Créer des flux de travail avec le connecteur Salesforce de Smartsheet

Le connecteur Salesforce de Smartsheet est disponible en tant qu’offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale. Si votre forfait inclut le connecteur Salesforce de Smartsheet, utilisez le bouton ci-dessous pour vous connecter et commencer à créer des flux de travail entre Smartsheet et Salesforce. 

Se connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet

Commencer

Avant de créer votre premier flux de travail entre une feuille dans Smartsheet et Salesforce, vous devez connecter les deux applications entre elles. Vérifiez qu’un administrateur de votre forfait a effectué la configuration initiale de la connexion.

Prérequis

Pour créer des flux de travail via le connecteur Salesforce de Smartsheet : 

• Vous devez être un utilisateur payant de Smartsheet.
• Vous devez disposer d’une autorisation Éditeur ou supérieure sur toute feuille mise en correspondance. Vous devez également avoir accès aux enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer un flux de travail.
• Vous devez disposer d’un compte Salesforce. Vous devez également être en mesure de vous connecter à l’application Salesforce avec les autorisations suivantes :
  • Afficher l’installation et la configuration
  • API activée. Contactez l’administrateur Salesforce de votre organisation pour plus de détails.
• Le connecteur Salesforce de Smartsheet doit être une application Premium incluse dans le forfait et la connexion initiale à l’environnement Salesforce doit déjà avoir été établie.
• Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle Smartsheet Salesforce Connector User (utilisateur du connecteur Salesforce de Smartsheet). Ce rôle est attribué dans le centre d’administration de Smartsheet ou dans l’interface du connecteur Salesforce.
• Si vous ne parvenez pas à accéder au connecteur Salesforce et que le Message d’erreur vous invite à contacter votre Administrateur système Smartsheet, vous devrez peut-être demander l’octroi de vos autorisations. Découvrez comment contacter votre administrateur système. 

Créer un flux de travail

Une fois les autorisations attribuées et la connexion initiale à votre environnement Salesforce établie, les utilisateurs peuvent créer des flux de travail pour synchroniser les informations entre Salesforce et Smartsheet.

Avec le connecteur Salesforce de Smartsheet, vous pouvez communiquer l’information dans une seule direction (de Salesforce vers Smartsheet ou de Smartsheet vers Salesforce) ou de manière bidirectionnelle, en actualisant instantanément les problèmes dans les deux applications.

Vous pouvez synchroniser une feuille existante ou créer une nouvelle feuille pour lancer un projet Smartsheet à l’aide d’enregistrements Salesforce.

Bien qu’une autorisation d’éditeur ou supérieure suffise pour la feuille cible, il est recommandé de disposer au moins d’un niveau Administrateur, car vous devrez peut-être ajouter de nouvelles colonnes sur la feuille pendant le processus de création du flux de travail.

 Étape 1 : lancer l’assistant de flux de travail

1. Connectez-vous au connecteur Salesforce de Smartsheet.
2. Sélectionnez Add Workflow (Ajouter un flux de travail) pour lancer l’assistant de flux de travail.

Vous pouvez également accéder au connecteur Jira en mode Table en accédant à Data Integrations > Manage Connectors > Salesforce (Intégrations de données > Gérer les connecteurs > Salesforce), ou à Data Integrations > Create workflow (Intégrations de données > Créer un flux de travail), puis en sélectionnant la vignette Salesforce dans le panneau Data Integrations (Intégrations de données).

Étape 2 : configurer les paramètres      

1. Choisissez la direction du flux de travail souhaitée. Une fois le flux de travail enregistré, vous ne pouvez plus le modifier. Ce paramètre détermine si le flux de travail est manuel ou automatique.

   Dans Smartsheet, le connecteur Salesforce ne vous permet pas de mettre automatiquement en correspondance des colonnes à numérotation automatique, des colonnes système ou des colonnes contenant des formules. Si vous souhaitez synchroniser les valeurs de ces colonnes dans Salesforce, configurez une connexion unidirectionnelle et lancez manuellement la synchronisation.

2. Pour rendre un champ bidirectionnel ou automatiser la synchronisation entre Smartsheet et Salesforce, sélectionnez Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Actualiser les problèmes automatiquement dans Smartsheet et Salesforce). Grâce à ce paramètre, vous pouvez décider par la suite si un champ spécifique est bidirectionnel ou unidirectionnel.
3. Sélectionnez la feuille vers laquelle vous souhaitez synchroniser les données Salesforce ou Create a new sheet (Créer une nouvelle feuille). Vous ne pourrez plus modifier ce paramètre une fois le flux de travail enregistré. 

Vous ne pouvez créer qu’un seul flux de travail de connecteur par feuille.

4. Sélectionnez le ou les projets Salesforce que vous souhaitez synchroniser avec la feuille. Une fois le flux de travail enregistré, vous ne pouvez plus le modifier. 

