Les affectations qui sont modifiées directement dans Resource Management mettent automatiquement à jour les lignes de la feuille associées dans Smartsheet. Certaines modifications apportées dans Smartsheet sont également automatiquement synchronisées avec Resource Management.
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Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs qui disposent d’un compte Resource Management et d’un compte Smartsheet.
Premiers pas
Assurez-vous d’avoir configuré le panneau Resource Management et la connexion au niveau du compte pour votre organisation.
Mettre à jour les affectations dans Resource Management
Vous pouvez apporter des modifications aux affectations directement dans Resource Management et les appliquer automatiquement à la feuille connectée. Les modifications apportées à la description des éléments de travail, au responsable, aux dates, aux phases et à l’affectation dans Resource Management peuvent être resynchronisées vers Smartsheet. Ces modifications sont automatiques et ne nécessitent aucune étape ni confirmation supplémentaire.
Toute personne disposant de privilèges de modification dans Resource Management peut apporter ces modifications. Les utilisateurs de Resource Management n’ont pas besoin d’accéder à la feuille connectée. Les modifications apparaissent dans le journal d’activité de la feuille comme ayant été effectuées par le service de synchronisation de Resource Management.
Dans certains cas, la synchronisation est impossible. Consultez les tableaux ci-dessous pour plus de détails.
Mettre à jour les affectations dans Smartsheet
Modifiez, puis enregistrez la feuille. Vous serez peut-être obligé d’actualiser votre navigateur pour voir les mises à jour.
Fonctionnement de la synchronisation des affectations
Les utilisateurs doivent être des membres payants associés au forfait Smartsheet propriétaire de la feuille pour accéder au panneau Resource Management.
La synchronisation des affectations ne s’applique qu’aux feuilles connectées à Resource Management via le panneau Resource Management. Lorsque vous modifiez les affectations dans Resource Management, ces modifications sont traitées et appliquées (lorsque cela est autorisé) à la feuille connectée.
Voici un exemple de flux de travail :
- Créez une feuille de projet dans Smartsheet.
- Utilisez le panneau Resource Management pour la connecter à un plan de ressources dans Resource Management.
- Créez des affectations d’espaces réservés dans la feuille de projet.
- Enregistrez la feuille. Les affectations d’espaces réservés sont synchronisées avec Resource Management.
- Dans Resource Management, réaffectez les tâches des espaces réservés à des membres spécifiques de l’équipe. Dans la feuille, les champs de personnes responsables sont automatiquement mis à jour pour indiquer les noms des membres de l’équipe auxquels les tâches sont affectées.
Vous souhaitez consulter un historique des modifications ? Utilisez le journal d’activité.
Phases des projets connectés
Les phases ne peuvent être ajoutées, supprimées ou modifiées que dans Smartsheet. La date de début de la première affectation correspond au début de la phase et la date de fin de la dernière affectation à la fin de la phase. En savoir plus sur l’ajout et la modification de phases.
Dans Resource Management, vous pouvez ajouter des affectations et des ressources, effectuer le suivi du temps, créer des budgets de phase, ajouter des taux de facturation par rapport à une phase et générer un rapport sur cette phase.
La modification ne s’appliquera pas si elle n’est pas autorisée par la feuille (par ex. la modification des dates d’affectation d’une ligne parent). Dans cet exemple, les dates des lignes enfant doivent être mises à jour dans la feuille pour correspondre aux nouvelles dates d’affectation dans Resource Management.
Le diagramme résume la manière dont les actions effectuées dans Smartsheet ou Resource Management se synchronisent.
