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Configurer une politique de conservation des données

Avec la politique de conservation des données, contrôlez la façon dont votre organisation enregistre et dispose des données afin d’assurer conformité et respect de la réglementation

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

  • Smartsheet Advance Package

Autorisations :

  • Administrateur système

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.

Un abonnement Smartsheet Advance Platinum ou Gestion avancée du travail plus Safeguard est requis pour activer les contrôles de gouvernance.

Présentation

Visitez la page Contrôles de gouvernance dans Admin Center pour définir votre politique de conservation des données, régissant les données à conserver et à purger.

Vous ne pouvez créer qu’une seule politique, mais vous pouvez lui attribuer autant de groupes d’inclusion que vous le souhaitez. À l’heure actuelle, les conditions de la politique ne prennent en charge que les feuilles et leurs pièces jointes. La politique peut s’appliquer aux feuilles antérieures à une date de création ou de dernière modification spécifiée.

Une fois que vous avez configuré et activé votre politique de conservation des données, elle s’exécute en arrière-plan afin de s’assurer que toutes les données conservées répondent à vos exigences de conformité.

Si l’analyse détecte que les feuilles ou les pièces jointes ne sont pas conformes à votre politique, une notification est transmise aux propriétaires des feuilles : les données non conformes seront supprimées s’ils ne prennent pas de mesures.

Les propriétaires recevront une nouvelle notification les informant de la suppression une fois celle-ci terminée. 

Notifications

Les notifications concernant les suppressions potentielles seront envoyées aux utilisateurs ayant des droits d'administrateur et de propriétaire sur l'élément, à condition qu'ils fassent partie du groupe d'inclusion de la politique de conservation des données. Les personnes disposant de droits d'administration sur l'élément et ne faisant pas partie du groupe ne recevront aucune notification.

Configurer une politique de conservation des données

  1. Connectez-vous au centre d’administration.
  2. Cliquez sur l'icône Menu dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Contrôles de gouvernance.

  3. Sélectionnez Politique de conservation des données > Configurer.

    Activate the Data Retention Policy in Admin Center
  4. Suivez les instructions à l’écran pour définir les conditions de la politique.  
    • Définir les dates de création et de dernière modification .
    • Définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter la politique, le niveau désiré de notification préalable et les groupes concernés.

  5. Sélectionnez Enregistrer et activer pour activer la politique.

    Edit the Data Retention Policy settings

Vous pouvez activer ou désactiver votre politique à tout moment à partir des contrôles de gouvernance. 

Modifiez votre politique de conservation des données : 

  1. Naviguez vers Contrôles de gouvernance > Politique de conservation des données.
  2. Sélectionnez View > Edit Policy.

Lorsque vous mettez à jour la politique, l’analyse s’exécute comme planifié.   Toute modification apportée à la politique relance le délai et ajoute (ou supprime) les groupes inclus. 

 

Vous pouvez modifier ou désactiver votre politique de conservation des données, mais vous ne pouvez pas la supprimer. 

Récupérer des éléments supprimés

Les propriétaires peuvent récupérer les feuilles s’ils le font avant que la politique ne supprime définitivement l’élément. 

Vous disposez de deux moyens pour récupérer un élément supprimé par la politique de conservation des données :

  1. Ouvrez la feuille.
  2. Le modifier.
  3. Enregistrez la feuille avec les modifications.

Cette opération permet d'exclure l'élément de la liste d'évaluation en vue d'une suppression définitive.