Smartsheet for Jira: Crear y editar flujos de trabajo de sincronización

Puede usar Smartsheet for Jira para llevar un registro y administrar los problemas de Jira en Smartsheet. Una vez que el administrador establece una conexión entre Smartsheet y Jira (Cloud o Self-Hosted Server), podrá llevar un registro de los elementos de trabajo, controlar el avance y realizar actualizaciones entre los dos servicios.

Los flujos de trabajo de sincronización le otorgan el poder necesario para compartir información entre los dos sistemas. Podrá especificar las direcciones de sincronización cuando configure la asignación de campos para los flujos de trabajo.

En este artículo:


Crear flujos de trabajo: Introducción

Cómo instalar Smartsheet for Jira

Una vez que se ha adquirido la integración, un administrador de Smartsheet for Jira (tipo de cuenta único para la integración), o alguien que sea tanto administrador del sistema de Smartsheet como administrador de Jira, debe instalarlo usando su instancia de Jira correspondiente:

Permisos requeridos para usar la integración

Para crear flujos de trabajo en Smartsheet for Jira, debe contar con todos los siguientes tipos de cuentas:

  • Usuario con licencia de Smartsheet: su administrador del sistema de Smartsheet puede otorgarle una licencia. Consulte Administrar usuarios para obtener más información.
  • Usuario de Jira: su administrador del sistema de Smartsheet puede convertirlo en usuario de Jira. Consulte Administrar usuarios para obtener más información.
  • Cuenta en Jira: debe poder iniciar sesión en la aplicación de Jira. Póngase en contacto con el administrador de Jira de su organización para obtener información detallada.

Iniciar sesión en Smartsheet for Jira

Una vez que se ha instalado y configurado Smartsheet for Jira, deberá utilizar la siguiente URL para crear y sincronizar flujos de trabajo con la integración:
https://connectors.smartsheet.com/c/Jira 


Trabajar con flujos de trabajo de sincronización

Cree flujos de trabajo en Smartsheet for Jira para sincronizar problemas entre Jira y Smartsheet. En Smartsheet for Jira, tiene la opción de enviar información en una única dirección (de Jira a Smartsheet, o de Smartsheet a Jira), o de manera bidireccional, para actualizar los problemas al instante en ambas aplicaciones.

Puede sincronizar con una hoja existente o crear una nueva hoja para ejecutar un proyecto de Smartsheet mediante el uso de los problemas en Jira.

Crear un nuevo flujo de trabajo

  1. Inicie sesión en Smartsheet for Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira).
     
  2. Desde el panel de control de Smartsheet for Jira (menú superior izquierdo > Panel de control), haga clic en Agregar flujo de trabajo para iniciar el asistente de flujos de trabajo.

    nuevo flujo de trabajo
  3. Elija la dirección deseada para el flujo de trabajo.

    IMPORTANTE: No podrá modificar esta opción más adelante. Si cambia de opinión, deberá crear un nuevo flujo de trabajo.
     
  4. Seleccione la hoja que quiera asociar con Jira Projects (o bien, haga clic en Crear nueva hoja) y seleccione un proyecto de Jira para asociar con la hoja.

    NOTAS:
    • Si selecciona una hoja existente, se agregarán las columnas Error y Clave del problema a la hoja, ya que son las columnas requeridas para que el conector funcione.
    • Tenga en cuenta que puede seleccionar múltiples proyectos de Jira para incluir en su flujo de trabajo. Si selecciona varios proyectos, solo podrá aplicar filtros de Jira con Jira Query Language (JQL). (Consulte el artículo de ayuda de JQL de Jira para obtener más información).
       
  5. Haga clic en Continuar para continuar con el resto de los pasos del asistente.
     
  6. Para obtener ayuda con la configuración de campos y filtros, consulte la sección de este artículo en Asignación de campos y filtros.

Modificar o eliminar un flujo de trabajo

Una vez que haya creado un flujo de trabajo, puede modificar los campos incluidos, cambiar la dirección de asignación de los campos, actualizar o modificar un filtro, o eliminar un flujo de trabajo por completo:

  1. Comience desde el panel de control de Smartsheet for Jira (menú superior izquierdo > Panel de control).
  2. En la columna Nombre, busque el nombre del flujo de trabajo y haga clic en ConfiguraciónConfiguración del flujo de trabajojunto al nombre del flujo de trabajo.
  3. Seleccione la acción que quiere llevar a cabo.

