Agregar funciones a una WorkApp

Aplica a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Cualquier usuario con licencia en un plan calificado puede crear una WorkApp. Solo el creador de la WorkApp puede crear y asignar funciones para dicha WorkApp.

Luego de agregar todas las páginas necesarias a su WorkApp, puede crear funciones para controlar qué páginas pueden ver y editar los distintos grupos de interés.

Los niveles de permisos en las funciones de WorkApps son independientes de los niveles de permisos de los colaboradores de Smartsheet en relación con el elemento de origen.Si comparte una WorkApp con alguien, no es necesario que le otorgue acceso a cada uno de los elementos de Smartsheet que se encuentran incluidos en la WorkApp.

A continuación, se mencionan algunos ejemplos sobre cómo podría utilizarse esta capacidad:

  • Revelar distintas partes de un proyecto para funciones específicas Podría crear una función para administradores de proyectos, que permita a las personas que ocupan esa función editar el plan completo del proyecto y ver el panel de métricas. También puede crear una función individual para el asignado, que oculta el panel de métricas y solo les permite editar un informe que muestra el trabajo que tienen asignado.
  • Asignarle acceso a un usuario a un informe fuera de Smartsheet Un usuario que no tiene uso compartido de su informe "Solicitudes pendientes" en Smartsheet puede recibir acceso como editor al mismo informe a través de los permisos de las funciones de WorkApps. Este colaborador no podrá ver ni interactuar con el informe en Smartsheet, pero sí acceder a él en la WorkApp.
  • Asignaciones de trabajo de destino Recurra al filtro Usuario actual en un informe y defina el permiso de la página como editor. Se filtrará el informe para mostrar únicamente las filas que sean relevantes al colaborador. Los colaboradores que ocupen una función con permisos de editor respecto de la página podrán editar los valores de las filas correspondientes a las filas que se les han asignado mediante el uso de la WorkApp.

Crear y editar funciones

Para abrir el panel Funciones, seleccione el icono Funciones del carril de la izquierda.

Para crear una función desde el panel Funciones, seleccione Agregar funciones.

Para editar o eliminar una función existente, seleccione el ícono del menú ubicado a la derecha del nombre de la función, y seleccione Editar o Eliminar, respectivamente.

Funciones


Luego de crear una función o seleccionar una función para editar, se lo direcciona a la página de configuración de funciones.

Configuración de funciones

En esta página, puede hacer lo siguiente:

  • Asignarle un nombre a la función, para lo cual debe seleccionar el nombre de la función destacado en negrita en la parte superior del panel.
  • Controlar quién está asignado a esta función, con la opción Agregar personas.
  • Ver las personas que tienen asignada la función que usted ha seleccionado. Para ello, haga clic en la pestaña Personas.

    NOTA:Si se le asignan múltiples funciones a un colaborador en su aplicación, podrá intercambiar entre cada una de las funciones para controlar cómo se visualiza la aplicación y cómo se interactúa con ella.
     
  • También puede eliminar personas en caso de que ya no quiera que tengan asignada la función.
  • Controlar los permisos de cada página en su aplicación para los colaboradores asignados a esta función.
  • Controlar el orden de las páginas en la aplicación, para lo cual es necesario desplazarse sobre el nombre de la página y arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo por la lista cuando se muestra el icono de arrastrar .

Referencia de permisos de la página

A medida que se crean funciones, deben tenerse en cuenta los permisos a nivel de la página. Como práctica recomendada, confiérales a las personas el permiso de menor nivel necesario para que puedan cumplir con sus tareas laborales.

Los permisos de la función son independientes de los permisos del colaborador en relación con el elemento de origen en Smartsheet.

En la siguiente tabla, se mencionan los permisos de la página que pueden asignarse a las funciones que usted cree.

Permisos de la página

Qué pueden hacer quienes tienen este permiso

Editor

El permiso de Editor les otorga a los colaboradores la capacidad para editar filas y celdas, y agregar adjuntos.

En cuanto a los paneles, los formularios y los contenidos web, este permiso es igual al del Observador.

Observador

El permiso de Observador les otorga a los colaboradores una vista de solo lectura respecto de la página.

Permiso predeterminado de cada página al crear una nueva función.

Los observadores pueden completar páginas de formularios e interactuar con páginas de contenidos web tal como lo hubieran hecho en una ventana individual del explorador.

Oculto

El permiso Oculto oculta la página de los colaboradores.