5. Sélectionnez Continue (Continuer).

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Étape 3 : mettre les champs en correspondance 

Smartsheet met en correspondance les champs Salesforce avec les colonnes. Les champs Salesforce que vous pouvez choisir dépendent des champs que vous avez sélectionnés pour le flux de travail dans l’objet Salesforce. Lorsque vous configurez la mise en correspondance des champs, vous pouvez décider de la façon dont les données doivent circuler.

Effectuez les mises en correspondance sur cette page, supprimez ou ajoutez des champs Salesforce et des colonnes Smartsheet selon vos besoins, puis sélectionnez Continue (Continuer) lorsque vous avez terminé.

Éléments à prendre en compte

• Spécifiez toujours une colonne Smartsheet lors de la mise en correspondance des champs Salesforce. Vous ne pouvez pas laisser la colonne Smartsheet vide.
• Les autorisations de votre compte Salesforce déterminent quels champs Salesforce spécifiques vous pouvez voir.
• Assurez-vous d’inclure les colonnes Record ID (ID d’enregistrement) et Error (Erreur). Les deux apparaissent automatiquement dans votre mise en correspondance des champs et ne peuvent circuler que de Salesforce vers Smartsheet. Smartsheet insère de nouvelles colonnes Record ID (ID d’enregistrement) et Error (Erreur) si vous utilisez une feuille existante. Toutefois, vous pouvez les mettre en correspondance avec des colonnes existantes.
• Gardez en tête que l’ID d’enregistrement est l’identifiant clé des problèmes dans Salesforce. Vous devez l’associer à la colonne principale de la feuille pour garantir la création correcte des lignes parent et de la hiérarchie. Si vous supprimez l’une de ces colonnes dans Smartsheet, vous interrompez le flux de travail, ce qui entraînera une erreur lors de la prochaine synchronisation des données.
• N’oubliez pas que le champ que vous associez influence le type de colonne si vous optez pour une nouvelle colonne dans Smartsheet lors de la mise en correspondance. Par exemple, une date dans Salesforce correspondra à une colonne Date dans Smartsheet, et le type de colonne sera affiché entre parenthèses.

Étape 4 : définir des filtres (facultatif)

Créer des filtres est facultatif, mais utile pour contrôler les données synchronisées entre Smartsheet et Salesforce. Si vous ne souhaitez pas filtrer vos données, sélectionnez Continue sur les pages des filtres Salesforce et des filtres de feuille, puis passez à l’étape 5. 

Vous pouvez définir soit des filtres Salesforce, soit des filtres de feuille. Lorsque vous réfléchissez au type de filtre à utiliser, imaginez si vous essayez uniquement d’importer certaines informations de Salesforce dans Smartsheet (par exemple, en affichant toujours les problèmes avec tous les enregistrements associés à un client particulier, ce qui vous donnerait une bonne raison d’utiliser les filtres Salesforce) ou si vous souhaitez que seules des lignes spécifiques de Smartsheet soient synchronisées avec Salesforce (par exemple, uniquement les lignes dont une case est cochée dans une colonne spécifique, ce qui vous donnerait une bonne raison d’utiliser les filtres de feuille). 

Filtres Salesforce

Vous pouvez définir des filtres Salesforce en sélectionnant Add filter (Ajouter un filtre), en définissant vos critères de filtre et en sélectionnant le champ que vous souhaitez filtrer. Tous les filtres ajoutés auront une relation AND. 

Filtres de feuille

Définissez des filtres de feuille en sélectionnant Ajouter un filtre, puis en sélectionnant les colonnes Smartsheet concernées et en saisissant les critères de filtre. Tous les filtres ajoutés auront une relation AND.

Les critères de filtre disponibles dépendent des colonnes présentes dans votre feuille. Si vous souhaitez filtrer des options qui ne sont pas répertoriées, ajoutez d’abord une nouvelle colonne à la feuille.

Étape 5 : définir des groupes de lignes (facultatif)

Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des regroupements de lignes pour vos enregistrements Salesforce par champs Salesforce (par exemple, Étape) ou par valeurs de la colonne principale de votre feuille. 

Pour ajouter un regroupement de lignes, sélectionnez Add group (Ajouter un groupe), puis sélectionnez le champ Salesforce que vous souhaitez utiliser pour le regroupement ou indiquez la valeur de la colonne principale que vous souhaitez utiliser pour le regroupement dans Add Custom Group (Ajouter un groupe personnalisé).

Lorsque vous définissez des groupes de lignes personnalisés en fonction de la colonne principale de votre feuille, vous pouvez utiliser une valeur existante dans votre colonne principale ou créer une nouvelle valeur pour créer un nouveau regroupement de lignes parent. 

