Gestionar DataTables existentes

Aprenda a gestionar sus DataTables existentes.

¿Quién puede usar esto?

Planes:

  • Advanced Work Management

Permisos:

  • Administrador
  • Propietario

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Antes de comenzar

Para usar DataTable:

  • Debe tener permisos de propietario o administrador en las hojas en las que se creará una conexión de DataTable
  • DataTable debe ser una aplicación premium disponible en su plan
  • Debe tener permisos de la aplicación DataTable Premium habilitados en la página Roles e informes de usuarios (página Administración de usuarios en el modelo heredado) en el Centro de administración de Smartsheet por su administrador del sistema

Visite la página DataTable de Marketplace para saber cómo ponerse en contacto con su representante de ventas por consultas relacionadas con los precios.

Si es administrador de DataTable, puede compartir una DataTable con otras personas de su organización, otorgando acceso de administrador o de observador. Si creó la DataTable, ya es administrador; puede crear administradores u observadores adicionales.

Iniciar sesión en DataTable

Acciones de administración comunes

Puede administrar todas sus DataTables para realizar acciones como las siguientes:

  • Ver todas las DataTables y las DataTables con las que se compartió
  • Compartir sus DataTables
  • Ver, editar, crear y eliminar conexiones de las hojas
  • Ver y filtrar los datos en una DataTable
  • Agregar, editar y eliminar campos en una DataTable

Niveles de permisos de DataTable

Los administradores pueden hacer lo siguiente:

  • Ver, editar y eliminar una DataTable
  • Ver, editar, crear y eliminar registros en una DataTable
  • Modificar los permisos de una DataTable
  • Administrar las conexiones de la DataTable 
  • Crear flujos de trabajo de Data Shuttle

Los observadores pueden hacer lo siguiente: 

  • Ver la DataTable
  • Ver registros en la DataTable
  • Administrar las conexiones de la DataTable

Los administradores del sistema de Smartsheet pueden agregar y eliminar administradores y observadores en todas las DataTables de una organización. Para ver todas las DataTables, el administrador del sistema puede alternar Ver todo en la vista de lista de DataTables. Un administrador del sistema puede compartir una DataTable con cualquier otro usuario del plan, lo que evita que las DataTables se queden sin propietario.

Administrar las conexiones de la DataTable

Hay dos maneras de acceder a las conexiones existentes:

  • En la hoja, vaya a Conexiones y seleccione su DataTable.

  • En el panel de navegación izquierdo, seleccione Explorar y, luego, seleccione DataTables.

Eliminar una conexión

Si se elimina una conexión, solo se produce ese cambio. No se eliminan ni modifican los datos de su hoja. Debe eliminar manualmente las filas que no desea incluir en la hoja.

  1. Vaya a Conexiones > Editar conexión. 
  2. En la pantalla Resumen de conexiones de la tabla, seleccione Eliminar conexión.

Habilitar o pausar una conexión

Puede pausar una conexión para poner un proyecto en espera, resolver problemas, mantener los datos en la hoja por un tiempo determinado o conectarse a una DataTable diferente.

  1. Vaya a Conexiones > Editar conexión. 
  2. En la pantalla Resumen de conexiones de la tabla, seleccione Eliminar conexión.
  3. Desactive Conexión habilitada.

Ver notificaciones de error para conexiones fallidas

Los usuarios de DataTable con permisos de administrador u observador para una DataTable reciben una notificación cada vez que se produce un error en la conexión de una hoja. DataTable le envía una notificación con un enlace a la conexión fallida en la aplicación o por correo electrónico, según su configuración de notificaciones. Siguiendo ese enlace, podrá revisar el resumen de la conexión y abordar cualquier problema en consecuencia.

Tenga en cuenta que las notificaciones de error solo se desencadenan en la primera instancia de un error de conexión, a menos que el error cambie o que la conexión se haya editado desde la última vez que se produjo.

Compartir una DataTable

Debe ser administrador de DataTable para compartir.

  1. Vaya a Explorar > DataTables.
  2. Desplácese sobre la fila con la que desea trabajar y seleccione el icono para compartir. 
  3. En la casilla Compartir DataTable con otros, ingrese el nombre del usuario con quien desea compartir la DataTable. 
  4. En la casilla de permisos, seleccione Observador o Administrador. Puede modificar esta configuración en cualquier momento. 
  5. Seleccione Listo para guardar los cambios. 

Puede acceder al uso compartido desde el extremo superior derecho en DataTable.

  • Para eliminar a una persona de una DataTable, desplácese sobre el nombre y seleccione eliminar [x] en la parte derecha de la fila.

Para transferir la DataTable, siga las instrucciones mencionadas para agregar un nuevo administrador y, a continuación, elimine el administrador anterior.