 


Usar asignación de campos y filtros

Cuando use Smartsheet for Jira, la asignación de campos y filtros le otorgan control sobre qué tipo de datos se intercambian y cómo se mueven entre los dos sistemas.

Asignación de campos

Se asignan los campos de Jira a columnas en Smartsheet. Los campos de Jira que puedan seleccionarse dependerán de los campos que se encuentren disponibles en el(los) proyecto(s) seleccionado(s) para el flujo de trabajo. Cuando configure la asignación de campos, puede especificar la dirección en que quiere que fluyan los datos.
A continuación, mencionamos algunas cosas a tener en cuenta mientras configura la asignación:

  • Las columnas Error y Clave del problema son obligatorias, y se agregarán a las asignaciones de mapas de flujos de trabajo de manera predeterminada. No pueden eliminarse del flujo de trabajo y solo pueden fluir de Jira a Smartsheet, aunque sí pueden seleccionarse las columnas respecto de las cuales están asignados. Si elimina una de estas columnas de su hoja de Smartsheet, Jira arrojará un código de error la próxima vez que se sincronicen los datos. (Consulte Detectar y solucionar errores relacionados con el flujo de trabajo para obtener más información).

    NOTA: Clave del problema es el principal identificador de problemas en JIRA. Si no se dispone de este valor requerido, el Conector de Smartsheet for Jira no puede escribir los cambios relacionados con dicho problema en Jira.

     
  • Ciertos campos de Jira se mostrarán únicamente con una opción de asignación unidireccional (Clave del problema, Enlace de Jira, Enlace del problema, Fecha de creación, etc.). Estos campos son de solo lectura en Jira y no pueden escribirse desde Smartsheet.
  • Los campos deben estar en la pantalla Crear problema en la aplicación Jira para que se muestren como opciones en el asistente de flujo de trabajo. Para obtener más información sobre las pantallas en Jira, consulte el artículo de documentación de Atlassian sobre Cómo definir una pantalla.
  • Debe especificar siempre una columna de Smartsheet respecto de la cual se asignarán los campos. Esta opción no puede quedar vacía.
  • Al crear nuevas columnas en un flujo de trabajo, el tipo de columna creado en la hoja variará según el tipo de campo que se asigne (por ejemplo, el valor de fecha de Jira se asignará a la columna Fecha).

    NOTA: La columna asignada en el asistente de flujo de trabajo mostrará el tipo de columna en la hoja entre paréntesis.
     
  • El campo Corresponsal en Jira se mostrará como las opciones Dirección de correo electrónico del corresponsal y Nombre para mostrar del corresponsal en el asistente del flujo de trabajo.
  • El campo Destinatario de la asignación en Jira se mostrará como las opciones «Destinatario de la asignación» y «Nombre para mostrar del destinatario de la asignación» en el asistente del flujo de trabajo.

 

  • Para usar el campo Destinatario de la asignación en Jira con una columna Lista de contactos en Smartsheet, asegúrese de que la dirección de correo electrónico del usuario coincida en Smartsheet con los datos de inicio de sesión en Jira del usuario. (Para obtener más información sobre los tipos de columnas, consulte el artículo Tipos de columnas en el Centro de ayuda).
  • Los siguientes campos de Jira se agregarán de manera automática al crear un nuevo flujo de trabajo. Si crea un flujo de trabajo a partir de un Smartsheet existente, las columnas que ya estén presentes con los nombres de campos coincidentes se asignarán de manera automática en el asistente de flujo de trabajo. Estos campos son: (Tipo de problema, Resumen, Dirección de correo electrónico del corresponsal, Descripción, Prioridad, Destinatario de la asignación)

Asignación de campos Tiempos de resolución y Tiempo hasta la primera respuesta

También puede asignar los campos Tiempos de resolución y Tiempo hasta la primera respuesta de Jira para poder hacer uso de la información del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) en Smartsheet. Use estos datos para obtener una mejor descripción de sus métricas de SLA.

