Tipos de usuario a nivel de cuenta

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

El tipo de usuario designa qué puede y no puede hacer usted en la cuenta de Smartsheet.

OBSERVACIÓN: Su tipo de usuario NO se relaciona con el acceso que usted tiene a las hojas. El nivel de permiso de uso compartido (lector, editor o administrador) designa lo que usted puede y no puede hacer en una hoja, y puede variar de una hoja a otra. Si desea obtener más información sobre los niveles de permiso de uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido.

Estas funciones no están disponibles en los planes Pro. ¿No está seguro del tipo de plan que tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Administrador del sistema

Los administradores del sistema administran los usuarios y ajustan la configuración de todos los miembros de la cuenta.

Encontrará más detalles al respecto en el artículo de ayuda Administración de usuarios

NO es necesario que el administrador del sistema tenga una licencia.
 


Administrador de grupo

Los administradores de grupo pueden crear y administrar grupos (para obtener más información sobre grupos, consulte Crear y administrar grupos de contactos de Smartsheet) según los contactos que haya en la lista de contactos de Smartsheet (consulte el artículo  Lista de contactos para obtener más información). Cualquier miembro de la cuenta puede compartir y enviar información a los grupos creados por el administrador.

Es necesario que el administrador de grupo tenga una licencia.


Visor de recursos

La administración de recursos heredada ya no está disponible en las nuevas cuentas de Smartsheet. Las cuentas existentes conservarán el acceso a la administración de recursos heredada hasta que se discontinúe el producto. La solución recomendada es Administración de recursos de Smartsheet.&nbsp

Los visores de recursos de administración de recursos heredada pueden hacer un seguimiento de todos en el porcentaje de asignación de la cuenta en todas las hojas. Es necesario que el visor de recursos tenga una licencia de usuario de una cuenta empresarial o de negocio. (Puede obtener más información sobre esta característica en el artículo de ayuda Visores de recursos).

Si bien es necesario contar con una licencia para ser visor de recursos, el visor de recursos puede hacer un seguimiento de todos los miembros de la cuenta (con y sin licencia).


Usuario con licencia

La cantidad de usuarios con licencia disponible para su cuenta variará según el tipo de cuenta. Para obtener más información sobre los tipos de usuario mínimos y máximos según el plan, consulte la página Precios.

  • Cualquier administrador del sistema puede asignar licencias en el formulario Administración de usuarios.
  • Si usted participa en un período de prueba de 30 días, también se lo considera un usuario con licencia.

Se requiere una licencia paga para disponder de las capacidades que implican crear, administrar o dirigir un proceso, programa o proyecto en Smartsheet, o ser su propietario. Por ejemplo, se requiere una licencia para hacer lo siguiente:

  • Crear hojas y plantillas, o ser propietario de estas (la cantidad de hojas que se pueden crear depende del tipo de plan)
  • Crear y administrar informes, o ser propietario de estos
  • Crear espacios de trabajo
  • Publicar hojas, informes y paneles
  • Insertar y eliminar columnas*
  • Cambiar las propiedades de las columnas*
  • Ocultar o mostrar columnas*
  • Crear y modificar formularios*
  • Bloquear columnas y filas*
  • Crear y editar solicitudes de actualización, acciones automatizadas y flujos de trabajo
  • Crear recordatorios a nivel de hoja y recordatorios de fila para otros usuarios
  • Solicitar copias de seguridad de las hojas
  • Obtener acceso como visor de recursos o administrador de grupo en una cuenta empresarial o de negocio
  • Ver registro de actividad
  • Crear, eliminar y editar filtros compartidos
  • Crear reglas de formato condicional
  • Enviar filas
  • Editar la configuración del proyecto

* Estas actividades requieren permisos de uso compartido a nivel de administrador o propietario de la hoja.

 


Usuario gratuito

Los usuarios gratuitos (usuarios sin licencia colaboradores gratuitos) son participantes importantes que colaboran con el trabajo que usted administra en Smartsheet. Los usuarios gratuitos pueden ver, editar y actualizar hojas e informes en la plataforma. Se requiere una licencia paga para crear, administrar o dirigir un proceso, programa o proyecto en Smartsheet, o ser su propietario. Si desea obtener información sobre los usuarios gratuitos, consulte Funciones para usuarios gratuitos

Si se comparte una hoja a un usuario gratuito como administrador, este no podrá crear ni administrar formularios en la hoja, como tampoco insertar, cambiar el nombre, mostrar, ocultar, mover ni cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles para el propietario de la hoja y los usuarios con licencia que tengan permisos de uso compartido de administración.

