Administración y configuración del Conector Jira de Smartsheet

El Conector Jira de Smartsheet sincroniza la información entre Smartsheet y una o más instancias de Jira mediante la creación de flujos de trabajo.

El Conector Jira de Smartsheet está disponible como servicio premium. Contacte a nuestro equipo de ventas para obtener información sobre precios.

Si adquirió el Conector Jira de Smartsheet en su plan, inicie sesión para crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Jira.

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Terminología y tipos de permisos

• Conexión es el enlace entre Smartsheet y una instancia específica de Jira.
• Flujo de trabajo es el enlace dentro del Conector Jira que asocia elementos de Jira a una hoja de Smartsheet.

Los usuarios pueden tener tres permisos diferentes para interactuar con el Conector Jira de Smartsheet:

• Administrador del sistema de Smartsheet: Gestiona a los administradores y usuarios del Conector Jira desde la aplicación de Smartsheet. Los Administradores del sistema también pueden habilitar una configuración para restringir el acceso al conector.
• Administrador de Conector Jira: Establece la conexión entre una instancia de Jira y el Conector Jira de Smartsheet.
• Usuario de Conector Jira: Puede crear flujos de trabajo para sincronizar la información entre Smartsheet y Jira.

Funciones según el tipo de permiso

En la siguiente tabla, se muestra qué permisos pueden completar tareas específicas con el Conector Jira.

 * Los Administradores del sistema de Smartsheet y los Administradores del conector pueden crear y editar sus propios flujos de trabajo si la función de la lista de acceso restringido está habilitada. Si el administrador del sistema activa la configuración para restringir usuarios en el Conector Jira, también debe mantener la función de usuario de Jira en Smartsheet. Obtenga más información sobre la restricción del acceso.

Configuración de la conexión

Primero, debe configurar la conexión entre Smartsheet y la instancia de Jira, de modo que los usuarios puedan crear flujos de trabajo para conectar elementos en Smartsheet y Jira. El Conector Jira de Smartsheet es compatible con Jira Cloud y las versiones 6.x a 10.x de Jira Server y Jira Data Center.

Establezca la conexión con una cuenta de correo electrónico con licencia genérica (p. ej., smartsheet-jira@yourdomain.com) tanto en Smartsheet como en Jira. Esto evita la necesidad de rehacer conexiones o flujos de trabajo si la persona que administra el enlace de Jira abandona la organización, ya que no se puede cambiar la propiedad de la conexión.

Requisitos previos

Para configurar la conexión entre Smartsheet y Jira, debe tener los siguientes permisos:

En Jira:

• Administrador del sistema de Jira (administrador del producto o administrador de la organización)

En Smartsheet:

• Usuario con licencia de Smartsheet (modelo heredado) o miembro (modelo de usuario)
• Función de administrador del sistema de Smartsheet o de administrador del conector de Jira de Smartsheet

Si bien solo se requiere la función de administrador del sistema de Smartsheet o del Conector Jira, Smartsheet recomienda tener ambas para configurar el conector.

Dado que el Conector Jira de Smartsheet permite la implementación de flujos de trabajo automáticos, la aplicación debe tener credenciales de administrador del sistema de Jira para crear o configurar un Webhook con la API de REST de Jira. Las credenciales del administrador del sistema de Jira se utilizan únicamente para crear y configurar webhooks.

La cuenta utilizada para la configuración debe permanecer activa con derechos de administrador tanto en Jira como en Smartsheet. Cuando se elimina el estado de administrador de este usuario, se desencadena un error: Faltan credenciales de usuario para este punto de conexión. Si se restauran los permisos de administrador, se soluciona la conexión y se reanuda la sincronización normal de los flujos de trabajo. Si se eliminan las credenciales del administrador de Jira, debe volver a generar el enlace de la aplicación debido a cambios en los tokens.

Paso 1: Registrar un nuevo servidor de Jira en el Conector Jira de Smartsheet

Defina los ajustes del firewall y la configuración general antes de establecer esta conexión.

1. Inicie sesión en el Conector Jira de Smartsheet. Si se le solicita que permita el acceso a su cuenta de Smartsheet, seleccione Permitir.
2. Seleccione el menú de la esquina superior izquierda de la página y, luego, Administración de la cuenta.
3. Seleccione Registrar nuevo servidor de Jira.
4. En la página Configuración, realice lo siguiente:
   1. Ingrese la URL del host de JIRA del entorno de Jira que desea conectar a su entorno de Smartsheet (https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   2. Es probable que la URL de la API de JIRA sea la misma que la del host de Jira. 
   3. En la sección Nombre, acepte el nombre predeterminado o cámbielo por uno más útil. 
   4. Seleccione su versión de JIRA.
5. Cuando haya completado estos elementos en la página Configuración, seleccione Continuar.
6. En la página Configuración, vea la Clave de consumidor, el Nombre de consumidor y la Clave pública. Copie estos valores porque los necesitará más adelante.

Paso 2: Crear un enlace de aplicación (AppLink) a Smartsheet en Jira

1. Inicie sesión en Jira (debe tener permisos de administrador de Jira).

2. Vaya a Configuración de Jira> Productos.
    

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3. En la barra lateral de Productos, en la sección Integraciones, seleccione Enlaces de aplicación.

