S’applique à
- Enterprise
- Business
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les Administrateurs de ressources, Éditeurs de portefeuille et Planificateurs de personnes peuvent mettre à jour les affectations dans Resource Management. Les Propriétaires, les Administrateurs et les Éditeurs des feuilles peuvent mettre à jour les affectations dans Smartsheet.
Synchroniser les affectations Resource Management avec Smartsheet
Les affectations qui sont modifiées directement dans Resource Management mettent automatiquement à jour les lignes de la feuille associées sur Smartsheet. De plus, certaines modifications apportées à Smartsheet sont automatiquement synchronisées avec Resource Management.
Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs qui disposent d’un compte Resource Management et Smartsheet.
Premiers pas
Assurez-vous d’avoir configuré le panneau Resource Management et la connexion au niveau du compte pour votre organisation.
Pour activer la synchronisation des affectations sur les projets connectés avant mars 2021 :
- Dans la feuille, ouvrez le panneau Resource Management.
- Prenez note du nom du projet en haut du panneau.
- Cliquez sur le menu ellipse en haut du panneau et sélectionnez Disconnect Resource Management Project (Déconnecter le projet Resource Management).
- Sur l’écran de connexion suivant, choisissez Existing Resource Management Project (Projet Resource Management existant).
- Recherchez le projet Resource Management précédemment connecté, puis sélectionnez ce projet.
- Sélectionnez Connecter le projet. La feuille sera désormais synchronisée avec Resource Management.
Mettre à jour les affectations dans Resource Management
Vous pouvez apporter des modifications aux affectations directement dans Resource Management et les appliquer automatiquement à la feuille connectée. Les modifications apportées à la description des éléments de travail, au responsable, aux dates et à l’affectation dans Resource Management peuvent être resynchronisées vers Smartsheet. Ces modifications sont automatiques et ne nécessitent aucune étape ou confirmation supplémentaire.
Toute personne disposant de privilèges de modification dans Resource Management peut apporter ces modifications. Les utilisateurs de Resource Management n’ont pas besoin d’accéder à la feuille connectée. Les modifications apparaissent dans le journal d’activité de la feuille ajustée par le service de synchronisation de Resource Management.
Les affectations par phase ne sont pas encore prises en charge et la synchronisation peut s’avérer impossible dans de nombreux cas. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les tableaux des actions prises en charge et non prises en charge ci-dessous.
Mettez à jour les affectations dans Smartsheet
Modifiez, puis enregistrez la feuille. Vous serez peut-être obligé d’actualiser votre navigateur pour voir les mises à jour.
Fonctionnement de la synchronisation des affectations
La synchronisation des affectations ne s’applique qu’aux feuilles liées à Resource Management via le panneau Resource Management. Lorsque vous modifiez les affectations dans Resource Management, ces modifications sont traitées et appliquées (lorsque cela est autorisé) à la feuille connectée.
Vous souhaitez consulter un historique des changements ? Utilisez le journal d’activité.
Voici un exemple de flux de travail :
- Créez une feuille de projet dans Smartsheet.
- Utilisez le panneau Resource Management pour la connecter à un plan de ressources dans Resource Management.
- Créez des affectations d’espaces réservés dans la feuille de projet.
- Enregistrez la feuille. Les affectations d’espaces réservés sont synchronisées avec Resource Management.
- Dans Resource Management, réaffectez les tâches des espaces réservés à des membres spécifiques de l’équipe. Dans la feuille, les champs de personnes responsables sont automatiquement mis à jour pour indiquer les noms des membres de l’équipe auxquels les tâches sont affectées.
Si la modification apportée n’est pas autorisée par la feuille (par ex. la modification des dates d’affectation d’une ligne parent), elle ne sera pas appliquée. Dans cet exemple, les dates des lignes enfant doivent être mises à jour dans la feuille pour correspondre aux nouvelles dates d’affectation dans Resource Management.
Le diagramme résume la manière dont les modifications apportées à Resource Management s’affichent dans Smartsheet.
