Conector Smartsheet for Jira: Configuración del administrador (Cloud y Self-Hosted Server)

Use el Conector Smartsheet for Jira para crear flujos de trabajo que permitan sincronizar la información entre Smartsheet y una o más instancias de Jira.El Conector contribuye a automatizar y optimizar una amplia variedad de procesos del negocio, como colaboración entre desarrolladores de productos y software, presentación de tickets de TI y gestión de casos, e implementación de proyectos y confección de informes ejecutivos -tanto en equipos técnicos como no técnicos.

En este artículo, se brindan instrucciones sobre cómo configurar el Conector Smartsheet for Jira con Jira Cloud y Jira Self-Hosted Server.

El Conector Smartsheet for Jira se encuentra disponible para la compra como oferta premium. Para obtener más información sobre sus funciones y beneficios, consulte Unifique sus equipos con el Conector Smartsheet for Jira. Para obtener información sobre precios y compras, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Si quiere configurar el Conector con un servidor Jira Self-Hosted y cuenta con un firewall, consulte nuestro artículo Requisitos de firewall para el Conector Jira, en el que se explican los requisitos sobre servidor y firewall que deberán estar implementados antes de configurar una conexión.

En este artículo:

Iniciar sesión en el Conector Smartsheet for Jira
Antes de comenzar: requisitos
Configurar una conexión entre Jira y Smartsheet
Configurar Jira Host para usar con Smartsheet
Administrar el acceso a la integración

Antes de comenzar: Requisitos

Creará flujos de trabajo que permitirán que el Conector Smartsheet for Jira controle la sincronización automática de los datos entre los dos sistemas. Antes de hacerlo, deberá comprar y configurar el Conector.Para obtener información sobre precios y compras, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Los usuarios de nube deberían estar informados sobre los cambios recientes en la privacidad implementados por Atlassian. Consulte el artículo Smartsheet for Jira: Cambios importantes en la privacidad de Jira Cloud para obtener más información.

Tipos de permisos requeridos

Para configurar el Conector Smartsheet for Jira, debe ser administrador en la aplicación Jira. También debe tener uno de los siguientes roles asignados:

• Ser administrador del sistema en Smartsheet. (Consulte el artículo Tipos de usuarios para obtener más información).
  -O-
• Un administrador de Conector (este rol de nivel de la cuenta es único para el Conector Smartsheet for Jira. Consulte Tipos de permisos de Smartsheet for Jira para obtener más información).

PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Por qué un administrador de Jira debe iniciar sesión para configurar el Conector Smartsheet for Jira?

Para garantizar que la configuración sea correcta, precisará lo siguiente:

• La ruta (URL) al host de Jira que planea usar
• Clave de consumidor y clave pública proporcionadas por Smartsheet for Jira Para obtenerlas, siga los pasos que se mencionan abajo para Configurar una conexión entre Jira y Smartsheet.
• Jira Cloud o Jira versión 7.2 o superior para Self-Hosted Jira Servers.
• Compatible con campos Sprint. Tenga en cuenta que los campos Sprint no son compatibles con versiones anteriores a 6.7.7. (Si su versión de Jira no es compatible con campos Sprint, los campos Sprint no se mostrarán en el Conector).
• Dos cuentas de nivel de administrador:
  • Administrador del sistema de Smartsheet: Para acceder a las funciones de administrador para el Conector
    -Y-
  • Administrador Jira: Para acceder y configurar Jira

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Inicie sesión en el Conector Smartsheet for Jira.

Una vez que haya comprado el Conector Smartsheet for Jira, podrá usar la siguiente URL para iniciar sesión y configurar el Conector: https://connectors.smartsheet.com/c/jira 

IMPORTANTE: Si quiere configurar el Conector con un servidor Jira Self-Hosted y cuenta con un firewall, consulte nuestro artículo Requisitos de firewall para el Conector Jira, en el que se explican los requisitos sobre servidor y firewall que deberán estar implementados antes de configurar una conexión.

Configurar una conexión entre Jira y Smartsheet

Para registrar una instancia de Jira para usar en Smartsheet, debe tener permisos de nivel de administrador para las instancias de Smartsheet y Jira respecto de las cuales quiere crear una conexión.

