Utilisez une colonne de liste déroulante pour standardiser la façon dont les informations clés sont collectées. Les collaborateurs choisissent une ou plusieurs valeurs dans une liste définie, afin que vos données restent propres et faciles à suivre et à utiliser dans les rapports.
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Vos collaborateurs ont besoin des autorisations Éditeur ou supérieures pour sélectionner des valeurs dans les colonnes déroulantes.
Créer une colonne de liste déroulante en vue Table
Pour créer une colonne de liste déroulante en vue Table :
- Sélectionnez le menu de la colonne
, puis sélectionnez Insérer une colonne à gauche ou Insérer une colonne à droite. - Sélectionnez Liste déroulante dans le panneau des types de colonnes.
- Dans le panneau de configuration de la colonne :
- Ajoutez un nom de colonne. Vous pouvez également ajouter une description de colonne.
- Si vous souhaitez qu’une seule valeur puisse être sélectionnée, activez Limiter à une valeur par cellule.
- Si vous ne souhaitez pas autoriser la saisie de valeurs en texte libre dans la colonne, activez Limiter aux valeurs de liste uniquement.
- Vous pouvez également utiliser les valeurs d’une colonne d’une autre feuille à l’aide de Lien vers une autre feuille. Consultez l’article Créer des colonnes de liste déroulante liées pour en savoir plus.
- Saisissez les valeurs souhaitées dans les champs situés sous Valeurs de liste déroulante. Vous pouvez créer de nouveaux champs de valeurs de liste à l’aide du bouton Ajouter une valeur ou en appuyant sur Entrée/Retour.
- Sélectionnez Appliquer.
Créer une colonne de liste déroulante en vue Grille
Pour créer une colonne de liste déroulante en vue Grille :
- Sélectionnez le menu de la colonne
, puis sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
- Saisissez le nom de la colonne dans le champ Nom.
- Sélectionnez le type de colonne Liste déroulante.
- Pour activer la sélection multiple, activez Autoriser plusieurs valeurs par cellule.
- Pour bloquer les valeurs en texte libre, activez Restreindre aux valeurs de liste uniquement.
- Saisissez vos valeurs sous Valeurs. Appuyez sur Entrée ou Retour pour placer chaque valeur sur une nouvelle ligne.
- Sélectionnez OK.
Les valeurs des cellules de liste déroulante sont classées selon leur ordre d’apparition dans la liste des valeurs.
Si l’équivalent textuel d’un lien hypertexte est inséré sous Valeurs, il apparaît en texte brut dans le champ des valeurs. Cependant, il s’agit d’un lien hypertexte cliquable lorsqu’il est sélectionné dans le menu déroulant.
Modifier une colonne de liste déroulante en vue Table
Pour modifier une colonne de type liste déroulante en vue Table :
- Sélectionnez le menu de la colonne
et sélectionnez Propriétés de la colonne.
- Vous pouvez :
Copier toutes les valeurs à la fois : ouvrez le menu Options à côté de Valeurs de liste déroulante et choisissez Copier toutes les valeurs.
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Modifier ou supprimer la couleur de la valeur : sélectionnez l’échantillon de couleur à gauche d’une valeur pour modifier sa couleur ou la supprimer. Vous pouvez également choisir Supprimer la couleur de toutes les valeurs dans le menu Options pour que toutes les valeurs de la liste soient sans couleur.
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Supprimer des valeurs : pour supprimer une entrée, sélectionnez l’icône de corbeille ou appuyez sur Retour arrière/Supprimer. Pour supprimer plusieurs valeurs, maintenez Retour arrière/Supprimer enfoncé ou sélectionnez Supprimer toutes les valeurs dans le menu Options.
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Réorganiser votre liste : survolez une entrée et faites glisser la poignée située à gauche pour la réorganiser.
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Insérer une valeur entre d’autres valeurs : sélectionnez la valeur située au-dessus de l’endroit où vous souhaitez insérer la nouvelle valeur, puis appuyez sur Entrée/Retour. Vous pouvez parcourir rapidement la liste à l’aide des touches fléchées Haut et Bas.
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Coller des valeurs : cliquez dans un élément de liste vide et appuyez sur Ctrl+V (Cmd+V sur Mac) pour coller une seule valeur ou toute une liste copiée.
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- Lorsque vous avez terminé vos modifications, sélectionnez Appliquer.
Modifier une colonne de liste déroulante en vue Grille
Pour modifier une colonne de liste déroulante en vue Grille :
- Sélectionnez le menu de la colonne
et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.
- La vue Grille autorise uniquement les modifications de base, comme modifier manuellement les valeurs indiquées sous Valeurs et activer ou désactiver Autoriser plusieurs valeurs par cellule et Restreindre aux valeurs de la liste uniquement.
- Sélectionnez OK.
Notez ce qui suit si vous décidez de passer d’un type de colonne à un autre :
- Lorsque vous passez d’une colonne déroulante à sélection unique à une colonne déroulante à sélection multiple, les Valeurs dans les propriétés de la colonne restent les mêmes. La seule différence est que la sélection unique vous permet de sélectionner une seule valeur dans la liste déroulante, tandis que la sélection multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs.
- Lorsque vous passez d’une colonne déroulante à sélection unique ou multiple à une colonne non déroulante, les cellules avec une seule valeur déroulante sont affichées sous forme de texte et les cellules avec plus d’une valeur sont affichées sous forme de texte délimité par des lignes.
- Lorsque vous passez d’une colonne non déroulante à une colonne à sélection unique ou multiple, le contenu entier de chaque cellule est recueilli et ajouté comme une valeur dans la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
- Les rapports contenant ces colonnes doivent être mis à jour lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple, ou inversement.
Conseils pour travailler avec les colonnes déroulantes
Gardez à l’esprit ce qui suit lorsque vous modifiez des cellules dans les colonnes déroulantes :
- Si la colonne de liste déroulante n’est pas limitée aux seules valeurs de la liste, vous pouvez saisir une valeur en texte libre dans la cellule en double-cliquant sur celle-ci et en saisissant la valeur. Ces valeurs en texte libre sont ajoutées à la liste déroulante dans la cellule où elles sont ajoutées, mais elles ne sont pas ajoutées à la section Valeurs des propriétés de la colonne de liste déroulante.
- Dans les colonnes de liste déroulante à sélection multiple, les valeurs en texte libre sont enregistrées par ordre alphabétique à la fin de la cellule à laquelle elles sont ajoutées.
- Le nombre de valeurs que vous pouvez sélectionner dans une colonne déroulante à sélection multiple est illimité (jusqu’aux limites normales des caractères de cellule).