Actualizas las columnas desplegables con flujos de trabajo de Bridge

Lo que necesita para comenzar

• En Smartsheet
  • El ID de la hoja
  • Una columna de origen que contiene los valores de su lista desplegable (en nuestro ejemplo, la columna se denomina Source Values [Valores de origen])
  • Una columna de destino que Bridge puede actualizar (en nuestro ejemplo, la columna se denomina Dropdown [Desplegable])
• En Bridge
  • Integración de Smartsheet
  • Desencadenador de flujo de trabajo de Bridge: Smartsheet > Cuando se modifican los valores de las columnas
  • Módulos de flujo de trabajo de Bridge
    • Integraciones > Smartsheet > Obtener hoja
    • Integraciones > Smartsheet > Actualizar columna
    • Utilidades > Administración de matrices > Extraer campo de matriz
• Opcional: Un sistema de origen diferente de su elección

Comenzar

Para crear este flujo de trabajo en Bridge, autentique la integración de Smartsheet para su espacio de trabajo de Bridge. 

Al crear un flujo de trabajo, mantenga la hoja y el flujo de trabajo de Bridge abiertos en dos pestañas separadas. Esto facilita la navegación por el proceso de creación.

Crear el modelo básico de flujo de trabajo

1. Cree un nuevo flujo de trabajo en Bridge. 
2. En el generador de flujos de trabajo, utilice el panel para agregar tres módulos en este orden:
   1. Integraciones > Smartsheet > Obtener hoja
   2. Utilidades > Administración de matrices > Extraer campo de matriz
   3. Integraciones > Smartsheet > Actualizar columna
3. Guarde el flujo de trabajo.

Esto es lo que debería ver en su flujo de trabajo al finalizar:

Brandfolder Image

Configurar el desencadenador del flujo de trabajo

1. Seleccione el módulo Desencadenador.
2. Seleccione la Página de Integraciones.

3. Busque Smartsheet en la lista de integraciones.

   Puede usar la opción Connected (Conectadas) que se encuentra debajo del logotipo de Bridge para obtener una lista solo de las integraciones autenticadas para ese espacio de trabajo.

4. Expanda la fila Desencadenadores.
5. Seleccione Agregar a Desencadenadores.
6. Complete los siguientes campos:
   • Nombre del desencadenador: Cree una etiqueta personalizada para su desencadenador.
   • ID de hoja: Pegue el ID de la hoja para su hoja de origen (de donde copiamos los valores).
   • Tipo de evento: Seleccione Cuando se modifican los valores de las columnas. 
   • Nombre o ID de columna: Escriba el nombre de la columna de Smartsheet que es la fuente de sus valores de lista desplegable.
   • Seleccionar flujo de trabajo: Seleccione el nuevo flujo de trabajo que acaba de crear de la lista desplegable.
7. Seleccione Save (Guardar).

8. Vuelva al flujo de trabajo.

   Si desea regresar a la pestaña original, actualice la página para ver el desencadenador.

Configurar los módulos del flujo de trabajo

Las acciones en una hoja desencadenan este flujo de trabajo. Una vez que este flujo de trabajo detecta el desencadenador, realiza las acciones en la misma hoja. Utilice las referencias de datos de tiempo de ejecución (Registro de ejecución) del desencadenador para completar los módulos de Smartsheet.

Paso 1: Configurar el módulo Get Sheet (Obtener hoja)

El módulo Obtener hoja extrae datos de la hoja que desencadenó el flujo de trabajo. 

Cuando se ejecuta el módulo Obtener hoja, Bridge extrae los datos de la hoja y los introduce en el Registro de ejecución del flujo de trabajo como objetos. Los objetos son elementos arrojados por las API que contienen valores de los campos relativos a ese objeto. 

Una matriz es una colección de objetos con sus campos correspondientes. A continuación, le mostramos un ejemplo de cómo se muestra una matriz de 13 filas del módulo Get Sheet (Obtener hoja) en el Registro de ejecución, con la información de la primera fila expandida:

Brandfolder Image

1. En el campo ID de hoja, ingrese el valor {{runtime.sheetID}}. 
2. Guarde el flujo de trabajo.
3. En su hoja, agregue un nuevo valor a la columna que contiene los valores de origen en cualquier fila.
4. Guarde la hoja.