Registrar una instancia de Jira con el Conector

Para registrar una instancia de Jira con el Conector:

1. Desde un navegador web, vaya a la página de inicio del Conector Smartsheet for Jira y haga clic en Iniciar sesión con Smartsheet.
2. Si se le pide que autorice el acceso a su cuenta de Smartsheet, haga clic en Permitir.
   
   Se mostrará la página Agregar flujo de trabajo.
    
3. Haga clic en el menú ubicado en el extremo superior izquierdo de la página y, luego, en Administración de la cuenta.
   
   
    

4. Seleccione Registrar nuevo servidor Jira.

5. En el formulario que aparece, escriba la URL del host de Jira que quiere usar.

6. Acepte o modifique el nombre predeterminado, seleccione su versión de Jira y haga clic en Continuar.

Puede registrar varias instancias de Jira con el Conector de manera simultánea. Repita las instrucciones de arriba para cada instancia adicional de Jira que quiera registrar.

El Conector Smartsheet for Jira le proporcionará las claves pública y de consumidor que utilizará en Jira para establecer una conexión segura entre los dos servicios. Siga los pasos que se mencionan en la próxima sección, llamada Configurar el host de Jira para usar con Smartsheet, para completar la configuración.

Se recomienda usar una cuenta de servicio genérico, tanto en Smartsheet como en Jira (ejemplo: smartsheet-jira@yourdomain.com) para configurar la conexión con Jira. No pueden modificarse los propietarios de la conexión. Por lo tanto, el hecho de usar una cuenta genérica evitará que deban rediseñarse conexiones o flujos de trabajo si el individuo que administra de la conexión se va de la organización.

Configurar Jira Host para usar con Smartsheet

Para habilitar una conexión entre Jira y Smartsheet, deberá establecer y configurar un Enlace de aplicación (también conocido como AppLink en la documentación de Jira) entre los dos sistemas.

IMPORTANTE: Si quiere configurar el Conector con un servidor Jira Self-Hosted y cuenta con un firewall, consulte nuestro artículo Requisitos de firewall para el Conector Jira, en el que se explican los requisitos sobre servidor y firewall que deberán estar implementados antes de configurar una conexión.

Crear un enlace de aplicación

Para generar un AppLink en la aplicación Jira:

1. Inicie sesión en Jira con permisos de administrador de Jira.
2. Vaya a Configuración de Jira.
3. Seleccione Productos y, en Integraciones, haga clic en Enlaces de aplicación.
   NOTA: En versiones anteriores Self-Hosted de Jira, seleccione > Aplicaciones y seleccione Enlaces de aplicación.
4. Introduzca la URL de la aplicación con la que quiere establecer el enlace (https://app.smartsheet.com) y, luego, haga clic en Crear nuevo enlace.
   
   NOTA: Si aparece uno de los siguientes mensajes, haga clic en Continuar y deje la nueva URL tal como está. (Lo arreglará más adelante).
   • No se ha recibido ninguna respuesta de la URL que ha ingresado. Es posible que no sea válida. Corrija la URL de abajo y, de ser necesario, haga clic en Continuar.
     
     
     -O-
      
   • La URL de aplicación proporcionada se ha redireccionado una vez. Verifique el campo de la URL redireccionada para asegurarse de que sea una URL de su confianza.
      
5. En el cuadro de diálogo Aplicaciones de enlace, en el recuadro Nombre de aplicación, escriba Smartsheet. En Tipo de aplicación, acepte el valor predeterminado de la aplicación genérica y haga clic en Continuar.
   
   

Recibirá un mensaje que dirá que el enlace de la aplicación se creó correctamente. Siga los pasos que se mencionan en la próxima sección para configurar el enlace de aplicación.

Configurar el enlace de aplicación

Deberá tener a mano las claves pública y de consumidor del Conector Smartsheet for Jira para completar estos pasos. (Para obtenerlas, siga los pasos que se mencionan arriba para Configurar una conexión entre Jira y Smartsheet).

