S’applique à

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Connecteurs : synchroniser Smartsheet avec Salesforce ou Service Cloud

PLANS

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Utilisez ces connecteurs pour effectuer les actions suivantes :

  • Connecteur Salesforce : Envoyer ou extraire des enregistrements Salesforce à partir de Smartsheet ou vers Smartsheet, en temps réel
  • Connecteur Service Cloud : Suivre et calculer les données du service client pour vérifier que votre équipe respecte l’accord de niveau de service

Ces connecteurs sont disponibles en tant qu’offres Premium séparées. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale. 


Création des flux de travail : pour commencer

Effectuez les étapes suivantes avant de commencer à créer des flux de travail.

Installer les connecteurs Salesforce ou Service Cloud

Suite à l’achat de l’intégration, seuls les utilisateurs suivants pourront installer le connecteur Salesforce ou Service Cloud : 

  • un administrateur Salesforce ou Service Cloud (un rôle au niveau du compte unique à l’intégration) ;
  • un administrateur système Smartsheet (SysAdmin) ; ou
  • un utilisateur qui est à la fois un administrateur système Smartsheet et un administrateur Salesforce ou Service Cloud. 

Obtenez ces autorisations pour pouvoir utiliser les connecteurs

Pour créer des flux de travail dans l’un de ces connecteurs, vous devez disposer de tous les types de comptes suivants :

Se connecter aux connecteurs

Une fois le connecteur Salesforce ou Service Cloud installé et configuré, utilisez l’URL suivante pour créer et synchroniser les flux de travail avec l’une ou l’autre des deux intégrations :

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.

Vérifiez si votre navigateur est compatible avec Smartsheet.


Avant de créer un flux de travail

Vous devez d’abord démarrer l’assistant de flux de travail.

Vous ne pouvez créer qu’un seul flux de travail Salesforce par feuille.

Pour lancer l’assistant de flux de travail

  1. En haut à gauche de la page, sélectionnez l’icône du menu.
  2. Sélectionnez Tableau de bord.
  3. Sélectionnez Ajouter un flux de travail.

Et voilà ! Vous pouvez désormais utiliser l’assistant de flux de travail pour :

  • Sélectionner votre feuille ainsi que votre objet Salesforce ou Service Cloud, puis 
  • Mettre en correspondance leurs colonnes et leurs champs respectifs pour qu’ils soient synchronisés.

Assistant de flux de travail

Définissez les bases de votre flux de travail 

  1. Sur la page Paramètres, remplissez les champs suivants :
    • Quelle tâche voulez-vous que ce flux de travail exécute ? Choisissez la direction de synchronisation du flux de travail (vers Salesforce ou Service Cloud, vers Smartsheet, ou dans les deux sens entre les deux applications). 
      Une fois le flux de travail, la feuille et l’objet Salesforce ou Service Cloud enregistrés, vous ne pourrez plus modifier leurs directions de synchronisation. Vous pouvez toutefois créer un nouveau flux de travail pour sélectionner d’autres paramètres.
    • Nom de la feuille : sélectionnez une feuille existante, ou sélectionnez Créer une nouvelle feuille pour créer immédiatement une nouvelle feuille dans Smartsheet.
    • Objet Salesforce : sélectionnez un objet Salesforce ou Service Cloud dans la liste déroulante suivante.
  2. Sélectionnez Continuer pour valider les paramètres.

Mettre les champs en correspondance

  1. Sur l’onglet Champs, établissez une correspondance entre les champs de Salesforce ou Service Cloud et de Smartsheet.
  2. Facultatif : pour insérer une nouvelle colonne dans la feuille, sélectionnez Nouvelle colonne dans la liste déroulante Sélectionnez Ajouter un champ pour ajouter d’autres objets Salesforce ou Service Cloud au flux de travail.
  3. Facultatif : dans la liste déroulante Flux
    Sélecteur de direction de synchronisation, vous pouvez modifier la direction de synchronisation entre les champs d’objet et les colonnes.
    En fonction des autorisations dont vous disposez au niveau des outils requis et de l’utilisation du champ dans l’intégration, il est possible que vous ne puissiez pas changer les directions de synchronisation de certaines correspondances.
  4. Sélectionnez Continuer pour confirmer vos choix de mise en correspondance des champs.

Utiliser des filtres pour contrôler la synchronisation des données

Dans les pages Filtres, vous pouvez créer des filtres pour mieux contrôler le type et la quantité de données qui sont partagées entre les deux applications. Ces filtres garantissent que vous synchronisez uniquement les champs qui concernent un projet, un client ou un collaborateur donné.

