Configurer une Politique de conservation des données

S’applique à

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les administrateurs système peuvent configurer une politique de conservation des données.
 

Une politique de conservation des données permet à votre organisation de contrôler la manière dont ses données sont conservées, pour des raisons de conformité ou de réglementation, ainsi que la manière dont elles sont éliminées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. 

Utilisez le Contrôle de la politique de gouvernance des données pour définir votre politique de conservation des données, et ainsi établir quelles données doivent être conservées et lesquelles doivent être purgées. 

Vous ne pouvez créer qu’une seule politique, mais vous pouvez y attribuer autant de groupes d’inclusion que vous le souhaitez. Pour le moment, les conditions de la politique ne concernent que les feuilles. La politique peut s’appliquer à des feuilles plus anciennes qu’une date spécifiée, aussi bien de création que de dernière modification. 

Une fois votre politique de conservation des données configurée et activée, elle s’exécute en arrière-plan pour garantir que toutes les données conservées répondent à vos exigences de conformité. Si l’analyse découvre que des feuilles ne sont pas conformes à votre politique, les propriétaires des feuilles sont informés que leurs données ne sont pas conformes et qu’elles seront supprimées s’ils ne prennent pas de mesures. Si aucune mesure n’est prise afin de rendre les feuilles conformes, celles-ci seront supprimées ; les propriétaires recevront une notification supplémentaire les informant que leurs feuilles ont été supprimées. 

Mettre en place une politique de conservation des données

Pour configurer une politique de conservation des données :

  1. Connectez-vous au Centre d’administration.
  2. Sélectionnez Contrôles de gouvernance et sur la vignette Politique de conservation des données, sélectionnez Configuration.
  3. Suivez les instructions à l’écran pour définir les conditions de la politique.  
    • Définissez des dates de Création et de Dernières modifications.
    • Définissez la fréquence d’exécution de la politique, le délai de notification préalable que vous souhaitez fournir, ainsi que les groupes visés.
  4. Cliquez sur Enregistrer et activer pour activer la politique.  

Vous pouvez activer ou désactiver votre politique à tout moment à partir des Contrôles de gouvernance. 

Pour modifier votre politique de conservation des données :

  • Accédez à Contrôles de gouvernance dans le Centre d’administration et cliquez sur Modifier la politique.

Lorsque vous mettez à jour la politique, l’analyse s’exécute comme planifié dans la mise à jour.  Toute modification de la politique redémarre la période et ajoute (ou supprime) les groupes inclus. 

Vous pouvez modifier ou désactiver votre politique de conservation des données, mais vous ne pouvez pas la supprimer. 

Récupérer des éléments supprimés

Les propriétaires peuvent récupérer des feuilles s’ils le font avant que la politique ne supprime définitivement l’élément. 

Pour récupérer un élément supprimé par la politique de conservation des données, utilisez l’une des deux méthodes suivantes :

  • Déplacez la feuille hors du dossier des éléments supprimés.
  • Ouvrez et modifiez la feuille, puis enregistrez-la avec les nouvelles modifications.