1. En Jira, en la página Configurar enlaces de aplicación (elija > Configuración > Aplicaciones y seleccione Enlaces de aplicación en el menú), busque el enlace de aplicación de Smartsheet que creó en la sección anterior y haga clic en el ícono Editar .
   
   NOTA: En versiones anteriores Self-Hosted de Jira, seleccione > Aplicaciones y seleccione Enlaces de aplicación.
    
2. En el cuadro de diálogo Configurar, haga clic en Autenticación entrante y pegue las claves pública y de consumidor en los recuadros correspondientes.
   
   CONSEJO: Deberá desplazarse para ubicar el recuadro Clave pública.
    
3. Si se precisan la URL del token de solicitud, la URL del token de acceso o la URL de autorización en su entorno de Jira, use esta URL para completar estos campos:
   
   https://api.smartsheet.com/2.0/token
   
   NOTA: Si se requieren una clave de consumidor y un secreto compartido, use la clave de consumidor y la clave pública en la ventana Configuración del Conector Jira.
    
4. Continúe desplazándose por el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Guardar y, luego, en Cerrar.

Documentación adicional de Jira sobre los enlaces de aplicación

Para obtener más información sobre los enlaces de aplicación en Jira, consulte la documentación de Jira:

Para obtener información sobre...	Consulte este
artículo de soporte oficial de Atlassian, en el que se explica el funcionamiento de AppLinks y el proceso para crear AppLinks en Jira.	Usar AppLinks para establecer enlaces con otras aplicaciones
Documentación adicional proporcionada por Atlassian en relación con conexiones, diagnósticos, resolución de problemas y seguridad relacionados con los enlaces de aplicaciones.	Documentación sobre enlaces de aplicaciones

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Administrar el acceso del Conector y los permisos de flujo de trabajo

Lo que pueda hacer en el Conector dependerá de las restricciones que se encuentren habilitadas, así como de los permisos de los que disponga respecto de los elementos, tanto en Smartsheet (permisos de uso compartido de hojas) como en Jira (permisos de lectura y escritura en campos de problemas)

Los flujos de trabajo del Conector respetan los permisos específicos de la aplicación

El Conector respeta los permisos que se le han otorgado en las aplicaciones Jira y Smartsheet. Como resultado, el Conector podrá leer, escribir, actualizar y eliminar datos de conformidad con los permisos otorgados a dicha persona en ambas aplicaciones.

Por ejemplo, si la persona que creó un flujo de trabajo en el Conector no tiene permiso para editar datos específicos del proyecto cuando se encuentra en la aplicación Jira, el flujo de trabajo que cree esa persona no podrá editar los datos del Proyecto a través del Conector.

PREGUNTAS FRECUENTES: ¿A qué datos de Jira accede Smartsheet con el Conector Jira?

Administre quiénes pueden acceder al Conector

Los administradores de sistema de Smartsheet y los administradores del Conector pueden controlar quiénes tienen acceso al Conector. Un administrador del sistema de Smartsheet debe habilitar la configuración para limitar el acceso al Conector, de manera tal que solamente algunos usuarios puedan crear y editar sus propios flujos de trabajo.

CONSEJO: Los usuarios del Conector podrán modificar datos de Smartsheet y Jira a través de los flujos de trabajo del Conector que hayan creado. Por tal motivo, los administradores de sistema y los administradores del Conector tal vez quieran limitar el acceso únicamente a aquellas personas de la organización que tengan sólidos conocimientos de trabajo sobre las aplicaciones de Smartsheet y Jira.

A continuación, se mencionan los pasos a seguir para que un administrador del sistema de Smartsheet pueda limitar el acceso al Conector.

1. Inicie sesión en el Conector Smartsheet for Jira. (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira) con sus credenciales de Smartsheet.
2. Haga clic en el ícono del menú ubicado en el extremo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de usuarios.
3. Marque la casilla de verificación ubicada junto a la opción Restringir qué usuarios pueden acceder a la integración Smartsheet for Jira.
   
   
   Se agregarán a una lista de usuarios las direcciones de correo electrónico de aquellas personas que anteriormente hayan creado flujos de trabajo
   y que estén autorizados a acceder a la integración.
    