   En versiones anteriores con alojamiento propio de Jira, seleccione Configuración > Aplicaciones y elija Enlaces de aplicación.

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4. Seleccione Crear enlace; aparecerá una ventana emergente para Crear enlace. Complete los campos de la siguiente forma:

   • En Jira Cloud, seleccione Enlace directo de la aplicación y escriba https://app.smartsheet.com en la URL de la aplicación. Luego, seleccione Siguiente.

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   • En las versiones 9 y superiores de Jira con alojamiento propio, seleccione Producto Atlassian y escriba https://app.smartsheet.com en la URL de la aplicación. Luego, seleccione Continuar.

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5. Cuando aparezca uno de los siguientes mensajes, seleccione Continuar y no modifique la nueva URL.
   • Si no recibió una respuesta de la URL que ingresó, es posible que no sea válida. Si es necesario, corrija la URL a continuación y seleccione Continuar.
   • La URL de la aplicación proporcionada se redirigió una vez. Verifique el campo de la URL redireccionada para asegurarse de que sea una URL de confianza.
6. Ahora aparecerá la ventana emergente Revisar enlace o Vincular aplicaciones. Complete los campos de la siguiente forma:
   • En el campo Nombre de aplicación, escriba Smartsheet.
   • En Tipo de aplicación, acepte el valor predeterminado de Aplicación genérica.
   • En las versiones 9 y superiores de Jira con alojamiento propio, marque la casilla Crear enlace entrante.

   • Seleccione Continuar.

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Paso 3: Editar el enlace de la aplicación

1. En cuanto al enlace de la aplicación que se creó en el paso 2, seleccione el menú de tres puntos que aparece cuando pasa el cursor sobre el enlace de la aplicación o seleccione el ícono Editar (depende de la versión). 

2. Aparecerá la ventana emergente Configurar. Seleccione Autenticación entrante.
    

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3. Complete los campos de la siguiente forma: 
   • Nombre del proveedor de servicios, si es necesario: Smartsheet.
   • Nombre del consumidor: Pegue el Nombre del consumidor que copió del Conector Jira en el paso 1.
   • Clave de consumidor: Pegue la Clave de consumidor que copió del Conector Jira en el paso 1.
   • Clave pública o compartida: Pegue la Clave pública que copió del Conector Jira en el paso 1.
   • Descripción: Agregue la descripción que desee.
   • Si se precisan la URL del token de solicitud, la URL del token de acceso o la URL de autorización en el entorno de Jira, use esta URL para completar esos campos: https://api.smartsheet.com/2.0/token
4. En la parte inferior de la sección Autenticación entrante, seleccione Guardar y, luego, Cerrar en el extremo inferior derecho.

Paso 4: Completar la conexión de Jira y Smartsheet

1. Regrese a la configuración del Conector Jira de Smartsheet (debería seguir estando en la página Configuración, en la que copió las claves) y seleccione Continuar.
2. En la pantalla Conectar, seleccione Conectar para completar la conexión desde Smartsheet.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si permite que Smartsheet lea y escriba en su entorno de Jira. Seleccione Permitir. 

Ya está configurada la conexión entre Smartsheet y Jira. Los usuarios con licencia o miembros de su cuenta ahora pueden crear flujos de trabajo entre elementos en Jira y hojas en Smartsheet. 

Puede conectar múltiples entornos de Jira a su cuenta de Smartsheet con el Conector Jira de Smartsheet. Repita las instrucciones de arriba para cada instancia adicional de Jira que quiera registrar. 

Restringir el acceso al Conector Jira de Smartsheet

Si desea restringir aún más quiénes pueden crear flujos de trabajo en el Conector Jira de Smartsheet, puede restringir el acceso a ciertos usuarios con licencia o miembros de su cuenta. Lo que pueda hacer en el Conector Jira siempre dependerá de los permisos que tenga sobre los elementos, tanto en Smartsheet (permisos de uso compartido de hojas) como en Jira (permisos de lectura y escrituras en campos de registro), incluso si se habilitan restricciones adicionales.

El conector respeta los permisos que se otorgan en Jira y Smartsheet. Por ejemplo, supongamos que la persona que creó un flujo de trabajo en el conector no tiene permiso para editar datos específicos del proyecto en Jira. En ese caso, el flujo de trabajo no puede editar los datos de ese proyecto a través del conector.

Para restringir el acceso

Para limitar quiénes pueden crear flujos de trabajo con el Conector Jira, el administrador del sistema de Smartsheet o de Jira puede activar la configuración Restringir acceso para limitar quién puede crear flujos de trabajo con el Conector Jira.

1. Inicie sesión en el Conector Jira de Smartsheet con sus credenciales de Smartsheet.
2. Haga clic en el ícono del menú en el extremo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de usuarios.

3. Marque la casilla de verificación Restringir qué usuarios pueden acceder a la integración de Smartsheet con Jira. 

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4. Agregue la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quiera otorgarle acceso al conector.

Para quitar el acceso

Ningún usuario que se haya eliminado de la lista podrá crear o editar sus propios flujos de trabajo.

1. Inicie sesión en el Conector Jira de Smartsheet con sus credenciales de Smartsheet.
2. Vaya a Administración de usuarios.
3. Seleccione el ícono Eliminar a la derecha de la información de la cuenta de esa persona.