| Action dans Smartsheet | Action dans Resource Management |
|---|---|
Ajout d’une nouvelle valeur de phase à une ligne* | Une nouvelle phase est créée (l’action ne peut être effectuée que dans Smartsheet) |
Suppression d’une phase liée à plusieurs lignes* | La phase est supprimée dans Resource Management*. Si une phase comporte des entrées de temps, elle reste dans Resource Management à des fins de génération de rapports historiques (l’action ne peut être effectuée que dans Smartsheet) |
Modification d’un nom de phase* | Le nom de la phase est mis à jour (l’action ne peut être effectuée que dans Smartsheet) |
Ajout d’une nouvelle ligne à un projet avec une valeur de phase existante* | L’affectation est créée sous la phase existante (l’action ne peut être effectuée que dans Smartsheet) |
Mise à jour d’une date d’affectation associée à une phase | Mise à jour de la date de phase associée |
Valeur de responsable mise à jour dans la feuille | Réaffecter d’une personne ou d’un espace réservé à une autre personne ou un autre espace réservé |
Affectation convertie en % équivalent (si vous utilisez d’autres types d’affectation dans Resource Management) et mise à jour dans la feuille | Valeur ou type d’affectation modifié |
Dates mises à jour dans la feuille | Dates modifiées |
Texte du champ principal mis à jour | Description de l’élément de travail mise à jour (ajoutée, modifiée ou supprimée) |
La personne à laquelle les tâches sont réaffectées est mise à jour dans la ligne. Aucun autre champ n’est modifié. | Réaffectation sur une ligne multi-affectée |
L’allocation est mise à jour pour la ligne, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne. | Changement d’allocation sur une ligne multi-affectée |
Les dates sont mises à jour pour cette ligne, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne. | Changement de date sur une ligne multi-affectée |
Le texte du champ principal est mis à jour, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne. | Description de l’élément de travail mise à jour sur une ligne multi-affectée |
Une nouvelle ligne contenant les détails de l’affectation est ajoutée au bas de la feuille. | Création d’une nouvelle affectation |
Le responsable est supprimé de la ligne, mais la ligne et les détails associés restent dans la feuille. | Affectation supprimée |
La première partie de l’affectation met à jour la date de fin de la ligne associée sur la feuille. La deuxième partie de l’affectation est créée sous forme de nouvelle ligne au bas de la feuille. | Division d’une affectation |
Les affectations supplémentaires sont créées sous forme de nouvelles lignes en bas de la feuille. | Répétition d’une affectation |
Toutes les affectations supprimées dans Resource Management suppriment les responsables dans les lignes associées des feuilles. | Suppression des affectations qui se chevauchent |
Les valeurs des cellules modifiables par un administrateur de la feuille sont mises à jour dans la feuille. N’oubliez pas que cela peut effacer les formules saisies dans la cellule. | Modification des valeurs des affectations dans une feuille ayant des lignes, des colonnes ou des formules verrouillées |
Actions non prises en charge
Il peut arriver qu’une modification apportée dans Resource Management ne s’affiche pas dans la feuille connectée ; cela peut s’expliquer par des champs verrouillés, la hiérarchie de projet ou des interdépendances.
Aucune alerte ne s’affiche lorsqu’un problème de synchronisation survient (voir les avertissements en cas d’erreur de synchronisation). Ce diagramme illustre les situations courantes dans lesquelles la modification apportée dans Resource Management ne met pas à jour la feuille associée.
| Modification apportée dans Resource Management | Problème de synchronisation dans Smartsheet |
|---|---|
| Modification des dates pour une personne affectée à une ligne parent | Les dates des lignes parent dans Smartsheet ne sont pas modifiables. |
| Modifier l’allocation pour une personne affectée à une ligne parent | L’allocation pour les lignes parent dans Smartsheet n’est pas modifiable. |
| Modifier la date de début pour une personne affectée à une ligne dépendante | Les dates de début des lignes ayant un prédécesseur ne sont pas modifiables. |
| Réaffecter un élément de travail à une personne qui n’existe pas dans Smartsheet ou qui n’est pas gérée par le compte Smartsheet | L’adresse e-mail de l’utilisateur est ajoutée à la feuille dans Resource Management, mais le panneau Resource Management ne reconnaît pas cet utilisateur. |
| Réaffecter une affectation multi-affectée d’une personne à un espace réservé | Les lignes dans Smartsheet ne prennent pas en charge la combinaison de personnes nommées et d’espaces réservés. Par conséquent, la mise à jour échoue et la personne existante conserve l’affectation dans la feuille. |
| Modifier l’allocation d’une affectation lorsque la feuille utilise une formule de colonne pour calculer l’allocation | Les cellules ayant une formule de colonne ne sont pas modifiables. |
| Supprimer un responsable d’une affectation, mais laisser l’élément de travail non affecté dans Resource Management | La personne est supprimée de la ligne dans Smartsheet et l’association entre cet élément de travail dans Resource Management et Smartsheet est supprimée. Les modifications apportées par la suite aux affectations sont traitées comme s’il s’agissait d’affectations différentes. |
| Modifier le statut de l’élément de travail | Actuellement, le statut de l’élément de travail n’est pas synchronisé avec les données de la feuille. |
| Modifier des notes ou des sous-tâches | Les notes et les sous-tâches ne sont pas synchronisées avec les données de la feuille. |
| Suivre le temps pour l’affectation | Le suivi du temps peut s’appliquer aux projets, aux phases et aux catégories, mais, à l’heure actuelle, pas aux tâches. |
| Inclure des informations personnalisées | Les champs synchronisés par le biais du panneau sont le champ principal de la ligne concernée ainsi que les responsables, l’allocation et les dates. D’autres informations personnalisées ne peuvent actuellement pas être incluses. |