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Gestionar DataTables existentes

Aprenda a gestionar sus DataTables existentes.

¿Quién puede usar esto?

Planes:

  • Smartsheet Advance Package

Permisos:

  • Administrador
  • Propietario

Averigüe si esta capacidad está incluida en Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.

Antes de comenzar

Para usar DataTable:

  • Debe tener permisos de propietario o administrador en las hojas en las que creará una conexión de DataTable
  • DataTable debe ser una aplicación premium disponible en su plan
  • Debe tener habilitados los permisos de la aplicación premium de DataTable en la página Gestión de usuarios en el Centro de administración de Smartsheet por su administrador del sistema

Visite la página DataTable de Marketplace para saber cómo ponerse en contacto con su representante de ventas por consultas relacionadas con los precios.

Si usted es administrador de DataTable, puede compartir una DataTable con otras personas de su organización, otorgando acceso de administrador o visor. Si creó la DataTable, ya es administrador; puede crear administradores o visores adicionales.

Iniciar sesión en DataTable

Acciones comunes de gestión

Puede gestionar todas sus DataTables para realizar acciones como las siguientes:

  • Ver todas sus DataTables y las DataTables a las que ha sido compartido
  • Compartir sus DataTables
  • Ver, editar, crear y eliminar conexiones de las hojas
  • Ver y filtrar los datos en una DataTable
  • Agregar, editar y eliminar campos en una DataTable

Niveles de permisos de DataTable

Los administradores pueden hacer lo siguiente:

  • Ver, editar y eliminar una DataTable
  • Ver, editar, crear y eliminar registros en una DataTable
  • Modificar los permisos de una DataTable
  • Administrar las conexiones de la DataTable 
  • Crear flujos de trabajo en Data Shuttle

Los observadores pueden hacer lo siguiente: 

  • Ver la DataTable
  • Ver registros en la DataTable
  • Administrar las conexiones de la DataTable

Los administradores del sistema de Smartsheet pueden agregar y eliminar administradores y observadores en todas las DataTables de una organización. Para ver todas las DataTables, el administrador del sistema puede activar Ver todo en la vista de lista de DataTables. Un administrador del sistema puede compartir una DataTable con cualquier otro usuario del plan, evitando que las DataTables queden sin propietario.

Administrar las conexiones de la DataTable

Hay dos maneras de acceder a las conexiones existentes:

  • En la hoja, vaya a Conexiones y seleccione su DataTable.

  • En el panel de navegación izquierdo, seleccione Explorar y luego seleccione DataTables.

Eliminar una conexión

Si se elimina una conexión, solo se produce ese cambio. No se eliminan ni modifican los datos de su hoja. Debe eliminar manualmente las filas que no desea en su hoja.

  1. Vaya a Conexiones > Editar conexión. 
  2. En la pantalla Resumen de la conexión de tabla, seleccione Eliminar conexión.

Habilitar o pausar una conexión

Puede pausar una conexión para poner un proyecto en espera, resolver problemas, mantener los datos en la hoja por un tiempo determinado o conectarse a una DataTable diferente.

  1. Vaya a Conexiones > Editar conexión. 
  2. En la pantalla Resumen de la conexión de tabla, seleccione Eliminar conexión.
  3. Desactive la opción Conexión habilitada.

Ver notificaciones de error para conexiones fallidas

Los usuarios de DataTable con permisos de administrador u observador en una DataTable son notificados cada vez que se produce un error en la conexión de la hoja. DataTable le envía una notificación con un enlace a la conexión fallida, ya sea desde la aplicación o por correo electrónico, según su configuración de notificaciones. Si sigue ese enlace, podrá revisar el resumen de la conexión y abordar cualquier problema en consecuencia.

Tenga en cuenta que las notificaciones de error solo se desencadenan en la primera instancia de un error de conexión, a menos que el error cambie o que la conexión se haya editado desde la última vez que se produjo.

Compartir una DataTable

Debe ser administrador de DataTable para compartir.

  1. Vaya a Explorar > DataTables.
  2. Desplácese sobre la fila con la que desea trabajar y luego seleccione el ícono para compartir. 
  3. En la casilla Compartir DataTable con otros, ingrese el nombre del usuario con quien desea compartir la DataTable. 
  4. En la casilla de permisos, seleccione Observador o Administrador. Puede modificar esta configuración en cualquier momento. 
  5. Seleccione Listo para guardar los cambios. 

Puede acceder al uso compartido desde el extremo superior derecho en DataTable.

  • Para eliminar a alguien de una DataTable, desplácese sobre su nombre y seleccione eliminar [x] en el lado derecho de la fila.

Para transferir la DataTable, siga las instrucciones anteriores para agregar un nuevo administrador y luego elimine al administrador anterior.