Aplica a
- Enterprise
- Business
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Los administradores de asignaciones de recursos, los editores de carteras y los programadores de personas pueden actualizar asignaciones en Resource Management. Los propietarios, administradores y editores de hojas pueden actualizar asignaciones en Smartsheet.
Sincronizar asignaciones de Resource Management con Smartsheet
Las asignaciones modificadas directamente en Resource Management actualizan de forma automática las filas asociadas en Smartsheet. Además, ciertos cambios realizados en Smartsheet se sincronizan automáticamente con Resource Management.
Este artículo solo se aplica a los usuarios que tienen una cuenta de Resource Management y de Smartsheet.
Comenzar
Asegúrese de haber configurado el panel de Resource Management y la conexión a nivel de la cuenta para su organización.
Para habilitar la sincronización de asignaciones en proyectos conectados antes de marzo de 2021, siga estos pasos:
- En la hoja, abra el panel de Resource Management.
- Indique el nombre del proyecto en la parte superior del panel.
- Seleccione el menú de elipsis en la parte superior del panel y seleccione Desconectar el proyecto de Resource Management.
- En la siguiente pantalla de conexión, seleccione Proyecto de Resource Management existente.
- Busque el proyecto de Resource Management previamente conectado y selecciónelo.
- Seleccione Conectar proyecto. La hoja ahora se sincronizará con Resource Management.
Actualizar asignaciones en Resource Management
Puede realizar cambios de asignación directamente en Resource Management y que esos cambios se apliquen automáticamente a la hoja conectada. Los cambios que se realicen en Resource Management relacionados con la descripción del elemento de trabajo, el asignado, las fechas y la asignación pueden sincronizarse con Smartsheet. Estos cambios son automáticos y no requieren pasos ni confirmaciones adicionales.
Cualquier persona que tenga privilegios de edición en Resource Management puede realizar estos cambios. Los usuarios de Resource Management no necesitan acceso a la hoja conectada. Los cambios aparecen en el registro de actividad de la hoja tal como lo modifica el servicio de sincronización de Resource Management.
Aún no se admiten las asignaciones basadas en fases y hay muchas situaciones en las que puede que no sea posible la sincronización. Consulte las tablas de acciones compatibles y acciones no compatibles a continuación para obtener más detalles.
Actualizar asignaciones en Smartsheet
Realice sus cambios y guarde la hoja. Es posible que tenga que actualizar el navegador para ver las actualizaciones.
Cómo funciona la sincronización de asignaciones
La sincronización de asignaciones solo se aplica a las hojas conectadas a Resource Management a través del panel de Resource Management. Las asignaciones modificadas en Resource Management se procesan y se aplican (cuando se permite) en la hoja conectada.
¿Quiere ver un historial de cambios? Utilice el registro de actividad.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo:
- Cree una hoja de proyecto en Smartsheet.
- Utilice el panel de Resource Management para conectarla a un plan de recursos en Resource Management.
- Cree asignaciones de marcadores de posición en la hoja del proyecto.
- Guarde la hoja. Las asignaciones de marcadores de posición se sincronizan con Resource Management.
- En Resource Management, reasigne el trabajo de los marcadores de posición a miembros específicos del equipo. En la hoja, los campos del destinatario de la asignación se actualizan automáticamente con los miembros del equipo asignados.
Si la hoja no permite el cambio realizado (por ejemplo, editar las fechas en una asignación de fila primaria), el cambio no se aplicará. En este ejemplo, las fechas de las filas secundarias deben actualizarse en la hoja para que coincidan con las nuevas fechas de asignación en Resource Management.
En el diagrama, se resume cómo aparecen los cambios realizados en Resource Management en Smartsheet.
