Maintenir la cohérence dans les données avec les colonnes déroulantes

Utilisez les colonnes Liste déroulante pour normaliser la collecte des informations clés :

• Permettez à vos collaborateurs de sélectionner une ou plusieurs valeurs qui s’appliquent à eux
• Suivez les valeurs normalisées recueillies et générez des rapports, et ce, en toute simplicité

Vos collaborateurs ont besoin des autorisations Éditeur ou supérieures pour pouvoir sélectionner des valeurs dans les colonnes déroulantes.

Configurer une colonne Liste déroulante dans votre feuille

Pour créer une colonne Liste déroulante :

1. Sélectionnez la flèche déroulante sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche, en fonction de l’endroit où vous souhaitez placer la colonne Liste déroulante supplémentaire. La fenêtre Insérer une colonne apparaît.
2. Saisissez le nom de la colonne dans le champ Nom.
3. Sélectionnez le type de colonne Liste déroulante. Vous pouvez définir la liste déroulante sur sélection multiple. Vous pouvez également restreindre les valeurs. 
4. Saisissez les valeurs que vous voulez dans la liste sous Valeurs. (Vous pouvez séparer chaque valeur de la liste sur une nouvelle ligne en appuyant sur Entrée ou Retour).
5. Pour empêcher les utilisateurs de saisir des valeurs de texte libre, basculez sur Limiter aux valeurs déroulantes uniquement.
6. Sélectionnez OK.

Les valeurs des cellules déroulantes sont classées en fonction de leur ordre d’apparition dans la liste des valeurs.

Si l’équivalent textuel d’un hyperlien est inséré sous Valeurs, il apparaîtra en texte brut dans le champ des valeurs. Cependant, il s’agit d’un hyperlien cliquable lorsqu’il est sélectionné dans le menu déroulant.

Et voilà ! La colonne déroulante à sélection unique ou à sélection multiple s’affiche dans votre feuille. Vous pouvez maintenant commencer à collecter les valeurs normalisées auprès des collaborateurs.

Modifier les propriétés de la colonne déroulante

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des valeurs depuis la liste déroulante, vous pouvez le faire en modifiant les propriétés de la colonne déroulante.

Pour modifier les propriétés de la colonne :

1. Sélectionnez la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne
2. Modifiez les valeurs répertoriées sous Valeurs. Pour supprimer une valeur de la liste déroulante, sélectionnez-la, puis appuyez sur Retour arrière ou Supprimer.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Notez ce qui suit si vous décidez de passer d’un type de colonne à un autre :

• Lorsque vous passez d’une colonne déroulante à sélection unique à une colonne déroulante à sélection multiple, les Valeurs dans les propriétés de la colonne restent les mêmes. La seule différence est que la sélection unique vous permet de sélectionner une seule valeur dans la liste déroulante, tandis que la sélection multiple vous permettra de choisir plusieurs valeurs.
• Lorsque vous passez d’une colonne déroulante à sélection unique ou multiple à une colonne non déroulante, les cellules avec une seule valeur déroulante sont affichées sous forme de texte, et les cellules avec plus d’une valeur sont affichées sous forme de texte délimité par des lignes.
• Lorsque vous passez d’une colonne non déroulante à une colonne à sélection unique ou multiple, le contenu entier de chaque cellule est recueilli et ajouté comme une valeur dans la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
• Lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple et inversement, les rapports contenant ces colonnes devront être actualisés.

Choisir le type de colonne déroulante approprié

Vous pouvez choisir une ou plusieurs options pour vos colonnes déroulantes. Vous pouvez également limiter les entrées à celles que vous sélectionnez lors de la configuration de la colonne. 

Conseils pour travailler avec les colonnes déroulantes

Gardez à l’esprit ce qui suit lorsque vous modifiez des cellules dans les colonnes déroulantes :

• Si la colonne déroulante n’est pas limitée aux seules valeurs de la liste, vous pourrez entrer une valeur en texte libre dans la cellule en double-sélectionnant la cellule et en saisissant la valeur. Ces valeurs en texte libre seront ajoutées à la liste déroulante dans la cellule à laquelle elles ont été ajoutées, mais ne seront pas ajoutées à la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante. 
• Dans les colonnes déroulantes à sélection multiple, les valeurs de texte libre sont enregistrées par ordre alphabétique à la fin de la cellule à laquelle elles sont ajoutées.
• Il n’y a pas de limite au nombre de valeurs que vous pouvez sélectionner dans une colonne déroulante à sélection multiple (jusqu’aux limites normales des caractères de cellule).