Si votre groupe de lignes personnalisé n’existe pas dans la hiérarchie actuelle, la nouvelle ligne parent apparaît en bas de votre feuille.

Remarques

• Si vous avez mis en correspondance votre champ d’ID d’enregistrement avec une colonne autre que la colonne principale de la feuille, vous ne pouvez pas générer de nouveaux enregistrements dans Salesforce à partir de Smartsheet en activant le regroupement des lignes. Toutefois, vous pourrez toujours créer de nouveaux enregistrements dans Salesforce et les synchroniser avec Smartsheet.
• Les problèmes n’ayant aucune valeur de regroupement dans Salesforce apparaissent sous une hiérarchie nommée Field ’[Group]’ not set (Champ ’[groupe]’ non défini).

Étape 6 : enregistrer votre flux de travail

Le champ Update Summary (Récapitulatif des actualisations) sur la page Save (Enregistrer) indique le nombre de champs actualisés dans Salesforce et Smartsheet. Si le nombre dans Update Summary (Récapitulatif des actualisations) vous semble trop élevé ou trop faible, revenez en arrière pour ajoutez ou supprimez des filtres.

1. Une fois que le nombre dans Update Summary (Récapitulatif des actualisations) vous convient, étiquetez votre flux de travail sous Workflow Name (Nom du flux de travail). Cela vous permettra par la suite de le repérer rapidement dans le tableau de bord du connecteur Salesforce.
2. Si vous désirez convertir de nouvelles lignes dans Smartsheet en éléments dans Salesforce, cochez la case à côté de Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Synchroniser les nouvelles lignes créées dans Smartsheet avec Salesforce).
3. Enfin, une fois tous vos réglages effectués, sélectionnez Save Workflow (Enregistrer le flux de travail).

Une fois le flux de travail enregistré, vous ne pouvez plus modifier les valeurs de la page Paramètres, telles que la direction du flux de travail, la feuille synchronisée ou l’objet Salesforce inclus dans ce flux de travail.

Après avoir enregistré votre flux de travail, vous atterrissez sur le tableau de bord, où il s’exécute et met automatiquement à jour les enregistrements en fonction de vos paramètres de configuration. Une synchronisation bidirectionnelle continue de s’exécuter automatiquement, sauf si elle est désactivée ou supprimée. Pour mettre à jour une configuration de synchronisation unidirectionnelle, vous devez exécuter le flux de travail manuellement.

Modifier les flux de travail

Vous pouvez toujours modifier le flux de travail que vous avez créé. Les administrateurs Salesforce dans Smartsheet peuvent désactiver ou supprimer les flux de travail de l’organisation, mais ne peuvent pas les modifier.

Pour modifier le flux de travail, sélectionnez l’icône d’engrenage à gauche du nom du flux de travail et sélectionnez l’une des options suivantes : 

• Edit Workflow (Modifier le flux de travail) : revenir à l’assistant du flux de travail pour apporter des modifications au flux de travail. Vous ne pouvez pas modifier la direction du flux de travail, la synchronisation de la feuille ou l’objet Salesforce inclus.
• Rename Workflow (Renommer le flux de travail) : changer le nom du flux de travail.
• Disable/Enable Workflow (Activer/Désactiver le flux de travail) : arrêter ou lancer l’automatisation du flux de travail.
• Delete Workflow (Supprimer le flux de travail) : supprimer entièrement le flux de travail. Vous ne pouvez pas récupérer les flux de travail supprimés.

Filtré par le connecteur — non synchronisé

Supposons qu’une ligne de feuille ne se synchronise plus avec Salesforce, soit en raison des conditions de filtre dans le flux de travail, soit parce que l’enregistrement n’existe plus dans Salesforce. Dans ce cas, la ligne se déplace automatiquement vers la section Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) de votre feuille.

Même si une ligne n’est plus synchronisée, elle peut contenir des données de colonne, des pièces jointes ou des commentaires essentiels. Pour cette raison, Smartsheet ne supprime pas de lignes de votre feuille. Elle crée à la place cette section Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) pour conserver les informations filtrées par le connecteur. 

Vous ne pouvez pas désactiver la fonctionnalité Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) , car elle protège contre les pertes de données dues à des modifications accidentelles du flux de travail ou autres. Si vous êtes sûr que vous n’avez pas besoin des éléments listés sous la ligne Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé), vous pouvez supprimer ces lignes de votre feuille. Les lignes en question ne sont pas renvoyées dans la feuille tant qu’elles ne répondent pas aux critères de filtrage définis dans le flux de travail du connecteur.

Si vous déplacez une ligne vers Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) et si elle recommence à correspondre aux critères de filtre, elle recommence automatiquement à se synchroniser et passe de la section Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) de votre feuille vers la section de feuille appropriée (en fonction des groupes de lignes).