Tenga esto en cuenta al asignar estos campos:

  • Tanto «Tiempo hasta la primera respuesta» y «Tiempos de resolución» se desglosan en subcategorías (como Meta de duración más reciente, Duración más reciente y Meta de duración permanente), de manera tal de que cada subcategoría se asigne a su propia columna en la hoja.
  • Los datos obtenidos a partir de estos campos se asignarán a la hoja como un valor entero en cuestión de minutos.
  • La asignación de metas (más reciente, permanente, más extensa) le permiten sincronizar el SLA que ha definido en Jira para sacar provecho de las fórmulas y funciones de visualización de Smartsheet.
  • Las columnas Duración más reciente y la Duración más extensa del Tiempo de resolución solo tendrán valores cuando se resuelva el problema de Jira al menos una vez.
  • La columna Duración permanente del Tiempo de resolución tendrá un valor solo cuando el problema quede sin resolver.

Filtros de Jira

Use filtros para ejercer un mejor control sobre el volumen y tipo de problemas con los que trabaja. Por ejemplo, utilice un filtro para ver los problemas de Jira asignados a ciertas personas o de un tipo determinado, o traslade únicamente ciertas filas de Smartsheet a Jira.

Por ejemplo, puede usarse un filtro para ver los problemas de Jira asignados a ciertas personas, o de un tipo determinado, o bien, para sincronizar únicamente ciertas filas de Smartsheet a Jira.

Puede usar uno de los dos métodos para definir criterios en los filtros de Jira de su flujo de trabajo:

  1. Jira Query Language (JQL): si bien JQL requiere tener cierta comprensión de programación informática, puede aplicar una lógica de filtrado más avanzada, por ejemplo, al utilizar operadores Y y O con múltiples criterios.

    NOTA: Si su filtro de JQL no es válido, el flujo de trabajo quedará deshabilitado. Si tiene problemas con una consulta de JQL en el flujo de trabajo, intente verificar que sea válida en Jira.
     
  2. Asistente de flujos de trabajo: si crea múltiples filtros mediante el uso del asistente de flujos de trabajo, tenga en cuenta que los criterios de filtrado siempre utilizan un operador Y para los filtros sucesivos. Así mismo, tenga en cuenta que los criterios y operadores serán específicos de los proyectos Jira que se utilizan en el flujo de trabajo.
    • Los criterios de filtrado que se muestran de manera predeterminada dependen de los tipos de proyectos de Jira que haya asignado. Para agregar más criterios, haga clic en agregar campo en la parte inferior de la página de filtros.
    • Los operadores de filtros variarán en función del tipo de campo (por ejemplo, los campos de texto poseen operadores aptos para texto).

En lo que respecta a Jira Cloud, no podrán usarse ciertos campos cuando se filtren problemas de Jira en el Conector Jira. Para obtener más información, consulte el artículo Smartsheet for Jira: Cambios importantes en la privacidad de Jira Cloud.

Filtros de la hoja

A continuación, se mencionan algunas cosas a tener en cuenta al crear filtros de hojas:

  • Si crea múltiples filtros mediante el uso del asistente de flujos de trabajo, tenga en cuenta que los criterios de filtrado siempre utilizan un operador Y para los filtros sucesivos.
  • Los criterios de filtrado disponibles para seleccionar dependerán de las columnas presentes en su hoja. Si quiere filtrar por otras opciones no disponibles en la lista, primero deberá agregar la nueva columna respecto de la cual quiere aplicar el filtro en la hoja.
  • Los operadores de filtros variarán en función del tipo de campo (por ejemplo, los campos de texto poseen operadores aptos para texto, como «en blanco» o «contiene»).

Prácticas recomendadas para trabajar con datos de Jira en Smartsheet

Guardar y actualizar con frecuencia

Al trabajar en dos sistemas, las oportunidades de que se produzcan errores de sincronización se incrementan a medida que aumenta la cantidad de personas que colaboran. Para reducir el riesgo de que se produzcan problemas con la sincronización, guarde los cambios y actualice las hojas a medida que implementa los cambios. Guardar y actualizar con frecuencia permitirá garantizar que otras personas vean los cambios y que dichos cambios se sincronicen con Jira y Smartsheet en función de los flujos de trabajo que ha configurado.

