Los permisos definen cómo trabaja cada usuario con Smartsheet. Obtenga más información sobre los tipos de puestos basados en permisos (Modelo de suscripción de usuarios) o los tipos de usuarios (Modelo de colaborador heredado), los tipos de acceso de administrador y mucho más.
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Tipos de puestos
En el Modelo de suscripción de usuarios, a los usuarios se les asigna automáticamente un tipo de puesto en función de cómo se les comparten los elementos principales en Smartsheet. Estos tipos de usuarios afectan si debe pagar por esos usuarios.
Como administrador del sistema, comprender los tipos de puestos es clave para administrar el acceso, minimizar los costos y navegar con confianza por los períodos de conciliación. Puede reducir el acceso de un usuario cambiando su tipo de puesto. Si necesita un nivel más alto de acceso a un elemento, debe solicitarlo en el elemento.
Descripción general de los tipos de puesto
Tipo de puesto | Descripción | ¿Quién puede ser este tipo? |
|---|---|---|
Miembro | Un usuario pago con acceso completo a las funciones del Smartsheet | Usuarios internos y externos |
Miembro provisional | Un tipo de puesto temporal con acceso completo, pendiente de revisión durante la conciliación | Usuarios internos y externos |
Observador | Un usuario con acceso de solo lectura | Usuarios internos y externos |
Invitado | Un usuario de acceso limitado (editor o autor del comentario) que es solo de terceros | Solo usuarios externos (planes de Negocios/Empresarial) |
Los miembros provisionales se promocionan automáticamente a miembros pagos en la fecha de corrección, a menos que los cambie a una versión inferior durante la conciliación.
Usuarios internos y externos
Si un usuario es interno o externo depende de su dominio de correo electrónico:
- Usuario interno: Tiene una dirección de correo electrónico que pertenece a un dominio asociado a su plan de Smartsheet.
- Usuario externo: Tiene una dirección de correo electrónico que no pertenece a ningún dominio asociado a su plan de Smartsheet.
Si no sabe con seguridad qué dominios están asociados a su plan, comuníquese con el equipo de Soporte a través del Portal de Soporte de Smartsheet para obtener ayuda.
Tipo de puesto | Usuario interno | Usuario externo |
|---|---|---|
Miembro | Se puede asignar en cualquier momento | Se puede asignar en cualquier momento |
Miembro provisional | Desencadenado por los permisos de autor del comentario+ más la acción calificada | Desencadenado por permisos de administrador más acción calificada |
Observador | Desencadenado por uso compartido de solo visualización | Desencadenado por uso compartido de solo visualización |
Invitado | No aplicable | Desencadenado por acceso de editor o autor del comentario |
Los planes Pro no admiten el tipo de puesto de invitado. Los usuarios externos reciben el mismo trato que los usuarios internos.
Asignaciones de tipo de puesto
Al compartir un elemento básico con un nuevo usuario, Smartsheet asigna automáticamente un tipo de puesto según el nivel de permiso seleccionado.
Caso de uso compartido | Tipo de puesto resultante |
|---|---|
Usuario interno con permisos de observador | Observador |
Usuario interno con permiso de autor del comentario o uno superior | Observador con la capacidad de realizar una acción calificada y convertirse en miembro provisional |
Usuario externo con permisos de observador | Observador |
Usuario externo con permisos de editor o autor del comentario (plan de Negocios o Empresarial) | Invitado |
Usuario externo con permiso de administrador (plan de Negocios o Empresarial) | Invitado con la capacidad de realizar una acción que reúne los requisitos y convertirse en miembro provisional |
Los planes Pro no admiten el tipo de puesto de invitado. Los usuarios externos reciben el mismo trato que los usuarios internos.
¿Puedo cambiar los tipos de puesto?
Sí. Los administradores del sistema pueden hacer lo siguiente:
- Cambiar a un miembro o miembro provisional a observador, invitado, o bien eliminar su acceso
- Desactivar usuarios que ya no necesitan acceso a Smartsheet
Se puede actualizar a los usuarios a un tipo de puesto diferente cuando se les comparten elementos principales con permiso de autor del comentario o uno superior y, luego, realizar una acción calificada.
También puede editar un usuario desde la página Administración de usuarios en el Centro de Administración.
