Si todas las licencias de su cuenta están asignadas, debe tomar medidas adicionales para quitar a alguien una licencia y transferir los permisos de propietario de sus elementos a un nuevo miembro.
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Este artículo se aplica solo a los planes que utilizan el modelo heredado. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
Transición del nuevo usuario
Siga estos pasos para asegurarse de que el nuevo usuario tenga acceso a todo lo que necesita.
Paso 1: Agregar el nuevo usuario sin licencia
Inicie sesión en el Centro de administración y seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
Seleccione Agregar usuario en la parte superior izquierda.
En la ventana Agregar usuario que aparece, escriba la dirección de correo electrónico de la nueva persona.
Asegúrese de que el botón Usuario con licencia esté desactivado. Le otorgaremos una licencia a esta persona más adelante.
Seleccione Invitar.
Recibirá una invitación por correo electrónico para unirse a su cuenta. Una vez que acepte la invitación, puede continuar con el paso 2.
Paso 2: Eliminar la licencia anterior, pero no el usuario
Una vez que el nuevo usuario haya aceptado su invitación como usuario sin licencia, quite la licencia a la persona que reemplazará.
Durante el proceso de quitar la licencia, deberá transferir los permisos de propietario de las hojas de este usuario a otra persona.
En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:
Desplácese sobre la fila de la cuenta de usuario que desea eliminar.
En el lado derecho de la fila, seleccione
Desactive el botón Usuario con licencia. Aparecerá el cuadro de diálogo Transferir permisos de propietario y quitar licencias.
Si el usuario no creó ninguna hoja o no tiene permisos de propietario sobre los elementos de Smartsheet, el cuadro de diálogo no aparecerá. Continúe con el paso 5.
Seleccione la opción Quitar sin transferir los elementos.
Seleccione Transferir y quitar.
Si la persona era administrador de grupo, debe transferir los grupos de su propiedad. Puede transferir grupos a cualquier administrador del sistema o administrador de grupo durante este paso.
Paso 3: Otorgar una licencia al nuevo usuario
Ahora que ha puesto a disposición una licencia, puede otorgarla a la nueva persona del plan. En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:
Busque el nuevo usuario que agregó al plan.
Pase el cursor sobre la fila de la cuenta de usuario y seleccione
Active el botón Usuario con licencia y seleccione Guardar.
Con una licencia, el nuevo usuario puede aceptar los permisos de propietario de las hojas del usuario que se está retirando del plan.
Paso 4: Transferir los permisos de propietario de todos los elementos de Smartsheet al nuevo usuario
Si el usuario anterior tiene permisos de propietario en los elementos de un espacio de trabajo que administra pero del que no es propietario, el sistema elimina automáticamente esos elementos del espacio de trabajo y los comparte con los colaboradores del espacio de trabajo a nivel del elemento. Para evitar que esto suceda, asegúrese de que el nuevo usuario reciba permisos de administrador en los espacios de trabajo antes de continuar.
En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:
Pase el cursor sobre la fila del usuario que se está retirando del plan.
Seleccionar
Seleccione Transferir permisos de propietario...
Escriba la dirección de correo electrónico del nuevo propietario y seleccione Transferir.
Con esto, quedan transferidos los permisos de propietario al nuevo usuario.
Paso 5: Compartir otros elementos con el nuevo usuario y completar la transición
Descargue un informe de acceso a hojas y asegúrese de que el nuevo usuario tenga uso compartido de los mismos elementos que el usuario que se está retirando del plan.
En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:
Seleccione Más acciones > Acceso a hojas. Recibirá un correo electrónico con un enlace al informe de acceso a la hoja. Tenga en cuenta que puede tardar unos minutos en recibir el correo electrónico, según el tamaño del informe.
Abra el informe de acceso a hojas en Excel y filtre por la dirección de correo electrónico de la persona que está eliminando.
El informe de acceso a hojas también le proporciona las direcciones de correo electrónico de los propietarios de las hojas. Comuníquese con cada uno de ellos y solicíteles que compartan sus hojas con la dirección de correo electrónico de la nueva persona de su plan.
El nuevo usuario ya está activo. Ahora puede eliminar al usuario anterior del plan si así lo desea. Obtenga más información sobre cómo administrar usuarios.