Bloquear columnas para evitar errores

No deberían modificarse los datos del campo Clave del problema (campo obligatorio) en Smartsheet. Para garantizar la integridad de los datos en esta columna, el propietario de la hoja o una persona con uso compartido y privilegios de administrador respecto de la hoja debería bloquear la columna Clave del problema. Para obtener más información, consulte Cómo bloquear y desbloquear columnas y filas en el Centro de ayuda de Smartsheet.

Ver cambios

Puede usar el comando Ver historial para ver un registro de los cambios implementados en una celda. Respecto de las hojas que incluyen datos compartidos entre Smartsheet y Jira, el nombre del usuario asociado con el cambio siempre será el nombre de la persona que creó el flujo de trabajo.

Para obtener más información sobre cómo llevar un registro de los cambios en Smartsheet, consulte Visualizar el historial de celdas en el Centro de ayuda de Smartsheet.

Trasladar datos de Smartsheet a Jira únicamente para ciertas filas

Para otorgarle mayor control sobre qué filas trasladan datos de manera explícita a Jira, cree una columna Actualizar problema en Jira en la hoja en Smartsheet y aplique un filtro en el flujo de trabajo de Smartsheet for Jira:

  1. En Smartsheet, en la hoja que planea conectar con los proyectos de Jira, cree una nueva columna, seleccione el tipo Casilla de verificación y asígnele a la columna el nombre «Actualizar problema en Jira".
     
  2. Inicie sesión en la página de Smartsheet for Jira y siga los pasos para crear un flujo de trabajo. Deberá especificar el flujo de trabajo bidireccional en el asistente de flujos de trabajo.(O bien, haga clic en ConfiguraciónConfiguración del flujo de trabajo > Editar flujo de trabajo en un flujo de trabajo bidireccional que ya haya creado para que aparezca el asistente para ese flujo de trabajo).
     
  3. Agregue un filtro que sincronice únicamente las filas de la hoja que tengan la columna Actualizar problema en Jira marcada.

La próxima vez que se sincronicen la hoja y los proyectos de Jira, los datos se trasladarán a Jira únicamente para las filas que tengan la casilla de verificación Actualizar problema en Jira marcada.


Detectar y solucionar errores relacionados con el flujo de trabajo

Hay varios recursos disponibles para ayudarlo a detectar y solucionar errores mientras crea y ejecuta flujos de trabajo. Estos recursos son:

  • Página Historial de flujos de trabajo en Smartsheet for Jira. (Para obtener más información sobre cómo usar esta función, consulte «Revisar el historial de flujos de trabajo» a continuación).
     
  • Informes de errores: A medida que se presentan problemas, se envían informes de errores por correo electrónico al propietario del flujo de trabajo y a la persona que editó el problema o la fila en el flujo de trabajo que provocó el inconveniente.
     
  • La columna Error de sincronización en Smartsheet (debería existir una columna de este tipo en cada hoja asociada con un proyecto de Jira).

    Al editar o visualizar la hoja, puede llevar un registro de los errores de sincronización en el flujo de trabajo desde la columna Error de sincronización.

Revisar el historial de flujos de trabajo

Para acceder a la página Ejecutar historial:

  1. Haga clic en la opción Panel de control del menú (superior izquierdo) para ver la lista de flujos de trabajo.

    Panel de control del Conector

  2. Haga clic en la marca de tiempo ubicada debajo de Fecha de ejecución para ver la página Historial de ejecución de un flujo de trabajo.

  3. Luego, puede hacer clic en la marca de tiempo ubicada debajo de Última ejecución correspondiente a una instancia de ejecución específica para ver los mensajes de error.
    Última ejecución

Sincronizar tipos en su historial de ejecución de flujos de trabajo del Conector JIRA

  • Sincronizar con Smartsheet: Se ejecuta el flujo de trabajo correspondiente a los cambios de Jira que se sincronizaron en Smartsheet.
  • Sincronizar con JIRA: Se ejecuta el flujo de trabajo correspondiente a los cambios de Smartsheet que se sincronizaron en JIRA.
  • Buscador de filas filtradas: Se ejecuta el flujo de trabajo correspondiente a los cambios implementados en algunos problemas que deberían filtrarse en función de la configuración de su flujo de trabajo. El Buscador de filas filtradas es un proceso en segundo plano que se ejecuta cada 2 horas. Se agregarán los problemas filtrados a la jerarquía Filtrado por Conector - no sincronizado de la hoja. Consulte Cómo usar la función «Filtrado por Conector - no sincronizado» para obtener más información.