4. Agregue la dirección de correo electrónico de las personas que desea que tengan acceso al Conector.

NOTA: Tras habilitar la configuración de restricción de usuarios, ahora podrá otorgarles a los usuarios acceso al Conector Jira desde el formulario de Administración de usuarios de Smartsheet. Un permiso de nivel de usuario, llamado Usuario de Conector Jira se tornará visible para los administradores de sistema de Smartsheet, quienes podrán otorgarles a los usuarios acceso al Conector directamente desde Smartsheet.

Revocar el acceso de una persona al Conector

Los administradores de sistema de Smartsheet y los administradores del Conector también pueden eliminar usuarios del Conector, para lo cual deberán hacer clic en el ícono eliminar , ubicado a la derecha de la información de cuenta de dicha persona.
Los usuarios que queden eliminados de la lista no podrán crear ni editar sus propios flujos de trabajo.

NOTA: Si se elimina de la lista de acceso a una persona que había creado flujos de trabajo con anterioridad, sus flujos de trabajo permanecerán activos hasta por 10 minutos. Una vez transcurrido ese tiempo, se deshabilitarán de manera automática.

Si es administrador del sistema de Smartsheet, también pueden administrar a los administradores del Conector Jira y a los usuarios del Conector Jira desde la aplicación de Smartsheet. Para obtener más información al respecto, consulte el artículo Administración de usuarios.

PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Se guarda mi contraseña de Jira?

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Tipos de permiso del Conector Smartsheet for Jira

Existen tres tipos de usuarios que pueden interactuar con el Conector Smartsheet for Jira:

• Administrador del sistema de Smartsheet: pueden administrar a los administradores del Conector Jira y a los usuarios del Conector Jira desde la aplicación de Smartsheet.Los administradores de sistema también pueden habilitar una configuración para restringir el acceso al Conector.
• Administrador de Conector Jira: tipo de usuario único del Conector. Puede designar usuarios del Conector Jira y agregar personas a la lista de acceso restringida (una vez que el administrador del sistema habilita esta configuración).
• Usuario de Conector Jira: tipo de usuario único del Conector. Puede crear flujos de trabajo que sincronicen la información entre Smartsheet y Jira. (Esta función se encuentra disponible únicamente luego de que se habilita la configuración de la lista restringir usuarios en el Conector).

Funciones por tipo de usuario

En la siguiente tabla, se describe el nivel de interacción con el Conector de Smartsheet for Jira según el tipo de usuario.

	Administrador del sistema de Smartsheet	Administrador de Jira	Usuario de Jira
Crea flujos de trabajo en el Conector	Sí*	Sí*	Sí
Edita sus propios flujos de trabajo	Sí*	Sí*	Sí
Deshabilita sus propios flujos de trabajo	Sí*	Sí*	Sí
Ve los flujos de trabajo de los demás	Sí	Sí	No
Deshabilita los flujos de trabajo de los demás	Sí	Sí	No
Habilita o ejecuta los flujos de trabajo de los demás	No	No	No
Visibilidad de los proyectos de Jira y de las hojas utilizadas en los flujos de trabajo de otra persona	Sí	Sí	No
Ve y configura servidores de Jira en el Conector	Sí	Sí
Convierte a alguien en usuario de Jira	Sí	Sí	No
Convierte a alguien en administrador de Jira	Sí	No	No
Convierte a alguien en administrador del sistema de Smartsheet	Sí	No	No
Habilita la configuración Restringir acceso	Sí	No	No
Agrega personas a la lista Restringir acceso (una vez que se han habilitado las restricciones)	Sí	Sí	No

*Los administradores de sistema de Smartsheet y los administradores del Conector pueden crear y editar sus propios flujos de trabajo en caso de que la función de la lista para restringir el acceso se encuentre deshabilitada. Si la lista para restringir el acceso está habilitada, deben tener el rol de Usuario de Conector. Consulte el artículo Administre quiénes pueden acceder al Conector para obtener más información sobre la lista para restringir el acceso.

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Preguntas frecuentes sobre el Conector Jira

¿Por qué un administrador de Jira debe iniciar sesión para configurar el Conector Smartsheet for Jira?

