Module complémentaire Smartsheet pour Outlook

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les personnes ayant des autorisations de niveau Propriétaire, Administrateur ou Éditeur peuvent ajouter des commentaires aux éléments Smartsheet avec le module complémentaire Outlook.

Le module complémentaire Smartsheet pour Outlook (qui s’appelait auparavant Application Smartsheet pour Outlook) vous permet de créer et de modifier des tâches Smartsheet, mais aussi de collaborer sur celles-ci en temps réel, sans quitter votre boîte de réception Outlook. Ajoutez des e-mails et leurs pièces jointes aux lignes ou aux discussions de votre feuille pour que tous les collaborateurs puissent les visualiser et agir en conséquence.

Après le 17 août 2021, vous ne pourrez plus accéder à Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public en utilisant le navigateur Web Microsoft Internet Explorer 11.

 

Avant de commencer

Le module complémentaire Smartsheet pour Outlook fonctionne avec Outlook lorsqu’il est utilisé avec un compte Microsoft pris en charge.

Assurez-vous que vous exécutez la dernière version d’Outlook. Elle fournit la prise en charge du navigateur nécessaire. 

Les versions d’Outlook prises en charge sont notamment les suivantes :

  • Outlook 2013 ou version ultérieure pour Windows
  • Outlook 2016 pour Mac
  • Outlook pour iOS
  • Outlook pour Android
  • Outlook sur le Web

Les types de comptes pris en charge sont notamment les suivants :

  • Comptes Outlook.com
  • Office 365 Entreprise
  • Office 365 Entreprise Platinum
  • Office 365 Pro Plus
  • Office 365 Entreprise E1
  • Office 365 Entreprise E3
  • Office 365 Entreprise E5

Les systèmes Microsoft Exchange sur site (hébergés localement) ne sont pas pris en charge.

Les comptes Outlook à accès délégué ne sont pas pris en charge. Vous pouvez rencontrer des erreurs lorsque vous utilisez ce type de compte avec le module complémentaire Outlook pour Smartsheet.

 

Installer le module complémentaire et connecter Outlook à Smartsheet

Pour utiliser le module complémentaire, vous devez d’abord l’installer à partir de la boutique en ligne Microsoft Office Store (https://store.office.com) et le connecter à votre compte Smartsheet. Lorsque le module complémentaire est installé (par vous-même ou un administrateur de votre compte Microsoft), vous devez connecter votre compte Outlook à votre compte Smartsheet.

REMARQUE : vous n’avez besoin d’installer le module complémentaire qu’à partir d’un seul appareil. Lorsque vous l’avez installé une fois, il est disponible sur tout autre appareil auquel vous êtes connecté.

Installer le module complémentaire à partir d’un ordinateur

Pour installer le module complémentaire Smartsheet pour Outlook à partir d’un ordinateur :

  1. dans la boutique en ligne Office Store, accédez au module complémentaire Smartsheet pour Outlook et cliquez sur le bouton Obtenir.
  2. Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous en utilisant votre compte Microsoft pris en charge. (Il s’agit de l’adresse e-mail que vous utilisez dans Outlook).

Installation à partir d’un appareil iOS ou Android

Pour installer le module complémentaire Smartsheet pour Outlook à partir d’un appareil iOS ou Android :

  1. Dans l’application Outlook pour iOS ou Outlook pour Android, sélectionnez Paramètres > Modules complémentaires.
  2. Appuyez sur l’icône plus pour Smartsheet.

Vous trouverez également les instructions concernant l’installation des modules complémentaires sur la page d’assistance de Microsoft relative à Outlook pour les appareils mobiles.

Connectez votre compte Outlook et votre compte Smartsheet

Pour connecter votre compte Outlook et votre compte Smartsheet :

  1. Accédez à Outlook sur le Web (https://outlook.office365.com/) et ouvrez un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  2. Cliquez sur le logo de Smartsheet Logo Smartsheet dans l’angle supérieur droite de l’e-mail pour ouvrir le panneau du module complémentaire Smartsheet.

    Outlook pour le Web

    REMARQUE : si vous ne voyez pas le logo de Smartsheet dans l’angle supérieur droit de l’e-mail, vérifiez qu’il s’agit bien d’un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.

    Le panneau du module complémentaire s’affiche à droite de la fenêtre Outlook et vous demande l’autorisation d’installer Smartsheet pour Outlook.
     
  3. Dans le panneau du module complémentaire, sélectionnez Installer pour autoriser la connexion à votre compte Smartsheet.