Paso 2: Localizar los datos introducidos en el flujo de trabajo

Regrese a Bridge para copiar los datos que necesita para el módulo Extraer campo de matriz.

1. Abra el Registro de ejecución. 
2. Actualice el panel Registro de ejecución.
3. Para ver el desglose de los pasos del desencadenador y del módulo del flujo de trabajo, expanda la entrada superior.
4. Para ver los datos devueltos, expanda la fila Smartsheet: Obtener hoja. 
5. Expanda la fila de la hoja.
6. Busque la entrada de filas. Se ve así: filas: Array[#].
7. En el lado derecho de la entrada de la fila, seleccione .
8. Seleccione Copiar referencia de datos.

Paso 3: Configurar el módulo Extract Field from Array (Extraer campo de matriz)

El módulo Extraer campo de matriz le permite extraer valores de los objetos de una matriz. Con este módulo, puede listar solo los valores de ese campo. 

En este ejemplo, Bridge extrae el valor del campo Valores de origen. Bridge extrae todos los valores de la columna Valores de origen en la hoja y los convierte en una lista.

1. Seleccione el módulo Extraer de matriz. 
2. En el campo Matriz, pegue la referencia de datos.  
3. En el campo Key, especifique la columna que desea convertir en una lista. 
4. Cuando especifique la columna que desea convertir en una lista, utilice este formato: cells.[Nombre de columna].value. Por ejemplo: cells.Source Values.value.
5. En el campo Output, vuelva a verificar si se seleccionó la opción Array. 
6. Guarde el flujo de trabajo.
7. En su hoja, agregue un nuevo valor a la columna que contiene los valores de origen en cualquier fila.
8. Guarde la hoja.

Paso 4: Actualizar la columna

El módulo Update Column utiliza la lista que creó para completar esos valores en la lista desplegable de la columna en la configuración de la columna. Cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, Bridge crea la lista más reciente y la actualiza para esa columna de la hoja.

1. En el campo Sheet ID, ingrese el valor {{runtime.sheetID}}.
2. Obtenga la ID de columna. 
3. Regrese al panel de edición del módulo Update Column.
4. En el campo Column ID, pegue la referencia de datos.
5. En el campo Column Name, escriba el nombre de la columna que contiene sus valores desplegables.
6. En el campo Type, seleccione Dropdown (Single Select) o Dropdown (Multi Select).
7. En el campo Values, inserte la matriz creada por el módulo Extract Field from Array durante la última ejecución. 
8. Guarde el flujo de trabajo. 

Para obtener la referencia de datos para el módulo Extract Field from Array (Extraer campo de matriz)

1. Abra el panel Run Log. 
2. Para volver a la lista de ejecuciones, seleccione All Runs.
3. Actualice el Run Log.
4. Amplíe la última entrada de ejecución.
5. Expanda la fila Array Management: Extract Field from Array.
6. En el lado derecho de la entrada de resultados, seleccione .
7. Seleccione Copiar referencia de datos. 
8. Guarde el flujo de trabajo.

Opciones alternativas

No es necesario que utilice la misma hoja o incluso Smartsheet para crear su lista de valores. Si desea extraer los valores de la lista desplegable de otro lugar, el desencadenador y el primer módulo del flujo de trabajo deben ser diferentes según su caso de uso. 

Le mostramos algunas ideas para personalizar este flujo de trabajo:

• Utilice una lista de una columna de otra hoja. Esto requiere que cambie el desencadenador para responder a una hoja diferente. También debe actualizar los campos Sheet ID y Column ID del módulo Update Column. 
• Utilice una lista de Resource Management o Brandfolder. Puede responder a cambios específicos de Resource Management o Brandfolder para generar una lista de valores de ese sistema en su lugar. Reemplace el desencadenador por un desencadenador adecuado de una de esas integraciones. A continuación, reemplace el módulo Get Sheet por un módulo que incorpore los datos en el flujo de trabajo. 
• Utilice un desencadenador de cronograma. Cuando utilice este desencadenador, no tiene que responder a los cambios en absoluto, ya que hace lo siguiente por usted:
  • Extraer datos e insertarlos en su flujo de trabajo, y 
  • Actualizar la lista desplegable una vez al día, a la semana o al mes.