe des colonnes vides inattendues

Si une colonne est vide sur une feuille pour laquelle vous avez établi des correspondances dans votre flux de travail, il est possible qu’elle soit verrouillée. Demandez au propriétaire de la feuille (ou à un autre administrateur) de vous accorder les autorisations Administrateur pour cette feuille.

Mettre les champs Rechercher par en correspondance afin de modifier facilement les champs des objets associés dans Smartsheet

Pour modifier un champ en lecture seule dans Smartsheet, envisagez de mettre en correspondance le Rechercher par... version d’un champ d’objet associé. Cette méthode est particulièrement utile pour les tâches telles que la mise à jour d’un propriétaire de dossier Salesforce directement depuis Smartsheet, ce qui évite de devoir copier et coller manuellement un fichier ID utilisateur. Par exemple, vous pouvez établir une correspondance entre le champ ID propriétaire (Rechercher par nom d’utilisateur complet) pour synchroniser le champ Nom complet à partir de l’objet Utilisateur . Notez que l’objet Utilisateur s’associe souvent à d’autres objets, tels que Compte et Opportunité.

Envoyer des données de Smartsheet vers Salesforce ou Service Cloud pour certaines lignes uniquement

Envisagez d’ajouter une colonne telle que Update Record (Actualiser l’enregistrement) dans Salesforce à votre feuille pour améliorer le contrôle sur les lignes spécifiques qui renvoient des données à Salesforce. Ensuite, dans le flux de travail du connecteur Salesforce de Smartsheet, établissez un filtre de feuille dans le flux de travail du connecteur Salesforce de Smartsheet pour synchroniser uniquement les lignes dont la case « Actualiser l’enregistrement dans Salesforce » est cochée.