Aplica a
Prácticas recomendadas para la recopilación de datos escalables en Smartsheet
Utilice las mejores prácticas y recomendaciones para maximizar el rendimiento de sus formularios de Smartsheet.
¿Quién puede usar esto?
Planes:
- Smartsheet
Use formularios de Smartsheet para recopilar datos clave para una variedad de proyectos diferentes. Puede aceptar numerosas presentaciones a lo largo del tiempo o todas a la vez.
Se guardan varios envíos al formulario en el orden en que se envían.
Gran número de presentaciones
A medida que aumenta la complejidad y el tamaño de la hoja, es posible que en ocasiones experimente un retraso entre el momento en que alguien envía un formulario y cuando puede ver sus respuestas guardadas.
Al alcanzar el número máximo de filas, se desactiva la hoja y se notifica al propietario.
Puede reactivar el formulario dejando espacio para filas adicionales en la hoja. Puede mover o archivar filas en diferentes hojas. Cualquier envío que no se haya mostrado antes aparecerá en tu hoja de admisión una vez que haya espacio para ellos.
Mantener una hoja de solo admisión
Una buena práctica es utilizar una sola hoja como hoja de admisión.
Puede agregar hojas adicionales al área de trabajo si desea mover o archivar envíos.
Hay dos formas de mover filas rápidamente a otra hoja:
- Para moverlos manualmente, seleccione una o más filas en la hoja, abra el menú de filas y elija Mover a otra hoja...
- Para mover filas automáticamente en una programación personalizable, seleccione Automatización > Crear flujo de trabajo desde plantilla... y seleccione el Mover fila a otra hoja cuando se cumplen los criterios de la plantilla.
Agregue envíos al final de su hoja de admisión
Agregar presentaciones a la parte inferior de la hoja es la opción predeterminada para todos los formularios.
Si previamente seleccionó guardar los envíos en la parte superior de la hoja, puede cambiarlo en el Configuración tabulador.
Simplifique su hoja de admisión
Incluir varias fórmulas complejas o reglas de formato condicional en la hoja puede ralentizar el proceso de guardar nuevos envíos.
Siga los siguientes pasos para simplificar su hoja de admisión:
- Cuando sea posible, agregue fórmulas, formato condicional y flujos de trabajo automatizados a las otras hojas que haya configurado para archivar o realizar acciones en los envíos (como se recomienda anteriormente).
- Si necesita mantener una fórmula en su hoja de admisión, considere si puede simplificarla (con @row, por ejemplo) o reemplazarla con una fórmula de columna.
- Si necesita mantener un flujo de trabajo automatizado en su hoja de admisión, considere si puede configurarlo para que se ejecute en una programación en lugar de inmediatamente después de cada envío.
Divida un formulario de tráfico alto en varios formularios de tráfico más bajo
Si desea mantener varias fórmulas y automatización en la hoja de admisión, puede crear más copias de la hoja en función de las categorías de envío que haya asignado al formulario. De esta manera, puede hacer una copia separada de su hoja para cada una de esas categorías (por ejemplo, Departamento).
- Abra la hoja de admisión.
- Seleccionar Archivo > Guardar como nuevo...
- Seleccionar Formularios bajo Opciones de datos y formato para guardar todos los formularios, fórmulas y automatizaciones.
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Si necesita asistencia adicional, nuestro equipo de Servicios profesionales puede ayudarle a crear e implementar soluciones escalables que optimicen la forma en que recopila y actúa sobre la información en Smartsheet.