    Installer Outlook
     
  4. Dans le panneau du module complémentaire situé à droite de la fenêtre Outlook, sélectionnez Connecter à Smartsheet.
  5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, connectez-vous à votre compte Smartsheet et cliquez sur Autoriser.

Vous avez terminé ! Lorsque vous avez installé et connecté le module complémentaire Smartsheet pour Outlook, il affiche le dossier Accueil de votre compte Smartsheet. Le module complémentaire est également disponible pour toute autre version compatible d’Outlook à laquelle vous connectez en utilisant votre compte Microsoft pris en charge.

Utiliser le module complémentaire Smartsheet pour Outlook

Ajoutez les e-mails à des lignes nouvelles ou à des lignes existantes de votre feuille au fur et à mesure que vous suivez le travail, sans quitter votre boîte de réception Outlook. Ouvrez des feuilles à partir d’Outlook pour voir immédiatement les données de vos feuilles dans Smartsheet.

Accéder Smartsheet pour Outlook à partir de plusieurs versions d’Outlook

Lorsque vous avez installé le module complémentaire, il est disponible à partir de n’importe quelle version d’Outlook que vous utilisez avec le compte Microsoft pris en charge de votre compte e-mail. La manière dont vous ajoutez les e-mails aux feuilles avec le module complémentaire Smartsheet pour Outlook dépend de la version d’Outlook que vous utilisez.

Smartsheet pour Outlook sur le Web

Pour accéder à Smartsheet pour Outlook sur le Web :

  1. Ouvrez un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  2. Pour afficher le panneau Smartsheet dans Outlook, sélectionnez le logo de Smartsheet Logo Smartsheet dans l’angle supérieur droit de l’e-mail.
    Outlook pour le Web
    En fonction du nombre de modules complémentaires que vous avez, vous devrez peut-être sélectionner le signe d’insertion de modules complémentaires qui se trouve à côté de vos autres modules complémentaires dans l’e-mail, puis sélectionner Smartsheet.

    Signe d’insertion de modules complémentaires

REMARQUE : si vous ne voyez pas le module complémentaire Smartsheet pour Outlook, vous devez peut-être l’installer.

Smartsheet pour Outlook 2013 ou une version ultérieure (Outlook 2016 sur Mac)

Pour accéder au module complémentaire à partir de l’application de bureau Outlook :

  1. Ouvrez un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  2. Sélectionnez Ajouter à Smartsheet dans l’angle supérieur droit de la fenêtre Outlook.
    Version de bureau d’Outlook
    REMARQUE : si vous ne voyez pas le module complémentaire Smartsheet pour Outlook, vous devez peut-être l’installer.

Smartsheet pour Outlook sur un appareil iOS ou Android

Pour accéder au module complémentaire à partir de l’application Outlook sous iOS ou Android :

  1. Appuyez pour ouvrir un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  2. Appuyez sur l’icône des modules complémentaires module complémentaire mobile, puis sur Logo Smartsheet Ajouter à Smartsheet.
  3. Si vous ne voyez pas le module complémentaire Smartsheet pour Outlook, vous devez peut-être l’installer.

Ajouter des e-mails et des pièces jointes à des lignes

Ajoutez des e-mails et leurs pièces jointes à des nouvelles lignes ou à des lignes existantes dans Smartsheet :

Par défaut, un nouveau commentaire est ajouté à la ligne, en utilisant le corps du message de l’e-mail.

ASTUCE : vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille en haut du panneau du module complémentaire pour l’ouvrir et la modifier dans Smartsheet. Elle s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.

Pour ajouter les informations d’un e-mail à une feuille dans Smartsheet :

  1. Ouvrez un e-mail envoyé à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  2. Sélectionnez l’icône Smartsheet dans la fenêtre Outlook. Ceci dépend de la version d’Outlook que vous utilisez.
  3. Dans Outlook, utilisez l’une des méthodes suivantes pour localiser et sélectionner la feuille à laquelle vous souhaitez ajouter le contenu de l’e-mail :
    • Tapez le nom de la feuille dans le champ de recherche, situé en haut du panneau du module complémentaire.
    • Parcourez votre répertoire Accueil de Smartsheet, qui se trouve sous le champ de recherche dans le panneau du module complémentaire.
  4. Vous disposez des possibilités suivantes pour ajouter le contenu de votre e-mail à une feuille :
    • Ajouter en tant que nouvelle ligne : pour ajouter l’e-mail en tant que nouvelle ligne en bas de la feuille, sélectionnez Ajouter une ligne au bas du panneau du module complémentaire.
    • Ajouter à une ligne existante : pour ajouter l’e-mail sur une ligne existante de la feuille, sélectionnez-la dans le panneau du module complémentaire.

