Conseils pour la génération de documents

Les utilisateurs payants peuvent utiliser l’outil de création de documents.Le propriétaire, les administrateurs et les éditeurs peuvent joindre les documents générés aux lignes de la feuille. Toute personne ayant accès à la feuille peut générer des documents et les télécharger sur son appareil. 

Voici quelques conseils qui vous permettront de rationaliser et d’accroître l’efficacité du processus.  

• Utilisez un formulaire pour recueillir vos données.
  Vous voulez être sûr que les données de votre feuille sont correctement recueillies à chaque fois ? Créez un formulaire pour la saisie des données.
• Créez des noms de fichiers personnalisés pour chaque document.
  Par défaut, Smartsheet utilise le nom du fichier PDF pour créer un nom de fichier pour chaque document que vous générez. Si vous avez beaucoup de documents, il peut être difficile de les différencier. Vous pouvez créer une formule pour personnaliser ces noms de fichiers et les rendre plus précis. 
• Personnalisez l’e-mail envoyé lorsque vous acheminez un élément DocuSign pour signature.
  Vous pouvez personnaliser les champs d’objet et de message, ce qui permet à vos destinataires d’identifier plus facilement le message. 
• Marquez les lignes qui sont prêtes pour la création de document à l'aide d'une indicateur.
  Une fois que vous avez défini l’indicateur, vous pouvez filtrer les lignes qui sont prêtes et générer des documents uniquement pour ces lignes. Allez plus loin et utilisez l’automatisation pour marquer les lignes et générer vos documents.