Smartsheet hace uso de una tecnología llamada «webhooks», que permite que el Conector reciba notificaciones de parte de Jira en relación con los problemas que se crean o actualizan en Jira. Esta tecnología también permite implementar flujos de trabajo automáticos. El modelo de permisos de Jira (consulte el artículo de soporte de Jira sobre webhooks) establece que la aplicación (en este caso, Smartsheet) debe contar con las credenciales de administrador del sistema de Jira para poder crear o configurar un webhook con la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Transferencia de Estado Representacional (REST) de Jira. Es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Las credenciales del administrador del sistema de Jira se utilizan únicamente para crear y configurar webhooks.
• Cada vez que un usuario con licencia de Smartsheet crea un flujo de trabajo en el Conector Smartsheet for Jira, se le pide que inicie sesión en su propia cuenta de Jira mediante el uso del protocolo OAuth. De esta manera, se garantiza que se cumpla con los permisos que ya estén configurados en Jira para un usuario en lo que respecta a la selección de proyectos y campos de Jira, y, también, para intentar recuperar o editar datos de Jira desde Smartsheet.
• Cuando Smartsheet lee o edita cualquier tipo de datos en Jira durante la ejecución del flujo de trabajo -incluso si se desencadena desde una notificación de webhook-, esta acción siempre se lleva a cabo con las credenciales de la persona que creó el flujo de trabajo.
• Todas las «credenciales» se obtienen del protocolo OAuth estandarizado. Smartsheet jamás tendrá acceso a nombres de usuario o contraseñas de Jira.

La cuenta del administrador del sistema de Jira -que se utiliza para configurar la integración al comienzo- debe seguir siendo una cuenta activa y la persona debe seguir siendo un administrador del sistema de Jira a fin de que, a medida que los colaboradores continúan creando flujos de trabajo, puedan crearse webhooks.

NOTA: Si se elimina el administrador del sistema de Smartsheet, se mostrará un error que dirá:«Faltan las credenciales de usuario para este terminal». Cuando el mismo usuario recupera su permiso como administrador del sistema de Smartsheet, la conexión se restablece y todos los flujos de trabajo comienzan a sincronizarse según lo esperado. Si se eliminan las credenciales de administrador desde Jira, deberá reconstruirse el enlace de aplicación ya que el token se modificará.

¿A qué datos de Jira accede Smartsheet con el Conector Jira?

Smartsheet solo obtiene los datos especificados en un flujo de trabajo creado por alguien. El creador del flujo de trabajo especifica qué datos han de sincronizarse al asignar los campos asociados de los proyectos de Jira a hojas y columnas en Smartsheet, y al elegir ciertos campos en función de los cuales aplicar filtros.

Smartsheet obtiene ciertos tipos de metadatos, como la lista de todos los campos en el proyecto de Jira que se seleccionó en el momento en que se creó el flujo de trabajo. De esta manera, se permite que las personas que tienen acceso al Conector Jira y a dicho proyecto asignen cualquiera de los campos deseados que se encuentren disponibles. Los metadatos incluyen -aunque no se limitan a ellos- una lista de usuarios disponibles en el Proyecto de Jira especificado, ya que, de esta manera, se otorga la capacidad para asignar un problema de Jira desde la aplicación de Smartsheet.

NOTA: La obtención de los datos y metadatos se llevará a cabo con las credenciales OAuth de usuario de Jira y no con las credenciales de administrador del sistema. De esta manera, se garantiza que se cumpla con los permisos de Jira otorgados a un usuario en lo que respecta a la selección de proyectos y campos, y, también, para la recuperación o edición de datos de Jira desde Smartsheet.

¿Se guarda mi contraseña de Jira?

Todas las «credenciales» se obtienen a través del protocolo OAuth estandarizado. Smartsheet jamás tendrá acceso a contraseñas de usuario de Jira.

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Crear y editar flujos de trabajo para sincronizar Smartsheet y Jira

Ahora que ya configuró el Conector Smartsheet for Jira, consulte nuestro artículo sobre Cómo crear y editar flujos de trabajo para obtener información detallada sobre el proceso de sincronización entre dos sistemas.