Archiver, modifier ou supprimer des personnes

Les administrateurs Resource Management gèrent les utilisateurs sous licence sur un compte.

À propos de l'archivage de personnes

Vous pouvez archiver les utilisateurs sous licence et les personnes internes. L'archivage d'utilisateurs :

• les empêche d'accéder à Resource Management ;
• les supprime des équipes sur la page de votre organisation ;
• les supprime du planning.

Les affectations de la personne archivée restent sur la page du projet afin qu'un chef de projets puisse réaffecter tout travail restant à une autre personne ou à un espace réservé.

Resource Management enregistre toutes les données pour la personne archivée.

Vous pouvez voir la liste des personnes archivées dans la section Personnes des paramètres du compte. Lorsque vous archivez une personne, elle n'est plus comptabilisée dans le nombre d'utilisateurs sous licence ou de personnes internes de votre compte.

Si des sous-traitants ou des intérimaires travaillent régulièrement pour votre organisation, invitez-les au niveau de l'autorisation Sous-traitant. Définissez leur date de début et de fin dans la section Disponibilité de leur profil personnel. Une fois le projet terminé, archivez-les dans les paramètres du compte pour supprimer leur accès à Resource Management.

Les utilisateurs archivés qui n’ont pas de premier et dernier jours de travail définis continueront d'apparaître dans les analyses et les rapports. Si vous souhaitez exclure un utilisateur archivé des rapports, puis le désarchiver, ajoutez un premier et un dernier jours de travail dans le passé, puis archivez-le à nouveau.

Modifier le rôle d'une personne

Lorsque vous modifiez le rôle d'une personne, vous perdez toutes les données associées à son rôle précédent. Mieux vaut d'abord l'archiver pour conserver leurs données, puis la réinviter dans Resource Management à l'aide de la même adresse e-mail.

1. Archivez d'abord la personne (voir ci-dessous). Les archives vous donnent accès à des rapports historiques pour ce rôle et tous les champs de rapport.
2. Ajoutez la personne à nouveau, à l’aide de la même adresse e-mail que celle du rôle précédent, et mettez à jour le nouveau rôle et les nouveaux champs.

Archiver une personne

1. Accédez à sa page. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Modifier le profil.
2. En bas de la page Mettre à jour le profil, sélectionnez Archiver. 

Changer un utilisateur sous licence en personne interne

Pour changer un utilisateur sous licence en personne interne :

1. Ouvrez les paramètres du compte.
   1. Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis Paramètres du compte.
   2. Si vous travaillez dans la gestion des ressources autonome, sélectionnez Paramètres > Account Settings (Paramètres du compte).
2. Sélectionnez Personnes dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez le nom dont vous souhaitez modifier le statut, puis sélectionnez Change to Managed Resource (Changer en personne interne).

Suppression de personnes

Une fois le profil d'une personne supprimé, toutes les données associées à cette personne seront supprimées de Resource Management et ne pourront pas être restaurées.

Vous ne pouvez pas annuler une suppression.

Pour supprimer une personne :

Archivez la personne dans son profil ou dans les paramètres du compte.

1. Accédez à la section Personnes dans Account Settings (Paramètres du compte).
2. Sélectionnez son nom pour accéder à son profil (le texte en vert indique la présence d’un lien).
3. Une fois que vous êtes dans les paramètres de son profil, vous verrez le bouton permettant de supprimer ce dernier en bas de la page.