Para obtener una lista completa de los permisos disponibles para los usuarios con licencia, consulte la sección anterior Usuario con licencia

Usuario sin licencia

Los usuarios sin licencia son parte de una cuenta empresarial o de negocio, pero no pueden crear hojas ni ser sus propietarios. El usuario sin licencia no se incluye en la cantidad máxima de usuarios por cuenta.

Los visores de recursos pueden hacer un seguimiento de las tareas que se asignan a estos usuarios, y los administradores del sistema pueden administrar las cuentas tal como se describe anteriormente. Los usuarios sin licencia pueden acceder a las hojas compartidas como lectores (solo lectura), editores (editar datos de celdas) o administradores (administrar la hoja), e incluso pueden volver a compartir las hojas según el nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.

Para agregar un usuario sin licencia a una cuenta empresarial o de negocio, desmarque la casilla Usuario con licencia cuando envíe la invitación. Obtenga más información en Administrar usuarios en un plan Empresarial o de Negocio.

Colaborador gratuito

Se puede compartir cualquier cantidad de hojas con los colaboradores gratuitos, pero ellos no pueden crear una hoja propia. Pueden acceder a las hojas compartidas como visores (solo lectura), editores (editar datos de celdas) o administradores (administrar la hoja), e incluso pueden volver a compartir las hojas según el nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado. 


Tipos de usuario específicos de conectores

Si su organización ha adquirido Smartsheet para Jira o Smartsheet para conectores de Salesforce, cualquier administrador del sistema puede controlar quién puede acceder al conector respectivo.

Estos tipos de usuario están disponibles únicamente para las personas que han adquirido el conector de Jira o Salesforce. (Aquí podrá encontrar más información sobre los conectores).

Tipos de usuario de Smartsheet para Jira

Los administradores del sistema de Jira pueden controlar el nivel de acceso de una persona para el conector de Smartsheet para Jira, si corresponde. Consulte Smartsheet para Jira si desea obtener más información sobre el conector.

Usted debe ser un usuario con licencia de Smartsheet y tener una cuenta de Jira para poder usar el conector de Smartsheet para Jira.

Administrador del conector de Jira

Los administradores del conector de Jira son diseñados por el administrador del sistema de Smartsheet para instalar y configurar Smartsheet para Jira.

Un administrador del conector de Jira puede hacer lo siguiente:

  • Configurar Smartsheet para Jira al conectar el servidor de Jira con Smartsheet, lo cual supone que usted también es administrador de la aplicación Jira. Lea el artículo Smartsheet para el conector de Jira si desea obtener más información.
  • Designar a otros en la cuenta de Smartsheet como usuarios de Jira.
  • Deshabilitar usuarios de Jira para resolver problemas de los flujos de trabajo creados por estos.

Usuario del conector de Jira

Los usuarios del conector de Smartsheet para Jira pueden crear flujos de trabajo con Smartsheet para Jira que sincronizan información entre dos apliaciones. 

Consulte Conector de Smartsheet para Jira: crear y editar flujos de trabajo de sincronización para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo con este conector.


Tipos de usuario de Smartsheet para Salesforce

Los administradores del sistema de Smartsheet pueden controlar el nivel de acceso a Smartsheet para el conector de Salesforce, si corresponde. Consulte Smartsheet para Salesforce para obtener más información sobre el conector. 

Usted debe ser un usuario con licencia de Smartsheet y tener una cuenta de Salesforce para poder usar el conector de Smartsheet para Salesforce.

Administrador del conector de Salesforce

Los administradores del conector de Salesforce están diseñados por un administrador del sistema de Smartsheet para configurar el conector.

Como administrador del conector de Salesforce, usted puede hacer lo siguiente:

  • Configurar Smartsheet para Salesforce al conectar el servidor de Salesforce con Smartsheet (también debe ser administrador de Salesforce). Consulte Conector de Smartsheet para Salesforce: configuración del administrador para obtener más información.
  • Designar a otros usuarios en la cuenta de Smartsheet como usuarios del conector de Salesforce.
  • Deshabilitar usuarios del conector de Salesforce para resolver problemas de los flujos de trabajo creados por estos.

Usuario del conector de Salesforce

Los usuarios del conector de Smartsheet para Salesforce pueden crear flujos de trabajo con el conector de Salesforce que sincronizan información entre dos aplicaciones. 

Consulte Conector de Smartsheet para Salesforce: sincronizar datos de Smartsheet con Salesforce para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo con este conector.