Las asignaciones modificadas directamente en Resource Management actualizan de forma automática las filas asociadas en Smartsheet. Además, ciertos cambios realizados en Smartsheet se sincronizan automáticamente con Resource Management.
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Este artículo solo se aplica a los usuarios que tienen una cuenta de Resource Management y de Smartsheet.
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Asegúrese de haber configurado el panel de Resource Management y la conexión a nivel de la cuenta para su organización.
Actualizar asignaciones en Resource Management
Puede realizar cambios de asignación directamente en Resource Management y que esos cambios se apliquen de forma automática a la hoja conectada. Los cambios que se realicen en Resource Management relacionados con la descripción del elemento de trabajo, el asignado, las fechas, las fases y la asignación pueden sincronizarse con Smartsheet. Estos cambios son automáticos y no requieren pasos ni confirmaciones adicionales.
Cualquier persona que tenga privilegios de edición en Resource Management puede realizar estos cambios. Los usuarios de Resource Management no necesitan acceso a la hoja conectada. Los cambios aparecen en el registro de actividad de la hoja tal como lo modifica el servicio de sincronización de Resource Management.
Es posible que la sincronización no pueda realizarse en algunas situaciones. Consulte las tablas a continuación para obtener más detalles.
Actualizar asignaciones en Smartsheet
Realice sus cambios y guarde la hoja. Es posible que tenga que actualizar el navegador para ver las actualizaciones.
Cómo funciona la sincronización de asignaciones
Los usuarios deben ser miembros pagos del plan de Smartsheet que posee la hoja para tener acceso al panel de Resource Management.
La sincronización de asignaciones solo se aplica a las hojas conectadas a Resource Management a través del panel de Resource Management. Las asignaciones modificadas en Resource Management se procesan y se aplican (cuando se permite) en la hoja conectada.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo:
- Cree una hoja de proyecto en Smartsheet.
- Utilice el panel de Resource Management para conectarla a un nuevo plan de recursos en Resource Management.
- Cree asignaciones de marcadores de posición en la hoja de proyecto.
- Guarde la hoja. Las asignaciones de marcadores de posición se sincronizan con Resource Management.
- En Resource Management, reasigne el trabajo de los marcadores de posición a miembros específicos del equipo. En la hoja, los campos del destinatario de la asignación se actualizan automáticamente con los miembros del equipo asignados.
¿Quiere ver un historial de cambios? Utilice el registro de actividad.
Fases en proyectos conectados
Las fases solo se pueden agregar, eliminar o editar en Smartsheet. La primera fecha de inicio de la asignación es la de inicio de la fase, y la última fecha de finalización de la asignación es la de finalización de la fase. Obtenga más información sobre cómo agregar y editar fases.
En Resource Management, puede agregar asignaciones y recursos, realizar el seguimiento del tiempo, crear presupuestos de fase, incorporar tasas de facturación en una fase y elaborar informes sobre ella.
Si la hoja no permite el cambio realizado (por ejemplo, editar las fechas en la asignación de una fila primaria), el cambio no se aplicará. En este ejemplo, las fechas de las filas secundarias deben actualizarse en la hoja para que coincidan con las nuevas fechas de asignación en Resource Management.
En el diagrama, se resume cómo se sincronizan las acciones realizadas en Resource Management o en Smartsheet.