| Modification apportée à Resource Management | Résultat dans Smartsheet |
|---|---|
| Réaffecter d’une personne ou d’un espace réservé à une autre personne ou un autre espace réservé | Valeur de responsable mise à jour dans la feuille |
| Valeur ou type d’affectation modifié | Affectation convertie en % équivalent (si vous utilisez d’autres types d’affectation dans Resource Management) et mise à jour dans la feuille |
| Dates modifiées | Dates mises à jour dans la feuille |
| Description de l’élément de travail mise à jour (ajoutée, modifiée ou supprimée) | Texte du champ principal mis à jour |
| Réaffectation sur une ligne multi-affectée | La personne à laquelle les tâches sont réaffectées est mise à jour dans la ligne. Les autres champs ne sont pas modifiés. |
| Changement d’allocation sur une ligne multi-affectée | L’allocation est mise à jour pour la ligne, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne*. |
| Changement de date sur une ligne multi-affectée | Les dates sont mises à jour pour cette ligne, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne*. |
| Description de l’élément de travail mise à jour sur une ligne multi-affectée | Le texte du champ principal est mis à jour, puis la modification est appliquée à toutes les personnes affectées à cette ligne*. |
| Création d’une nouvelle affectation | Une nouvelle ligne contenant les détails de l’affectation est ajoutée au bas de la feuille. |
| Affectation supprimée | Le responsable est supprimé de la ligne, mais la ligne et les détails associés restent dans la feuille. |
Diviser une affectation
| La première partie de l’affectation met à jour la date de fin de la ligne associée de la feuille. La deuxième partie de l’affectation est créée sous forme de nouvelle ligne au bas de la feuille. |
| Répéter une affectation | Les affectations supplémentaires sont créées sous forme de nouvelles lignes en bas de la feuille. |
| Supprimer les affectations qui se chevauchent | Toutes les affectations supprimées dans Resource Management suppriment les responsables dans les lignes associées des feuilles. |
| Modifier les valeurs des affectations dans une feuille ayant des lignes, des colonnes ou des formules verrouillées | Les valeurs des cellules modifiables par un Administrateur de feuille seront mises à jour dans la feuille. N’oubliez pas que cela peut effacer les formules saisies dans la cellule. |
Actions non prises en charge
Il peut arriver qu’une modification apportée à Resource Management ne s’affiche pas dans la feuille connectée ; cela peut s’expliquer par des champs verrouillés, la hiérarchie de projet ou des interdépendances.
Il n’y a pas d’alertes lorsqu’un problème de synchronisation survient (voir avertissements en cas d’erreur de synchronisation). Ce diagramme illustre les situations courantes dans lesquelles la modification apportée à Resource Management ne met pas à jour la feuille associée.
| Modification apportée à Resource Management | Problème de synchronisation dans Smartsheet |
|---|---|
| Modifier les dates pour une personne affectée à une ligne parent | Les dates des lignes parent dans Smartsheet ne sont pas modifiables. |
| Modifier l’allocation pour une personne affectée à une ligne parent | L’allocation pour les lignes parent dans Smartsheet n’est pas modifiable. |
| Modifier la date de début pour une personne affectée à une ligne dépendante | Les dates de début des lignes ayant un prédécesseur ne sont pas modifiables. |
| Réaffecter un élément de travail à une personne qui n’existe pas dans Smartsheet ou qui n’est pas gérée par le compte Smartsheet | L’adresse e-mail de l’utilisateur sera ajoutée à la feuille dans Resource Management, mais l’utilisateur concerné ne sera pas reconnu par le panneau Resource Management. |
| Réaffecter une affectation multi-affectée d’une personne à un espace réservé | Les lignes de Smartsheet ne prennent pas en charge la combinaison de personnes nommées et d’espaces réservés. Par conséquent, la mise à jour échouera et la personne existante conservera l’affectation dans la feuille. |
| Modifier l’allocation d’une affectation lorsque la feuille utilise la formule de colonnes pour calculer l’allocation | Les cellules ayant une formule de colonne ne sont pas modifiables. |
| Création d’une affectation au niveau de la phase ou copie d’une affectation à une phase | L’intégration du panneau Resource Management ne prend pas en charge les phases pour le moment. L’affectation nouvellement créée ne s’affichera pas dans le panneau et ne sera pas ajoutée à la feuille. |
| Supprimer un responsable d’une affectation, mais laisser l’élément de travail non affecté dans Resource Management | La personne sera supprimée de la ligne de Smartsheet et l’association entre cet élément de travail dans Resource Management et Smartsheet sera supprimée. Les modifications apportées aux affectations seront traitées, à l’avenir, comme s’il s’agissait d’affectations différentes. |
| Modifier le statut de l’élément de travail | Actuellement, le statut de l’élément de travail n’est pas synchronisé avec les données de la feuille. |
| Modifier des notes ou des sous-tâches | Les notes et les sous-tâches ne sont pas synchronisées avec les données de la feuille. |
| Suivre le temps pour l’affectation | Le suivi du temps peut s’appliquer aux projets, aux phases et aux catégories, mais, à l’heure actuelle, pas aux tâches. |
| Inclure des informations personnalisées | Les champs synchronisés par le biais du panneau sont le champ principal de la ligne concernée ainsi que les responsables, l’allocation et les dates.Il n’existe actuellement aucun moyen d’inclure d’autres informations personnalisées. |
| Gérer l’allocation des ressources par phase | Actuellement, les phases de Resource Management ne sont pas prises en charge par Smartsheet. |