| Cambio realizado en Resource Management | Resultado en Smartsheet |
|---|---|
| Reasignación de una persona o un marcador de posición a otra persona o marcador de posición | Valor del destinatario de la asignación actualizado en la hoja |
| Valor o tipo de asignación cambiado | Asignación convertida en el porcentaje equivalente (si utiliza otros tipos de asignación en Resource Management) y actualizada en la hoja |
| Cambios en las fechas | Fechas actualizadas en la hoja |
| Descripción del elemento de trabajo actualizada (agregada, modificada o eliminada) | Texto en el campo principal actualizado |
| Reasignación en una fila con varias asignaciones | La persona reasignada se actualiza en la fila; el resto de los campos no se ven afectados |
| Cambio de asignación en una fila con varias asignaciones | Se actualiza la asignación de la fila, que luego se aplica a todas las personas asignadas a esa fila* |
| Cambio de fecha en una fila con varias asignaciones | Se actualizan las fechas de esa fila, que luego se aplica a todas las personas asignadas a esa fila* |
| Se actualiza la descripción del elemento de trabajo en una fila con varias asignaciones | Se actualiza el texto del campo principal, que luego se aplica a todas las personas asignadas a esa fila* |
| Nueva asignación creada | Se agrega una nueva fila con los detalles de la asignación a la parte inferior de la hoja |
| Asignación eliminada | El destinatario de la asignación se elimina de la fila, pero la fila y los detalles asociados permanecen en la hoja |
División de una asignación
| La primera parte de la asignación actualizará la fecha de finalización de la fila asociada de la hoja La segunda parte de la asignación se creará como una fila nueva en la parte inferior de la hoja |
| Repetición de una asignación | Las asignaciones adicionales se crearán como filas nuevas en la parte inferior de la hoja |
| Eliminar asignaciones superpuestas | Las asignaciones que se eliminen en Resource Management harán que los destinatarios de las asignaciones se eliminen de las filas asociadas en las hojas |
| Edición de los valores de una asignación en una hoja con filas, columnas o fórmulas bloqueadas | Los valores de las celdas que un administrador de la hoja puede editar se actualizarán en la hoja. Tenga en cuenta que esto puede borrar las fórmulas ingresadas en la celda. |
Acciones no compatibles
A veces, es posible que un cambio realizado en Resource Management no aparezca en la hoja conectada; esto puede deberse a campos bloqueados, jerarquía del proyecto o dependencias.
No hay alertas cuando se produce un problema de sincronización (consulte advertencias de error de sincronización). En este diagrama, se muestran situaciones comunes en las que es posible que el cambio realizado en Resource Management no actualice la hoja asociada.
| Cambio realizado en Resource Management | Problema de sincronización en Smartsheet |
|---|---|
| Editar las fechas de una persona asignada a una fila primaria | Las fechas de las filas primarias en Smartsheet no se pueden editar. |
| Editar la asignación de una persona asignada a una fila primaria | La asignación de las filas primarias en Smartsheet no se puede editar. |
| Editar la fecha de inicio de una persona asignada a una fila dependiente | Las fechas de inicio de las filas que tienen una predecesora no se pueden editar. |
| Reasignar un elemento de trabajo a una persona que no existe en Smartsheet o que no está administrada en la cuenta de Smartsheet | La hoja se actualizará con la dirección de correo electrónico del usuario en Resource Management, pero el panel de Resource Management no reconocerá a este usuario. |
| Reasignar una tarea de asignación múltiple de una persona a un marcador de posición | Las filas en Smartsheet no admiten una combinación de personas y marcadores de posición. La actualización producirá un error, por lo que la persona existente se mantendrá asignada a la hoja. |
| Editar la distribución de una asignación cuando la hoja utiliza la fórmula de columna para calcular la distribución | Las celdas con una fórmula de columna no se pueden editar. |
| Crear una asignación a nivel de fase o copiar una asignación a una fase | La integración del panel de Resource Management no admite fases en este momento. La asignación recién creada no aparecerá en el panel, ni se agregará a la hoja. |
| Eliminar a una persona asignada de una asignación, pero dejar el elemento de trabajo sin asignar en Resource Management | La persona se eliminará de la fila de Smartsheet, y se eliminará la asociación entre ese elemento de trabajo en Resource Management y Smartsheet. Los futuros cambios en las asignaciones se tratarán como si fueran asignaciones diferentes. |
| Cambiar el estado del elemento de trabajo | El estado del elemento de trabajo actualmente no se sincroniza con los datos de la hoja. |
| Cambiar notas o subtareas | Las notas y subtareas actualmente no se sincronizan con los datos de la hoja. |
| Realizar un seguimiento del tiempo de la asignación | Se puede realizar un seguimiento del tiempo de proyectos, fases y categorías, pero actualmente no se admite el seguimiento del tiempo de las tareas. |
| Incluir información personalizada | Los campos que se sincronizan a través del panel son el campo principal de esa fila, junto con los destinatarios de la asignación, la asignación y las fechas. Actualmente no existe una forma de incluir otra información personalizada. |
| Gestionar la asignación de recursos por fases | Las fases de Resource Management no se admiten actualmente en Smartsheet. |