Reemplazar un usuario con licencia cuando todas las licencias están asignadas

Si todas las licencias de su cuenta están asignadas, deberá seguir una serie de pasos adicionales para eliminar a alguien con licencia y transferir sus elementos a un nuevo miembro. Para hacerlo, siga estas instrucciones.

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisosDebe ser administrador del sistema para llevar a cabo las acciones que se mencionan aquí. (Más información sobre Administradores de sistemas).

Ícono de disponibilidad de planes Negocios, Empresarial y Empresarial Premier. Esta capacidad no está disponible para tipos de planes de usuario único. ¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

NOTA: En una parte de este proceso, se ubicarán en un estado temporal de solo lectura los elementos de Smartsheet de propiedad de la persona que usted elimina. Asegúrese de que todas las personas que forman parte de su cuenta sepan que habrá un breve período de tiempo durante el cual los elementos que utilizan estarán visibles, pero no podrán editarse. (Podrán volver a editarse cuando se completen los pasos mencionados a continuación).

Transición a un nuevo usuario

Siga estos pasos para cerciorarse de que el nuevo usuario tenga uso compartido de todo lo que sea necesario para asumir la propiedad de los elementos sometidos a la transición.

Paso 1: Agregar el nuevo usuario sin licencia

Nuestro primer objetivo es incorporar al nuevo usuario a la cuenta. Asegúrese de incorporarlo como usuario sin licencia por el momento. Más adelante, le otorgaremos una licencia:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y haga clic en su ícono de perfil (extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet).

  2. Seleccione Administración de usuarios y haga clic en el botón Agregar usuario.

  3. En la ventana que aparece, llamada Agregar usuario, escriba la dirección de correo electrónico de la nueva persona.

    IMPORTANTE: Asegúrese de que la casilla de verificación Usuario con licencia no esté marcada. Le otorgaremos una licencia a esta persona más adelante.

  4. Haga clic en Aceptar.

La persona recibirá una invitación por correo electrónico para unirse a su cuenta. Una vez aceptada la invitación, continúe con el paso 2.

Paso 2: Elimine la licencia anterior, pero no el usuario.

Una vez que el nuevo usuario acepta la invitación como usuario sin licencia, elimine la licencia (por ahora, solo la licencia) de la persona que se reemplazará.

IMPORTANTE:

  • Durante el proceso de eliminación de la licencia, se le pedirá que transfiera las hojas de este usuario a otra persona. No transfiera sus elementos de Smartsheet por el momento. Nos ocuparemos de esto más adelante.

  • Todos los elementos pasarán a un estado temporal de solo lectura hasta que finalice el proceso.

En la ventana Administración de usuarios:

  1. Busque el usuario que desea eliminar, pero no lo elimine todavía.

  2. Haga clic con el botón secundario en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Editar usuario.

  3. Desmarque las casillas de verificación Usuarios con licencia y Transferir elementos con propiedad de Smartsheet, y haga clic en Aceptar.

No transfiera los elementos de Smartsheet ni elimine por completo al usuario todavía. Los eliminaremos de su cuenta en un paso posterior. Acaba de liberar una licencia para asignarle a la nueva persona en el próximo paso.

NOTA: Si la persona eliminada era administrador de grupo, deberá transferir sus grupos de propiedad. En este paso, los grupos pueden transferirse a cualquier administrador del sistema o administrador de grupo.

Paso 3: Otorgar una licencia al nuevo usuario

Ahora que hay una licencia disponible, puede otorgársela a la nueva persona de la cuenta.

En la ventana Administración de usuarios:

  1. Busque al nuevo usuario que ha agregado a la cuenta.

  2. Haga clic con el botón secundario en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Editar usuario.

  3. Marque la casilla de verificación Usuario con licencia y haga clic en Aceptar.

Al contar con licencia, el nuevo usuario podrá aceptar la propiedad de las hojas que eran del usuario que está realizando la transición para salir de la cuenta.

Paso 4: Transferir la propiedad de todos los elementos de Smartsheet al nuevo usuario

Está listo para asignarle al nuevo usuario la propiedad de los elementos de Smartsheet.

IMPORTANTE: Si el usuario previo es propietario de elementos en un espacio de trabajo que administra −pero que no es de su propiedad−, se eliminarán dichos elementos de manera automática del espacio de trabajo y se los compartirá con los colaboradores del espacio de trabajo a nivel del elemento. Para evitar esta acción, asegúrese de que el nuevo usuario tenga uso compartido respecto de los espacios de trabajo con permisos de nivel de administrador antes de continuar.

En la ventana Administración de usuarios:

  1. Haga clic con el botón secundario en la dirección de correo electrónico de la persona que realiza la transición para salir de la cuenta.

  2. Seleccione Más acciones > Transferir elementos propios a otro usuario.

  3. Busque y seleccione el nuevo usuario. Luego, haga clic en Aceptar.

Se han transferido todos los elementos al nuevo propietario. Una vez que se completa este paso, podrán volver a editarse los elementos.

Paso 5: Compartir otros elementos con el nuevo usuario y completar la transición

Falta un último paso para que el nuevo usuario quede en funcionamiento: descargar un Informe de acceso a la hoja y cerciorarse de que el nuevo usuario tenga uso compartido respecto de los mismos elementos de la persona que se elimina de la cuenta.

En la ventana Administración de usuarios:

  1. Haga clic en el botón Más acciones > Descargar Informe de acceso a la hoja (csv).

    Se descargará el Informe de acceso a la hoja en su computadora como archivo .csv.

  2. Abra el Informe de acceso a la hoja en Excel y filtre por la dirección de correo electrónico de la persona que elimina.

  3. En el Informe de acceso a la hoja, también se le proporcionan las direcciones de correo electrónico de los propietarios de las hojas. Póngase en contacto con ellos y pídales que compartan sus hojas con la dirección de correo electrónico de la nueva persona que forma parte de la cuenta.

¡El nuevo usuario ya está en funcionamiento! Si lo desea, puede eliminar de la cuenta al usuario anterior. (Para obtener información más detallada, consulte el artículo de ayuda Cómo administrar usuarios en un plan de múltiples usuarios).