S’applique à
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
- Les administrateurs système peuvent configurer une politique de conservation des données.
- Un abonnement Advance Platinum est requis pour activer les contrôles de gouvernance.
Configurer une politique de conservation des données
Avec la politique de conservation des données, contrôlez la façon dont votre organisation enregistre et dispose des données afin d’assurer conformité et respect de la réglementation
Who can use this?
Plans:
- Smartsheet Advance Package
Permissions:
- Les administrateurs système peuvent configurer une politique de conservation des données.
- Un abonnement Advance Platinum est requis pour activer les contrôles de gouvernance.
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Utilisez le contrôle de la politique de gouvernance des données pour définir votre politique de conservation des données et décider des informations à conserver ou à supprimer.
Vous ne pouvez créer qu’une seule politique, mais vous pouvez lui attribuer autant de groupes d’inclusion que vous le souhaitez. À l’heure actuelle, les conditions de la politique ne prennent en charge que les feuilles et leurs pièces jointes. La politique peut s’appliquer aux feuilles antérieures à une date de création ou de dernière modification spécifiée.
Une fois que vous avez configuré et activé votre politique de conservation des données, elle s’exécute en arrière-plan afin de s’assurer que toutes les données conservées répondent à vos exigences de conformité.
Si l’analyse détecte que les feuilles ou les pièces jointes ne sont pas conformes à votre politique, une notification est transmise aux propriétaires des feuilles : les données non conformes seront supprimées s’ils ne prennent pas de mesures. Si aucune mesure corrective n’est prise pour assurer la conformité des données, les éléments sont supprimés. Les propriétaires recevront une nouvelle notification les informant de la suppression une fois celle-ci terminée.
Configurer une politique de conservation des données
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionner Governance Controls (Contrôles de gouvernance) > Data Retention Policy (Politique de conservation des données) > Configure (Configurer).
- Suivez les instructions à l’écran pour définir les conditions de la politique.
- Définissez les dates de création et de dernière modification.
- Définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter la politique, le niveau désiré de notification préalable et les groupes concernés.
- Sélectionner Save & Turn On (Enregistrer et activer) pour activer la politique.
Vous pouvez activer ou désactiver votre politique à tout moment à partir des contrôles de gouvernance.
Pour modifier la politique de conservation des données :
- Accédez à Governance Controls (Contrôles de gouvernance) dans le centre d’administration et sélectionnez Edit Policy (Modifier la politique).
Lorsque vous mettez à jour la politique, l’analyse s’exécute comme planifié. Toute modification apportée à la politique relance le délai et ajoute (ou supprime) les groupes inclus.
Vous pouvez modifier ou désactiver votre politique de conservation des données, mais vous ne pouvez pas la supprimer.
Récupérer des éléments supprimés
Les propriétaires peuvent récupérer les feuilles s’ils le font avant que la politique ne supprime définitivement l’élément.
Vous disposez de deux moyens pour récupérer un élément supprimé par la politique de conservation des données :
- Déplacez la feuille hors du dossier des éléments supprimés.
-ou- - Ouvrez et modifiez la feuille, puis enregistrez-la avec les nouvelles modifications.