Para ver cómo se asignan actualmente los tipos de puestos en su plan, descargue el informe de tipos de puestos desde el Centro de administración. Muestra el tipo de puesto, el correo electrónico y el estado interno frente al externo de cada usuario, lo que resulta útil al momento de revisar el acceso o prepararse para la conciliación.
Para obtener más información sobre la administración de tipos de puesto, consulte el artículo “Administrar usuarios en el Modelo de suscripción de usuarios”.
Cuentas de usuario administrador
| Función | Descripción |
|---|---|
| Administrador del sistema * | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios utilizando listas de contactos de Smartsheet |
* Un solo administrador del sistema puede ser el administrador principal del sistema para un solo plan a la vez. Si bien un administrador del sistema puede designarse como administrador principal del sistema para dos planes diferentes en las instancias de la UE y EE. UU., no puede ser el administrador principal del sistema para dos planes dentro de la misma instancia.
Tipos de puestos gratuitos
- En los planes de Negocios y Empresarial, hay dos tipos de usuarios gratuitos: Observadores e invitados.
- En los planes Pro, solo hay observadores.
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para características avanzadas:
- Visores de recursos: Realiza un seguimiento de la asignación entre proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
- Usuarios del conector: Si su organización utiliza un conector de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte “Tipos de usuario del conector” para obtener más información.
Los nuevos planes que utilizan Resource Management de Smartsheet no incluyen roles de visor de recursos.
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Tipos de usuario
En el Modelo de colaborador heredado, los tipos de usuario y los niveles de acceso se basan en si a alguien se le asignó una licencia y en cómo se le comparten los elementos del Smartsheet. Este modelo utiliza las licencias directamente para determinar si un usuario tiene acceso total o se considera un usuario gratuito.
| Tipo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Usuario con licencia | Un usuario interno o externo con acceso pago y funciones completas de Smartsheet. |
| Administrador o editor sin licencia | Un usuario interno con permisos de administrador o editor, pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet O bien Un usuario externo con permisos de administrador (en al menos un elemento), pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet |
| Observador | Un usuario con acceso de solo lectura y sin licencia |
| Invitado | Un usuario externo con acceso de editor o autor del comentario y sin licencia |
| Administrador del sistema * | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios utilizando listas de contactos de Smartsheet |
* Un solo administrador del sistema puede ser el administrador principal del sistema para un solo plan a la vez. Si bien un administrador del sistema puede designarse como administrador principal del sistema para dos planes diferentes en las instancias de la UE y EE. UU., no puede ser el administrador principal del sistema para dos planes dentro de la misma instancia.
Cómo se asignan los tipos de usuario
Los tipos de usuario en el Modelo de colaborador heredado se basan principalmente en si la persona tiene una licencia. Si la persona no tiene una licencia, los permisos que se le otorgan sobre los elementos compartidos (observador, editor, administrador), además de si es interna o de terceros del plan, determinan el tipo de usuario.
Piense en ello de la siguiente manera:
- Las licencias afectan si se paga a alguien
- Los permisos afectan lo que pueden hacer
- El tipo de usuario es el resultado de ambos
Para obtener más información sobre los niveles de permisos y lo que permiten, consulte “Permisos de uso compartido en hojas, informes o espacios de trabajo”.
Los administradores del sistema pueden administrar las licencias en la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Usuarios internos y externos
Si un usuario es interno o externo depende de su dominio de correo electrónico:
- Usuarios internos: Tienen direcciones de correo electrónico que coinciden con los dominios de su organización.
- Usuarios externos: Tienen direcciones de correo electrónico que no coinciden con los dominios de su organización.
Tipos de usuario gratuitos
Los usuarios gratuitos son usuarios sin licencia. Pueden colaborar en su plan sin que se les asigne acceso pago. Incluyen lo siguiente:
- Observadores
- Invitados
- Administradores y editores sin licencia
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para características avanzadas:
Visores de recursos: Realiza un seguimiento de la asignación entre proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
Usuarios del conector: Si su organización utiliza un conector de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte “Tipos de usuario del conector” para obtener más información.
Los nuevos planes que utilizan Resource Management de Smartsheet no incluyen roles de visor de recursos.