Bridge: Conceptos y terminologías clave
Las personas que tienen una cuenta de Bridge pueden crear, ver, editar y eliminar flujos de trabajo, espacios de trabajo y autenticaciones de integraciones. Además, pueden administrar usuarios. Bridge está disponible para la compra con un plan Empresarial de Smartsheet.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo automatizan sus procesos comerciales. Utilice flujos de trabajo para conectar diferentes elementos de su cuenta de Smartsheet y conectar Smartsheet a otros sistemas. Cuando crea un flujo de trabajo en Bridge, estos son los elementos con los que trabaja:
- Integrations (Integraciones)
- Triggers (Desencadenadores)
- Modules (Módulos)
- Data references (Referencias de datos)
- Child workflows (Flujos de trabajo secundarios)
- Junctions (Uniones)
- States (Estados)
Integrations (Integraciones)
Con las integraciones, puede usar Bridge para conectar Smartsheet a otros sistemas de terceros, y usarlas para enviar o recibir información desde y hacia Bridge. Algunas integraciones también pueden desencadenar sus flujos de trabajo.
Algunos sistemas de terceros requieren una URL de devolución de llamada para completar la configuración de Bridge en ese sistema. Esta URL permite que el tercero llame a Bridge y permite que Bridge funcione con ese sistema. La URL de devolución de llamada de Bridge es https://oauth.bridge.smartsheet.com/api/settings/oauth/oauth2callback.
Triggers (Desencadenadores)
Para que un flujo de trabajo se ejecute, debe detectar una señal de avance. Los desencadenadores actúan como señales de avance en un flujo de trabajo. Pueden basarse en lo siguiente:
- una integración;
- un cronograma;
- un flujo de trabajo diferente.
También puede personalizar un desencadenador para que se base en un webhook específico.
Modules (Módulos)
Los módulos son los diversos elementos de las integraciones y las utilidades. Piense en los módulos como las acciones que se producen cuando su flujo de trabajo detecta el desencadenador. Puede usarlos para lo siguiente:
- enviar actualizaciones desde un flujo de trabajo;
- extraer información de un flujo de trabajo en tiempo real;
- manipular los datos ya recopilados para utilizarlos en otras partes del flujo de trabajo.
Cuando use módulos de utilidad o integración personalizados en su flujo de trabajo, verá la etiqueta Custom Built (Construcción personalizada) al momento de editar el módulo. Si desea conocer las opciones de implementación personalizadas, póngase en contacto con un asesor de Smartsheet o comuníquese con nuestro equipo de ventas.
Data References (Referencias de datos)
En lugar de ingresar manualmente los valores que necesita en un flujo de trabajo, puede usar referencias de datos. Lo que hacen es hacer referencia a valores y entradas ubicados en otro lugar.
Puede hacer referencia a datos de los siguientes elementos:
- el Run Log (Registro de ejecución);
- un estado;
- un flujo de trabajo secundario.
Child Workflows (Flujos de trabajo secundarios)
Los flujos de trabajo secundarios son flujos de trabajo desencadenados por otro flujo de trabajo, llamado flujo de trabajo primario. Puede ser útil cuando su flujo de trabajo es complejo y dividirlo en varias piezas facilita la lectura.
Además, puede tener varios flujos de trabajo en los que una parte de cada uno sea la misma. En lugar de crear los mismos pasos una y otra vez, puede crearlos en un Flujo de trabajo secundario. Luego, puede desencadenarlo desde todos los otros flujos de trabajo.
Junctions (Uniones)
Junctions (Uniones) le permiten enrutar flujos de trabajo en diferentes direcciones según sea necesario.
States (Estados)
States (Estados) son las etapas individuales de un flujo de trabajo. Actúan como recopiladores de datos en los flujos de trabajo.
El nombre del estado influye en las referencias de datos del flujo de trabajo. Para cambiar el nombre de un estado después de haber definido las referencias de datos en su módulo, debe actualizar las referencias de datos para que el flujo de trabajo se ejecute correctamente.
Bridge: descripción general del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo son la característica central de Bridge. Con ellos, puede hacer lo siguiente:
- Eliminar las tareas manuales y repetitivas
- Recopilar datos entre plataformas y proporcionar perspectivas prácticas
Cómo funciona un flujo de trabajo de Bridge
Los flujos de trabajo de Bridge son como los flujos de trabajo de la aplicación de Smartsheet. Comienzan a funcionar cuando detectan los desencadenadores que usted determinó. Luego, se llevan a cabo diferentes acciones en función de las condiciones establecidas.
Sin embargo, los flujos de trabajo de Bridge no se limitan a las actividades que se realizan en la aplicación de Smartsheet. Pueden ser más complejos. Puede conectar flujos de trabajo de Bridge con diferentes plataformas fuera de Smartsheet para completar sus procesos de negocios.
Estos son algunos casos de uso de flujos de trabajo de Bridge.
Ejemplo 1: Actualizaciones del proyecto
Desencadene un flujo de trabajo de Bridge cuando se crea un nuevo proyecto en el sistema de seguimiento de proyectos. Utilice Bridge para lo siguiente:
- Asignar el proyecto al líder de equipo adecuado y disponible, en función del tipo de proyecto
- Crear un proyecto en su sistema de seguimiento del tiempo
- Enviar correos electrónicos personalizados del inicio del proyecto a las partes interesadas de este
Integración potencial: Resource Management de Smartsheet
Ejemplo 2: Visualización de comentarios
Supervise el estado general de los proyectos o trabajos. Cree un flujo de trabajo de Bridge que le avise y le envíe el comentario de fila más reciente en una celda de la fila.
Integración requerida: Smartsheet