NOTA: El proceso del Buscador de filas filtradas se ejecutará únicamente con los tipos de flujo de trabajo automatizados. Este proceso se ejecutará incluso si no ha especificado filtros en su flujo de trabajo.


Resolución de problemas relacionados con el flujo de trabajo

Orden manual de filas

Debido al proceso de buscador de filas filtradas que se ejecuta para los tipos de flujo de trabajo automáticos, no se seguirá el reordenamiento manual de los problemas sincronizados de Jira. Los problemas regresarán de manera automática a su estado original (en sentido ascendente por Clave del problema) cuando se ejecuta el proceso del Buscador de filas filtradas. Si quiere ordenar los problemas sincronizados con un flujo de trabajo automático, analice utilizar la opción Agrupamiento de filas en su flujo de trabajo.

El proceso del Buscador de filas filtradas no se ejecuta para los flujos de trabajo manuales. Por lo tanto, puede ordenar las filas manualmente en su hoja si utiliza ese tipo de flujo de trabajo.

Error: No puede definirse elCampo ‘ ‘. No se encuentra en la pantalla correspondiente, o bien, se desconoce.

Recibirá este error si el valor de campo que intenta definir no está presente en la pantalla Editar en Jira (en Jira, puede especificar qué campos aparecen en la pantalla Editar). Para que un campo pueda editarse en Smartsheet for Jira, debe estar configurado para aparecer en la pantalla Editar en Jira.

Para solucionar este problema, haga lo siguiente:

  • Opción 1: Configure la pantalla Editar en Jira y agregue el campo especificado a la pantalla. Para obtener más información sobre las pantallas de Jira, incluidos los pasos a seguir para cambiar la configuración, consulte Cómo definir una pantalla en la documentación de Jira.

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  • Opción 2: Asigne el campo especificado en una dirección solamente, de manera tal que la flecha en el paso Asignar campos de Jira a columnas de la hoja apunte en sentido de Jira a Smartsheet. Tenga en cuenta que, como se creará un mapa de una sola dirección, las revisiones que implemente en los campos de Smartsheet no se trasladarán a Jira.

No pudo guardarse el problema en Jira

Debe tener permisos de escritura a los proyectos de Jira conectados para guardar los datos en ellos.

No se eliminan los datos de una hoja luego de las actualizaciones de filtros

Smartsheet no eliminará los datos que ya haya extraído de Jira debido a que cada fila podría contener datos, adjuntos o comentarios de columna importantes.

Toda vez que los problemas de Jira en su hoja dejan de cumplir con los criterios de filtrado del flujo de trabajo, Smartsheet crea una sección «Filtrado por Conector - no sincronizado» en la parte superior de la hoja para conservar la información que se filtra a través del Conector. Las filas que se «filtran» no se sincronizarán hasta tanto se ajusten a los criterios nuevamente. Dichas filas pueden eliminarse si su equipo ya no precisa que estén incluidas en la hoja.

Consulte el artículo Cómo usar la función «Filtrado por Conector - no sincronizado» para obtener más información.

Error al actualizar la columna de errores en Smartsheet

Recibirá un mensaje de error cuando la columna Error de sincronización se elimine de la hoja conectada en Smartsheet. Para solucionar este problema, asegúrese de que la hoja incluya una columna Error de sincronización. De ser necesario, puede editar el flujo de trabajo para asignar la columna Error de sincronización nuevamente a su hoja. Para obtener información detallada al respecto, consulte la sección de arriba sobre Cómo modificar flujos de trabajo.

Cuando asigne nuevamente la columna Error de sincronización a su flujo de trabajo, volverá a crearse a la derecha del resto de las columnas de su hoja.