Pour créer des filtres Salesforce ou Service Cloud et Smartsheet

  1. Afin de remplir la liste des champs d’objet disponibles, sélectionnez Ajouter un champ.
  2. Sélectionnez un champ d’objet dans la liste.
  3. Sélectionnez une condition de filtre. Par exemple : est égal à, contient, est vide, etc.
    Si vous devez saisir des critères de filtrage supplémentaires, un champ de texte s’affiche à droite.
  4. Sélectionnez Continuer pour confirmer et appliquer les filtres.

Définir des groupes de lignes dans votre flux de travail

Créez des groupes de lignes pour que votre flux de travail organise vos enregistrements Salesforce selon les options d’un champ donné. Par exemple, vous pouvez regrouper vos enregistrements en fonction des étapes suivantes d’une opportunité :

  • Conclue 
  • Perdue
  • Analyse nécessaire 

Lorsque vous regroupez vos enregistrements, vous n’avez pas à les déplacer manuellement dans votre feuille après leur synchronisation.

Pour définir des groupes de lignes dans votre flux de travail

Avant de commencer

  • Les enregistrements Salesforce ou Service Cloud doivent comporter les hyperliens corrects dans la colonne ID Salesforce ou ID Service Cloud de votre feuille. Si vous copiez-collez manuellement les identifiants Salesforce ou Service Cloud de l’une ou l’autre de ces applications vers votre feuille, il est possible que votre flux de travail ne fonctionne pas correctement.
    • Si la colonne d’identifiants Salesforce ou Service Cloud n’existe pas encore, elle sera automatiquement ajoutée à votre feuille lors de la première exécution du flux de travail.  
  • Vous devez établir une correspondance entre le champ d’identifiants Salesforce ou Service Cloud et la colonne principale de la feuille. Cela permet de garantir que les lignes parentes et les hiérarchies sont créées sans erreur.
     

La définition de groupes de lignes est facultative. Si vous n’avez pas besoin de regrouper vos enregistrements, passez directement à la section Enregistrer votre flux de travail. Autrement, suivez les étapes suivantes :

  1. Dans la liste Grouper par, sélectionnez un champ Salesforce ou Service Cloud existant ou bien saisissez une nouvelle valeur.
  2. Facultatif : définissez un sous-groupe si vous souhaitez ajouter un niveau d’organisation supplémentaire. 
    • Par exemple, vous pouvez synchroniser les enregistrements sous une ligne parent International qui est également un enfant d’une ligne Ventes dans Smartsheet.
  3. Sélectionnez Continuer

Groupe de lignes Salesforce

Lorsque vous définissez des groupes de lignes :

  • La valeur que vous choisissez dans la liste Grouper par détermine la valeur de la colonne Principale dans les lignes parent de votre feuille. Par exemple, si vous définissez l’étape d’une opportunité avec « Grouper par », des lignes parent sont créées pour chaque étape dans votre feuille.
  • De nouvelles lignes parent sont créées en bas de votre feuille, sauf si votre champ « Grouper par » correspond à une valeur de colonne Principale existante de la feuille.

Enregistrer votre flux de travail

Le nombre de champs qui seront actualisés dans votre objet Salesforce ou Service Cloud s’affichera dans la section Résumé des actualisations de la page Enregistrer. Vous pouvez l’utiliser pour évaluer la quantité de données qui sont ajoutées à l’objet à partir de votre feuille. Si le nombre d’entrées du résumé des actualisations vous semble trop élevé ou trop faible, revenez en arrière pour ajouter ou supprimer des filtres.

  1. Sur la page Enregistrer, donnez un nom à votre flux de travail. 
  2. Vérifiez le résumé des actualisations qui seront effectuées sur votre objet Salesforce ou Service Cloud, ainsi que sur votre feuille Smartsheet.
  3. Sélectionnez Enregistrer le flux de travail.

Après avoir enregistré votre flux de travail, vous serez redirigé vers le tableau de bord. Ensuite, votre flux de travail s’exécutera et actualisera vos enregistrements de façon automatique en fonction des règles que vous avez définies dans votre flux de travail, aux emplacements suivants :

  • Salesforce ou Service Cloud 
  • Lignes de votre feuille Smartsheet 

Pour modifier un flux de travail existant, suivez les étapes de la section Gérer les flux de travail ci-dessous.

La numérotation automatique et les colonnes système sont en lecture seule sur Smartsheet. Elles peuvent uniquement être sélectionnées si la mise en correspondance dans Salesforce est définie sur Envoyer les données Salesforce vers Smartsheet.

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