      L’application s’actualise pour afficher toute donnée existante dans la colonne principale de la ligne. Si vous ajoutez une nouvelle ligne, l’objet de l’e-mail est inséré dans la colonne principale.
  5. Cliquez sur Enregistrer en bas à droite lorsque vous avez terminé. Les modifications seront immédiatement appliquées à la feuille dans Smartsheet.

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous ajoutez les informations d’un e-mail à une feuille :

  • Vous pouvez sélectionner Afficher davantage pour vérifier les autres colonnes de la feuille et les modifier si vous le souhaitez.
  • Par défaut, un nouveau commentaire est ajouté à la ligne, en utilisant le corps du message de l’e-mail. Vous pouvez modifier le commentaire comme bon vous semble.
  • Si vous souhaitez que l’e-mail soit affiché dans une colonne plutôt que dans un commentaire, copiez-le à partir du champ de commentaires et collez-le dans le champ approprié, puis effacez les informations du commentaire.
  • Les pièces jointes d’un e-mail sont également chargées dans la ligne par défaut. Si vous ne souhaitez pas les inclure, décochez les cases qui se trouvent à côté de leur nom.
  • Vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille en haut du panneau du module complémentaire pour l’ouvrir et la modifier dans Smartsheet. Elle s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

Ouvrir une feuille existante à partir d’Outlook

Dans Outlook, vous pouvez rechercher les feuilles auxquelles votre compte Smartsheet peut accéder et les ouvrir dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

Pour ouvrir une feuille à partir d’Outlook :

  1. Ouvrez un e-mail envoyé au compte Microsoft pris en charge auquel Smartsheet pour Outlook est connecté.
  2. Sélectionnez l’icône Smartsheet dans la fenêtre Outlook. Ceci dépend de la version d’Outlook que vous utilisez.
  3. Dans Outlook, utilisez l’une des méthodes suivantes pour localiser et sélectionner la feuille que vous souhaitez ouvrir :
    • Tapez le nom de la feuille dans le champ de recherche, situé en haut du panneau du module complémentaire.
    • Parcourez votre répertoire Accueil de Smartsheet, qui se trouve sous le champ de recherche dans le panneau du module complémentaire.
       
    Lorsque vous avez sélectionné la feuille souhaitée, les données de sa colonne principale s’affichent.
     
  4. Sélectionnez le nom de la feuille en haut du panneau du module complémentaire. La feuille est alors ouverte dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

 


Données de Smartsheet qu’il n’est pas possible de modifier à partir d’Outlook

Certaines valeurs de votre feuille ne peuvent pas être actualisées dans le module complémentaire Outlook et vous devez le faire directement dans celle-ci :

  • Les cellules qui contiennent une formule.
  • Les dates de fin ou les durées des feuilles pour lesquelles les interdépendances sont activées. Notez que vous pouvez modifier les valeurs de la date de début et de la durée pour influencer la date de fin.(Consultez Activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs afin d’obtenir des informations complémentaires sur la fonctionnalité d’interdépendance).
  • Toute colonne Liste des contacts pour laquelle plusieurs contacts par cellule sont autorisés. (Vous trouverez plus d’informations ici).

Résoudre les problèmes du module complémentaire Smartsheet pour Outlook

J’ai installé le module complémentaire, mais l’icône de Smartsheet n’apparaît pas dans mes messages.

  • L’icône Smartsheet Logo Smartsheet n’apparaît que sur les e-mails envoyés à votre adresse e-mail Microsoft prise en charge.
  • Dans Outlook pour le Web, il faut peut-être que vous sélectionniez le signe d’insertion de modules complémentaires qui se trouve dans l’e-mail, à côté de vos autres modules complémentaires, puis Smartsheet, selon le nombre de modules complémentaires que vous avez.

Comment puis-je savoir si mon compte Microsoft est pris en charge ?

Vous trouverez les comptes Microsoft pris en charge ici.

Comment puis-je connaître la version d’Outlook que j’utilise ?

Vous pouvez vous reporter à cet article de l’assistance Microsoft pour vérifier la version d’Outlook que vous utilisez.