| Acción en Smartsheet | Acción en Resource Management |
|---|---|
Se agrega un nuevo valor de fase a una fila*. | Se crea una nueva fase (la acción solo se puede realizar en Smartsheet). |
Se elimina una fase vinculada a varias filas*. | La fase se elimina en RM* Si una fase tiene entradas de tiempo, se conserva en RM para elaborar informes históricos (la acción solo se puede realizar en Smartsheet). |
Se edita el nombre de una fase*. | Se actualiza el nombre de la fase (la acción solo se puede realizar en Smartsheet). |
Se agrega una nueva fila a un proyecto con un valor de fase existente*. | Se crea la asignación en la fase existente (la acción solo se puede realizar en Smartsheet). |
Se actualiza una fecha de asignación asociada con una fase. | Se actualiza la fecha de la fase asociada. |
Se actualiza el valor del destinatario de la asignación en la hoja. | Se reasigna una persona o un marcador de posición a otra persona o marcador de posición. |
La asignación se convierte en un porcentaje equivalente (si utiliza otros tipos de asignación en Resource Management) y se actualiza en la hoja. | Se cambia el valor o tipo de asignación. |
Se actualizan las fechas en la hoja. | Se cambian las fechas. |
Se actualiza el texto del campo principal. | Se actualiza la descripción del elemento de trabajo (se agrega, modifica o elimina). |
Se actualiza la persona reasignada en la fila; el resto de los campos no se ven afectados. | Se realiza la reasignación en una fila con varias asignaciones. |
Se actualiza la asignación de la fila, lo que luego, se aplica a todas las personas asignadas a ella. | Se realiza un cambio de asignación en una fila con varias asignaciones. |
Se actualizan las fechas de esa fila, lo que luego, se aplica a todas las personas asignadas a ella. | Se realiza un cambio de fecha en una fila con varias asignaciones. |
Se actualiza el texto del campo principal, lo que luego, se aplica a todas las personas asignadas a esa fila. | Se actualiza la descripción del elemento de trabajo en una fila con varias asignaciones. |
Se agrega una nueva fila con los detalles de la asignación a la parte inferior de la hoja. | Se crea una nueva asignación. |
El destinatario de la asignación se elimina de la fila, pero la fila y los detalles asociados permanecen en la hoja. | Se elimina una asignación. |
La primera parte de la asignación actualiza la fecha de finalización de la fila asociada de la hoja. La segunda parte de la asignación se crea como una fila nueva en la parte inferior de la hoja. | Se realiza la división de una asignación. |
Las asignaciones adicionales se crean como filas nuevas en la parte inferior de la hoja. | Se realiza la repetición de una asignación. |
Las asignaciones que se eliminan en Resource Management hacen que los destinatarios de las asignaciones se eliminen de las filas asociadas en las hojas. | Se realiza la eliminación de asignaciones superpuestas. |
Los valores de las celdas que un administrador de la hoja puede editar se actualizan en la hoja. Tenga en cuenta que esto puede borrar las fórmulas ingresadas en la celda. | Se realiza la edición de los valores de una asignación en una hoja con filas, columnas o fórmulas bloqueadas. |
Acciones no compatibles
A veces, es posible que un cambio realizado en Resource Management no aparezca en la hoja conectada; esto puede deberse a la existencia de campos bloqueados, a la jerarquía del proyecto o a las dependencias.
No hay alertas cuando se produce un problema de sincronización (consulte advertencias de error de sincronización). En este diagrama, se muestran situaciones comunes en las que es posible que el cambio realizado en Resource Management no se refleje en la hoja asociada.
| Cambio realizado en Resource Management | Problema de sincronización en Smartsheet |
|---|---|
| Se editan las fechas de una persona asignada a una fila primaria. | Las fechas de las filas primarias en Smartsheet no se pueden editar. |
| Se edita la asignación de una persona asignada a una fila primaria. | La asignación de las filas primarias en Smartsheet no se puede editar. |
| Se edita la fecha de inicio de una persona asignada a una fila dependiente. | Las fechas de inicio de las filas que tienen una predecesora no se pueden editar. |
| Se reasigna un elemento de trabajo a una persona que no existe en Smartsheet o que no está administrada en la cuenta de Smartsheet. | La hoja se actualiza con la dirección de correo electrónico del usuario en Resource Management, pero el panel de Resource Management no reconocerá a este usuario. |
| Se reasigna una tarea de asignación múltiple de una persona a un marcador de posición. | Las filas en Smartsheet no admiten una combinación de personas y marcadores de posición. La actualización no se realizará, por lo que la persona existente se mantendrá asignada a la hoja. |
| Se edita la distribución de una asignación cuando la hoja utiliza la fórmula de una columna para calcular la distribución. | Las celdas con una fórmula de columna no se pueden editar. |
| Se elimina a una persona asignada de una asignación, pero se deja el elemento de trabajo sin asignar en Resource Management. | La persona se elimina de la fila de Smartsheet, y se elimina la asociación entre ese elemento de trabajo en Resource Management y Smartsheet. Los futuros cambios en las asignaciones se tratan como si fueran asignaciones diferentes. |
| Se cambia el estado del elemento de trabajo. | El estado del elemento de trabajo actualmente no se sincroniza con los datos de la hoja. |
| Se cambian notas o subtareas. | Las notas y subtareas actualmente no se sincronizan con los datos de la hoja. |
| Se realiza el seguimiento del tiempo de la asignación. | Se puede realizar un seguimiento del tiempo de proyectos, fases y categorías, pero actualmente no se admite el seguimiento del tiempo de las tareas. |
| Se incluye información personalizada. | Los campos que se sincronizan a través del panel son los campos principales de esa fila, junto con los destinatarios de la asignación, la asignación y las fechas. Actualmente no se puede incluir otra información personalizada. |